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LA INFORMACION ECONOMICO-FINANCIERA EN LA EMPRESA:
IMPORTANCIA DEL SISTEMA CONTABLE
14
Realizada por: Dirigida por:
Jos Luis Calleja Pascual Dr. D Enriqueta Gallego Dez
AO 1995
LA INFORMACION ECONOMICO-FINANCIERA EN LA EMPRESA:
IMPORTANCIA DEL SISTEMA CONTABLE
INDICE
INTRODUCCION 1
CAPITULO 1
TECNOLOGLA DE LA INFORMACION EN LA EMPRESA
1.- SISTEMAS DE INFORMACION
1.1.- Introduccin 9
1.2.- Caractersticas de los sistemas de infonnacin 15
1.3.- Organizacin de los sistemas de informacion en la empresa 18
1.4.- Etapas de crecimiento de los sistemas de informacion en la empresa.. 23
1.5.- Integracin de sistemas 26
1.6.- Business Integration 29
1.6.1. Obtencin de beneficios
- 35
Indice II
1.6.2.- Objetivos finales 38
1.7. Importancia estratgica
- 39
2.- TECNOLOGIA DE LA INFORMACION ENEL AREA ECONOMICO-FINANCIERA
2.1.- Introduccin 42
2.2.- Expertos contables y la tecnologa de la informacin 46
2.3.- Auditora informtica 50
3.- IMPLANTACION DE UN SISTEMA DE INFORMACION
3.1.- Introduccin 56
3.2.- Fases de la implantacin 61
3.3.- Factores crticos para el xito de la implantacin 64
3.4.- Evaluacin y seleccin de un software estndar 68
3.5.- Metodologa de trabajo 72
Indice III
4.- PRODUCTIVIDAD DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION
4.1.- Introduccin 79
4.2.- Simplificacin de procedimientos 82
4.3.- Mtodo kanban 91
4.4.- El coste del producto 96
4.5.- Fabricacin integrada por ordenador loo
5.- TENDENCIAS DE LA TECNOLOGA DE LA INFORMACION
5.1.- Introduccin 104
5.2.- Interfaz de usuario y multimedia 105
5.3.- Proceso cooperativo 109
5.4.- Telecomunicaciones y redes 110
5.5.- Desarrollo de sistemas orientados a objetos 115
5.6.- Ingeniera de sistemas asistida por ordenador (CASE) 119
5.7. Inteligencia Artificial
- 123
BIBLIOGRAFIA CAPITULO 1 129
Indice Iv
CAPITULO II
SISTEMAS DE INFORMACION TRANSACCIONALES
1.- ORGANIZACION DEL AREA ECONOMICO-FINANCIERA
1.1. La Direccin Financiera en las organizaciones
- .... 136
1.2.- Funciones asociadas al rea econmico-financiera 139
1.3.- Objetivos de la Direccin Financien 146
1.4.- Reducir el coste de dirigir 148
1.5.- Sistemas de informacin asociados al rea econmico-financiera 151
2.- SISTEMA DE COMPRAS
2.1.- Definicin y objetivos 156
2.2.- Flujo general de actividades 163
2.3.- Principales funciones 165
2.4.- Relacin con otros sistemas 169
2.5.- Modelo de datos 173
2.6.- Flujo de informacin ... 174
Indice y
2.7.- Las compras en un entorno Just-in-Time 176
3.- SISTEMA DE ALMACENES
3.1.- Definicin y objetivos 178
3.2. Principales funciones
- 183
3.3.- Rujo general de actividades 187
3.4. Relacin con otros sistemas
- 195
3.5.- Modelo de datos 197
3.6.- flujo de infonnacin 198
3.7.- Tendencias y prcticas actuales de la funcin de compras y almacenes 200
4.- SISTEMA DE CUENTAS A PAGAR
4.1.- Definicin y objetivos . 211
4.2.- Caractersticas 213
4.3.- Principales funciones . . 216
4.4.- Relacin con otros sistemas 219
Indice VI
4.5.- Importancia de la transmisin electrnica de datos 222
4.6.- Modelo de datos 227
4.7.- flujo de informacin 228
Anexo 1: Comparacin de los principales instrumentos de pago 230
5.- SISTEMA DE CUENTAS A COBRAR
5.1. Definicin y objetivos
- 232
5.2.- Caractersticas 234
5.3. Principales funciones
- 236
5.4.- Relacin con otros sistemas 239
5.5.- Modelo de datos 244
5.6.- Flujo de informacin 245
Anexo 1: Comparacin de los principales instrumentos de cobro 246
6.- SISTEMA DE TESORERIA
6.1.- Definicin y objetivos 248
Indice VII
6.2.- Caractersticas 251
6.3.- Principales funciones 255
6.4.- La Tesorera como centro de beneficios 259
6.5.- Centralizacin de la funcin de Tesorera 261
6.6.- Relacin con otros sistemas 269
6.7. Modelo de datos
- 272
6.8.- Flujo de informacin ... 273
Anexo 1: Modalidades de los sistemas de centralizacin 274
Anexo II: Estrategia de implantacin de un Sistema de Tesorera 276
7.- SISTEMA DE CONTROL DE INVERSIONES
7.1.- Introduccin 279
7.2.- Definicin y objetivos 281
7.3.- Caractersticas 284
7.4.- Principales funciones 288
7.5.- Relacin con otros sistemas 291
Indice VIII
7.6.- Modelo de datos 293
7.7.- flujo de informacin 294
8.- SISTEMA DE ACTIVOS FIJOS
8.1.- Definicin y objetivos 296
8.2.- Caractersticas 298
8.3.- Principales funciones 300
8.4. Relacin con otros sistemas
- 304
8.5.- Modelo de datos ... 306
8.6.- Flujo de informacin 307
BIBLIOGRAFIA CAPITULO II 309
Indice IX
CAPITULO III
SISTEMAS DE INFORMACION CONTABLE
1.- IMPORTANCIA DE LOS SISTEMAS CONTABLES
1.1.- Introduccin 314
1.2.- Modelo clsico 316
1.3. Evolucin hacia el nuevo modelo
- 319
2.- SISTEMA DE CONTABILIDAD FINANCIERA
2.1. Introduccin
- 325
2.2.- Definicin y objetivos 329
2.3.- Caractersticas 330
2.4. Principales funciones
- 333
2.5.- Bloque o cdigo contable 337
2.6.- Relacin con otros sistemas 341
2.7.- Modelo de datos 344
2.8.- flujo de informacin 345
Indice x
3.- SISTEMA DE CONTABILIDAD ANALITICA
3.1.- Definicin y objetivos 347
3.2.- Caractersticas 352
3.3.- Principales funciones . 353
3.4.- Bloque o cdigo contable 356
.3.5. Relacin con otros sistemas
- 357
3.6.- Modelo de datos 360
3.7.- Flujo de informacin 361
4.- SISTEMA DE CONTABILIDAD DE GESTION
4.1.- Introduccin 363
4.2.- Caractersticas de la informacion 367
4.3.- Modelos de gestin de costes 369
4.4.- Tendencias de la Contabilidad de Gestin 386
4.5.- Contabilidad de Gestin venus Contabilidad Financiera 390
BIBLIOGRAFIA CAPITULO III 394
Indice XI
CAPITULO IV
SISTEMAS DE INFORMACION PARA LA DIRECCION
1.- SISTEMA DE INFORMACION PARA EJECUTIVOS
1.1.- Introduccin 399
1.2.-Objetivos 402
1.3. Caractersticas
- 404
1.4.- Tipos de indicadores .... 407
1.5.- Enfoque de implantacin 410
1.6.- Arquitecturas posibles 412
1.7.- Relacin con otros sistemas 415
1.8.- Modelo de datos 417
1.9.- Flujo de informacin 417
1.10.- Conclusiones 419
Indice XII
2.- SISTEMA DE CONTROL PRESUPUESTARIO
2.1.- Introduccin 421
2.2.- Definicin y objetivos 423
2.3.- Caractersticas 425
2.4.- Ciclo presupuestario .... 427
2.5.- Principales funciones . 430
2.6.- Relacin con otros sistemas 432
2.7.- Modelo de datos 435
2.8.- Flujo de informacin 436
3.- SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
3.1.- Definicin y objetivos 437
3.2.- Filosofa del Modelo de Gestin 439
3.3.- Premisas del Modelo de Informacin 440
3.4.- Informacin que debe facilitar 443
3.5.- Visin tridimensional 447
Indice xu1
3.6.- Centro de Gestin versus Centro de Beneficio 453
4.- IMPORTANCIA DE LOS SISTEMAS DE CONTROL DE GESTION
4.1.- Introduccin 456
4.2.- Modelo tradicional de gestin 463
4.3.- Nuevo enfoque del Modelo de Gestin 470
4.4.- Conclusin 478
BIBLIOGRAFIA CAPITULO IV 480
EL CASO: Cambio organizativo y de gestin realizado en el rea econmico-financiera de
una empresa de transporte urbano de viajeros
1.- Introduccin 484
2.- Alcance 486
3.- Diagnstico de la situacin inicial 488
4.- Solucin propuesta 492
5.- Beneficios obtenidos 512
Indice XIV
Anexos: 1.- Cuadro de Mando del rea econmico-financiera 516
II.- Resumen Informacin de Gestin 521
III. Normas internas sobre los activos fijos
- 524
CONCLUSIONES 537
BIBLIOGRAFIA GENERAL 547
INTRODUCCION
El manejo de informacin constituye hoy en da una parte importante de nuestras actividades
personales, as como de las organizaciones empresariales o instituciones. En este sentido,
podra designarse a la sociedad actual, sin miedo a equivocarse, como La sociedad de la
informacin.
Las empresas han de competir bajo nuevas condiciones, la globalizacin de los mercados obliga
ahora a estar ms pendiente de lo que puntualmente sucede en cualquier lugar, a conocer de
inmediato lo que demandan sus clientes, a disponer automticamente de la informacin interna
de la propia organizacin, en definitiva, los gestores demandan ms y mejor informacin,
imprescindible para poder llevar a cabo su funcin de decidir.
A esta necesidad de informacin ha respondido el ser humano desarrollando nuevos mtodos
de trabajo, as como tecnologas del tratamiento de la misma, lo que nos permite afirmar que
est configurndose un nuevo modelo, denominado por algunos autores como era de la
Introduccin 2
informacin. La informacin debe considerarse en estos momentos, uno de los principales
recursos de las empresas.
El presente estudio pretende aportar un anlisis terico-prctico, a la vez que riguroso, de la
importancia de la informacin econmica-financiera en las empresas, asi como del
protagonismo que los sistemas de informacin automatizados estn asumiendo; stos sern
herramientas idneas para tratar datos y facilitar de este modo la informacin necesaria para
la gestin empresarial y la toma de decisiones.
Las empresas, conscientes de su importancia, implantan dichos sistemas de informacin
automatizados en sus distintas reas organizativas (produccin, administracin, finanzas,
comercial, marketing, etc.), con el objetivo de garantizar un nivel de competitividad y
supervivencia en los mercados, tanto nacionales como internacionales.
Los sistemas de informacin automatizados son las herramientas que ticilitanla labor gerencial
sin de momento poder sustituir el arte de dirigir que es realizado por las personas
responsables de la direccin de las organizaciones.
En definitiva, la Tecnologa de la Informacin abre posibilidades inmensas para que los
hombres se comuniquen mejor. Pero, la tecnologa por s misma, no aporta el proceso de valor
aadido que convierte los datos en informacin, y la informacin en conocimiento. stos son
los atributos privilegiados de la inteligencia y de la voluntad el hombre.
Introduccin 3
El objetivo del presente trabajo es poner de manifiesto la contribucin de los sistemas de
informacin en el rea econmico-financiero, destacando por su importancia e inters para las
empresas el Sistema de Informacin Contable, ya que es el encargado de recopilar la
informacin relevante de forma resumida de todos los hechos econmicos producidos en la
organizacin.
La Contabilidad es la disciplina idnea para resolver los problemas de informacin en la
empresa. Por ello, es necesario cambiar el concepto tradicional de la misma para ampliar su
mbito de aplicacin y entenderla como el sistema de informacin al servicio de la gestin de
la empresa.
El trabajo que aqu se presenta ha sido dividido en cuatro captulos, la resolucin de un caso
prctico y las conclusiones. Se analizan detenidamente las caractersticas y funciones de las
distintas sub-reas que integran el rea econmico-financiera y se estudia as mismo, el papel
que ejercen los sistemas de informacin automatizados, los cuales cilitan el tratamiento de
los datos y la obtencin de la informacin necesaria por los responsables para poder llevar a
cabo una gestin adecuada.
- CAPITULO 1: TECNOLOGIA DE LA IINFORMACION EN LA EMPRESA
La necesidad de las empresas de manejar mayores volmenes de datos, unido a que
deben ser tratados con rapidez para poder disponer de la informacin lo antes posible,
ha fucilitado la rpida implantacin de la Tecnologa de la Informacin en el mundo
Introduccin 4
empresarial. Es por ello, por lo que se analiza brevemente la evolucin de la citada
tecnologa, para posteriormente centrarse en su aplicacin en el mundo empresarial.
Los sistemas de informacin estn permitiendo un aumento considerable de la
productividad y racionalizacin de los procesos empresariales. El tratamiento manual
de la informacin es lento, caro y, a veces, impreciso, sto ha facilitado que las
empresas instalen en sus organizaciones sistemas de intbrmacin automatizados que
traten los datos y presenten la informacin en pazo y con el formato adecuado a las
necesidades de cada uno de los responsables de la organizacin.
La Tecnologa de la Informacin es slo el camino, pero no el destino final ni podr
suplir a la inteligencia humana. Paradjicamente, tras el boom de la tecnologa, la
informacin puede acabar siendo el primer enemigo del conocimiento, ya que una
informacin por exceso o saturacin, puede acabar superando nuestra capacidad de
percepcin.
- CAPITULO II: SISTEMAS DE INIFORMACION TRANSACCIONALES
En primer lugar, se realiza un breve anlisis de las posibilidades de organizar o
estructurar el rea econmico-financien y su relacin con el resto de las reas de la
empresa, continuando con la descripcin de las principales funciones y objetivos de la
Direccin Financiera. Por ltimo, se analiza en detalle cada uno de los sistemas
Introduccin 5
transaccionales del rea econmico-financiera, as como la importancia que tiene la
integracin de cada uno de ellos, con objeto de compartir los datos y sincronizar las
distintas actividades.
Para un mejor anlisis seestudian por separado cada uno de los sistemas transaccionales
de informacin del rea econmico-financiera, sin embargo es necesario recordar que
estos sistemas deben ser una parte de un todo perfectamente integrado y donde las
funciones de cada uno de ellos han de estar definidas y no solaparse entre si.
Los sistemas transaccionales son los encargados de recoger los datos asociados a las
distintas operaciones que se producen da a da en la empresa, tanto en su desarrollo
interno como en sus relaciones con terceros; son generadores netos de informacin y
constituyen el principal input de los sistemas de ayuda a la toma de decisiones y del
sistema de informacin para la direccin. Por otra parte, los sistemas transaccionales
son los que ejecutan y concretan en resultados las polticas y estrategias de la empresa.
- Captulo III: SISTEMAS DE INFORMACION CONTABLE
La importancia de la informacin contable en la gestin empresarial y en la toma de
decisiones, hace aconsejable disponer de un adecuado sistema de infbnnacin asociado
a la funcin contable.
Introduccin 6
Si como hemos afirmado, la informacin es necesaria en las empresas, la informacin
contable es imprescindible, puesto que sin ella sera imposible conocer la situacin y
evolucin de los negocios, as como tomar decisiones adecuadas en base a una
informacin consistente, objetiva y relevante.
En el presente estudio se analiza la evolucin y el protagonismo del Sistema de
Informacin Contable integrado por los Sistemas de Contabilidad Financiera,
Contabilidad Analtica y Contabilidad de Gestin.
La Contabilidad de Gestin est adquiriendo da a da mayor importancia y
consideracin por los profesionales del rea, al facilitar el conocimiento de la situacin
de la empresa, as como el poder realizar gracias a ella una correcta planificacin y
control de los recursos de la misma. Tambin debe incorporar indicadores no
financieros para controlarlos aspectos cualitativos de la gestin empresarial (la calidad,
la productividad, el plazo de entrega, la cuota de mercado, etc.). Todo ello, con el
objetivo de proporcionar a la direccin la informacin adecuada que le permita
razonablemente decidir y actuar.
- Captulo IV: SISThMAS DE INIFORMACION PARA LA DIRECCION
El objetivo de este captuloes resaltar la necesidad que tiene la direccin de la empresa
de disponer lo antes posible, de la informacin relevantepara el seguimiento y control
de la propia organizacin, adems de ayudarles a la toma de decisiones.
Introduccin 7
En general, la direccin de la empresa demanda una mayor calidad en la informacin
para poder cumplir con su funcin de dirigir; sto exige que la empresa disponga de
sistemas de informacin automatizados, cada vez ms especficos y complejos, que
agrupen y sinteticen toda la informacin necesaria.
Un sistema de apoyo a la toma de decisiones debe disearse para mejorar las
habilidades de la gerencia en todas las etapas del proceso de toma de decisiones, desde
la identificacin y definicin del problema, hasta la evaluacin de cursos alternativos
de accin.
Finalmente, se expone un caso real, en el que una empresa de transporte urbano de viajeros
realiz un proyecto de cambio organizativo y de gestin en el rea econmico-financiera. El
citado caso, ratifica la idea inicial de la importancia de la informacin para la gestin
empresarial y especialmente, aquella que tiene relacin con temas econmicos-financieros, as
como el protagonismo del Sistema de Informacin Contable que contiene de forma agregada
la informacin ms significativa de la evolucin del negocio.
En la exposicin del citado caso se describen las tres fasesen las que se desarroll el proyecto:
a) Anlisis de la situacin inicial e identificacin de los puntos dbiles.
b) Diseo de la propuesta de mejoras.
c) Implantacin y puesta en marcha.
Introduccin 8
Se finaliza el desarrollo del caso, con las conclusiones del estudio que se realiz una vez
llevada a cabo la solucin propuesta, analizndose la nueva estructura de la carga de trabajo
de las personas asignadas en el rea econmico-financiera de la empresa, y los beneficios que
la misma obtuvo como consecuencia del cambio organizativo y de gestin puestos en marcha.
El trabajo realizado fue posible gracias al convencimiento de la direccin de la empresa, de la
necesidad de acreditar la fiabilidad de la informacin econmico-financiera, como ventaja o al
menosno discriminacin, con respecto a posibles competidores y entidades que formabanparte
de su entorno econmico.
Finalmente, en el apartado de conclusiones se pretende resumirtodo aquello que alo largo del
estudio se ha considerado relevante para las funciones y actividades asociadas al rea
econmico-financien, haciendo especial referenciaa todo lo relacionado con el rea contable.
El protagonismo del rea econmico-financiera ha pasado, de ser considerada como centro
puramente administrativo, a una situacin en la que la gestin financiera asume un papel
preponderante y donde es imprescindible que las organizaciones adapten sus sistemas de
direccin y control para mantener y mejorar su capacidad competitiva.
Por todo ello, la utilizacin de la Contabilidad debe estar orientada hacia la planificacin
(esfuerzo en crear el futuro), integrando el largo plazo con el corto y facilitando a los gestores
de las empresas la toma de decisiones estratgicas.
CAPITULO 1: TECNOLOGIA DE LA INFORMACION EN LA EMPRESA
1.- SISTEMAS DE INFORMACION
1.1.- Introduccin
Las organizacionesestn integradas por un conjunto de personas distribuidas por departamentos
y con arreglo a cienos criterios de coordinacin y divisin del trabajo. Para desempear su
actividad, las organizaciones estn obligadas a intercambiar informacin con los distintos
~agentesque conforman su entorno.
En la actualidad, el acceso a la informacin es un recurso estratgico muy importante para la
unidad econmica empresa, quiz tan importante como el resto de los recursos (humanos,
financieros, econmicos,..)
Sistemas de Informacin lo
Nos parece acertada la afirmacin de Isidro de Pablo: Las organizaciones, a medida que
evolucionan en su proceso de crecimiento y de interaccin con el medio que las rodea, van
incorporando ms personas y precisan ms informacin para hacer posible que esas personas
se comuniquen entre s. A ello ha respondido el ser humano desarrollando nuevos mtodos de
trabajo y tecnologa de tratamiento de la informacin, que hoy da, estn configurando un
nuevo modelo de sociedad: la de la Era de la informacin
Para el profesor De Pablo la Era de la informacin quiere decir que estamos dentro de una
espiral en la que las demandas de informacin y de tecnologa para el tratamiento de sta cada
da es mayor.
La Real Academia Espaola2 define informacin: Comunicacin o adquisicin de
conocimientos que permiten ampliar o precisar los que se poseen sobre una materia
determinadat. En el campo de la Informtica, la informacin es: conjunto de datos que
constituye la entrada o el resultado de un proceso informtico.
