Continuous Improvement التحسين المستمر

  مقدمة

         في ظل مناخ عمل متغير ومتطور يعتبر عدم تطور أنشطة الأعمال بمثابة تراجع للخلف ، ولذلك تسعى المنشآت إلى إجراء أعمال تحسين مستمر في كل الأنشطة وبمشاركة جميع العاملين في كل الأقسام .

         فقد تكون العمليات والأنشطة عند وقت تخطيطها كانت مقبولة وان هذا التخطيط كان مستهدف لفترة مؤقتة ولكنه استمر على ذلك ، أو لأي أسباب أخرى ، إلا انه في جميع الأحوال لم تتم دراسته بعد ذلك وهو ما أدى لحدوث مشاكل مما يوضح أهمية مراجعة العمل بين الحين والأخر لتطويره .         تبدأ أعمال التحسين المستمر بتطبيق مفاهيم حل المشكلات على العملية المطلوب تحسينها وذلك  بدراسة وتحليل موقع المشكلة باستخدام الأسئلة المتكررة .

 تتم عملية التحسين المستمر من خلال تنفيذ دورة مستمرة رباعية المراحل (التخطيط ثم التنفيذ ثم مراجعة النتائج ثم اتخاذ الأفعال التصحيحية الضرورية ... وهكذا) وتعرف بدورة (PDCA) أو عجلة ديمنج أو دورة ديمنج .

عناصر دورة التحسين

 و يجب مراعاة العناصر التالية عند تنفيذ هذه الدورة :

      1- التخطيط : - يجب أن يكون تحديد الأهداف مستندا على سياسة الإدارة العليا والتي يتم تفريعها لسياسات جزئية تناسب كل قسم وكل مستوى  وظيفي وتحدد السلطات والمسئوليات ، ويجب أن تكون السياسات مستندة إلى بيانات ومعلومات دقيقة من داخل وخارج المؤسسة  وهذه المعلومات تشمل كافة العناصر الفنية والتسويقية والمالية وغيرها ، حيث يتم تصنيف هذه البيانات وتحليلها بصورة تساعد على وضع السياسات ويتم توجيه المعلومة المناسبة إلى القسم المناسب في التوقيت المناسب ويجب عدم تحديد السياسات استنادا إلى التوجهات والانفعالات الشخصية ، ويجب إن تكون السياسات محددة ولها وقت نهائي لتمام التنفيذ ويجب تحديد واختيارالوسائل اللازمة لتحقيق الأهداف من خلال وضع معايير للتشغيل وأخرى فنية وتنظيم للكوادر وتدريب الأفراد على المهام المطلوبة . 

     2- التنفيذ :-  يتم تنفيذ العمل المخطط .    

  3- فحص ومراجعة النتائج :- يتم التحقق من مدى مطابقة النتائج مع الأهداف والتعليمات ويتم استخدام مخطط السبب والأثر في أعمال المراجعة  والتحقق وذلك لدراسة كل العناصر المؤثرة في النتائج وتستخدم التوزيعات التكرارية وخرائط المراقبة ويجب وضع نتائج مراجعة اللوطات السابقة في الاعتبار .      4- التصحيح (التنقيح) :- بناءا على نتائج المراجعة والتحقق يتم اتخاذ رد فعل مناسب وذلك في حالة وقوع أي انحراف عن المواصفات والتدخل  لإزالة الأسباب التي يتم اكتشافها ويجب تمرير المعلومات المستنتجة من الدراسة للخلف بدقة وبأقصى سرعة للشخص المناسب .     أحيانا تكون أسباب انحراف النتائج عن المعايير نتيجة لأسباب مختلفة مثل :·       عدم وجود وعى كافي لدى العامل .

·       عدم كفاية التدريب الذي تلقاه .

·       أو أن المعايير غير ملائمة وتحتاج مهارة عالية .

  والسبب الأول فقط هو مسئولية العامل والسببين الآخرين هما مسئولية الإدارة .     وتعتبر عجلة التطوير  بمثابة طريقة الخطوة خطوة لتنفيذ الأعمال بكفاءة حيث يتم إعداد خطة ثم تنفيذها ثم مراجعتها ثم تنقيحها ، وذلك في جميع الأنشطة ، وبصورة مستمرة .      تنبيه هام : تحتاج مرحلة التخطيط فترة زمنية كافية مما يؤدى لخفض الزمن اللازم لمرحلتي الفحص والتصحيح وبالتالي زمن الدورة الكلي . ·       وتعتبر الملاحظة الجيدة للعمليات والأعمال بمثابة مدخل ضروري لأنشطة التحسين .