ASOMUNICIPIOS
ASOCIACIÓN DE MUNICIPIOS DEL CATATUMBO
PROVINCIA DE OCAÑA Y SUR DEL CESAR
acarí La Esperanza Teorama orama El TarraLa Playa
Bucarasica Ocaña carí San Calixto La Esperanza
dinata
ención
CovenciónLaOcaña playa
El Tarra rama Sardinata
l CarmenLa Ábrego Esperanza
Hacarí Convenios solidarios La playa rego
El Tarra
El Tarra Teorama comunitaria Río de Oro Sardinata para la paz
El Carmenparticipación
El Tarra
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Covención El Tarra OcañaCovención
Teorama
Río de Oro
Sardinata La playa
Convenios solidarios, participación comunitaria y una oportunidad para la paz “Si caminas solo, irás más rápido; si caminas acompañado, llegarás más lejos”. Proverbio Chino
“La impresión de esta guía y el proceso que la acompaña cuenta con el apoyo de Colombia Transforma en el marco del proceso de implementación del acuerdo de paz en la región”. Asociación de Municipios del Catatumbo, Provincia de Ocaña y Sur del Cesar Director Ejecutivo
Édgar Andrés Pallares Díaz
Índice 1. ¿Qué es un convenio solidario? 2. ¿Cómo funciona un convenio solidario en territorio? 3. ¿Qué son las JAC? 4. Preguntas frecuentes sobre las JAC 5. ¿Qué documentación se debe tener para formalizar o crear una Junta de Acción Comunal 6. ¿Qué es el RUC? 7. Lecciones aprendidas 8. ¿Cómo acceder a un convenio solidario? 9. Obligaciones tributarias a cargo de una Junta de Acción Comunal 10. Para tener en cuenta 11. Bibliografía
Convenios solidarios, participación comunitaria y una oportunidad para la paz
¿Qué es un convenio
solidario?
Es la complementación de esfuerzos institucionales, comunitarios, económicos y sociales para la construcción de obras y la satisfacción de necesidades y aspiraciones de las comunidades, para ello se autorizó a los entes t e r r i t o r i a l e s d e l o rd e n d e pa r t a m e n t a l (Gobernador) y municipal (Alcalde) para celebrar directamente convenios solidarios con las Juntas de Acción Comunal con el fin de ejecutar obras hasta por la mínima cuantía.
Ley 1551 de 2012: Convenios Solidarios. Entiéndase por convenios solidarios la complementación de esfuerzos institucionales, comunitarios, económicos y sociales para la construcción de obras y la satisfacción de necesidades y aspiraciones de las comunidades; Los denominados convenios solidarios del presente artículo también podrán ser celebrados entre las e n t i d a d e s d e l o rd e n n a c i o n a l y l o s organismos de acción comunal para la ejecución de proyectos incluidos en el 2 respectivo Plan Nacional de Desarrollo.
Para la ejecución de estas obras se deberá contratar con los habitantes de la comunidad. El origen constitucional de los convenios está en
indígenas, los organismos de acción comunal y
el artículo 355 de la Constitución Política y
demás organizaciones civiles y asociaciones
mediante ley faculta a las entidades territoriales
residentes en el territorio, para el desarrollo
para celebrar convenios solidarios con: los
c o n j u n t o d e p ro g r a m a s y a c t i v i d a d e s
cabildos, las autoridades y organizaciones
establecidas por la ley a los municipios y distritos, acorde con sus planes de desarrollo.
Ley 1551 de 2012: Se autoriza a los entes territoriales del orden departamental y municipal para celebrar directamente convenios solidarios con las juntas de acción comunal con el fin de ejecutar obras hasta por la mínima cuantía. Para la ejecución de estas deberán contratar con 3 los habitantes de la comunidad.
De acuerdo con el parágrafo 5, adicionado al artículo 6 de la Ley 1551 de 2012, y de conformidad con el numeral 16 del artículo 3 de la Ley 136 de 1994, las entidades del orden nacional pueden suscribir convenios solidarios con los organismos de acción comunal para construir obras, satisfacer necesidades y aspiraciones comunitarias y ejecutar proyectos incluidos en el Plan Nacional de Desarrollo. Lo anterior quiere decir que dichas entidades podrán ejecutar cualquier objeto contractual siempre que esté acorde con el Plan Nacional de Desarrollo.