Se puede afirmar que todo lo que puede escribirse para ser comunicado entre hombres o ebtft
mquinas, constituye la informacin. Limitndose al campo de la gestin empresarial, la
informacin es un dato, cualquiera que sea su naturaleza, que interviene en la gestin de una
empresa.
1 DE PABLO LOPEZ, Isidro.: E1 reto informtico. La gestin de le informacin en la empresa. Ediciones Pirmide, Madrid
1989, pg. 27
2 DICCIONARIO DE LA LENGUA ESPAOLA, Vigsima edicin, tomo 11. Editorial Espasa-Calpe, Madrid 1984, pg. 771
Sistemas de Informacin 11
Nos parece interesante recoger la definicin del profesor Rivero3 Un sistema de informacin
de una empresa puede ser considerado como la combinacin de personas, datos, instalaciones,
tecnologa, medios, procedimientos y controles que intenta mantener los canales de
comunicacin esenciales de la empresa, procesar ciertos tipos de transacciones rutinarias,
informar a los gestores y a terceras personas de los hechos que acontecen en la empresa,
apoyar las decisiones de planificacin y control de la direccin y proporcionar una base
adecuada para la toma de decisiones.
Los sistemas de informacin deben recopilar, elaborar y distribuir la informacin necesaria
para la operativa diaria de la empresa, tambin deben facilitar las funciones de gestin y
control y por ltimo ser el soporte del seguimiento estratgico y toma de decisiones;
grficamente se puede representar:
INFORMACIN ESTRATGICA
E.I.S.
SISTEMAS DE INFORMACIN
AYUDA A LA TOMA DE TCTICA
DECISIONES
SISTEMAS OPERATIVOS INFORMACIN OPERATIVA
RIvERO ROMERO, boL: Conrabilidad Financiera, Editorial Trivium, Madrid 1994, pg. 655
Sistemas de Informacin 12
La base de la informacin corresponde a los sistemas transaccionales bsicos de la empresa,
que son los generadores netos de informacin, recogiendo las distintas operaciones que se
producen en toda la organizacin tanto en su desarrollo interno como en sus relaciones con
terceros, generndose una gran cantidad de datos que son almacenados en la base de datos de
la organizacin.
Las principales caractersticas que deben tener los sistemas transaccionales son:
1.- Interfaz de usuario avanmda, que permite acceder de forma estructurada a los
datos, en conexin con herramientas del entorno ofimtico (procesadores de texto,
correo electrnico, fax, etc.).
2.- Tratamiento de la informacin al mximo nivel de detalle, los sistemas
transaccionales estn diseados para realizar tratamientos masivos de los datos.
3.- Flexibilidad para adaptarse a las nuevas necesidades de la empresa.
4.- Herramientas de usuario final para la extraccin de informacin especializada o sin
estructurar.
5.- Capacidadpara intercambiarinformacin con sistemas externos a la empresa como
por ejemplo la transmisin electrnica de datos (E. D.l.).
Sistemas de Informacin 13
La informacin generada por los sistemas transaccionales bsicos constituye el principal
input de los sistemas de ayuda a la toma de decisiones y del sistema de informacin a la
direccin. Por ello, es fundamental identificar si existen carencias en los sistemas
transaccionales en relacin a las necesidades de informaci6n de la compaa, y de esta forma
evitar que puedan condicionar la efectividad de los sistemas de los niveles superiores.
El objetivo de los sistemas de ayuda a la toma de decisiones es suministrar informacin para
apoyar a los responsables de la empresa atomar decisiones que afectan a su rea de influencia.
Estos sistemas se nutren bsicamente de informacin de los sistemas operacionales de la
compaa, por ello, la informacin ya est elaborada y filtrada. El usuario tiene la posibilidad
de reelaborar y generar informacin nueva, integrndola con informacin procedente de otras
reas funcionales. Es importante, que exista una integracin entre estos sistemas, con el fin de
evitar que aparezcan discrepancias en la informacin que facilitan.
En el vrtice superior se ha representado al sistema de informacin a la direccin, que se
alimenta de la informacin generada por las diferentes reas de la empresa. El sistema de
informacin a la direccin, conocido con las siglas E.I. 5. (Executive Information System), debe
ser el ncleo principal del modelo de sistema de informacin y debe estar orientado a cubrir
las necesidades de informacin de la direccin.
Los profesores McNurlin y Sprague4 afirman los sistemas de informacin para la alta
4MCNURLIN, Barbare C. y SPRAOUE Ralph.: ~lnformation
Systems Managemenin Practic&. Editorial Prentice-Hall latera.
New Jersey 1989, pg. 397
Sistemas de Informacin 14
direccin son sistemas de informacin interactivos, basados en el ordenador, especficamente
diseados para satisfacer las necesidades de informacin de los altos ejecutivos y normalmente
definidos por los propios usuarios.
John Rockar, Director del Center for Information Systems Research mantiene la teora que el
directivo no est en la empresa para resolver problemas, sino para identificarlos y hacer que
otros le den respuesta y solucin. Con esta afirmacin lo que quiere transmitir es que la
capacidad de anticipacin de un directivo empresarial se basa cada vez ms en la dedicacin
de tiempo de reflexin serena, sin urgencias, sobre los factores clave del xito de su empresa
y sobre los resultados alcanzados a la hora de ponerlos en prctica.
Como dice Jos Luis Carrascosa5: Los EIS representan un paso adelante significativo, una
evolucin rpida de los sistemas de ayuda a la toma de decisiones, con el objetivo de relacionar
en una base de datos corporativa informaciones significativas de la evolucin de la empresa,
de su mercado y de su entorno de operaciones
La informacin que proporcione el sistema E.I.S. debe ser:
1.- Global, con una visin completa del negocio, superando las barreras
departamentales.
CARRA5COSA, Jos Luis.:lnforACCION. Editorial Espasa-Calpe, Madrid 1991, pg. 99
Sistemas de Informacin 15
2.- Consistente, integrando la informacin de los distintos niveles operativos de la
compaa.
3.- Selectiva, centrndose en los indicadores clave de gestin del negocio, y no slo del
rea econmico-financiera, sino de todas las reas operativas.
4.- Relevante, centrada en aquellos indicadores que la direccin considere importantes.
5.- Agregada, aunque los datos se presenten agrupados debe permitir analizar hasta el
mnimo nivel de detalle.
6.- Amigable, de comprensin y uso fcil para el usuario.
1.2.- Caractersticas de los sistemas de informacin
Los sistemas de informacin deben ser una herramienta de gestin capaz de resolver los
problemas que se generan en la empresa y de facilitar el control y la planificacin de las
funciones asociadas a cada una de las reas que la integran.
Es acertada la expresin delprofesor Rivero6 cuando dice los sistemas de contabilidad clsicos
6 Ibdem, pg. 657
Sistemas de Informacin 16
se ocupaban casi exclusivamente de registrar los asientos contables y de preparar los estados
financieros externos. Sin embargo hoy en da esta informacin contable trata, adems, de servir
de apoyo y ayuda en la planificacin, control y resolucin de problemas de la empresa.
Los sistemas de informacin contables clsicos no suelen proporcionar toda la informacin
necesaria para la toma de decisiones, ya que no suelen disponer de la informacin necesaria
y siempre se refieren a hechos pasados. Sin embargo, los responsables de las distintas reas
necesitan disponer de una informacin de gestin concreta, que les facilite la toma de
decisiones, para ello es necesario que se cumplan los siguientes requisitos:
Organizacin administrativa distribuida por reas funcionales de gestin: Cada rea
necesita disponer de una informacin concreta que nicamente se la puede facilitar un
sistema de informacin especializado e integrado con el resto de sistemas de la
compaa.
2.- E.quffios de trabajo especializados en las distintas reas, cada vez se necesitan ms
especialistas que conozcan perfectamente los temas relacionados con su rea. El
conocimiento de los profesionales es cada da ms importante y las organizaciones
invierten en la formacin de su personal.
3.- Informacin en tiempo real, que permita a cada equipo de trabajo realizar su labor
de forma autnoma y al ritmo que cada departamento necesita, sin necesidad de tener
Sistemas de Informacin 17
que pedir la informacin a los departamentos centrales.
4.- Integracin de los distintos sistemas de informacin, de tal forma que se garantice
la integridad de la informacin existente en los sistemas para lo cual se tendr que
establecer los controles adecuados. Cada sistema debe ser autnomo en su
funcionamiento y debe intercambiar la informacin con los dems en la medida en que
sta es necesaria para el resto de los sistemas de informacin.
Estas caractersticas han de fcilitar las funciones asociadas a todo sistema de informacin
recogidas por Isidro de Pablo7 y que resumimos a continuacin:
1.- Recogida de los datos de entrada, lo ms cerca de su origen, evitando duplicidades,
y con el menor coste posible.
2.- Evaluacin de la calidad y relevancia de los datos, en cuanto a la fiabilidad de la
fuente, actualidad, formato, etc., y su validez para la organizacin.
3.- Manipulacin o proceso de los datos, para transformarlos en informacin til para
el usuario.
4.- Almacenamiento de la informacin, si no ha de ser utilizada de inmediato.
Ibdem, pg. 34
Sistemas de Informacin 18
5.- Distribucin de la informacin, de acuerdo con las necesidades del usuario.
A pesar de las prestaciones tan espectaculares de los ordenadores en cuanto a versatilidad,
velocidad, exactitud, calidad de presentacin, etc., de hecho, no dejan de ser una herramienta
de trabajo ms o menos completa. Por tanto, un ordenador no es un sistema de informacin
por si mismo. Para ello, precisa de una serie de programas, datos, dispositivos de memoria,
procesos, comunicacin, etc., que permitan la captacin de informacin vlida y, el elemento
ms importante, la interaccin con un usuario, al que sirve.
1.3.- Organizacin de los sistemas de informacin en la empresa
El enfoque clsico recogido por los profesores Donnelly, Gibson e Ivancevich8 propone que
el diseo de las estructuras de la organizacin debe guiarse por cienos principios de
organizacin:
1.- Especializacin del trabajo. El trabajo debe dividirse y subdividirse en el mayor
grado posible, de acuerdo con la eficacia econmica.
2.- Unidad de direccin. Los trabajos deben reunirse segn su funcin o procesos, es
decir, los trabajos similares deben agruparse.
e DONNELLY, J., GIBSON, J.L. e IVANCEVICH, J.M.: Fundanientale of ManagemenC. Eighth edition. Editorial lUchar
O. Irwin Inc. illinois 1994, pg. 230
Sistemas de Informacin 19
3.- Centralizacin de la autoridad. La responsabilidad del uso de la autoridad depende
exclusivamente del nivel ejecutivo o de la alta gerencia.
4.- Autoridad y responsabilidad. El empleado debe tenerla autoridad que corresponda
en proporcin a la responsabilidad del trabajo.
El diseoclsico, con su grado alto de especializacin (complejidad), reglas y polticas escritas
(formalismo) y poca delegacin de autoridad (centralizacin), destaca al mximo la produccin
y la eficacia.
Los profesores Donnelly, Gibson e Ivancevich9 proponen que el diseo de una organizacin
que proporciona a sus miembros motivacin y un sentido de valor personal, y que facilita la
flexibilidad y adaptabilidad, deber tener las siguientes caractersticas:
1.- Ser relativamente simple ya que debe centrarse en el aumento de la
extensin del trabajo y en la disminucin de las especializaciones.
2.- Ser relativamente descentralizado debido a la importancia que concede a la
delegacin de autoridad y al aumento del alcance del trabajo.
3.- Ser relativamente informal debido aque atiende primordialmente al producto
Ibdem. pg. 233 y es.
Sistemas de Informacin 20
y al cliente para disear sus departamentos.
Las caractersticas de este nuevo diseo con un grado bajo de especializacin (simplicidad),
reglas y polticas rio escritas, pero implcitas (informalismo) y mucha delegacin de la autoridad
(descentralizacin), destaca al mximo la flexibilidad y adaptabilidad.
Con pleno acierto dicen McMilan y Jones0 qne el funcionamiento interno de las
organizaciones debe ser compatible con la tarea de la misma, su tecnologffi y el entorno
externo, as como con las necesidades de sus miembros si la organizacin pretende ser eficaz.
El modo en que las empresas disean y utilizan sus sistemas de informacin est muy
relacionado con su propia filosofa organizativa. Las empresas suelen elaborar un Plan de
Sistemas cuyo objetivo es definir a medio plazo la estrategia de la empresa en temas
relacionados con los sistemas de informacin (hardware, software y comunicaciones) de
acuerdo a su filosofa de organizacin, de lo contrario, el fracaso de los sistemas de
informacin est asegurado.
Las filosofas organizativas son diferentes segn los recursos con los que cuenta una empresa
y, sobre todo, segn la prioridad de los objetivos que persiga en ese momento. Por ejemplo,
si se quiere una organizacin descentralizada en lugar de centralizada; o bien una organizacin
que evite la delegacin de funciones y responsabilidades, ..., por ello, los sistemas de
10 MCMILLAN, len C. y IONES, Patricia E.: Designing Organizados to Compete bernal of Resines. Stntegy. Editorial
Usversity of Chicago Presa. Chicago 1994 pgs. 11-26
Sistemas de Informacin 21
informacin responden siempre a una filosofa organizativa, y ello se concreta en el modo en
que est dimensionado y distribuido el hardware, es decir, la capacidad de proceso y
almacenamiento de la informacin, as como el modo en que est programado el software.
En general y para simplificarlo, se puede afirmar que hay dos grandes filosofas organizativas:
1.- Centralizada: Tienden a poner toda la informacin y poder de decisin en unas
pocas personas, de tal forma que para el resto de las personas su funcin es de registro
de las operaciones, es decir, sin delegacin de la gestin. Es una filosofa que a lo largo
del tiempo se ha demostrado, en general, que genera graves problemas en las empresas
grandes.
2.- l)escentralizada: Tienden a acercar a las unidades de operacin todas las funciones
que sea posible, eliminando la idea de un centro todopoderoso y de un equipo multi-
experto que lo puede abarcar todo, a cambio de la creacin de unidades ms
especializadas y/o ms cercanas a los problemas que manejan, y especialmente a los
clientes a quienes sirven. La mayor dificultad de este tipo de organizacin es la
coordinacin y la eliminacin de tareas repetidas o archivos duplicados, en la medida
de lo posible.
Con el transcurso del tiempo, las organizaciones estn adoptando estructuras ms
descentralizadas, apoyadas en los adelantos de la tecnologa informtica y las
Sistemas de Informacin 22
telecomunicaciones, permitiendocompartir informacin entreunidades de gestin distintas que,
sin embargo, coinciden en una misma direccin; y permitiendo centralizar las polticas y
estrategias, y parte de la gestin, pero manteniendo descentralizadas las operaciones, cerca de
los problemas diarios y los usuarios a quienes les afectan dichos problemas.
La informacin financiera se ha identificado desde siempre con la Contabilidad. Es por ello,
por lo que la Contabilidad ha sido, y sigue siendo en muchas empresas, sinnimo de
informacin econmico-financien. Algunas empresas siguenlimitando sus sistemas financieros
al mbito de su sistema contable. Suelen ser empresas que estn en un estadio inicial de
desarrollo de la funcin financiera donde slo reconocen formalmente la funcin contable,
dndole un alcance universal.
Sin embargo, cada da es ms frecuente encontrarse empresas, en un estadio ms avanzado de
desarrollo de la funcin financiera, pero sin llegar a culminara, disponen de sistemas
satlites que realizan alguna de las reas hasta entonces incluidas dentro del sistema contable,
como por ejemplo: Cuentas a Cobrar, Tesorera, Inmovilizado, .. El siguiente estadio, que
analizaremos con mayor detalle en este trabajo, es alcanzar el concepto de sistema de
informacin integrado para el Area Econmico-Financiera.
Sistemas de Informacin 23
1.4.- Etapas de crecimiento de los sistemas de informacin en la empresa
En el infonne de McKinsey se dice lo siguiente: Desde un punto de vista de beneficio, los
esfuerzos informticos de todas las empresas, salvo unas pocas de carcter excepcional, se
encuentran con verdaderas dificultades, aunque frecuentemente no se reconozcan. Un hardware
ms rpido, ms caro, ms sofisticado; una plantilla tcnica en aumento y cada vez ms
costosa; aplicaciones progresivamente complejas e ingeniosas; todo ello se pone en evidencia
en todas partes. Lo que se pone cadavez menosen evidencia, conforme proliferan estas nuevas
aplicaciones, son los resultados beneficiosos. Por ello, el potencial real de beneficio del
ordenador ha empezado escasamente aser rozado. Hace cinco aos, cuando publicamos nuestro
primer informe sobre el ordenador, las empresas estaban en el camino de explotar el pasmoso
talento administrativo y aritmtico de esta nueva herramienta. Hoy, los objetivos iniciales han
sido alcanzados, pero los crecientes gastos informticos ya no se compensan con mayores
retornos econmicos.
En realidad, estos cambios no se han producido en la mayor parte de las empresas, o han
tenido lugar a lo largo de un perodode tiempo excesivamente dilatadopara producir realmente
los beneficios posibles.
ttMcffl.4sEY: Abriendo el poendal de beneficio de los ordenadoraC recogido en Informstion Management Fomnide abril.
Dallas 1990. pg. 3
Sistemas de Informacin 24
Siguiendo al profesor Notan2 identifica seis etapas de crecimiento, cuyas caractersticas se
recogen, de forma resumida:
1.- En la primera etapa, de iniciacin, se pretende aplicar el ordenador a la reduccin
de costes funcionales, al tiempo que se aprende a utilizarlo.
2.- En la segunda etapa, de contagio, aparece un cierto entusiasmo corporativo en
relacin con las posibilidades de la informtica, con la que trata de satisfacerse a los
usuarios de forma indiscriminada (siendo los usuarios los restantes departamentos de
la empresa, que se sirven de la informtica en el desarrollo de sus responsabilidades).
3.- En la tercera, de control, la empresa reacciona ante el excesivo crecimiento de los
costes informticos, exigiendo una planificacin y un control muy formalizados del
departamento informtico.
4.- La cuarta etapa, de integracin, representa los primeros intentos de utilizar sistemas
de bases de datos, al tiempo que se desarrollan sistemas a medida de planificacin y
control, y se imputan a los usuarios los costes informticos que les corresponden.
5.- En la quinta etapa el mayor nfasis se pone en la administracin de los datos, por
encima de la consideracin de los materiales informticos. Se desarrollan sistemas
12 NOtAN Richard.: Harvard Resines. Review. Editorial Harvard University Pies.. March-April, Boston 1979, pg. 23
y SS.
Sistemas de Informacin 25
comunes a varios departamentos, que comparten datos corporativos.
6.- La ltima etapa que considera Nolan es la sexta, o de madurez, en la que las
aplicaciones informticas se integran de conformidad con los flujos de informacin, y
se lleva a cabo una planificacin estratgica orientada al dato como recurso
corporativo.
En suma, se puede concluir afirmando que existen dos estrategias bsicas para conducir las
actividades informticas en la empresa: la contencin y la impulsin. Con ellas hay que
maniobrar para obtener los resultados requeridos en cada momento.
La contencin se basa en el control de las actividades informticas, tanto a nivel de los recursos
humanos como de los materiales y el software, y, por tanto, en el control de la productividad
y de los costes. Esta estrategiapuede tener, en cienos momentos, efectos negativos, al eliminar
la innovacin, pero mantiene siempre el control del presupuesto informtico.
La impulsin conduce a utilizar la informtica como solucin universal de los problemas, a
automatizar todo. En estas condiciones, toda la empresa piensa en el empleo de la informtica,
y se favorece, por tanto, la innovacin. Por el contrario, es facil que se produzcan desviaciones
importantes en el presupuesto de gastos informticos, que tender a crecer.
Sistemas de Informacin 26
Comentan Rincn y Olleta3 que dado el tiempo transcurrido desde la publicacin del trabajo
de Nolan, y la evolucin de la informtica a lo largo de todos estos aos, fundamentalmente
con el nuevo fenmeno de la imparable penetracin del microordenador en la empresa,
podramos hablar hoy de una sptima etapa, que podramos denominar de difusin controlada
del ordenador personal o de gestin de infraestructuras, en donde las responsabilidades
respectivas de los usuarios y de la informtica se dividen de forma precisa. El departamento
informtico pasa a ser el responsable de crear y mantener las infraestructuras de equipos, de
software, de comunicaciones y de datos necesarios para el funcionamiento de la empresa, en
las que integra los microordenadores en poder de los usuarios. Estos ltimos tienen la
responsabilidad de la funcionalidad de las aplicaciones desarrolladas y del mximo
aprovechamiento individual de los ordenadores personales, integrados en los sistemas
informticos corporativos. Por este camino podraconseguirse, adems, una notable contencin
de los costes informticos, reduciendo la carga de los sistemas corporativos centralizados, y
aumentando la participacin de los microordenadores, difundidos en la organizacin y con un
ratio rendimiento/precio notablemente superiora.
1.5.- Integracin de sistemas
Durante los aos ochenta, la globalizacin de los mercadosy la consolidacin de las tecnologas
de produccin llev a las compaas a dotarse de toda una serie de herramientas que permiti
RINCON Emilio y OLLErA Eduardo.: Manual de Informtica de Gestin, Ediciones Deusto, Madrid 1992, pg. 274 y
55.
Sistemas de Informacin 27
notables avances en el proceso de desarrollo y fabricacin de productos. El objetivo bsico era
disear y producir nuevos artculos, que un mercado en expansin absorba fcilmente.
La globalizacin exiga adems hacerlo a unos costes similares al ms eficiente de los
operadores en cada mercado. Y as, conceptos como el Just-in-time, la automatizacin de los
sistemas, calidad..., pasaron a ser conceptos y tcnicas de uso normal en las empresas.
La evolucin tecnolgica marcaba una notable diferencia entre las empresas, de tal forma que
las empresas mejor dotadas en los sistemas de informacin lograban ventajas competitivas, que
se traducan en mayores cuotas de mercado y mayores beneficios.
La llegada de los noventa aadi a esas exigencias unos condicionantes de recesin en el
mercado y reduccin de la demanda, que ha obligado a buscar una mayor optimizacin de los
recursos, ya no se trata de tener una mayor cuota de mercado o ms beneficio, sino de
mantenerse en una situacin con un alto nivel de incertidumbre econmica, poltica y social,
a la vez que se da una escasez de recursos financieros.
Peroesa nueva realidad, esas nuevas variables, deben ser medidas y evaluadas para su correcta
gestin. Las reas de produccin y comercial en las empresas, por lo general se han dotado de
potentes herramientas que les permiten generar, transmitir, archivar y modificar su
informacin.
Sistemas de Informacin 28
Muchas compaas mantienen an hoy los sistemas organizativos y los esquemas de gestin,
en el rea econmico-financiera, de hace diez aos. En muchos casos slo se ha dado una
evolucin vegetativa ligada al signo de la crisis. Sin embargo, debe aceptarse que disponer de
buena informacin econmico-financiera es un elemento bsico para poder tener una fuerza
competitiva importante.
La evolucin y el cambio que ha habido en otras reas no ha llegado con igual fuerza al rea
econmico-financiera, y ese cambioes necesario, aunque seha evolucionado considerablemente
en los ltimos aos.
Cada vez se habla ms de integracin de sistemas de informacin y como cualquier otro
concepto, el uso y la divulgacin del mismo acaba reducindolo y vacindolo de contenido,
dando por supuesto que todos los sistemas son o deben estar integrados sin ms.
La integracin ha sido muchas veces presentada como la gran panacea del rea econmico-
financiera, pero integrar informacin es algo ms que adicionar informacin. A veces la
integracin se queda slo en la posibilidad de poder mover y acceder a muchos datos, sin haber
definido previamente el para qud se va a usar, cmo y por quii, por lo que finalmente carece
de utilidad disponer de ella.
Es por esto por lo que, frente al concepto simple de integracin, surge el enfoque de Business
Integration.
Sistemas de Infonnacin 29
1.6.- Business Integratiot
Hoy en da la Alta Direccin tiene que pensar estratgicamente, es decir, considerar fusiones,
adquisiones, construir una cobertura geogrfica, etc., tambin, desde el punto de vista
tecnolgico: informatizar los procesos empresariales para lograr objetivos estratgicos, de
control y operativos. En trminos de explotacin, las empresas seguirn abriendo nuevas
instalaciones, cenando las antiguas y buscando nuevas herramientas. En el campo de los
recursos humanos, las organizaciones proporcionarn una formacin continua a sus plantillas,
concentrando su atencin sobre las actividades esenciales y aproximndose a un concepto de
organizacin ms orientada a identificar y ofrecer el tipo de servicios que requieren los
clientes.
Estas actividades siguen siendopartes de un todo. En esto consisteprecisamente la integracin,
la sincronizacin, de las actividades de un negocio Business Integration. Ya que quienes
intenten sacar el mayor partido de las tendencias futuras habrn de concentrarse en la empresa
en su totalidad.
La evolucin que estn siguiendo las empresas, en mayor o menor medida, consiste en cambiar
de una visin vertical de las funciones, a una horizontal en la que prima los objetivos globales
del negocio. Esta evolucin suele realizarse en tres fases o etapas, y son:
- Fase 1: Es la visin clsica de las organizaciones en donde las funciones o
Sistemas de Informacin 30
departamentos son las que conducen la marcha del negocio. Y generalmente, los
objetivos de cada departamento suelen prevalecer sobre los objetivos globales del
negocio.
- Fase II: La organizacin tiene encuenta los distintos procesos de negocio, si bien
predominan las funciones o departamentos. En estafase, todava prevalecen los criterios
de los departamentos por encima de los procesos de negocio, aunque se empiezan a
tener en cuenta los objetivos globales.
- Fase It Los procesos son los que prevalecen en la organizacin, aunque la empresa
est organizada por funciones o departamentos. Lo que exige una coordinacion entre
todos los departamentos en la optimizacin de los principales procesos de negocio.
A continuacin se representa grficamente esta evolucin en las tres fases mencionadas:
FASE 1 FASE II FASE LI
o
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-Las fucon.. <d~.nnw,ln) ccndjc si - 1-ns proceo. Sa, ~nsid.r.ts. peo la. - Los proceo. ~nduce e n.gocio.
nsgodo fundonis sigue pr.dc.nin.j,ao.
Sistemas de Informacin 31
Al pensar en integracin de sistemas deben considerarse cuatro elementos fundamentales:
estrategia, procesos, recursos humanos y tecnologa de la informacin.
Grficamente se puede representar los cuatro elementos citados de la siguiente forma:
RECURSOS TECNOLOGA DE LA
HUMANOS INFORMACIN
El punto de partida es una estratega claramente definida y basada en objetivos especficos
orientados al mercado, que la organizacin debe comprender y asimilarcomo propios en todos
y cada uno de sus niveles. El resto de los aspectos del negocio se estructuran e integran para
dar soporte a dicha estrategia, contando con las personas, los procesos y la tecnologa como
elementos estructurales clave.
Sistemas de Informacin 32
Alazard y Sepan14 definen la estrategia como un conjunto de acciones organizadas para
conseguir unos objetivos de acuerdo con el entorno. Ella debe asegurar la permanencia de la
organizacin siempre respectando un nivel de realizacin satisfactoria para sus diferentes
recursos (directivos, accionistas, personal,...).
Los procesos van encaminados a conseguir de manera eficiente y eficaz las tareas de disear,
producir y entregar productos y/o servicios ajustados a la demanda del mercado.
Las personas aportan su capacidad de trabajo, conocimientos, iniciativa y organizacin
necesarios para que la actividad de la empresa fluya lo ms adecuada posible.
La tecnologfa hace referencia bsicamente a los medios por los cuales se gestiona la
informacin que soporta el negocio, y que, en sus distintas facetas, es bsica para todos los
nivelesde la organizacin. Las necesidades de informacin evolucionan constantemente y cada
organizacin puede disponer de una importante ventaja competitiva si se plantea su utilizacin
eficaz.
El trmino tecnologa de la informacin es mucho ms amplio que el de informtica, ya que
es un nuevo paradigma sobre el tratamiento de la informacin, para International Federation
of Accountants (IFAC)5 surge de la convergencia de determinadas reas de las siguientes
ALAZARD, Claude y SEPAR], Sabine.: Contrle de gestion. Editorial Dunod. Paris 1994. pg. 359
15 IFAC.: The hnpaot oflnformalionTechnotogy oate Educationof tite Accountaat, publicado en Accotrntancy. september
New York 1988, pg. 166
Sistemas de Informacin 33
disciplinas: - Informtica
- Telecomunicaciones
- Microelectrnica
- Ofimtica
aplicadas al tratamiento y difusin de cualquier tipo de informacin (numrica, visual, oral,...).
El estado actual de la tecnologa permite acceder a cualquier informacin, en cualquier
momento, lugar y formato de presentacin que se desee. Ahora bien, hasta qu punto
progresa una organizacin y obtiene ventajas de ello, depende ms de su aptitud para ir
identificandolos aspectos de reingenierla apropiados y para cambiar, que del factor tcnico en
s mismo.
La interrelacin entre estos elementos (estrategia, procesos, personas y tecnologa) se reconoce
cada vez ms abiertamente, de forma que cualquier cambio significativo en uno de ellos dentro
de la empresa tiene que contemplar el reajuste de los otros, siendo sta la nica manera de
optimizarel potencialde cambio. Hay que superar, no obstante, la inercia tradicional de buscar
soluciones especficas y concretas a los problema de negocio, en vez de apostar por una
solucin global que consiga la verdadera integracin.
Hoy en da, el estado de la tecnologa aplicada al tratamiento de la informacin, permite no
slo sustituir muchas tareas manuales, que ganan en fiabilidad, coherencia y tiempo de
respuesta, con la consiguiente reduccin de costes, sino integrarla en el propio corazn del
Sistemas de Informacin 34
negocio para mejorar el proceso de toma de decisiones.
Los sistemas de informacin no constituyen por si solos una ventaja, lo que realmente hacen
es potenciar los recursos humanos de una organizacin, hacindolos ms eficaces en la
realizacin de sus responsabilidades, y facilitar la implantacin y el seguimiento de los
objetivos estratgicos. Todo ello, ha de combinarse con el rediseo de la organizacin, la
reingeniera de procesos y la definicin de nuevosprocedimientos, contandocon la metodologa
adecuada que permita asegurar el xito.
El xito requiere un enfoque global, en el que se produzca un alineamiento entre los cuatro
elementos citados, a la vez que este alineamiento se debe producir en dos planos: externo e
interno.
El primero (externo) est enfocado a las relaciones con los clientes, proveedores, organismos
oficiales, etc...; y el interno, muy interconectado con el anterior, se centra en las relaciones
entre el personal, los procesos y la tecnologa con la estrategiadel negocio. Esto ha supuesto:
1.- El establecimiento de una visin estratgica fundamentada en los clientes que
optimice las relaciones con los mismos.
2.- La reorganizacin, motivacin y formacin del personal.
Sistemas de Informacin 35
3.- La redefinicin y horizontalizacin de los procesos de negocio para implantar la
visin estratgica y asegurar la mxima eficacia y eficiencia de todos los recursos.
4.- La aplicacin apropiada de la tecnologa para facilitar estos procesos horizontales,
proveer herramientas e informacin para soportar las operaciones y mejorar las
relaciones con los clientes y proveedores.
El enfoque de Business Integration dentro del cual subyace toda una filosofa de organizacin
y gestin de la empresa, filosofa que implica poner en marcha todas las fuerzas de la compaa
a nivel global, para la consecucin de objetivos definidos, concretos y comunes.
1.6.1.- Obtencin de beneficios
Todo proceso de cambio exige un esfuerzo de realizacin y un convencimiento de la existencia
de beneficios a obtener, la forma de alcanzar el xito exige enfocar el proyecto de cambio
siguiendo una metodologa; a modo de ejemplo, los pasos a seguir seran:
l~. Analizar la problemtica de gestin y definicin de los hechos bsicos del negocio
-
(sistemas de cobro y pago, gestin de la tesorera, riesgo de clientes, planificacin,
control de costes,...).
Sistemas de Informacin 36
2O.~ Definir los indicadores clave de gestin para cada uno de los hechos bsicos
anteriores (saldos medios por cuenta cliente/proveedor, saldo en Bancos, morosidad,
desviaciones presupuestaria, ratios econmicos,...).
30 - Crear equipos de personas especializadas en cada rea y asignacin de
responsabilidades concretas.
40.. Analizar la problemtica administrativa y redefinir las tareas y flujos de
documentos con el objetivo de conseguir la mxima productividad a travs de la
simplificacin.
50 Implantar los sistemas de informacin, que sean especializados, distribuidos e
integrados, es decir:
Especializados: La especializacin del sistema significa que el sistema utiliza el
mismo lenguaje que sus usuarios (Sistema Contable: Debe, Haber, asiento,...;
Sistema de Tesorera: fecha valor, intereses deudores/acreedroes, saldo, .3 .
Distribuidos: Al tener cada equipo de trabajo un ritmo propio en las funciones
asignadas, el concepto de sistema distribuido implica que cada uno de ellos
maneja un sistema propio o especifico, con sus propios archivos y explotacin
independiente, de manera que nadie dependa del resto. Por ejemplo, el Sistema
Sistemas de Informacin 37
Contable, por regla general necesita realizar un proceso de cierre mensual,
mientras que la tesorera necesita una informacin diaria y realizar previsiones
de cobros y pagos a futuro.
Integrados: La informacin no es un compartimiento estanco y por lo tanto debe
ser compartida por el resto de la empresa. Por integracin entendemos la
capacidad de manejar la infbrmacin entre sistemas sin necesidad de volver a
introducirla.
6~.- Gestionar el cambio, ya que la puesta en marcha del modelo suele implicar, dentro
de las organizaciones, una resistencia al mismo. Un proyecto de estas caractersticas,
necesita de un equipo multidisciplinar con una visin unitaria del proyecto, para
conseguir como resultado:
6.1. - Una organizacin ms clara, con procedimientos simplificados y
responsabilidades especificas, con objetivos definidos y acciones concretas a
realizar.
6.2.- Un equilibrio entre la administracin y las finanzas a travs de la
especializacin y la integracin de los sistemas y departamentos, lo que
permitir una convivencia fcil en los dos aspectos de la gestin.
Sistemas de Informacin 38
6.3. Estar en disposicin de profundizar en cualquiera de las reas de gestin.
-
En definitiva, la empresa debe obtener un resultado que le aporte: eficacia, calidad y
beneficios, a travs del:
1.- Aumento de la productividad administrativa debido a la simplificacin
operativa.
2.- Ahorro de costes financieros derivados del mejor manejo de los flujos
monetarios.
3.- Mejor uso de los recursos disponibles en la organizacin.
4.- Acceso fcil y rpido de la informacin de gestin necesaria para la toma
de decisiones.
1.6.2.- Objetivos finales
La finalidad del Business Integration es conseguir una area econmico-financiera compuesta
por unidades con objetivos propios, que interactan entre ellos y se adaptan al entorno.
Sistemas de Informacin 39
En definitiva, los dos objetivos bsicos a conseguir son:
1.- Generar una informacin de gestin de calidad.
2.- Gestionar adecuadamente los recursos.
Estos objetivos suponen abandonar la idea tradicionalde considerar ala Direccin Econmico-
Financiera como un mero centro de costes, para convenirse en un autntico centro de gestin
es decir un centro de beneficio.
1.7.- hnportancia estratgica
Para clasificar la importancia estratgica de los sistemas de informacin para una determinada
empresa, vamos a seguir la teora que elaboraron McFarlan y McKenney6 de esta forma, las
empresas se clasificaran en cuatro categoras:
1.- Factoras: empresas que dependen fuertemente de la informtica en cuanto a sus
costesde fabricacin y en cuanto a un soporte flexible de funcionamiento; sin embargo,
la informtica no es fundamental para su capacidad de competir; cualquier interrupcin,
incluso muy corta, de los servicios informticos repercute en el trabajo.
2.- Estratgicas: empresas con una gran dependencia actual de la informtica, que estn
MCFARLAN y MCKENNEY.: Corporate Informasion Systems ManagemenC. Editorial Richard !rwin Inc. illinois 1983,
pg. 15
Sistemas de Informacin 40
obligadas a aprovechar la informtica al mximo para mantener o aumentar su
competitividad; por eso, estn desarrollando nuevas aplicaciones de gran importancia
estratgica para ellas.
3.- L~ soporte: empresas que utilizan la informtica, incluso con gastos elevados, pero
que no la necesitan de forma decisiva; por esta razn, ni las aplicaciones que utilizan
ni las que estn preparando tienen gran valor estratgico.
4.- De evolucin: empresas que, aun teniendo un gran soporte operativo de la
informtica, no dependen de l para su correcto funcionamiento; por el contrario, son
muy importantes las aplicaciones en desarrollo para que la empresa pueda alcanzar sus
objetivos estratgicos.
La informtica puede utilizarse estratgicamente en las cinco reas que define Poner7 estas
reas son las siguientes:
1.- Construir barreras frente a nuevos competidores, como sucede, hasta ahora, con los
sistemas de teleproceso de las sucursales bancarias y con los sistemas de reservas de
las lneas areas.
2.- Cambiar las bases de la competencia, al fabricar a la medida del cliente, por
17 POP.TER, M.: Cornpetiti.eStrategy Technique fo, Aalyzing bdustxie.andCompefiiots. Editorial Free hes., New York
1980. pg. 294 y es.
Sistemas de Informacin 41
contraposicin con la fabricacin en serie tradicional.
3.- Generar nuevos productos, por ejemplo, incorporando la informtica directamente
a los mismos, como en el caso de los automviles.
4.- Mejorar los plazos necesarios para la incorporacin de nuevos productos o nuevas
estrategias comerciales, reduciendo as los costes de lanzamiento de los mismos.
5.- Cambiar las relaciones con los suministradores, que es el caso concreto de las
aplicaciones de tipo EDI (Electronic Document Interchange, mediante las que
proveedores y clientes desarrollan todas sus relaciones gracias a la intercomunicacin
de sus respectivos ordenadores.
CAPITULO 1: TECNOLOGIA DE LA INFORMACION EN LA EMPRESA
2.- TECNOLOGIA DE LA INFORMACIONEN EL AREAECONOMICO-FINANCIERA
2.1.- Introduccin
Los directivos actuales se desenvuelven en un entorno cambiante y en el que deben tomar
constantemente decisiones. La incertidumbre es la caracterstica de unos mercados cada vez
ms abiertos a una competencia nueva basada en la innovacin permanente y en la sorprendente
agilidad de satisfacer a una demanda cada vez ms exigente y con una oferta en la que los
nuevos competidores aparecen dotados con una gran capacidad de innovacin. Esta velocidad
de la competencia en mercados ms globales y al mismo tiempo ms voltiles est
introduciendo el principio de incertidumbre en los mtodos clsicos y cuantitativos de decisin
y en las formas tradicionales de organizacin del trabajo.
Nos encontramos en una poca muy competitiva que exige grandes transformaciones a nivel
Tecnologa de la informacin en el rea econmico-financiera 43
social y empresarial. Las empresas necesitan realizar transformaciones estratgicas en el
aumento creciente de la calidad de la informacin, puesto que es la base para la toma de
decisiones.
En este sentido los profesores Rincn y Olleta dicen que una empresa que disponga de un
sistema de informacin bien diseado, tendr con l una ventaja competitiva importante.
Como dicen Donnelly, Gibson e Ivancevich2 la calidad de la toma de decisiones de la gerencia
depende principalmente de la calidad de la informacin disponible. Continan los citados
autores diciendo que un factor esencial para determinar la eficacia de la comunicacin en las
organizaciones es la manera en que las organizaciones estn estructuradas.
En opinin de Femando de Asa3 la informacin y el conocimiento han pasado de ser
accesorios en la creacin de riqueza, a constituir su principal motor. Lo que antao
determinaba el ser o no ser de las empresas eran las materias primas y, despus, el capital
financiero; hoy, lo que determinar la permanencia en el mercado, de no importa qu tipo de
empresa, es el conocimiento y la informacin que sta posea y cmo sepa gestionarlos.
El disponer de informacin suficiente, actualizada y en el momento oportuno es vital para las
empresas, pues permite poder tomar decisiones en un entornotan cambiante. Nos encontramos,
~ RINCON, Emilio y OL.LETA, Eduardo.: Manual de Informtica de Gestin Editorial Deusto, Madrid 992. pg.37
2 DONNELLY lames, GIBSON James e WANCEWCH John.: Fundamentala of Managcment. Eighsh Edition. Editorial
Richard D. lrwin Inc. illinois. 1994. pg. 446
DE ASIdA. Femando (como vicepresidente del Banco Hispano Americano). nfoforum Vigo 1991.
Tecnologa de la informacin en el rea econmico-financiera 44
pues, en una nueva era, considerada por muchos como la Era de la Informacin4.
Actualmente, para poder disponer de la informacin necesaria en cada momento, de forma
rpida y en el formato adecuado, es necesario utilizar los sistemas de informacin mecanizados,
es decir, los ordenadores electrnicos.
La utilizacin de los ordenadores en las tareas administrativas y de gestin permiten procesar
grandes cantidades de informacin de forma rpida y fiable, realizar clculos, acceder a la
informacin en tiempo real (on-line), compartir informacin entre la propia empresa y
terceros, reducir los costes de administracin, etc.
Como apunta el profesor Rivero5 una de las principales causas que motiv el desarrollo de los
ordenadores en el tratamiento de la informacin econmico-empresarial fue la necesidad que
tenan las entidades modernas de manejar volmenes de datos cada vez mayores. El proceso
manual de la informacin es lento, caro e impreciso, pues se cometen errores con facilidad.
En la dcada de los 80, como consecuencia de los avances producidos en informtica,
comunicaciones y microelectrnica, surgi un nuevo concepto sobre el tratamiento de la
informacin con el nombre de Tecnologa de Ja Informacin.