Convenios solidarios, participación comunitaria para la paz
¿Cómo funciona un convenio solidario en territorio? “Definitivamente para las JAC en nuestra región significo, primero formalizarnos, fortalecernos y el logro más grande fue el renacer del espíritu comunitario, de la acción comunal, que podemos ser capaces con la institucionalidad coordinadamente de trabajar por territorios de paz” (Testimonio de JAC Vereda Aguachica)”
Más importante que la actividad son los procesos que se crean gracias alrededor de esta: “las actividades que tienen que ver con la pequeña infraestructura moviliza la participación de los que pueden trabajar y aportes monetarios de los que no. La movilización por un bien común, a su vez, reaviva la dinámica comunitaria (JAC San Francisco)”
“Con los Convenios Solidarios nos dimos cuenta que las JAC son muy eficientes en recursos, tratando de maximizar y optimizar recursos, hacen rendir el dinero y si quedaba un recurso restante este es utilizado en otra obra o actividad” (Testimonio de Secretario de Planeación).
“Sin duda, la apuesta de fortalecer las JAC es la mejor forma que ellas mismas sepan cómo gestionar y trabajar con sus comunidades, aprender a rendir cuentas, saber manejar un presupuesto, además una apuesta para poder igualmente trabajar conjuntamente sea con las alcaldías y cooperantes” (Secretaria de Obras).
Modelo colaborativo promueve actitudes solidarias, una interacción constante desde la planeación y desarrollo de un trabajo para cubrir una determinada necesidad comunitaria, un ejemplo son los llamados convenios solidarios. La alcaldía aporta los recursos para la mano de obra calificada (en algunos casos los materiales son entregados por un tercer socio), las comunidades son las encargadas de la contratación respetiva y la mano de obra no calificada, además de la veeduría de las obras. En el desarrollo de esta estrategia, el municipio se compromete a entregar los recursos administrativos y humanos para la socialización del proyecto y, para realizar la supervisión e interventoría a través de la secretaria de Planeación y otras dependencias encargadas. Durante la ejecución de la actividad y previa reunión de coordinación, la comunidad establece las jornadas de trabajo como aporte voluntario en la obra de rehabilitación de la infraestructura.
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¿Qué son las
JAC?
En el Acuerdo de Paz y su implementación en los territorios, el rol de las Juntas de Acción Comunal debe ser fortalecidas, tanto al interior de las mismas como a nivel de relacionamiento con la institucionalidad. Los Convenios Solidarios resultaron ser una oportunidad de fortalecimiento en habilidades para las JAC, la construcción de relaciones y la construcción de la paz territorial. La Junta de acción Comunal (JAC), es “una corporación cívica sin ánimo de lucro compuesta por los vecinos de un lugar, que aúnan esfuerzos y recursos para procurar la solución de las necesidades más sentidas de la comunidad” (Artículo1 del Decreto 1930 de 1979. Derogado) pueden jugar un papel importante en la contratación, como quiera que estas se encuentran facultadas para adelantar y ejecutar obras de mínima cuantía, contratando con el departamento o el municipio a través de convenios solidarios (Artículo 3, Ley 136 de 1994).
La Corte Constitucional determinó que los convenios solidarios que en virtud de lo dispuesto por el parágrafo 4º del artículo 6º de la Ley 1551 de 2012 celebren los entes territoriales del orden departamental y municipal con las juntas de acción comunal no pueden sobrepasar la mínima cuantía.
Convenios solidarios, participación comunitaria para la paz
“El espacio que se nos dio después de la Firma del Acuerdo y el trabajo desarrollado con nosotros en el Catatumbo, fue ante todo la recuperación de las JAC, el espacio de la acción social en la construcción de paz territorial. Esto también gracias a los convenios de capacitación y formación en legislación comunal en cada municipio” (JAC Las Mercedes)
Preguntas frecuentes
sobre las JAC 5. ¿Cuántas comisiones de trabajo debe tener una JAC? Tres (3) como mínimo y diez (10) como máximo.
1. ¿Quiénes pueden afiliarse? Los mayores de 14 años que residan dentro del territorio, que no estén afiliados a otra JAC y que no estén sancionados.
6. ¿Quién o quiénes están facultados estatutariamente a convocar la asamblea de afiliados? La convocatoria a la asamblea de afiliados es una función exclusiva del presidente; pero si no lo ha hecho, el resto de la Junta Directiva, el fiscal, la Comisión de Convivencia y Conciliación o el 10% de los afiliados podrán hacerle la solicitud de que convoque.
2. ¿Qué es el órgano de administración de la JAC? Es el encargado de administrar la junta, es decir, de tomar las decisiones administrativas que permiten funcionar a la organización y cumplir su objeto social.
3. ¿Quiénes lo componen? La junta directiva de la organización comunal está integrada por el presidente, v i c e p re s i d e n te , te s o re ro , secretario y coordinadores de las comisiones de trabajo; en algunos casos los delegados también hacen par te. Se recomienda revisar los estatutos de cada junta para verificar quienes la componen.
4. ¿Cuál es el número mínimo de afiliados de una JAC? En la zona urbana se requieren, mínimo, 75 afiliados para constituirse y 20 en las veredas. Para subsistir, después de constituida, se necesita de por lo menos el cincuenta por ciento (50%) del número de afiliados requerido para la continuar.
7. ¿Quiénes conforman la asamblea general? La asamblea general es la reunión válida de los miembros de la organización comunal, es decir, afiliados o delegados según el caso que actúan con voz y voto; es la máxima autoridad de la organización.
9. ¿Cada cuánto se debe 9. ¿Cada cuánto se debe reunir la junta directiva? reunir la junta directiva? La Junta Directiva se debe La Junta Directiva se debe reunir con la periodicidad reunir con la periodicidad que determinen los que determinen los estatutos; normalmente es, estatutos; normalmente es, mínimo, una vez al mes. mínimo, una vez al mes.
8. ¿Cuál es el órgano competente para adelantar el proceso conciliatorio? El proceso conciliatorio es competencia de la Comisión de Convivencia y Conciliación de la organización comunal.
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¿Qué documentación
se debe tener para formalizar o crear una Junta de Acción Comunal? Personería jurídica: La Resolución o Auto de Personería Jurídica es el reconocimiento de la Junta de Acción Comunal, emitido por la Entidad encargada de realizar las funciones de inspección, vigilancia y control, según como lo señala el Artículo 2.3.2.1.4. del Decreto 1066 de 2015. Autos de inscripción de dignatarios: son aquellos actos administrativos emitidos por las Entidades de Inspección, Control y Vigilancia en la cual se avalan los dignatarios elegidos por la Junta de Acción Comunal, según como lo señala el Artículo 2.3.2.2.18 del Decreto 1066 de 2015 . Estatutos: Son el reglamento que contiene los conceptos, objetivos, principios y fundamentos del desarrollo de la Junta de Acción Comunal, los cuales deben ser aprobados en la Asamblea General, según lo establecido en el artículo 18 de la Ley 743 del 2002. Procesos de la Comisión de Convivencia y Conciliación: son aquellos documentos emitidos en cumplimiento de las funciones de la Comisión de Convivencia y Conciliación según lo establecido en el artículo 2.3.2.1.11. y siguientes del Decreto 1066 del 2015. Actas de la mesa directiva: Son aquellos documentos en las cuales se ve reflejado las decisiones del órgano directivo de la Junta de Acción Comunal, tal como lo establece el artículo 43 de la Ley 743 de 2002. Actas de las comisiones de trabajo: son aquellos documentos en las cuales se ve reflejado las decisiones de las secretarias de las comisiones de trabajo, respecto a los planes, programas y proyectos que defina la comunidad, tal como lo establece el artículo 41 de la Ley 743 de 2002. Libro de Afiliados: es el libro a través del cual la Junta de Acción Comunal registra y lleva el control de cada uno de sus afiliados, contiene los nombres, identificación y dirección de los afiliados, así como las novedades que registran en lo que respecta a sanciones, desafiliaciones, delegaciones ante organismos públicos o privados según lo establecido en el artículo 57 de la ley 743 del 2002. Este libro debe ser registrado ante la Entidad de inspección, vigilancia y control, tal como lo indica el artículo 2.3.2.1.27 del Decreto 1066 del 2015.