La Tecnologa de la Informacin es un concepto ms amplio que el de informtica ya que trata
DE PABLO Isidro. El reto informtico. La gestin de la informacin en la empren. Ediciones Pirmide. Madrid 1989.
pg. 27 y Ss.
RIVERO ROMERO, loa. Contabilidad financiera. Editorial Trivium. Madrid 1994. pg. 656
Tecnologa de la informacin en el rea econmico-financiera 45
reas de telecomunicaciones, de microelectrnica y de ofimtica, todas ellas aplicadas para
tratar y difundir cualquier tipo de informacin.
As, por ejemplo, escribe Jernimo Taltavull6 que estas disciplinas independientes
(informtica, telecomunicaciones, microelectrnica y ofimtica), con el paso del tiempo se
fueron estrechando sus interrelaciones, como consecuencia de la necesidad de mecanizar cada
vez ms las tareas administrativas utilizando sistemas de informacin mecanizados y de mejorar
los equipos de oficina, adems de la necesidad de intercambiar datos entre distintos puntos
geogrficos.
Para llevar a cabo un adecuado plan de informatizacin en la empresa, se ha de elaborar un
Plan Estratgico de Servicios de Informacin que muestre cmo contribuye la tecnologa de la
informacin a alcanzar los objetivos organizativos, desglosando las actividades y recursos
necesarios, tanto para el desarrollo de nuevas aplicaciones, como para thvorecer la integracin
y mayor eficiencia operativa de las actualmente en uso.
Nos parece acertada la afirmacin de Isidro de Pablo7 al afirmar que un Plan Estratgico de
Servicios de Informacin debe proporcionar las lneas de accin concretas para incorporar la
tecnologa de la informacin en todos los aspectos organizativos, administrativos y comerciales
que permitan mejorar la competitividad de la empresa, aade el citado autor que el horizonte
temporal ha de ser de tres a cinco aos elaborado por un grupo especial de trabajo.
6 rALTAvULL. Jernimo.: Los nuevos sistemas de comunicacin. Direcein y Progreso, n0 88, julio-agosto. Madrid 1986,
pg 12.
Ibdem. pg. 131
Tecnologa de la informacin en el rea econmico-financiera 46
2.2.- Expertos contables y la tecnologa de la informacin
Desde el punto de vista de la contabilidad, el desarrollo de la informtica y de la tecnologa
de la informacin, ha supuesto un cambio muy importante en la forma en que se captura,
registra, procesa y se elabora la informacin econmico-financiera.
Podemos decir que antes de la aparicin de los ordenadores, la contabilidad se encargaba de
prcticamente todo el proceso de recogida, registro, proceso y entrega de la informacin de la
empresa. Sin embargo, con la aparicin de los sistemas de informacin mecanizados, los
contables se deben centrar ms en las ltimas fuses del proceso, es decir, en la elaboracin de
los estados econmicos-financieros. Es por ello, por lo que la labor de los expertos contables,
no es que haya perdido protagonismo, sino ms bien lo contrario, puesto que tienen que
concentrar su esfuerzo en la parte que ms valor aadido puede incorporar, es decir, en la
elaboracin y generacin de la informacin.
A pesar de que la labor de los contables se debe centrar en las ltimas fases, no por ello debe
olvidar la recogida y proceso de los datos contables, puesto que son las partes ms importantes
de un buen sistema contable, conjuntamente con el diseo de una base de datos que permita
extraer la informacin necesaria para la gestin de la empresa.
El profesor Rivero8 define un sistema contable de informacin como un marco integrado en
una finna que emplea recursos fsicos para transformar datos econmicos en informacin
Ibdem. pg. 657
Tecnologa de la informacin en el rea econmico-financiera 47
financiera con el fin de gestionar las actividades de la firma e informar de sus logros a las
partes interesadas. Continua el profesor Rivero9 diciendo que los sistemas de informacin
modernos son normalmente sistemas automatizados complejos cuya influencia va ms all de
la propia organizacin.
Para el profesor De Pablo0 el objetivo de un sistema de informacin es el de facilitar el
desempeo de las actividades administrativas y de gestin en todos los niveles de la
organizacin, mediante el suministro de la informacin adecuada, con la calidad suficiente, a
la persona que la necesita, en el momento y lugar oportunos, y con el formato preciso para su
utilizacin correcta.
Es parecida la postura del profesor Rivero cuando afirma que los sistemas de informacin
modernos son normalmente sistemas automatizados y se apoyan plenamente en equipos
informticos que proporcionan las entradas o datos (inputs), proceso de las mismas, su
almacenamiento, conexin y las salidas o intbrmacin elaborada (outputs). Pero
independientemente delnivel de automatizacin, estos sistemas tambin dependenenormemente
de las personas. Las personas planifican, implementan, mantienen, operan y utilizan los
sistemas de informacin.
Los sistemas de contabilidad clsicos se ocupaban casi exclusivamente de registrar
Ibdem. pg 655
tO Ibdem. pg. 33
Ibdem. pgs. 655 y 656
Tecnologa de la informacin en el rea econmico-financiera 48
contablemente los hechos econmicos que se producan en las organizaciones y de preparar los
estados econmicos y financieros. Sin embargo, actualmente se exige a los sistemas de
contabilidad y al responsable de la contabilidad algo ms, como es el elaborar una informacin
de apoyo y ayuda en la planificacin, organizacin y el control de la empresa.
En definitiva, la contabilidad no es una profesin estticadonde los expertos de la misma deben
ser meros observadores, sino que deben adoptarnuevos mtodos y sistemas que den respuesta
a las nuevas necesidades de las empresas.
En la actualidad, los contables y directivos de las organizaciones estn implicados directamente
en la tecnologa de la informacin, pues necesitan informacin rpida y fiable para poder tomar
decisiones.
En el entorno actual, la tarea del directivo de empresa resulta cada vez ms difcil y por ello,
ms interesante, pero se requiere mucha ms formacin en distintas materias, como por
ejemplo en informtica y ms concretamente en tecnologa de la informacin.
Como indica Francisco Tarrago2 cuando dice que los dirigentes podrn aprovechar
eficazmente las posibilidades que les ofrecen las nuevas tecnologas de la informacin en la
medida en que sean capaces no slo de analizar las informaciones a su disposicin, sino de
utilizarlas elaborando modelos y algoritmos, lo ms adecuados posible, para la representacin
de sus propios problemas y realidades. Obviamente, esto supone nuevas necesidades de
12 TARRAGO, Francisco.: Tecnologas de la informacin, estructuras orgnicas y tareasdirectivas. Instituto de Planificacin
Contable. Ministerio de Economa y Hacienda. Madrid. 1988. pg. 892 y as.
Tecnologa de la informacin en el rea econmico-financiera 49
formacin que debieran ser cuidadosamente estudiadas y satisfechas por las instituciones
correspondientes.
Las razones por las que los contables y directivos deben estar ms implicados con la
informtica las resume Juan F. Martn Villegas13:
1.- Porque abre la posibilidad de usar tcnicas relacionadas con los objetivos generales
de la organizacin.
2.- Porque tiene incidencias en las estructuras y procedimientos internos de la
organizacin.
3.- Por las relaciones del rea informtica con prcticamente todas las restantes reas
funcionales.
4.- Por la importancia econmica de los recursos empleados
En nuestra opinin nos parece interesante recoger una afirmacin de Peter Drucker que alude
a los knowledge workers, y los define esos trabajadores del saber que disponen de tiles
intelectuales y prcticas que no dejan de aprender y capturar informaciones para conservar
MARTIN VILLEGAS, Juan Francisco.: La formacin, en informtica, en la empresa. Direccin y Progreso n0 96,
noviembre-diciembre, Madrid 1987, pg. 43 y as.
14 DRUCICER, Peter. Especialista internacional en Management que ha trabajado con la comisin nacional de evaluacin de
la RMI (Revenu Minimumn dInaertion), cit. por Herv Sroeyx Le Big Bang des organisationa. Editorial flunod, Paris 1994. pg. 56
Tecnologa de la nformacin en el rea econmico-financiera 50
siempre cierta ventaja sobre el mercado laboral. Bien sean obreros, empleados o mandos,
siempre tienen la posibilidad de elegir su empleo y nunca corren el peligro de quedarse en
paro. Su ttulo inicial no tiene sino una importancia relativa: su capacidad para tratar
incesantemente informacin y proseguir su aprendizaje, a la vez que les permite mantenerse
mviles frente al mercado de trabajo y emigrar hacia competencias donde la demanda de las
empresas es mayor que la oferta.
2.3.- Auditora informtica
La auditora informtica o auditora de proceso de datos electrnico trata la revisin y
evaluacin de la informacin procesada por sistemas de informacin mecanizados
(ordenadores), as como de la seguridad y control de los propios sistemas informticos.
El profesor De Pablo15 entiende por auditora informtica una serie de exmenes peridicos
o espordicos de un servicio informtico (hardware, software, instalaciones y personal), cuya
finalidad es analizar y evaluar la planificacin, el control, la eficacia, la seguridad, la economa
y la adecuacin de la infraestructura informtica de la empresa.
Los objetivos generales de una auditora informtica los resume el profesor De Pablo6 de la
siguiente forma:
Ibdem. pg. 237
Ibdem. pgs 237 y 238
Tecnologa de la informacin en el rea econmico-financiera 51
Silos sistemas de informacin instalados responden alas especificaciones de diseo
y a las necesidades de sus usuanos.
2.- Si los sistemas instalados son adecuados para las necesidades de la empresa a medio
y largo plazo.
3.- Si se estn aplicando mtodos y tcnicas de trabajo apropiadas para la
administracin y desarrollo de proyectos de sistemas de informacin.
4.- Si se estn aplicando las medidas de control ms apropiadas para la salvaguardia e
integridad de la informacin y de los sistemas en prevencin de riesgos de fraude,
prdida, manipulacin, llos de servicios, etc...
5.- Si se hace una utilizacin eficiente de los medios e instalaciones disponibles.
6.- Si los sistemas instalados son capaces de mantener un nivel de servicio mnimo en
el caso de producirse una contingencia imprevista.
Podramos suponer que una organizacin con un presupuesto de cerca de 20.000 millones de
dlares, como es el Departamento de Educacin de Washington, D.C. utilizarla un sistema
contable que fuese capaz de generar sus estados financieros de fin de ao. Sin embargo no es
del todo cierto, ya que una auditora7 en diciembre de 1987 por parte de la Oficina General
17 Citado por RIFKIN, Glena y BErT5, Mitch.: Strategic Systems Plan Gone Awq. Con~putesworid. Editorial IDO
Comniunication. March. New York 1988, pg. 104 y ss.
Tecnologa de la informacin en el rea econmico-financiera 52
de Contabilidad de los Estados Unidos identific los siguientes problemas en el sistema
contable:
1.- No poda registrar todos los gastos relevantes de la nmina y obligaciones, como
vacaciones acumuladas, a partir de su sistema auxiliar de nmina.
2.- No poda registrar informacin sobre las cuentas a cobrar, como por ejemplo
intereses acumulados y primas de seguros.
3.- No poda registrar muchos de los datos de los prstamos (2.600 millones de dlares)
para alojamiento universitario, debido a la incompatibilidad de los sistemas.
Con todo lo anterior, el informe de la Oficina General de Contabilidad fue: El sistema
contable del departamento de educacin, contiene datos no fiables debido a que los sistemas
que deben suministrar la informacin, son inadecuados e ineficientes.
Este caso prctico nos pone en evidencia la importancia de los expertos contables en el
conocimiento de la informtica y de no considerar a los ordenadores como algo imposible de
conocer, ya que es necesario que el auditor analice las entradas y salidas de los sistemas de
informacin mecanizados, as como los procesos y las bases de datos que manejan los
ordenadores, sin olvidar los sistemas de seguridad asociados y los controlesdel propio sistema
de informacin en cuanto a la captura de los datos y el uso de la informacin por parte de los
usuarios (distintos niveles de autorizacin y acceso al sistema).
Tecnologa de la informacin en el rea econmico-financiera 53
Para que el auditor pueda realizar esta labor es necesario que haya recibido previamente una
formacin adicional en las siguientes materias: funcionamiento general de los ordenadores,
conocimiento generales de programacin, tipologa de las bases de datos, etc... Todo ello,
exige que los auditores en general y los expertos contables deben poseer una adecuada
formacin sobre informtica y tecnologa de la informacin, si quieren realizar con xito su
trabajo en el entorno laboral actual.
Las nuevas directrices de acreditacin contable tambin incorporan en sus programas la
informtica y la tecnologa de la informacin como temas importantes. As, por ejemplo, en
nuestro pas, el Instituto de Contabilidad y Auditora de Cuentas8 exige unas condiciones
mnimas de formacin para acceder a la profesin de auditor y poder estar inscrito en el
Registro Oficial de Auditores de Cuentas (R.O.A.). Entre las materias que se deben superar
figura un mdulo dedicado a Sistemas de informacin e informtica.
La preocupacin por los cambios que el uso de los ordenadores tiene en el entorno profesional
de los expertos contables ha sido una preocupacin desde la dcada de los 60, y prueba de ello
es la publicacin de instituciones contables internacionales de reconocido prestigio, como la
American Accounting Association9, el American Institute of Certified Public Accountants20
ICAC, Resolucin de lO de mayo de 1991, sobre los cursos de formacin de auditores de cuentas organizados por las
Universidades al amparo del artculo 28.3 de la Ley Orgnica 1111983 de Reforma Universitaria.
Destacando. Future Accounting Education: Preparing for abc Expanding Profesaion. Comniittee on dic Future Stn.cturc,
Content, and Scopc of Accounsing Education. Ismues in Accounting Education. Spring. Sarassota, florida 1986, pgs. 168-195
20 AICPA.: Education Requirementa for Entq into dx. Accounting Profeasion: A Statement of AICPA Policies. New York,
1968
Tecnologa de la informacin en el rea econmico-financiera 54
y la Federacin Internacional de Contables2 han publicado varios informes relacionados con
este tema y manifiestan una preocupacin por el impacto de la tecnologa de la informacin en
la formacin del contable.
En este sentido Davenpont, Hammer y Metsisto22 consideran que los contables y directivos no
pueden actuar como en el pasado, que delegaron las decisiones sobre informtica a los
responsables de informtica de la empresa, ya que actualmente, estn cada da ms
involucrados, puesto que necesitan informacin que ha de ser suministrada por los sistemas de
informacin implantados en la empresa. Es por ello, por lo que es importante que los
contables y los directivos participen activamente en el diseo de los sistemas a instalar, y en
su caso, en la identificacin de los requerimientos que tienen que cubrir las aplicaciones que
existan en el mercado de forma estndar y que la empresa pretenda instalar en la organizacin.
Hoy en da, los sistemas de informacin estndar, que se comercializan en el mercado, suelen
disponer de mdulos que permiten realizar la auditora informtica, proporcionando una
mxima fiabilidad del trabajo del auditor, a la vez que cubre sus posibles deficiencias en el
conocimiento de la informtica.
Por ltimorecordemos que los objetivos ms importantes de la auditora informtica se centran
en la adecuacin del control interno, la seguridad de los equipos y de la informacin de sus
21 IFAC.: The lmpact ofInfonnation Technology on dic Education of dic Accountant. Accountancy, septiembre, New York
1988, pg. 75 y sa.
22 nAvENPORT Thomas, HAMMER Michael y MET5ISTO Tauro.: Ifow Executives Can Shape Their Conwany
Information Systams. Harvard Businese Review. Mareh-ApriL Editorial Harvard University Presa, Boston 1989. pg. 130 y sa.
Tecnologa de la informacin en el rea econmico-financiera 55
bases de datos, la continuidad del servicio en caso de contingencias o imprevistos, la proteccin
ante posible fraude o manipulacin ilegal de la informacin, y por ltimo la eficacia y
eficiencia en el funcionamiento del departamento encargado de la informtica, generalmente
denominado Centro de Proceso de Datos.
CAPITULO 1: TECNOLOGIA DE LA INIFORMACION EN LA EMPRESA
3.- IMFLANTACION DE UN SISTEMA DE INFORMACION
3.1.- Introduccin
Los profesores Burch y Grudnitski dicen que aunque un sistema pueda estar bien diseado
y haberse desarrollado correctamente, una gran parte de su xito depende de que se planifique
y ejecute la implantacin del mismo.
En todo proceso de implantacin de un sistema de informacin es necesario la elaboracin de
un plan de implementacin, basado en un diagrama de la tcnica de evaluacin y revisin de
programas (PERT).
La mecanizacin de las funciones asociadas al rea econmico-financiera deber tener como
1 BURCH John O. y ORUDNIT5KI <Jasy.: Diseo dc sistemas de informacin -Teora y prctica- Megabyte.Madrid 1992.
pg. 895 y sa.
Implantacin de un sistema de informacin 57
objetivo la integracin de la informacin generada en cada uno de los niveles de gestin para
facilitar el control y la gestin centralizada, a la vez que se lleva a cabo de forma
descentralizada la ejecucin de las operaciones corrientes y el control administrativo.
La implantacin de sistemas de informacin no es algo trivial, sino ms bien requiere que todas
las partes afectadas sean conscientes de que cualquier cambio en la organizacin va a necesitar
un esfuerzo adicional, especialmente al comienzo. En consecuencia hay que tener en cuenta los
siguientes aspectos como lineas bsicas que debern orientar la realizacin de cualquier
proyecto de implantacin de un sistema de informacin:
Visin integradora
El futuro sistema de informacin deber integrarse con el resto de sistemas de
informacin del rea. Slo de esta forma podrn obtenerse los beneficios relacionados
con su implantacin y minimizarse el esfuerzo asociado a su utilizacin. Las relaciones
del nuevo sistema con el resto de aplicaciones que constituyen el plan informtico de
la compaa debern ser giles, facilitar el intercambio de informacin con la
periodicidad adecuada y ejecutables, con los debidos controles, por los usuarios del
sistema informtico.
Esta visin integradora tambin deber aplicarse a las relaciones entre los diferentes
niveles establecidos en la empresa. El nuevo sistema de informacin deber ser
implantado teniendo en cuenta las caractersticas de las redes de comunicaciones de la
Implantacin de un sistema de informacin 58
empresa y las que estn disponibles en el mercado, de forma que la informacin de los
distintos centros de la empresa, tanto internos como externos, fluya con la adecuada
periodicidad hacia sus respectivos servicios centrales y viceversa.
2.- Consideracin de las necesidades especificas de cada nel de gestin:
El sistema a implantar deber cubrir las necesidades de informacin y operativa de los
diferentes niveles de la compaa. Las necesidades de cada nivel son distintas e incluso
dentro de un mismo nivel no tienen por qu ser iguales, ya que las dimensiones y
volumen de operaciones de cada centro pueden hacer que sean muy distintas,
3.- Importancia de los usuarios:
Recordemos que los sistemas de informacin no son independientes de la organizacin.
La implantacin de una herramienta informtica exige un proceso de cambio, no slo
de los sistemas de informacin, sino tambin:
3. 1.- Del enfoque de las actividades a desarrollar por los distintos
departamentos o centros de la compaa.
3.2.- De la formacin de las personas y de la actitud de las mismas ante la
incorporacin de nuevos elementos a su trabajo.
Implantacin de un sistema de informacin 59
3.3.- De la organizacin del trabajo y de los procedimientos de trabajo.
La experiencia en la implantacin de sistemas de informacin, nos permite resaltar la
importancia de la formacin, no slo en la operativa del nuevo sistema sino tambin en
la operativa y las funciones de gestin asociadas a los distintos niveles y en especial en
los centros perifricos, para alcanzar el xito esperado por la implantacin del sistema
de informacin.
4.- Mantenimiento del sistema:
El sistema de informacin deber poder ser mantenido y complementado en el futuro,
si fuese necesario, por el departamento responsable de la organizacin, con la mayor
autonoma posible de proveedores externos. Esto a veces es imposible ya que el
proveedor del software se reserva partes del contenido de los programas que hace
imposible que lo puedan conocer los informticos de la empresa, creando una
dependencia muy fuerte con el proveedor del paquete informtico en cuanto a su
mantenimiento. Sin embargo, en la fase de implantacin, la participacin activa del
personal de informtica de la empresa es fundamental para garantizar en el futuro un
buen mantenimiento de la aplicacin informtica.
El mantenimiento del sistema a implantar debe estar garantizado por el proveedor del
paquete de software, lo que exige:
Implantacin de un sistema de informacin 60
- Minimizar y eliminar si fuese posible cualquier modificacin al software
estndar.
2.- Desarrollar en herramientas de uso comn (Clipper, DB IV, etc.) que sean
fcilmente mantenibles los mdulos adicionales que se identifiquen como
necesanos.
3.- Definir y desarrollar las interfases entre los diferentes sistemas de
informacin y entre las diferentes unidades de gestin utilizando la
infraestructura de la compaa (lneas de comunicaciones, buzones de entrada
y salida de ficheros, etc.) y estndares ya establecidos para otros sistemas. En
caso contrario, habra que definirlos e implantarlos conjuntamente con el
sistema.
Con este enfoque de desarrollo e implantacin del sistema, unido a la participacin del
personal tcnico de la empresa, se asegura el futuro mantenimiento del mismo,
5.- Flexibilidad ante cambios organiza tivos:
El sistema a implantar deber tener en cuenta los objetivos y planes de la compaa.
Deber estar preparado, mediante un adecuado diseo de las funciones que tanto en el
presente como en el futuro van a ser necesarias para la compaa. En definitiva deber
ser un eficaz soporte del modelo establecido por la misma, pudiendo asumir los posibles
Implantacin de un sistema de informacin 61
cambios con relativa facilidad.
Este enfoque, orientado a la implantacin de un nuevo sistema de informacin, ha de culminar
con la implantacin de un sistema plenamente operativo y adaptado a las necesidades
especficas de la compaa, integrado con el resto de sistemas de informacin, adems de ser
aceptado y entendido por cada uno de los diferentes niveles de usuarios.
3.2.- Fases de la implantacin
Siguiendo con el enfoque anteriormente mencionado, la implantacin de una aplicacin
informtica estndar tendra al menos cuatro ases:
- Fase U Elaboracin del diseo conceptual
En esta fuse de tratarn de identificar y analizar todos los aspectos del modelo de
estructura definida, organizativos de la compaa, informticos y de gestin que incidan
en el rea objeto del nuevo sistema.
Si tomamos como ejemplo la implantacin de un paquete estndar de tesorera, en esta
fase habra que tener en cuenta:
1.- Determinar en detalle la sistemtica y operaciones de tesorera.
Implantacin de un sistema de informacin 62
2.- Definir en detalle los criterios de presupuestacin y consolidacin.
3.- Disear los informes de operaciones, presupuestacin y gestin en los
distintos niveles organizativos.
4.- Definir el flujo de informacin entre las diferentes unidades de gestin de
tesorera y entre estas y otras reas de la compaa.
- Fase It Seleccin de paquetes de soltnre estndar
En base al anlisis anterior en el que se han identificado las necesidades de la
compaa, en esta fase se ha de elaborar un cuestionario que permitapoder seleccionar
el paquete que mejor se adapte a los requerimientos antenormente citados.
Una vez elaborado el cuestionario tendr que enviarse a varios proveedores de software
con el objetivo de que contesten, de acuerdo con su criterio, el grado de cumplimiento
de su aplicacin informtica a las necesidades de la compaa. A continuacin, se har
un filtro de las respuestas recibidas y se convocar a varios proveedores (en tomo a
tres) para que realicen una demostracin de su aplicacin. En estas sesiones es
fundamental la participacin activa del personal de la empresa, especialmente de los
informticos encargados de su implantacin y mantenimiento, as como de los futuros
usuarios del sistema, para que puedan conocer el grado de satisfaccin de sus
necesidades.
Implantacin de un sistema de informacin 63
- Fase HL Confirmacin del diseo
A partir del diseo conceptual (fase 1), del informe de seleccin de paquetes de
software estndar y del anlisis de la fase anterior, se evaluar la necesidad de
desarrollos complementarios al paquete, la adecuacin del mismo a los requisitos y
funciones de cada nivel de gestin, las posibles alternativas al software seleccionado y
las necesidades de interfases para garantizar la integracin del mismo.
- Fase 114 Implantacin delpaquete de so#~re estndar
Esta cuarta fase del proyecto de implantacin de un sistema se realizar con el mnimo
impacto en la actividad diaria del negocio. Se ha de poner especial atencin en la
definicin e implantacin de los procedimientos operativos y en la formacin de los
usuarios para asegurar la aceptacin del sistema por los mismos.
En esta fase se proceder a la realizacin de aspectos ms tcnicos, como la carga de
datos iniciales de referencia del sistema de informacin (tablas, parmetros, etc.) y la
codificacin de los programas de interfses con el resto de los sistemas que tengan que
intercambiar informacin.
Se realizar antes del arranque definitivo, una prueba integrada del sistema, en la que
se validar el funcionamiento conjunto de todos los elementos que lo componen. Esta
prueba se realizar fuera del entorno real de funcionamiento y en ella participarn los
Implantacin de un sistema de informacin 64
usuarios formados en el uso del sistema. Se corregirn los posibles errores que se
detecten y se incorporarn al sistema las mejoras sugeridas por los usuarios que se
consideren necesarias.
Una vez suficientemente probado el nuevo sistema de informacin, se implantar en
funcionamiento real en los distintos niveles. Si la organizacin es muy grande, se
aconseja realizar la implantacin de forma gradual.
3.3.- Factores crticos para el xito de la implantacin
Como hemos mencionado anteriormente, la implantacin de una aplicacin informtica no es
algo obvio ni automtico, requiere hacerlo con cuidado y con una adecuada planificacin, a la
vez que se debe realizar de forma coordinada con los distintos integrantes del equipo de trabajo
encargados de llevar a cabo la citada implantacin.
El profesor Isidro de Pablo2 comenta que las claves de una buena instalacin de sistemas de
informacin, exige prestar especial inters a los siguientes aspectos clave:
Dividir el proyecto en partes manejables, para as reducir los riesgos de prdida
de control sobre su desarrollo e instalacin.
2 DE PABLO, Isidro.: El reto informtico. La gestin de la informacin en la exnpresa.Ediciones PirmideMadrid 1989.
pg. 187
Implantacin de un sistema de informacin 65
2.- Contar con la participacin de los usuarios desde el principio del proyecto.
3.- Disear un sistema fcil de utilizar para propiciar su uso y evitar temores y
resistencias en los usuanos.
4.- Conseguir el apoyo apropiado por parte de la Direccin.
A modo de resumen y de forma general vamos amencionar los principales factores crticos que
aseguren el xito esperado de la implantacin de un sistema informtico:
1.- Apoyo de la Alta Direccin:
La Direccin de la empresa ha de estar convencida de la utilidad del proyecto que se
va a realizar, a la vez que impulsa el desanollo del mismo, trasmitiendo al personal
afectado su compromiso y voluntad de implantacin de las nuevas formas de operar en
el rea o areas que se vean afectadas.
2.- Liderazgo de a empresa:
Un proyecto de implantacin de un sistema de informacin debe ser percibido como
propio de la organizacin, ya que sta va a ser la usuaria del mismo. Por ello, es
importante que la empresa ejerza el liderazgo del proyecto de cara a la aceptacin del
Implantacin de un sistema de informacin 66
sistema por los usuarios del mismo.
3.- Participacin efectiva y positiva de los usuarios del sistema:
El nuevo sistema a implantar va a suponer no slo la introduccin de una herramienta
informtica en un rea en la que no existe experiencia en su uso, sino tambin un
cambio importante en la cultura de la organizacin y en la forma de mantener la
relacin tanto interna como externa en la misma.
La comunicacin, a todos los niveles de la organizacin, de los objetivos ltimos de
este proceso de implantacin y de las ventajas asociadas al cambio, es un factor crtico
para conseguir la participacin activa de los futuros usuarios durante el desarrollo de
las fases de implantacin.
Tambin es necesario insistir en la formacin funcional de los futuros usuarios,
anticipndola a la formacin en el uso del sistema, para que la empresa obtenga los
mximos beneficios de la realizacin del proyecto.
4.- Adecuacin del software seleccionado:
El paquete de software estndar seleccionado va a ser una pieza clave en todo el
proceso, ya que debe garantizar que proporciona un nivel de cobertura adecuado a las
Implantacin de un sistema de informacin 67
necesidades especificas de la empresa en cada uno de los niveles de gestin.
Este factor es crtico pues, para conseguir una implantacin eficiente del sistema, deben
evitarse las modificaciones al software y reducirse, al mnimo imprescindible la
realizacin de desarrollos adicionales.
Tambin es crtico para el xito del proyecto el conseguir la implicacin en el mismo
del proveedor del software seleccionado.
.5.- Grado de integracin con el resto de sistemas:
Para obtener todos los beneficios asociados a la utilizacin en la operativa diaria de la
empresa del sistema, ste debe ser percibido por sus usuarios como una herramienta
que les libera de carga de trabajo rutinario, repetitivo y de poco valor aadido,
proporcionando ms tiempo para la gestin y el control.
Por ello, es necesario que el nuevo sistema tenga un alto nivel de integracin con el
resto de los sistemas de informacin, evitndose la grabacin duplicada de datos, la
generacin de informes innecesarios, etc.
6.- Planificacin, control y administracin del proyecto:
Normalmente, la implantacinde un sistema de informacin es un proyecto amplio, con
Implantacin de un sistema de informacin 68
un importante nmero de participantes y usuarios involucrados, por lo que esnecesario
extremar las medidas de control y administracin, al objeto de conseguir una adecuada
coordinacin de esfuerzos y cumplir el calendario previsto con los niveles de calidad
exigidos.
Para una adecuada planificacin y coordinacin de las distintas tareas esimprescindible
el uso de una metodologa que garantice el objetivo del proyecto.
3.4.- Evaluacin y seleccin de un software estndar
Las empresas cuando plantean mecanizar procesos administrativos y flujos de informacin
asociados, se encuentran con varias posibles alternativas. Es por ello por lo que tienen que
realizar un proceso de anlisis y decidir la mejor alternativa posible para los objetivos de la
empresa.
En relacin con la implantacin de un software necesario que cubra las necesidades de la
empresa, la primera decisin que debe tomar es, si va a optar por un software estndar,
desarrollado por tcnicos especializados en ello, con el objetivo de vender el mximo nmero
posible de unidades a un precio asequible, o por el contrario por un software hecho a la
medida, segn las necesidades de la empresa en cuestin. Estas dos posibilidades pueden
conj ugarse en una mezcla de las anteriores, es decir, crear un equipo de personal propio y
Implantacin de un sistema de informacin 69
ajeno a la empresa que partiendo de una aplicacin informtica estndar, se le aaden algunas
de las necesidades especficas de la empresa que inicialmente no estaban contempladas en el
paquete original. El profesor Isidro de Pablo3 establece el siguiente cuadro comparativo entre
el software estndar que denomina llave en mano y el software a medida:
FACTOR LLAVE EN MANO A MEDIDA
COSTES En general, inferiores. PUNTO DEBIL (es caro)
TIEMPO DE IMPLANTACION Despreciable, en comparacin con De varios das a varios meses o
el software a medida aos.
DOCUMENTACION Mejor elaborada para ser un Suele estar ms adaptada al modo
elemento de venta, de trabajo de la empresa.
ORIENTACION AL USUARIO PUNTO DEBIL Diseo y desarrollo orientados a un
Diseo orientado a un usuario usuario y empresa concreto.
gennto.
EQUIPO EN QUE SE IMPLANTA No es problema en un equipo PUNTO FUERTE
pequeo, aunque puede no sacarle cl Diseo adaptado a las
mximo rendimiento, caractersticas del equipo.
EXPERIENCIA INFORMATICA Un usuario conocedor y exigente Es indispensable para un buen
DEL USUARIO efectuar una mejer operacin de desarrollo interno, y secundaria
compra. cuando se encarga a terceros.
MANTENIMIENTO Y PUNTO DEBIL PUNTO FUERTE
ACTUALIZACION Puede desaparecer cl proveedor. Si el desarrollo es interno
Ibdem. pg. 143
Implantacin de un sistema de informacin 70
Las principales fases a desarrollar en toda seleccin de software se pueden resumir en:
1.- Evaluar las necesidades de informacin: Es el primer paso a dar y quizs el ms
importante, ya que en l se han de analizar, la conveniencia de modificar la estructura
organizativa, los procedimientos administrativos utilizados y la gestin del negocio.
Creemos que en toda implantacin de un sistema informtico de informacin es
conveniente introducir cambios organizativos que vayan a incrementar la eficiencia y
eficacia de la empresa.
Como resultado de esta fase, se obtendr un detalle de las necesidades de informacin
de las distintas reas organizativas de la empresa que estn involucradas en el nuevo
sistema a instalar.
2.- Definir las necesidades del software: Una vez identificadas las necesidades de
informacin de los usuarios, la siguiente fase consiste en definir cada una de la
necesidades que debe cubrir el software que se vaya a instalar. Conviene que a cada
necesidad se le asigne una ponderacin en funcin de su importancia, ya que suele ser
difcil encontrar en el mercado una aplicacin informtica que cubra en su totalidad las
necesidades identificadas.
Simultneamente a la definicin de las necesidades del software se ha de teneren cuenta
la configuracin de los equipos informticos (hardware) que mejor se adapten a las
Implantacin de un sistema de informacin 71
especificaciones de capacidad de clculo, almacenamiento, edicin y distribucin fsica
que se consideren apropiadas para la utilizacin del software a seleccionar.
3.- Soicitar propuestas: En esta fase se trata de conocerqu hay en el mercado y cul
es el grado de satisfaccin de las necesidades de la empresa. Para ello, se suele elaborar
una carta de intenciones en donde la empresa solicita a varios suministradores de
software las anteriores necesidades.
4.- Evaluarpropuestas: Las propuestas recibidas se evaluarn minuciosamente con el
fin de efectuar la eleccin que ms se ajuste a las necesidades de la empresa y teniendo
en cuenta la relacin coste/beneficio. Es frecuente, que el suministrador adems de
contestar mediante una oferta concreta, se ofrezca a realizar demostraciones in situ
con objeto de que la empresa tenga mayor conocimiento de cada una de las aplicaciones
que se estn evaluando.
5.- Seleccionary elaborarplan de implantacin: La ltima fase se centra en seleccionar
la aplicacin de software estndar que tiene un nivel aceptable de cobertura de las
necesidades identificadas por la empresa y con una relacin coste/beneficioque satisface
a los responsables de la empresa.
Implantacin de un sistema de informacin 72
3.5.- Metodologa de trabajo
El uso de una adecuada metodologa en la ejecucin de un proyecto de implantacin de un
sistema de informacin es necesaria y supone las siguientes ventajas:
1.- Facilita la incorporacin de los usuarios al proceso de implantacin del sistema. El
producto final ser as ms facilmente asimilado por los mismos.
2.- Mejora la gestin del grado de avance del proyecto, permitiendo asignar los
recursos con lo que se minimiza el riesgo de retrasos.
3.- Aumenta el control de la compaa sobre el producto final, al contar con resultados
intermedios.
4.- Concentra el esfuerzo de desarrollo sobre los puntos ms crticos.
5.- Los requerimientos de interfases e integracin del futuro sistema son tenidos en
cuenta, evitando los problemas globales de funcionamiento durante los diferentes
estados de implantacin del mismo.
A continuacin se va a desarrollar la metodologa elaborada por Andersen Consulting4 para la
instalacin de un paquete de software estndar. Enumerando las principales tareas y productos
a obtener de los diferentes segmentos de trabajo a realizar durante las fases de Confirmacin
del Diseo (fase III) y de Implantacin del Software seleccionado (fase IV).
ANDERSEN CONSULTINO.: Method/l-Packaged Systems-. Chicago 1994.
Implantacin de un sistema de informacin 73
Fase III.: Confirmacin del diseo
SEGMENTO TAREAS PRODUCTO
OROANIZACION - Asignar el equipo de trabajo - Programa de trabajo
- Completar el programa de - Estndares del proyecto
trabajo - Plan de formacin del equipo
- Establecer el plan de formacin de trabajo
del equipo de trabajo
- Fijar el alcance del proyecto
CONFIRMAR - Analizar requisitos de software - Informe de necesidades de
ARQUITECTURA TECNICA y hardware del paquete a equipos, comunicaciones y
implantar software de base
- Analizar necesidades de
comunicaciones
ANLISIS COBERTURA DEL - Revisar el informe de seleccin - Informe confirmacin
PAQUETE SELECCIONADO de software seleccin del paquete
- Analizar las principales - Necesidades de desarrollos
funciones del rea objeto del adicionales identificados
proyecto. - Relacin de las inteifases
- Estudiar las relaciones con - Relacin de informes a
otros sistemas de informacin obtener (de operaciones y de
gestin)
- Esquema integrado de
funcionamiento
Implantacin de un sistema de informacin 74
Fase m.: Confinnacin del diseo (cnt.)
[SEGMENTO TAREAS PRODUCTO
DETERMINAR LAS - Definir la normativa y - Normas de las
PRINCIPALES establecer los niveles de operaciones del rea
OPERACIONES DEL AREA autorizacin asociados a - Relacin de informes del
cada tipo de operacin rea
- Identificar los informes - Relacin de conceptos
necesarios del rea especficos del rea
DISEO DE INTERFASES Y - Disear funcionalmente las - Diseo funcional y
MODIFICACIONES interfases tcnico de:
- Disear tcnicamente las - Interfases
interfases - Desarrollos adicionales
- Disear funcional y al paquete
tcnicamente los mdulos
adicionales a partir de los
requerimientos no cubiertos
por el paquete seleccionado
Implantacin de un sistema de informacin 75
Fase III.: Confinnacidn del diseo (cont.)
[SEGMENTO TAREAS PRODUCTO
PLANIFICACION - Elaborar la estrategia global de - Plan de implantacin detallado
IMPLANTACION implantacin - Programa de trabajo de la
- Analizar requerimientos y siguiente fase
esfuerzo necesario para la - Estndares de la siguiente fase
implantacin
- Revisar el plan de implantacin
uncial
- Planificar las necesidades de
formacin de usuarios
VERIFICACION FINAL DEL - Presentar a la Direccin el - Aprobar plan de implantacin
MODELO enfoque de implantacin
Implantacin de un sistema de informacin 76
Fase [Y: Implantacin del software estndar seleccionado
SEGMENTO TABEAS PRODUCTO
DISEO DETALLADO - Completar el diseo de - Unidades de trabajo de
informes programacin (cuadernos de
- Disear unidades de carga)
programacin de interfases y - Tablas de parmetros y tablas
desarrollos adicionales de referencia del paquete
- Establecer contenido y definidas
codificacin tablas bsicas del
paquete
- Revisar estructura global de
datos
INSTALACION DE EQUIPOS - Definir y preparar ubicaciones - Estaciones de trabajo
Y SOFTWARE - Instalar equipos, elementos operativas
especiales, software de base y - Software de base instalado y
paquete software estndar probado
- Paquete estndar instalado
PREPARACION DE LA - Establecer criteos de - Procedimientos de conversin
CONVERSION conversin - Plan de conversin
- Establecer procedimientos de - Planes de contingencias
preparacin de datos iniciales - Necesidades de recursos para
la conversin inicial de datos
Implantacin de un sistema de informacin 77
Fase IVImplantacin del software estndar seleccionado <cont.)
SEGMENTO TAREAS PRODUCTO
PREPARCION DE LA - Identificar condiciones de - Procedimientos de prueba
PRUEBA DEL SISTEMA prueba - Juegos de prueba
- Elaborar juego de prueba - Plan de prueba del sistema
- Planificar pruebas del sistema
ELABORACION DE - Desarrollar los procedimientos - Manuales de operaciones y
PROCEDIMIENTOS Y asociados al sistema criterios
FORMACION DE USUARIOS - Elaborar los manuales de - Libro de informes
procedimientos - Manual de usuario
- Elaborar los manuales de - Manuales de procedimientos
usuarios - Manual de formacin
- Preparar material de formacin - Plan y calendario de
- Realizar la formacin de formacin
usuarios - Usuarios formados
PARAMETRIZACION DEL - Parametrizar el paquete de - Tablas del paquete cargadas
PAQUETE Y software estndar (tablas, con los datos de la empresa
PROCiRAMACION parmetros de informes, - Informes adicionales
parmetros de funcionamiento, - Conjunto de elementos de
niveles de seguridad, acceso, software integrados
etc.)
- Programar y probar interfases
y desarrolos adicionales
imprescindibles
Implantacin de un sistema de informacin 78
Fase IV: bnplantacin del software estndar seleccionado <cont.)
SEGMENTO TAREAS PRODUCTO
PRUEBA DEL SISTEMA - Preparar juegos de ensayo - Sistema probado y preparado
- Probar la integracin de todos para entrar en funcionamiento
los elementos del sistema real
- Probar la integracin del sistema - Juego de pruebas para
con el resto de tos sistemas de la posteriores implantaciones
empresa
- Probar el sistema y el material
asociado conjuntamente con los
usuanos
- Probar el rendimiento tcnico
del sistema
CONVERSION Y PUESTA - Cargar datos unciales al sistema - Base de datos convertida al
EN FUNCIONAMIENTO - Efectuar el seguimiento del nuevo sistema
REAL sistema en explotacin - Sistema en explotacin real
REVISION - Proporcionar soporte a los - Plan de mejoras
POST-CONVERSION Y usuarios - Manual de mantenimiento
SOPORTE - Impartir formacin al equipo de tcnico del sistema.
soporte futuro del sistema
- Analizar y valorar mejoras a la
operativa del sistema
- Resolver incidencias de
funcionamiento
CAPITULO 1: TECNOLOGIA DE LA INFORMACION EN LA EMPRESA
4.- PRODUCTiVIDAD DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION
4.1.- Introduccin
Desde los aos cincuenta, el coste por unidad del proceso de la informacin ha descendido en
forma drdstica, mientras que la inversin total desde el punto de vista de la empresa ha
aumentado. En este sentido, Robert 1. Samuelson1 afirma que en los Estados Unidos, desde
1980 a 1987, se hablan vendido ms de 14 millones de ordenadores; ms de 20 veces el total
acumulado hasta ese momento. Sin embargo, no se haba advertido ningn incremento asociado
de productividad.