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¿Qué documentación
se debe tener para formalizar o crear una Junta de Acción Comunal? Libro de Actas: es el libro a través del cual la Junta de Acción Comunal registra y lleva el control de cada una de las Asambleas Generales y debe contener el resumen de los temas discutidos en cada reunión, los asistentes y votaciones efectuadas, según lo establecido en el artículo 57 de la ley 743 del 2002 Este libro debe ser registrado ante la Entidad de inspección, vigilancia y control, tal como lo indica el artículo 2.3.2.1.27 del Decreto 1066 del 2015. Libro de Tesorería: es el libro a través del cual la Junta de Acción Comunal registra y lleva el control de cada movimiento del efectivo según lo establecido en el artículo 57 de la ley 743 del 2002 Este libro debe ser registrado ante la Entidad de inspección, vigilancia y control, tal como lo indica el artículo 2.3.2.1.27 del Decreto 1066 del 2015. Libro de Inventarios: es el libro a través del cual la Organización de Acción Comunal registra y lleva el control de cada uno de sus bienes y sus activos fijos, según lo establecido en el artículo 57 de la ley 743 del 2002 Este libro debe ser registrado ante la Entidad de inspección, vigilancia y control, tal como lo indica el artículo 2.3.2.1.27 del Decreto 1066 del 2015. Espacios para otros libros: en este espacio se pueden cargar cualquiera de los otros libros que tenga la Junta de Acción Comunal, siempre y cuando hayan sido aprobados en Asamblea General y estén contemplados en los Estatutos de la Organización de Acción Comunal, tal como lo señala el artículo 57 de la Ley 743 del 2002. Cuenta bancaria: debe adjuntarse el certificado de la cuenta bancaria a nombre de la persona jurídica, es decir, de la Junta de Acción Comunal. Registro Único Tributario actualizado: Se debe adjuntar el RUT emitido por la DIAN con el código 9499 que es el de la actividad económica de este tipo de organizaciones. para luego ser presentado y aprobado en la Asamblea General. Plan de Acción Comunal o de Trabajo: El Plan de Acción Comunal es un documento en el cual debe estar plasmado las actividades de manera específica que va a realizar la Junta de Acción Comunal cada año en medio de su territorio, según lo establecido en los artículos 38 y 56 de la Ley 743 de 2002. Este debe construirse en coordinación con el vicepresidente y las secretarias de cada uno de los Comités de Trabajo para luego ser presentado y aprobado en la Asamblea General.
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1
¿Qué es el
RUC?
El RUC es el Registro Único Comunal que servirá como mecanismo para identificar, ubicar y clasificar a las Juntas de Acción Comunal (JAC). Con el fin de que la Dirección para la Democracia y la Participación Ciudadana y la Acción Comunal del Ministerio del Interior pueda tener información sobre las JAC a nivel Nacional. Quienes pueden registrarse en el RUC son todas las Juntas de Acción Comunal.
¿Cómo registrarse
2
en el RUC?
Ingresa al siguiente link y sigue los pasos. http://comunal.mininterior.gov.co/Ruc
¿Cómo registrar a los
afiliados?
3
Es importante tener en cuenta que este paso es gradual, que para el proceso de inscripción en la plataforma es aceptado por lo menos con un (1) afiliado. De igual manera es pertinente mencionar que para el 2°,3° y 4° grado.
4
¿Qué documentos deben tener encuenta para registrarse en el RUC?
1. Personería jurídica 2. Actos de inscripción de dignatarios 3. Estatutos 4. Procesos de la comisión de convivencia y conciliación 5. Actas de la mesa directiva 6. Libro de afiliados 7. Libro de actas 8. Libro de tesorería 9. Espacio para otros libros 10. Libro de inventarios 11. Certificado de cuenta bancaría 12. Registro Único Tributario actualizado con el código 9499 13. El plan de Acción Comunal o de trabajo.
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Lecciones
aprendidas
Mejoramiento de procesos administrativos, contables, jurídicos y de gestión.
1
Empoderamiento de las JAC frente a sus propios procesos sociales, políticos, culturales y ambientales a nivel comunitario.
2
Los comités de veeduría, que se generaron en las actividades de infraestructura, resultaron ser una oportunidad de aprendizaje para quienes los conformaban, aprendiendo habilidades, en especial los jóvenes y mujeres.
3
Incidencia en participación ciudadana y en los instrumentos de planificación de su territorio.
Tareas compartidas y colaborativas con instituciones locales.
Loc convenios solidarios desde las JAC significan:
4 5
Para las administraciones municipales los convenios solidarios significan:
1 2 3 4 5
Convenios solidarios, participación comunitaria para la paz
Acercar las JAC y la institucionalidad municipal.
A mayor tiempo más convenios, a mayor convenios más cercanía con las comunidades.
Mejor respuesta a cumplir una necesidad especifica.
Optimización, transparencia, eficacia, eficiencia en recursos y procesos.
Trabajar en la construcción de paz conjuntamente.