La mayora de las empresas se enfrentan a una avalancha de datos, nuevas tareas necesarias
para introducirlos y la necesidad de analizar resultados. Todo esto ha dado lugar a un
1 SAMUELSON. Robert 1.: Productivity Bounces &ck. Newsweek, Editorial Newsweek Inc. August, New York 1988,
pg. 50
Productividad de los sistemas de informacin 80
incremento del personal dedicado a las tareas administrativas.
La meta de aumentar la productividad no slo debe referirse al propio sistema de informacin,
sino tambin a las personas que estn en contacto con l. Adems se deben disminuir las
entradas y salidas de datos en el sistema y el nmero y tamao de los registros. El volumen
de los listados, que a veces alcanzan alturas de varios metros al da, es uno de los objetivos
ms claros a reducir.
En muchos casos, y por diferentes razones, los sistemas informticos no han conseguido
reducir los costes de explotacin. Para empezar, ni en la fbrica ni en la oficina se han
simplificado los mtodos antes de implantar los sistemas o desarrollar los nuevos
procedimientos, de forma que muchos son innecesariamente complejos.
Otro problema adicional es que los sistemas se implantan sin definir claramente sus objetivos
y se da demasiada importancia a las ventajas intangibles de disponer de la informacin.
Tambin ocurre a veces que, por errores humanos en la entrada de datos o en la programacin,
se comprueban manualmente los resultados del sistema, con lo que hay que mantener
verdaderos ejrcitos de personas estudiando los resultados y verificando su precisin.
Con pleno acierto dice el profesor Isidro de Pabl& que un gran nmero de empresas y
organizaciones que deciden informatizar sus procesos de trabajo implantan sistemas que
2 DE PABLO, Isidro.: El reto informtico. La gesti&i de 1. informacicSa en la empresC. Ediciones Pirmide. Madrid 1989.
pg. 126
Productividad de los sistemas de informacin 81
reproducen su forma habitual de trabajar. Esto implica que se recoge la misma informacin,
se generan los mismos informes, que se envan a los mismos destinos, y se mantiene la misma
organizacin departamental. En suma, todo sigue igual, aunque con un poco ms de velocidad;
incluso los errores de codificacin, los riesgos de fraude, y hasta los informes de poca utilidad
no son sustituidos por otros de ms valor que antes se hacan a mano tras muchas horas de
trabajo... Es decir la empresa se ha mecanizado, pero ha perdido la oportunidad de cambiar.
En algunos casos, los sistemas de informacin necesitan altos costes de desarrollo, fracasando
al tratar de informar sobre problemas relacionados con operaciones de poca importancia
relativa. Aqu el problema es de base, porque lo ms lgico es conducir las inversiones hacia
las herramientas que eliminen los problemas, no a sistemas que infonnen de su evolucin.
En otros casos, el problema es que el coste y la complejidad de los sistemas desarrollados son
mayores de lo necesario, al no usar paquetes de software estndar que disminuyen el tiempo
necesario hasta su implantacin y el coste asociado.
En el mundo actual, el ordenador es y debe ser la herramienta para manejar los grandes
volmenes de transacciones. Tambin sirve como refuerzo de la inteligencia humana en reas
clave, como los anlisis de ingeniera. Sin embargo, el ordenador es una herramienta a veces
mal utilizada.
Productividad de los sistemas de informacin 82
En este sentido el profesor Rivero3 afirma que los ordenadores poseen una memoria mucho
ms precisa que la nuestra y capacidad para procesar la informacin a gran velocidad sin
cometer errores (en general). Por el contrario, las personas piensan de forma inteligente y son
creativas, mientras que los ordenadores llevan a cabo funciones repetitivas y poco creativas.
Contina el profesor Rivero diciendo que de esta forma los ordenadores y las personas se
complementan perfectamente.
Nuestro propsito es resumir algunas formas de mejorar los sistemas y procedimientos para
mejorar su aportacin a los beneficios de la empresa, mediante el incremento de la
productividad.
4.2.- Simplificacin de procedimientos
Muchas de las compaas de los pases de Occidente padecen de una excesiva burocracia, en
algunos casos llegan a tener 10 veces ms empleados en las reas administrativas que algunos
de sus competidores japoneses.
En ocasiones, los empleados administrativos y de oficinas no suelen estar sujetos a controles
y mediciones de su rendimiento, como los utilizados en las operaciones industriales, por
consiguiente, existe el peligro de que se alarge el trabajo para llenar el tiempo.
RIVERO ROMERO, Jos.: Contabilidad Financiera. Editorial Trivium. Madrid 1994. pg. 656
Productividad de los sistemas de informacin 83
Curiosamente los procedimientos administrativos en las fbricas ms modernas son muy
similares a los utilizados inmediatamente despus de la Revolucin Industrial. La nica
diferencia es que los formularios y procedimientos estn automatizados y son quiz ms
complejos.
Si examinamos con espritu crtico los procedimientos administrativos y seestudia la posibilidad
de introducir otros nuevos, aparecen interesantes posibilidades de mejora. Sirvan como
ejemplo:
1.- Los documentos de pedido de piezas y materiales se pueden sustituir por una
transaccin electrnica entre el cliente y el proveedor. Una vez puesto en prctica este
mtodo, se elimina prcticamente la tramitacin de pedidos del proveedor y se reduce
espectacularmente el personal necesario en el departamento de compras.
2.- La generacin automtica de rdenes de pago, por medio de taijetas kanban4 con
cdigo de barras en el punto de recepcin, puede eliminar las facturas y sus procesos
asociados. De este modo tambin se puede reducir el personal de los departamentos de
cuentas a pagar y cuentas a cobrar.
3.- Es posible eliminar las rdenes de fabricacin y la documentacin asociada (en
papel o visualizados por ordenador) por medio de taj etas kanban, con lo que se
KANBAN es una tcnica japonesa que aumenta sensiblemente la productividad al eliminar tiempos muertos de espera de
materiales que se producen en las cadenas de produccin.
Productividad de los sistemas de informacin 84
reduce notablemente el personal de fbrica y el departamento de control de produccin
dedicado a manejarlas.
4.- Hay empresas que han eliminado los inventarios fsicos anuales y han simplificado
los procedimientos de recuento al reducir drsticamente sus niveles de inventario.
Podemos resumirdiciendo que la productividad se puede incrementar fcilmente por dos vas
principalmente:
1.- Simplificando los procedimientos administrativos
2.- Reduccin o incluso eliminacin de los inventarios
La simplificacin de los procedimientos administrativos se puede consiguir con la aplicacin
al mbito administrativo de aquellos conceptos, tcnicas y mtodos que han demostrado mayor
efectividad en el mbito industrial.
El objetivo principal de toda simplificacin de los procedimientos administrativos es eliminar
las tareas y actividades que no producen un valor aadido a la organizacin.
A continuacin se resumen con un grfico los objetivos a conseguir en un proceso de aumento
de la productividad en los dos mbitos o entornos citados (fbrica y oficina).
Productividad de los sistemas de informacin 85
FABRICA OBJETIVOS OFICINA
MATERIALES REDUCIR INVENTARIOS PAPELES
PRODUCCION REDUCIR PLAZOS ADMINISTRACION
OPERARIOS REDUCIR TIEMPOS ADMINISTRATIVOS
PLANTA FABRICA REDUCIR ESPACIO PLANTA OFICINA
MAQUINAS REDUCIR TIEMPOS DE PROCEDIMIENTOS
PREPARACION
Para la deteccin de problemas y la definicin de posibles soluciones en el marco
administrativo, se suelen utilizar tcnicas y sistemas que tienen su origen en el mundo de la
productividad industrial. Por esta razn, nos vamos a centrar en este apanado en el anlisis de
la productividad en dicho marco de la productividad industrial.
En relacin con el control de inventarios Donnelly, Gibson e Ivancevich5 establecen que un
sistema de control de inventarios ha de combinar la tecnologa informtica y las tcnicas de
control ms avanzadas, y ha de tener cuatro caractersticas esenciales:
DONNELLY James, GIESON James e ivANcEvICH John.: Fundamentais of Management Etghth ed~tion. Editor,.]
Richard Irwin Inc. minois. 1993. pg. 534 y sa.
Productividad de los sistemas de informacin 86
1.- Slido plan de materiales, que controla las cantidadespedidas, las fechas en que se
reciben los pedidos y las fechas en que se solicitan de nuevo en coordinacin con las
alteraciones en las especificaciones por cambios en la produccin. Este plan de
materiales es la base de los otros tres elementos.
2.- Compromiso para llevar a cabo el plan, requiere adhesin a fechas especficas para
los pedidos y a los tiempos de espera hasta la entrega.
3.- Evaluacin constante de las formas de reducir los niveles del inventario, lleva a los
responsables a comprometerse por la revisin continua de los sistemas de inventario,
mediante el compromiso de la revisin continua.
4.- Insistencia en mantener registros exactos de los niveles de inventario.
Como se ha dicho, uno de los temas clave para aumentar la productividad en las empresas es
el control del inventario. Los mtodos para el control del inventario intentan reducir los costes
asociados al mismo, manteniendo un equilibrio entre los costes por tener demasiado inventario
y el coste producido por las roturas de stocks (ausencia de existencias) como consecuencia de
tener muy poco inventano.
La ciencia de la direccin de empresas ha reconocido la importancia del control del inventario,
dando como resultado una impresionante serie de ideas, teoras y mtodos para la gestin del
inventario. A continuacin se explica brevemente los tres ms significativos:
Productividad de los sistemas de informacin 87
1.- Mtodo de Ja cantidad econmica de pedido (E.conomic Order Quantity -EOQ-)
Este mtodo se basa en la idea de que la cantidad ptima de un pedido iguala los costes
de almacenaje y los costes de pedido. La lgica es que, al aumentar el tamao del
pedido, aumentan los costes de almacenaje (aumenta el inventario promedio) y
disminuyen los costes de pedido (el nmero de pedidos disminuye).
Los profesores Fernndez Cuesta y Daz Fernndet afirman sobre los modelos EOQ
su base operativa consiste en establecer un punto de pedido o cantidad mnima de
inventario por debajo de la cual se debe realizar una nueva orden.
Joshi Kailash7 demuestra matemticamente que en un cieno momento, el aumento de
los costes de almacenaje iguala a la disminucin de los costes de pedido, sin poder
obtenerse una mayor disminucin de los costes al aumentar el tamao del pedido.
Para Willeam M. Bassin8 el mtodo EOQ se aplica ms en organizaciones cuyo
producto o servicio se consume a una tasa constante y tiene relativamente pocos
FERNANDEz CUESTA, Carmen y DIAZ FERNANDEZ, Adenso.: 1.os entornos Just-in-Time. Partid. Doble nm. 47.
Julio-Agosto. Madrid 1994. pg. 43
~ KAILASH, Josh: Storage Space ami Ihe EOQ Model. Joum.l of Purch.sing ami Material. Management. Sumnier. New
York 1990. pgs. 37-41
BASSIN, William, M.: A Technique forApplying EOQ Models lo Retail Cycle Stock Inventories. Journal ofSmall Busines.
Managemen. JanuMy. Oxford 1990, pgs. 48-55
Productividad de los sistemas de informacin 88
productos con demanda dependiente en las cuentas de materiales.
En opinin de Ntuen9 el mtodo de la cantidad econnca de pedido -EOQ- es
adecuado para controlar los inventarios con demanda independiente, cuya demanda es
relativamente constante con el paso del tiempo y se conoce con certeza. El EOQ
controla el costo del inventario, determinando el tamao del pedido que minimiza el
costo total del inventario.
2.- Sistemas de planificacin de requerimientos de materiales (Material Requirements
Planning -MRP-)
Este sistema ayuda a planificar y priorizar la entrega de materias primas, componentes
y subconjuntos necesarios para cumplir el programa maestro y satisfacer la demanda
del mercado. En definitiva, se trata de coordinar las funciones de produccin y
aprovisionamiento de materiales con el menor inventario posible y poder satisfacer a
la demanda.
Para Tomas Sani0 la planificacin de los requerimientos de materiales -MRP- seaplica
a inventarios con demanda dependiente, en los cuales la demanda o uso del inventario
es inconstante, como la manufactura de grupos variados de productos para venderlos
NTUEN, C.A.: ~PhysicalReaource Availability Figured inc EOQ Forniulation, Cuta Waseheuse Logisties Con Industrial
Engineering. May, New York 1990, pgs. 20-23
10 SAM, Tomas.: Material Re.4uirementa Planning: A bedar way te plan material. Editorial McGraw-Hill, New York 1990.
pgs. 30-33
Productividad de los sistemas de informacin 89
por lotes. El mtodo MRP hace hincapi en el control del inventario dependiente
mediante el pedido y la programacin informatizada.
3.- Control de inventario J. 1. Ti ai&-in- lime)
El mtodo JIT, en espaol justo a tiempo, tiene el principio bsico de prescindir de
inventarios, lo que exige que el proveedor sea capaz de suministar los materiales en el
momento que se necesitan.
Gerald L. Faella escribe que el JIT requiere el establecimiento de relaciones con los
proveedores para que entreguen el material en el momento preciso cuando es necesario
para la produccin.
Quiz de los tres mtodos o sistemas anteriormente citados el JIT es el que ms se ha extendido
en la industria, especialmente en las empresas japonesas. Para Lance Heiko2 Las relaciones
que existen entre ciertos ctores culturales y determinadas caractersticas del JlT, hicieron
favorecer el xito en Japn debido a que est de acuerdo con los valores culturales de ese pas.
Los argumentos son los siguientes:
1.- El JJTse orienta hacia la demanda: El valor culturaljapons que otorga la ms alta
~ PAELLA, Gerald L.: JIT: Techuiique of Philosophy.Editorial Pite Presa. New York 1990 pgs. 32-38
12 HEIKO, Lance.: Sorne Relationahipa beweenlapanese Cultureandlust-in-Time. flieAcadcmy ofManagement Executive.
November, New York 1989. pgs. 319 y st
Productividad de los sistemas de informacin 90
prioridad a la satisfaccin de la demanda exacta del cliente, apoya esta caracterstica.
2.- El JlTmininiira el tiempo de espera de entrega de la produccin: El valor japons
correspondiente es el respeto a la rapidez reflejado en sus trenes bala, la popularidad
de la comida rpida y el rpido estilo de vida en las ciudades.
3.- El 117 miimiza el mantenimiento de todos los inventarios: La cultura japonesa
fomenta la conservacin del espacio debido a la alta densidad de poblacin de la isla,
por lo tanto, cualquier uso innecesario del espacio, comoel requerido por el inventario,
va en contra del sentido de importancia del espacio.
4.- El JIT utiliza contenedores diseados para cada elemento diferente del inventario.
Estos contenedores permiten el fcil acceso a los materiales y componentes. Los
restaurantes japoneses sirven cadauno de los alimentos en distintos platos y dificilmente
los juntan.
Lance Heiko concluye su anlisis diciendo que los japoneses valoran la limpieza y la
organizacin: un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar.
Podemos concluir con las palabras de los profesores Fernndez Cuenta y Diaz Fernndez3 El
just-in-time no es slo una manera de gestionar los materiales y los programas, sino una
Ibdem, pg. 44
Productividad de los sistemas de informacin 91
filosofa de produccin que afecta a todos los elementos, que participan en la empresa (la
direccin, los trabajadores, los proveedores y los clientes), cuya idea central radica en
establecer una gran meta dentro de la bsqueda continua de la eficiencia: la eliminacin de todo
tipo de derroche.
4.3.- Mtodo kanban
El sistema de taijetas kanban fue una de las primeras tcnicasjaponesas de fabricacin que
llamaron la atencin por el incremento de la productividad. Varias aplicaciones de kanban
en compaas occidentales han demostrado que el mtodo es adecuado para artculos con
producciones de alto y bajo volumen.
Los profesores Fernndez Cuesta y Daz Fernndez afirman que: Uno de los aspectos ms
llamativos de los sistemas JIT es precisamente el procedimiento mediante el cual se lleva a la
prctica el lanzamiento de las rdenes de produccin. Se trata de un sistema descentralizado
de transmisin de la informacin, segn el cual son directamente las clulas de trabajo las que
demandan a sus estaciones predecesoras la cantidad de componentes que en un determinando
momento deben fabricar utilizando para regular sus necesidades los llamados lcanban.
Continuan los citados autores: El sistema JIT ms clsico de lanzamiento de pedidos utiliza
14 Ibdem, pgs. 45-46
Productividad de los sistemas de informacin 92
dos tipos de kanban:
- Los llamados de produccin, que representan rdenes de produccin propiamente
dichas para cada estacin, indicando el nmero de piezas a fabricar;
2.- Los de movimiento o transporte, que son los encargados de transmitir a la estacin
predecesora las necesidades requeridas por su subsiguiente.
El mtodo occidentalizado del kanban fue registrado5 con el nombre CONBON, que
describe los dos tipos de taijetas bsicas del kanban:
1.- CON (Card Order Notice) es decir, la taijeta de fabricacin y
2.- BON (Bring Out Notice) es decir, la taijeta de transporte.
El sistema kanban utilizado por Toyota Motor Co. es uno de los sistemas y procedimientos
de la fabricacin avanzada que se han analizado y descrito con mayor profundidad por Shigeo
Shingo6, estudioso en el diseo e implantacin de las mejoras de productividad en el Japn
desde los aos 30, que est considerado como una de las principales autoridades en el tema.
ANDERSEN CONSULTING, registr las siglas CONHON como marca comercial.
SHIGEO SHINGO.: Study olToyou Production Sysrom. Japan Management Associatiosx. Tokyo 1981.
Productividad de los sistemas de informacin 93
Walter E. Goddard7 seala que Toyota tom cuatro medidas bsicas para establecer el sistema
CONBON de la mejor forma posible:
1.- Equilibrar el programa maestro de fabricacin
2.- Procesar pequeos lotes
3.- Disminuir al mnimo el plazo de maduracin
4.- flexibilizar al mximo sus instalaciones.
Para entender como funciona el mtodo CONBON vamos a pensar en una lnea de produccin
en la que se almacenan dos contenedores de la pieza A, cada uno con su tarjeta BON
(tarjeta de transpone). Cuando el operario de montaje usa la ltima pieza A de uno de los
contenedores, colocael contenedor vaco que contiene la tarjeta BON en un estante especial,
para indicar al operario de movimiento de materiales que hace falta otro contenedor del tipo
de piezas A.
Casi simultneamente, el operario de movimientos entrega contenedores llenos y recoge los
vacos. Una vez en el almacn el contenedor vacio con la tarjeta BON facilita al operario
el localizar un nuevo contenedor lleno de piezas A que contendr una tarjeta CON (tarjeta
de fabricacion). En ese momento, retira la tarjeta CON y le coloca la tarjeta BON que
haba recogido en la lnea de montaje y lleva el contenedor lleno al puesto de montaje que lo
necesitaba. Esta ltima entrega se hace durante el siguiente recorrido por el operario de
WALTER E. Goddard.: Juat-in-Tisne: Survising by Breaking Traditiont Editorial Easex Funotion, New York 1986, pg.
112 y U.
Productividad de los sistemas de informacin 94
abastecimiento.
Mientras tanto, los contenedores vacos con la tarjeta CON, que el manipulador de materiales
ha ido dejando en el punto de almacenamiento, son recogidos por el operario del centro
suministrador de piezas A. En el momento en el que ste ltimo regresa a la clula de
produccin, coloca la tarjeta CON de la pieza A en la cola de tarjetas en espera de
produccin. La cola funciona con el principio de primen entrada, primera salida.
La clula de produccin fbrica las piezas A, en la cantidad indicada en la tarjeta CON,
que enva al operario de manipulacin de materiales con la tarjeta y el contenedor lleno hasta
el punto de almacenamiento. Casi al mismo tiempo que el centro suministrador hace la entrega
de la pieza A, el operario de movimiento de materiales de montaje llega para coger otro
contenedor.
Aunque existen varias formas de usar las tarjetas CONBON, la del ejemplo anterior es la
.~,4s bsica. El CONBON electrnico consiste en transmitir electrnicamente los datos de las
tarjetas al proveedor y poder reducir el tiempo de respuesta de reaprovisionamiento de las
piezas en el caso de fabricas de grandes dimensiones.
Todos los sistemas CONBON utilizan un stock de seguridad contra las faltas debidas a
variaciones inesperadas en la demanda y en los suministros. De tal forma que las compaas
que tienen una amplia variacin en su demanda y suministros suelen tener stocks de seguridad
ms grandes y ms tarjetas en circulacin.
Productividad de los sistemas de informacin 95
En el sistema CONBON para lograr el xito es necesario nivelar, al menos de forma
aproximada el programa maestro de fabricacin y la planificacin de materiales de acuerdo con
los principios del Just-in-Time. Adems, para cumplir los programas, es preciso que la
capacidadde produccin sea suficientemente flexible para cubrir casi todas las puntas o que los
programas de produccin no excedan las capacidades crticas de la fbrica.
A veces se pueden sustituir las tarjetas CONBON por un espacio fsico. Por ejemplo, Muebles
Danona fabricante de muebles de madera, es una sociedad cooperativa integrada en la
Corporacin Mondragn Cooperativa, ubicadaen Azpeitia (Guipzcoa). Fabrica tableros para
armarios en tres trenes de laminacin combinados. Danona almacenaba el trabajo en curso
sobre transportadores entre los laminadores y la siguiente operacin de barnizado. El enorme
volumen de inventario dificultaba la localizacin de una orden especfica para una lnea
determinada.
Muebles Danona sustituy su gran almacn central, que alojaba los productos de los tres
laminadores, por pequeas reas descentralizadas de almacn junto a la salida de cada
laminador. De forma que el inventario en curso de componentes laminados se controla
fsicamente en los transportadores. Cuando todos los transportadores estn completos, el
laminador se detiene, de la misma forma, si en una lnea de barnizado est completa, hay que
cambiar para producir artculos para otra lnea de barnizado. En definitiva es el mtodo
CONBON sin tarjetas.
Podemos afirmar que la perspectiva actual sobre la fabricacin avanzada, parte de la premisa
Productividad de los sistemas de informacin 96
de que todas las operaciones estarn directamente enlazadas y sincronizadas, eliminando los
colchones de inventario entre el usuario y el proveedor.
4.4.- El coste del producto
Los fabricantes de todo el mundo, a travs de la automatizacin y la simplificacin, estn
dando pasos gigantescos en la mejora de tas operaciones. Algunas compaas estn implantando
sistemas de fabricacin integrada por ordenador (CItA). Sin embargo, prcticamente todas las
empresas siguen empleando los conceptos tradicionales de coste y de rendimiento, que se
aplicaban cuando la mano de obra directaera un componente importante del coste del producto
y las polticas de compra se centraban en cambios frecuentes de proveedor con el fin de
adquirir los productos al menor precio posible del mercado.
En la actualidad, los mejores sistemas de costescalculan cada uno de los gastos que componen
el coste, hasta el ltimo detalle y despus los imputan anivel de producto. Pero sus resultados,
a veces, no suelen ser tan significativos como para ayudar a tomar decisiones. Algunos de los
problemas que se plantean los resumen Roy L. Harmon y Leroy U. Peterson8 de la siguiente
forma:
1.- Los grandes costes de operacin de la compaa no se consideran como propios
19 HARMON, Roy L. y PETERSON, Leroy O.: Reinventing dic Factory. Editorial Pite Pitas. New York. 1990.
pg. 220 y sa.
Productividad de los sistemas de informacin 97
del producto. Por ejemplo, los costes generales, administrativos, comerciales y de
ingeniera suelen ser varias veces mayores que el coste terico del producto.
2.- Los gastos generales importantes de fabricacin se cargan a operaciones con una
base de asignacin que puede ser correcta en un instante muy determinado, pero que
en las operaciones diarias va perdiendo su exactitud.
3.- Los estndares de mano de obra directa constituyen normalmente la base sobre la
que se aplican los gastos generales de fabricacin. Los estndares no suelen reflejar el
coste real de mano de obra y adems, dado que la mano de obra directa representa
solamente del 5 al 10% del coste de fabricacin, cabe preguntarse silos gastos
generales fijos deben asignarse sobre una base pequea y a menudo inexacta.
4.- Los costes de amortizacin pocas veces se corresponden con una reduccin realista
del valor del activo que tenga en cuenta su vida til real. La mayora de las mquinas
tienen una vida de 200 ms aos, especialmente cuando el programa de mantenimiento
incluye reconstrucciones peridicas y modificaciones de bajo coste para actualizar las
mquinas.
5.- Los informes sobre el rendimientode la mano de obra directa estn diseados para
saturar a los operarios y a las mquinas, en lugar de tratar de suprimir los costes
innecesarios y el exceso de inventario.
Productividad de los sistemas de informacin 98
6.- La direccin slo se fija en el inventario cuando analiza el balance. Los costes de
financiacin del inventario no suelen incluirse en el coste de fabricacin del producto.
7.- Los objetivos que ms frecuentemente se aducen para justificar el clculo del coste
del producto son valorar el inventario, fijar precios y tomar decisiones sobre el cambio
de las lneas de producto. Sin embargo no es frecuente encontrar empresas cuyos
precios se calculen con alguna frmula que parta de los costes, por ejemplo, que el
precio de venta de cada producto sea proporcional a su coste. El mercado y la
competencia son factores mucho ms importantes para fijar precios que los costes del
producto.
Para Harmon y Peterson9, en el nuevo entorno, el futuro sistema de gestin de costes deberla
ncluir:
1.- Nuevos mtodos para asignar los costesde todas las funciones de la compaa que
no se puedan asignar a un producto especfico.
2.- Eliminar la importancia primordial de los informes de costesen favor de una mejor
combinacin de datos cuantitativos e informacin de costes.
3.- Comparacin de los costes actuales con los objetivos de mejora.
Ibdem. pg. 251 y sa.
Productividad de los sistemas de informacin 99
4.- Acentuacin de aquellos costes que no aaden valor al producto.
5.- Nuevas formas de tratar la amortizacin de equipos para distribuirla mejor sobre la
cantidad de productos fabricados realmente.
6.- Simplificar el sistema y reducir los costes de contabilizacin y procedimientos
asociados.
Sin embargo, existe el peligro de que la contabilidad de costes lleve a la empresa a implantar
sistemas complejos, que busquen la utopia de hallar el coste real del producto, lo que supondra
mayor nivel de anlisis y por tanto mayor esfuerzo y coste.
Los factores externos, como la demanda del mercado, pueden causar fuertes variaciones de los
costes reales respecto al estndar, por lo tanto, el mercado puede invalidar los esfuerzos para
desarrollar criterios de decisin y planes de fabricacin basados en costes estndar y
previsiones de la demanda.
Si el coste calculado es simplemente un valor medio, representativo para un cieno nivel de
demanda y para un cieno nivel de utilizacin de los equipos y la planta, la direccin podr
reducir el detalle de la informacin sobre los costes al mnimo y, por tanto, el esfuerzo y el
coste de los clculos.
Productividad de los sistemas de informacin tao
4.5.- Fabricacin integrada por ordenador
La fabricacin integrada por ordenador es un concepto relativamente nuevo, introducido a
principios de los aos 70. Aunque no existe una definicin aceptada, la base fundamental es
la aplicacin de ordenadores y tecnologas de la informacin a las actividades de ingeniera y
fabricacin, para maximizar el rendimiento de las personas y de los equipos.
Desde un punto de vista tcnico, la fabricacin integrada por ordenador consta de:
1.- Sistemas de ingeniera de productos, que incluyen el diseo asistido por ordenador
(CAD), la ingeniera asistida por ordenador (CAE) y la tecnologa de grupos (GT).
Estos sistemas ayudan al ingeniero de diseo a formular los datos exactos del diseo
del producto en menos tiempo y con menos coste que con los mtodos tradicionales.
2.- Sistemas de ingeniera de procesos, que incluyen la planificacin de procesos
asistida por ordenador (CAPP) y la fabricacin asistida por ordenador (CAM). Estos
sistemas permiten al ingeniero de fabricacin generar planes de proceso e instrucciones
para los equipos controlados por ordenador de un modo ms rpido y con ms exactitud
que con los mtodos manuales tradicionales.
3.- Sistemas de planificacin y control de produccin, frecuentemente denominados
MRP. Estos sistemas ayudan a planificar y priorizar la entrega de materias primas,
Productividad de los sistemas de informacin o
componentes y subconjuntos necesarios para cumplir el programa maestro y satisfacer
la demanda del mercado.
4.- Sistemas auxiliares de fbrica, comoprogramacin, gestin de herramientas, gestin
de mantenimiento y control numrico directo. Estos sistemas estn dirigidos a asegurar
que los recursos auxiliares estn disponibles cuando se necesitan.
5.- Sistemas de produccin, que incluyen los sistemas de control de clula y de rea.
Estos sistemas liberan al encargado o supervisor de muchas actividades sin valor
aadido como la coordinacin de la secuencia de operaciones en la fbrica, de forma
que pueda centrar su trabajo en ayudar a los operarios a fabricar productos de calidad.
6.- la automatincin industrial, o equipos automatizados controlados por ordenador,
que procesan, desplazan y almacenan el material en la fbrica.
7.- Redes de informacin, que almacenan y transmiten rdenes y datos entre los
sistemas, personas y equipos.
Se ha discutido mucho sobre los aspectos positivos y negativos de la fabricacin integrada por
ordenador. A nuestro entender, el secreto del xito implica un enfoque en tres fases:
1.- Simplificacin, significa racionalizar la organizacin, los diseos del producto y los
Productividad de los sistemas de informacin 102
procesos de produccin, eliminando la complejidad innecesaria. Los limites de los
departamentos se fijan tratando de mejorar la comunicacin dentro de la empresa, y se
redisean los productos para que sean adecuados para la produccin automatizada. Los
resultados llevan a una mejor utilizacin del espacio del almacn y de la fbrica y a
reducciones importantes en inventario, tiempo de preparacin de mquinas, costes de
mano de obra directa e indirecta y plazo de fabricacin.
2.- Automatizacin, se debe aplicar a las operaciones en si y a las funciones del negocio
que lo soportan. Cuando se aplica correctamente, la ingeniera y la produccin
automatizadas pueden mejorar un entorno simplificado y eficaz. La automatizacin
ofrece msproductividad en el diseo, mejora la calidad del producto, elimina trabajos
montonos y peligrosos, reduce el plazo de desarrolloy fabricacin de productos, y por
ltimo, los costes de mano de obra directa e indirecta. Las aplicaciones de gestin
automatizadas ofrecen informacin oportuna y exacta con la que se pueden dirigir
eficazmente las operaciones.
3.- Integracin, para enlazar todos los procesos que usan los ordenadores, las redes de
comunicacin y los dispositivos para la manipulacin de materiales y los robots. Una
integracin acertada permite a las compaas controlar y manejar eficazmente los datos
de ingeniera y fabricacin, al eliminar las barreras entre departamentos y funciones.
Tambin, aumenta la capacidad de la compaa en cuanto a la productividad, capacidad
de respuesta, control e innovacin.
Productividad de los sistemas de informacin 103
Es de suma importancia que cadaempresa trate de seguir los pasos de simplificar, automatizar
e integrar, con el fin de mejorar los costes, la productividad, la calidad y la flexibilidad.
A medida que bajen los costes de los ordenadores en relacin con su capacidad de proceso, los
sistemas de fabricacin integrada por ordenador se irn imponiendo inevitablemente. La
simplificacin de las operaciones administrativas y de fabrica son una condicin previa
fundamental para llegar a la fabricacin avanzada integrada por ordenador.
La experiencia nos permite afirmar que automatizar un sistema ineficaz es mucho ms difcil
que automatizar uno que se ha simplificado previamente. Es acertado afirmar que no hay nada
ms indtil que hacer eficientemente lo que no debera ser hecho.
CAPITULO 1: TECNOLOGIA DE LA INFORMACION EN LA EMPRESA
5.- TENDENCIAS DE LA TECNOLOGIA DE LA INFORMACION
5.1.- Introduccin
El mundo de la tecnologa de la informacin es variado y creativo, y evoluciona
constantemente. En este entorno, aparentemente sin limite, resulta difcil elegir las tecnologas
en las que centrarnos, si bien hemos resaltado aquellas que representan los elementos
dinmicos primordiales del entorno de sistemas, es decir, el desarrollo, la interaccin del
usuario con el sistema, y el acceso de las personas a la informacin en toda la organizacin.
Existen cinco tecnologas clave que colocan a las organizaciones en posiciones de liderazgo
con vistas a sta dcada:
1.- Interfaz de usuario y multimedia
2.- Proceso cooperativo
Tendencias de la Tecnologa de la Informacin 105
3.- Telecomunicaciones y redes
4.- Desarrollo de sistemas orientados a objetos
5.- Ingeniera de sistemas asistida por ordenador (CASE)
A continuacin comentamos brevemente lo ms significativo de las cinco tecnologas clave
mencionadas anteriormente.
5.2.- Interfaz de usuario y multimedia
La inter~z de usuario determina la forma en que las personas utilizan los ordenadores. Es
la forma mediante la cual la persona y la mquina se comunican. A pesar del progreso
logrado en los ltimos 10 aos hacia una la facilidad de uso y adaptacin a las necesidades
de los usuarios, los sistemas informticos mantienen su falta de adaptacin al modelo de
trabajo de las personas que los utilizan.
Conceptualmente, la interfaz de usuario debe ser algo ms que la visualizacin en la pantalla
del ordenador; debe representar la capacidad del sistema en su totalidad. Cuanto ms
complejo sea el sistema, ms importante ser la interfaz.
La intertbz debe ayudar a las personas a crear un modelo mental o una percepcin intuitiva
de cmo funciona el sistema. Todos tenemos una sensacin intuitiva, por ejemplo, sobre cmo
Tendencias de la Tecnologa de la Informacin 106
manejar una calculadora, un sistema de calefaccin; esa sensacin est nicamente basada en
las interfases de usuario, los diales, los botones y los indicadores. Cundo un sistema se
utiliza con naturalidad su interfaz est cumpliendo su objetivo.
Actualmente, la interfaz tiene un formato grfico que aaden pantallas de seleccin
superpuestas, grficos, iconos, color y una dimensin de sentido comn a la ventana
electrnica. Presentando la mayor parte de las opciones del sistema sobre una nica pantalla
y los usuarios aprenden rpidamente a moverse por ese entorno; al aumentar su facilidad para
utilizar el sistema, se ampla el nmero de usuarios y aumenta su efectividad.
Actualmente se est empezando a utilizar la siguiente generacin de interfaz de usuario, que
hace uso intensivo del reconocimiento y la sintetizacin de la voz y del reconocimiento del
movimiento. Consecuencia de una evolucin rpida de la tecnologa, se inici con la
modalidad de recordar y teclear de la primera generacin, sigui la modalidad de ver y
hacer de la segunda, en la tercera generacin se comunican con los ordenadores a travs de
las nuevas tecnologas de interfaz basadas en preguntas y movimientos del cuerpo.
La interf~z de usuario que incorpora una gran variedad de tcnicas de representacin de la
informacin, son enormemente prometedoras a efectos de mejorar la productividad, presentar
los datos ms accesibles y facilitar la formacin de usuarios.
La representacin grfica es de gran importancia, ya que permite al usuario examinar grandes
Tendencias de la Tecnologa de la Informacin 107
cantidades de datos. Mediante la conversin en modelo grficos, se puede interpretar con
mayor facilidad la informacin, detectando similitudes, modelos y tendencias. Los usuarios
tambin pueden simular diferentes resultados manipulando un dato de entrada y observando
cmo los colores y forma de los grficos cambian bajo diferentes condiciones.
Los grficos interactivos y animados permitirn el uso de la informacin por parte de las
empresas no slo para analizar las condiciones actuales, sino tambin para indagar en el
futuro con realismo.
La capacidad de las personas para asimilarinformacin e interactuar con ella depende en gran
medida de cmo se les presenta dicha informacin. Las interfases ms completas, actualmente
en proceso de desarrollo, se basan en un enfoque de multimedia, con capacidad para combinar
medios como voz, sonido, textos, imgenes, grficos, datos, animacin y video.
Las herramientas multimedia son en ese sentido como una plataforma de apoyo al entorno de
informacin multisensorial, y constituyen el desarrollo lgico, dentro de la segunda
generacin de interfases. La incorporacin de textos y grficos se acepta ya como algo
natural, y el desarrollo de la tecnologa digital posibilita la inclusin de elementos con una
calidad sonora que oscila desde la del video a la del compact disc.
Los nuevos dispositivos de introduccin de datos son otra mejora hacia interfases de usuario
ms completas. A los teclados tradicionales se les han unido otros mtodos de interaccin,
Tendencias de la Tecnologa de la Informacin 108
como por ejemplo: el ratn, el lpiz ptico y las pantallas tctiles. La introduccin de datos
mediante el movimiento ocular se encuentra en proceso de desarrollo. El reconocimiento de
la voz probablemente sea la tecnologa de interfaz ms solicitada. Actualmente, los
ordenadores pueden reconocer un vocabulario limitado de palabras habladas, el
reconocimiento ms sofisticado del habla puede intuirse en un futuro poco lejano.
El uso de la fonnacin a travs de multimedia, permitir resolver las distintas necesidades,
de forma que las personas puedan asimilar la informacin con facilidad. Hasta ahora, la
formacin a travs de ordenadores se ha caracterizado por pasar pginas electrnicamente;
las interfases multimedia ayudarn a superar esta limitacin mediante el uso de una gama
mucho ms completa de capacidades sensorialestt.
La prxima generacin de ordenadores ser ms personalizada u orientada hacia las
personas, y la interfaz de usuario tendr una funcin mucho ms importante de la que ha
tenido jams. Pero el futuro depende de las potentes estaciones de trabajo que empiezan a
cooperar con otras mquinas. En este momento, est surgiendo una nueva arquitectura de
sistemas de informacin que conduce hacia ese futuro; es lo que recibe el nombre de proceso
cooperativo
Tendencias de la Tecnologa de la Informacin 109
5.3.- Proceso cooperativo
El proceso cooperativo, cuyo exponente principal es el modelo cliente-servidor, presta su
atencin a la estacin de trabajo individual, denominada cliente. La estacin de trabajo
inicia, realiza y supervisa los procesos que solicita el usuario y a su vez emite peticiones de
datos a uno o varios servidores para completar una accin solicitada. El servidor se
conviene entonces en una mquina especializada para el almacenamiento de datos y para las
comunicaciones con servidores de otras redes o con el ordenador central que a su vez es
tambin un servidor
La arquitectura cliente-servidor proporciona lo mejor de los grandes ordenadores
(mainframes) y de los ordenadores personales o estaciones de trabajo. El servidor central
pone una copia de la base de datos a disposicin de todos los usuarios y maneja todo el
proceso de la base de datos. Pero las verdaderas aplicaciones residen en la estacin de trabajo
cliente. Este nuevo modelo hace hincapi en la distribucin del poder de proceso y en la
conectividad de las distintas mquinas para resolver la peticin del usuario.
El proceso cooperativo elimina la dependencia de la tecnologa de una nica mquina
(mainframes) y pennite que el usuario encuentre las tecnologas ms adecuadas a sus
problemas. En el proceso cooperativo los programas de ordenador se instalan all donde
resulta ms apropiado. Para realizar una tarea, las panes trabajan juntas: cooperan.
Tendencias de la Tecnologa de la Informacin 110
Con el proceso cooperativo las aplicaciones informticas se pueden extender a distintas
mquinas, lo que permite una mayor flexibilidad organizativa y crea un entorno que da cabida
y facilita el cambio empresarial y tecnolgico que ha supuesto la aparicin de los ordenadores
personales y estaciones de trabajo.
En el proceso cooperativo, las estaciones clientes (PC s, ordenadores del tamao de un
cuaderno de notas y estaciones de trabajo) pueden estar conectados con una gama amplia de
servidores (buzones de correo de voz, archivos de imgenes, buzones de correo electrnico,
bases de datos corporativas, etc.). El proceso se puede dividir entre estas mquinas, eligiendo
la arquitectura adecuada en funcin del coste y de la capacidad de gestin.
El poder del proceso cooperativo surge de poner esta amplia gama de informacin electrnica
a disposicin inmediata de los usuarios, integrando los recursos corporativos (host) con la
informacin del usuario final (PC %)
5.4.- Telecomunicaciones y redes
Las telecomunicaciones, tanto internas como externas, son otra funcin empresarial
fundamental para el xito de la empresa en esta dcada. Una infraestructura de
telecomunicaciones buena, permitir resolver problemas organizativos y aportar
Este apartado se ha desarrollado tomando como referenci, bsica la obre de IEkRY FTTZOERALD Comunicacin de datos
en lo, negocios. Editorial Limusa. Mxico D.F. 1992
Tendencias de la Tecnologa de la Informacin 111
oportunidades de innovacin.
Las telecomunicaciones se han convertido en el principal producto diferenciador en muchos
mextados y han creado las bases necesarias para realizar operaciones rentables en otros.
En algunos casos, las telecomunicaciones sern un factor que posibilite el cambio del proceso
empresarial mediante aspectos tales como:
1.- Eliminacin de barreras geogrficas:
El uso eficaz de las telecomunicaciones puede superar las distancias geogrficas.
Muchas oficinas pequeas y muy dispersas pueden operar como una sola organizacin,
ampliando las capacidades de la empresa a cada ubicacin regional y agrandando el
marco de tiempo para los negocios nacionales e internacionales.