¿Cómo acceder a un
convenio solidario?
Identificar la necesidad por parte de las JAC
Firma del convenios solidario
01
Las JAC expone la necesidad a la alcaldía
CoSed m e un a
l
05
02
Se aclara los requisitos que se debe tener para la firma de un convenio solidario
04
Convenios solidarios, participación comunitaria para la paz
La alcaldía empieza la solicitud de documentación de las JAC Primer requisito, las JAC deben estar legalmente constituidas.
03
Obligaciones Tributarias
a cargo de una Junta de Acción Comunal IMPUESTO DE RENTA No son responsables, Las JAC no son contribuyentes del impuesto a la renta ni declaración de impuesto ni de patrimonio (Articulo 21 del estatuto tributario, 2016) deben presentar declaración en la fuente: pero si son agentes retenedores por lo tanto deben hacer retención en la fuente a los pagos que hagan terceros de cualquier régimen (simple o común) a favor de la Junta de Acción Comunal.
Nombre de la JAC
01
Número de identificación
02
Fecha de la transacción
03
Concepto
04
Valor
05
Discriminación IVA
06
Firma digital
07
OBLIGACIÓN DE FACTURAR Las JAC no están obligadas a emitir factura de venta, pero si deben emitir un documento que cumpla con los requisitos establecidos en el artículo 3 del (Decreto 3050, 1997), los cuales son:
Convenios solidarios, participación comunitaria para la paz
Obligaciones Tributarias en la
celebración de Convenios Solidarios En la celebración de convenios solidarios la mano de obra calificada para proyectos de construcción de infraestructura física se debe tener en cuenta las siguientes obligaciones tributarias.
3 4
01 02 03 PUNTO
La Junta de Acción Comunal al hacerse cargo de la contratación de la Mano de Obra Calificada debe realizar la contratación de un Maestro de Obra, para ello se debe celebrar un Contrato de Obra de Construcción donde se designan las obligaciones de las partes y el valor del Contrato.
PUNTO 5
Las Juntas de Acción Comunal deben tramitar un documento soporte a la factura y los pagos que realicen en el desarrollo de la obra ante la DIAN.
6
7
8
9
Convenios solidarios, participación comunitaria para la paz
PUNTO
En razón de las retenciones obligados a presentar ante la DIAN, por los pagos realizados por el contrato de construcción, se obliga a presentar información exógena por el concepto de pagos o abonos en cuenta y retenciones practicadas (Formato 1001).
Para tener
en cuenta El organismo de acción comunal debe estar previamente formalizado y reconocido ante los organismos competentes. Las Juntas de Acción Comunal deben tener en cuenta que en primera medida deben contar con toda la documentación para legalizarse con el acompañamiento requerido por parte de la institucionalidad. Gracias a los Convenios Solidarios se fortalecieron y desarrollaron capacidades al interior de las comunidades, con poblaciones específicas como jóvenes y mujeres. La celebración de un convenio solidario debe estar precedido por jornadas de asesoramiento del alcance y responsabilidades de las partes, especialmente en cuantos a las obligaciones tributarias, contables, financieras y de seguridad social.
Este modelo demanda una comunicación fluida y permanente entre las partes, así como con los demás organismos comunales del municipio.
Bibliografía Geyman Hernán Cardozo Pulido – Tesis: Los Convenios Solidarios Como Respuesta Contractual A Las Necesidades De La Comunidad - 2016 Ley 1551 de 2012 – Consultado en la web https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativ o/norma.php?i=48267 Ley 1551 de 2012 – Consultado en la web https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativ o/norma.php?i=48267 Corte Constitucional – Consultado en la web https://www.corteconstitucional.gov.co/RELATORIA/201 6/C-126-16.htm Ministerio del Interior – Consultado en la web https://www.mininterior.gov.co/mision/direccion-parala-democracia-participacion-ciudadana-y-accioncomunal/accion-comunal/organizaciones-de-accioncomunal-oac Convenios solidarios, participación comunitaria para la paz
Hacarí La Esperanza Teorama El TarraLa P ASOMUNICIPIOS
Bucara Ocaña Hacarí San Calixto La Esp Sardinata
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Covención
Covención
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El CarmenLa Ábr Esp
310 2327647 Sardinata El Tarra
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San Calixto El Carmen Río de Oro Sardinata TeoramaEl Tarra Hacarí
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Covención El Tarra OcañaCo
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