2.- Transferencia oportuna de informacin:
El flujo de la informacin afecta a todas las facetas de una organizacin. Las
comunicaciones eficacespermiten el intercambio rpido de informacin entre oficinas,
unidades organizativas y personas.
Tendencias de la Tecnologa de la Informacin 112
3.- Mayor competitividad:
Los sistemas de telecomunicaciones pueden fomentar relaciones ms estrechas con
clientes, proveedores y distribuidores. El mejor y ms rpido acceso a los flujos de
informacin puede mejorar la capacidad de una empresa para dar respuesta a
demandas externas, a la vez que crea barreras a sus competidores.
4.- Eficiencias organizativas:
Las comunicaciones eficaces tambin pueden superar las limitaciones organizativas.
Los directivos de una empresa pueden acceder a la informacin sobre ventas, obra en
curso o situaciones de tesorera independientemente de su ubicacin, racionalizando
as la estructura organizativa, a la vez que se aporta la informacinnecesaria para una
toma de decisiones ms acertada y puntual.
En la dcada de los 70 surgieron los primeros sistemas de amplia difusin entre
organizaciones, fueron los sistemas electrnicos de transferencia de fondos. A
mediados de los 80, apareci el intercambio electrnico de datos (~EIectronic Data
Interchange -EDI-), que supona ya un intercambio entre un ordenador y otro de
documentos estndar, tales como rdenes de compra, facturas, rdenes de pago, etc.
Antes del final de la presente dcada, las principales empresas del mundo formarn
parte de una red y conducirn sus actividades comerciales y sus negocios
Tendencias de la Tecnologa de la Informacin 113
electrnicamente, como una gran telaraa de organizaciones interconectadas.
Estos nuevos sistemas cambiaran la forma en que las organizaciones estructurarn sus
relaciones entre s. Agilizarn los distintos procesos, eliminarn intermediarios y
reducirn distancias con respecto a determinadas reas del mundo.
La transmisin por banda ancha, sobre la base de tcnicas de fibra ptica y digitales,
promete aportar capacidades de transmisin de magnitudes mucho mayores que las
actuales. Por ejemplo, en la actualidad hay redes de rea local (Local Area
Networks -LAN-) que operan a 100 Mb/s (millones de bits por segundo), es decir
diez veces ms veloces que muchas redes locales tradicionales. En cuanto a las redes
de rea extendida (Wide Area Networks -WAN-), las organizaciones reguladoras
estn tomando en consideracin velocidades superiores a 56 Mb/s.
Las redes de rea metropolitana (Metropolitan Area Networks -MAN-), casi recin
llegadas, son el trmino medio entre las LAN y las WAN, y proporcionan enlaces de
alta velocidad de 100 Mb/s para toda una ciudad. Son digitales, por lo que pueden
manejar toda clase de datos. Las redes de rea metropolitana cubren la necesidad de
ampliar las capacidades de la redes de rea local a zonas geogrficas ms extensas.
Se utilizarn para conectar a estas ltimas entre parques de empresas o dentro de
ciudades o para enlazarlas con redes de rea extendida.
Tendencias de la Tecnologa de la Informacin 114
Las nonnas a nivel de sistemas definen los protocolos de comunicacin y las
conexiones fsicas que permiten la comunicacin entre ordenadores de diferentes
fabricantes. El objetivo es crear una arquitectura de sistemas abiertos que
proporcione un terreno comn para la interconexin de los sistemas operativos de los
distintos fabricantes.
La Interconexin de Sistemas Abiertos COpen Systems Interconnection -OSI-) es una
arquitectura para la comunicacin entre sistemas heterogneos. Las normas de OSI
estn en desarrollo desde finales de los aos 70. Hay empresas, cada da ms, que
se niegan a comprar equipos que no se interconecten con otros sistemas, lo que est
forzando a los fabricantes a adaptarse a las mismas.
Las normas OSI son el resultado de muchos aos de planificacin por parte de un
subcomit especial de la Organizacin de Normas Internacionales (International
Standards Organization.
El modelo OSI es fundamentalmente distinto de sus antecesores, ya que aporta una
descripcin generalizada del marco y protocolos para lograr la compatibilidad, en
lugar de un conjunto de especificaciones de obligado cumplimiento. El modelo 051
se fundamenta sobre una arquitectura de capas, donde cada una de las capas consiste
en una serie de protocolos propuestos por distintas organizaciones de desarrollo de
normas de todo el mundo y aprobados por esta organizacin.
Tendencias de la Tecnologa de la Informacin 115
5.5.- Desarrollo de sistemas orientados a objetos
Los desafos empresariales actuales ejercen una enorme presin sobre el desarrollo de los
nuevos sistemas de informacin, especialmente en la reduccin de los pazos y en la reduccin
de la vida til de los mismos que obliga al desarrollo de nuevos sistemas a un ritmo aun
mayor.
En casi todos los departamentos responsables de los sistemas de informacin, se dan dos de
los problemas ms antiguos de la tecnologa de la informacin: el cambio y la reutilizacin.
1.- El cambio es el peor enemigo de un sistema de informacin. A veces los cambios
aparentemente menores en la estructura de una base de datos o en una funcin
empresarial, pueden afectar a la totalidad de la aplicacin informtica, obligando a
realizar nuevos y costosos disefios, nuevas codificaciones en los programas y efectuar
las correspondientes pruebas integradas del sistema.
2.- La reutilizacin de cdigo es una knna de reducir los efectos del cambio y
aumentar la productividad de los programadores. La teora es sencilla, de lo que se
trata es de codificar subrutinas de mbito general que faciliten su disponibilidad
generalizada y as se podrn utilizar varias veces.
El desarrollo orientado a objetos, crea un sistema que es un modelo en software del propio
Tendencias de la Tecnologa de la Informacin 116
negocio. Es decir, cuando opera simula el funcionamiento de la organizacin. En este sentido,
el desarrollo orientado a objetos es el equivalente, en trminos de desarrollo de sistemas, a
las mejoras de las interfases de usuario; es un procedimiento ms t~~J1~ del modo de
actuar del sistema.
En los sistemas convencionales los procesos para cada aplicacin estn entrelazados con la
interfaz del usuario (acceso al sistema), las funciones empresariales (qu hacer) y los
procedimientos (cmo hacerlo). Lo que hace que los procesos especficos sean difciles de
comprender y reutilizar. Incluso los cambios pequeos repercuten en toda la aplicacin.
A diferencia de lo anterior, los sistemas orientados a objetos son modulares. La interfaz del
usuario, el qu hacer y el cmo hacerlo generalmente son capas separadas del sistema.
Se fomenta la reutilizacin, se puede localizar y controlar el cambio y los aadidos no hacen
que el mantenimiento del sistema sea demasiado complejo. Las nuevas interfases y las nuevas
funciones empresariales se pueden incorporar fcilmente.
Lo ms importante de los sistemas orientados a objetos es que se centran en las funciones
empresariales de la organizacin, con lo que son ms fciles de comprender.
En definitiva, los sistemas orientados a objetos ha permitido simplificar el desarrollo y el
mantenimiento de los sistemas de informacin. Pero no resulta tan sencillo comprender el
concepto. A continuacin vamos a intentar simplificarlo y explicarlo de una forma sencilla.
Tendencias de la Tecnologa de la Informacin 117
Un objeto consiste en datos acerca de alguna entidad en el sistema, envueltos y protegidos
por cdigos que se denominan mtodos que indican cmo manipular esos datos. Los datos
de un objeto estn completamente protegidos del exterior de la aplicacin. Unicamente se
ejecutan los mtodos mandando mensajes al objeto.
Los mensajes especifican lo que el objeto ha de hacer y los cdigos o mtodos especifican
cmo hacerlo. Es decir, cuando se enva un mensaje a un objeto, se ejecuta el correspondiente
cdigo del objeto, de tal forma que el objeto se convierte en una especie de programa
pequeo, que contiene toda la informacin e instrucciones necesarias para realizar sus
funciones.
El desarrollo orientado a objetos ayuda a la reutilizacin de cdigo, ya que los mensajes
hacen que el cdigo sea mucho ms fcil de reutilizar.
Otro mecanismo que fomenta la reutilizacin de cdigo es el concepto llamado herencia.
La herencia permite al programador definir una nueva clase de objeto en trminos de un
objeto existente y slo especifica la forma en que el objeto nuevo difiere del existente. El
objeto nuevo hereda todas las caractersticas del existente, formando una estructurajerrquica.
Pongamos un ejemplo para explicar lo anterior, supongamos un sistema de facturacin
orientado a objetos y que uno de sus mensajes es factura mensual para generar las facturas
de las ventas del mes correspondiente a cada uno de los objetos de clientes. Cada objeto de
Tendencias de la Tecnologa de la Informacin 118
cliente calcula su impone y devuelve la contestacin al objeto solicitante.
Supongamos ahora que la empresa modifica su sistema de facturacin de forma que hay
clientes a los que les factura quincenalmente. En un sistema convencional, la incorporacin
de este tipo de clientes podra causar problemas graves de mantenimiento. En un sistema
orientado a objetos, se puede crear una nueva subclase de clientes. Esta nueva subclase hereda
todas las caractersticas de los clientes, pero algunas de dichas caractersticas se pueden
obviar. Slo hay que cambiar el clculo de los importes de las facturas de los clientes con
facturacin quincenal. El clculo de la ctura mensual del resto de los clientes permanece
intacto. Por tanto, la herencia fomenta la reutilizacin y protege al sistema contra los efectos
del cambio.
Por otra parte, en un sistema orientado a objetos, el conocimiento de cmo se lleva a cabo
una funcin en particular se circunscribe a un lugar, es decir, las funciones estn localizadas.
Cuando se produce un cambio, sus efectos a menudo se pueden limitar al interior de un nico
mensaje. Siempre que el mensaje se siga comportando exteriormente como siempre, el resto
del sistema permanecer intacto.
Mediante la concentracin en las entidades reales del negocio, la orientacin a objetos crea
un sistema flexible, que puede adaptarse fcilmente al cambio. Si una organizacin hace hoy
un seguimiento de sus clientes, proveedores, pedidos y cuentas de fcturacin, probablemente
lo seguir haciendo maana, pero un beneficio adicional de este enfoque es que exige que los
Tendencias de la Tecnologa de la Informacin 119
analistas-programadores tengan una visin ms amplia de la empresa con el fin de comprender
cmo se interrelacionan las panes que integran el negocio.
Tambin promete eliminar las barreras entre los usuarios y los informticos porque una
orientacin hacia objetos utiliza el lenguaje y los trminos del propio negocio.
5.6.- Ingeniera de sistemas asistida por ordenador (CASE)
La ingeniera de sistemas asistida por ordenador (CASE) aproxima el desarrollo de sistemas
al dominio de la ciencia, mediante la aplicacin de la disciplina de la ingeniera y la
utilizacin de un soporte automatizado en la construccin de sistemas.
La ventaja de las herramientas CASE es que centran la atencin de los analistas-
programadores en la resolucin de los problemas funcionales, pasando los detalles tcnicos,
de coordinacin e implantacin a las herramientas de desarrollo. Como resultado, se obtienen
beneficios significativos en productividad y calidad.
Un sistema CASE completo, contiene todo lo que los programadores necesitan para crear y
mantener sistemas, de principio a fin. Ello incluye la metodologa de desarrollo a seguir, las
herramientas para disear y probar sistemas, los lenguajes de las mquinas con las que el
sistema operar, los generadoresque producen cdigo a partir de diagramas de diseo y, por
Tendencias de la Tecnologa de la Intbrmacin 120
ltimo, el corazn de esta tecnologa: repositorio o bases de datos para almacenar todos los
elementos producidos durante el desarrollo.
El CASE es ms que un conjunto de herramientas automatizadas. Es un entorno completo
para construir sistemas con la ayuda de otros sistemas.
El marco del CASE contiene siete elementos que a continuacin detallamos:
1.- Herramientas: que cubren el ciclo completo de vida del desarrollo de los sistemas
de informacin, es decir desde su inicio y desarrollo hasta su mantenimiento. En
definitiva se basa en un tipo de proceso de fabricacin (una metodologa de
desarrollo).
2.- Arquitectura de ejecucin: los principales componentes de la ejecucin del sistema
y su forma de interactuar. La arquitectura incluye el sistema de gestin de la base de
datos, los ordenadores, los gestores del dilogo entre usuario y ordenador, los gestores
de pantallas, los perfiles de seguridad, etc. El objetivo es dar soluciones dentro de una
Arquitectura de Ejecucin determinada.
Hay varias Arquitecturas de Ejecucin:
2.1.- Proceso de transacciones on-line o tiempo real
Tendencias de la Tecnologa de la Informacin 121
2.2. Procesos batch, donde se desactiva el sistema on-line
-
2.3.- Procesos batch concurrentes, es decir se realiza simultneamente con
el sistema on-line.
2.4.- Proceso cooperativo, donde el proceso se distribuye, adems de
compartirse.
3.- Metodologa: que establece lo que habr de hacerse y en qu momento del proceso
de desarrollo. A menudo se precisa un equipo multidisciplinar, la metodologa
proporciona un lenguaje comn y un marco para la direccin, as como que los
distintos integrantes del equipo puedan comprender mejor su funcin en el proceso de
desarrollo de sistemas y puedan mejorar su comunicacin entre ellas.
4.- Transmisin de conocimientos: debido a la complejidad de los sistemas de
informacin, es necesario que participen en su desarrollo personas con distintas
experiencias. El xito del proceso de desarrollo depende de su capacidad para
compartir su experiencia. La transmisin de conocimientos tiene varias direcciones:
4.1.- Los analista y programadores han de aprender cmo utilizar el CASE
para desarrollar sistemas.
Tendencias de la Tecnologa de la Informacin 122
4.2.- Los miembros de los equipos de trabajo tienen que comunicarse entre s.
4.3.- Los usuarios tienen que describir lo que necesitan y comprender lo que
reciben.
Durante el proyecto de desarrollo de sistemas debe haber una elevada transmisin de
conocimientos.
5.- Gestin del cambio: la capacidad de preparar la organizacin antes de introducir
los nuevos sistemas de informacin, vorece la asimilacin de las nuevas tecnologas
y los nuevos modelos operativos.
6.- Reutilizacin de cdigo: es la clave para construir sistemas con capacidad de
adaptacin. La reutilizacin de cdigo tambin agiliza el desarrollo y mantenimiento
de procesos. El objetivo consiste en reutilizar programas, diseos de pantallas y otros
elementos del desarrollo.
7.- Estimulacin del potencial de aprendizaje: La tecnologa de la informacin, por
mucho que impresione, an no est preparada para reemplazar a las personas
inteligentes. Las personas continan proporcionando los medios para lograr una mayor
productividad. Por lo tanto, un objetivo del CASE es ampliar la capacidad de estas
personas y optimizar su potencial de aprendizaje.
Tendencias de la Tecnologa de la Informacin 123
Las herramientas CASE reducen los riesgos de gestionar proyectos complejos de desarrollo
de aplicaciones informticas, al facilitar los medios para coordinar el trabajo de los analistas
y programadores, incluso cuando estn geogrficamente dispersos.
El CASE es, en esencia, un mecanismo de comunicacin que suministra a los analistas y
programadores una informacin que todos comparten y con un formato previamente diseado,
que facilita las labores de coordinacin entre los integrantes del equipo multidisciplinar,
necesario para desarrollar una aplicacin informtica.
5.7.- Inteligencia Artificial
La Inteligencia Artificial es una rama de la Informtica que segn Duda y Shortliffr2 persigue
dos objetivos bsicos:
1.- Estudiar el comportamiento inteligente de los seres humanos, incluyendo tanto el
aspecto cognoscitivo como el perceptual, con el fin de simularlo en un ordenador.
2.- Fabricar mquinas inteligentes (ordenadores con programas) capaces de imitar el
comportamiento inteligente de los humanos, es decir, intentar imitar las operaciones
humanas de ver, oir, hablar, comprender y comunicarse como lo hacen las personas
2 DUDA, Richard O. y 5HORTLIFFE, Edward It: Expert Systems Resoarch Sojence. vot. 220, abril. Washington 1983
pgs. 261-268
Tendencias de la Tecnologa de la Informacin 124
humanas u
La inteligencia artificial es una disciplina en constante evolucin y reiteradamente cuestionada
por los profesionales que piensan que es ms ficcin que realidad. Hasta la fecha su campo
de actuacin se ha centrado principalmente en los siguientes temas: robtica, sistemas basados
en el conocimiento, aprendizaje, juegos inteligentes, demostracin de teoremas, redes
neuronales, sistemas expertos, etc.
Para el rea econmico-financiera nos interesa analizar los sistemas expertos y las redes
neuronales, por ser las tcnicas que ms se han utilizado en actividades administrativas-
financieras y de gestin empresarial.
Los Sistemas Evertos (Expert Systems) son aplicaciones informticas (software) que
capturan el conocimiento de un experto, e imitan sus procesos de razonamiento para resolver
los problemas en unas circunstancias concretas.
Los sistemas expertos son fruto de las investigaciones de la Tecnologa de la informacin y
de la inteligencia artificial que estn dando como resultado nuevos sistemas de informacin
cuyo objetivo es ayudar a los responsables de las organizaciones empresariales a la toma de
decisiones.
Tendencias de la Tecnologa de la Informacin 125
Un grupo especialista de ordenadores en sistemas expertos de la Sociedad Britnica3 define
a los sistemas expertos como la incorporacin dentro de un sistema de ordenador de un
componente basado en el conocimiento, correspondiente a una habilidad experta, de tal forma
que el sistema pueda ofrecer asesoramiento inteligente o tomar una decisin inteligente sobre
una funcin del proceso. Una caracterstica adicional deseable, que muchos consideraran
fundamental, es la capacidad del sistema, si se le solicita, de justificar su propia lnea de
razonamiento de un modo directamente inteligible para el interrogador. El estilo adoptado
para alcanzar estas caractersticas es la programacin basada en reglas.
En definitiva se entiende por sistema experto, la incorporacin en un ordenador de un
componente basado en el conocimiento, que se obtiene a partir de la pericia (conocimiento
tcnico) de un experto, de tal forma que el sistema pueda ofrecer asesoramiento en tomar una
decisin inteligente sobre una funcin del proceso de negocio.
La tarea de adquisicin del conocimiento no es nada fcil y requiere una tecnologa especial
denominada ingeniera del conocimiento o cognimtica. Harmon y King4 consideran que el
proceso del conocimiento es el siguiente: inicialmente, el ingeniero del conocimiento estudia
a un experto humano y analiza qu hechos y reglas empricas utiliza. Luego, determina la
estrategia inferencial que sigue el experto en las situaciones reales de resolucin de
Definicin recogida por CARREtERO DIAZ, Luis E.?Consideraciones en torno al*. posibilidades de los sistemas expertos
en las deosones organizavast Lic Market, g~0 65, julio-agosto-septiemhre. Madrid 1989, pgs. 77-90
HARMON, Paul y KING, David.: Sistema, Expertos. Aplicaciones de la inteligencia artificial en la actividad
empresarial Edtonal Daz da Santos. Madrid 1988, pgs 56 y si.
Tendencias de la Tecnologa de la Informacin 126
problemas. Finalmente, el ingeniero del conocimiento desarrolla un sistema que aplica
conocimientos y estrategias similares a los del experto humano en orden similar a su
comportamiento.
Para Frederick Hayes-Roth5 las caractersticas ms importantes de los sistemas expertos son:
1.- Pueden resolverproblemas muy difciles igual o mejor que los expertos humanos.
2.- Razonan heursticamente, usando lo que los expertos consideran que son reglas
empricas efectivas, e interactan con los humanos de forma adecuada, incluyendo el
lenguaje natural.
3.- Manipulan y razonan sobre descripciones simblicas.
4.- Pueden funcionar con datos que contienen errores, usando reglas de enjuiciamiento
inciertas.
5.- Pueden contemplar mltiples hiptesis en competicin simultneamente.
6.- Pueden explicar por qu estn formulando una pregunta.
HAYES-ROTH, Frederick Knowlege-based expera systems: <he atalo of<he att iii te US Ci. Building Expert Systems
Managemente Expon Systems Editorial Addison-Wesley Publishing Co. Inc. Wokinjiam 1988, pgs. 3-18
Tendencias de la Tecnologa de la Informacin 127
7.- Pueden explicar su proceso de razonamiento y justificar sus conclusiones
Los sistemas expertos se han desarrollado en el dominio de la Contabilidad en los siguientes
temas: Auditoria, Fiscal, Contabilidad de Gestin y Contabilidad Financiera6.
Las redes neuronales (Neural Networks) es una rama de la inteligencia artificial, que imita
la forma y estructura del cerebro. Las redes neuronales conectan los procesadores entre si en
todas las direcciones de la misma forma que las neuronas del cerebro estn conectadas a
muchas otras por medio de dendritas. La informacin no est concentrada en un punto sino
a travs de toda la red neural, de forma que se consigue una mayor accesibilidad a toda la
informacin del sistema desde cualquier punto del sistema.
Segn el Instituto de Ingeniera del Conocimiento7 las redes neuronales complementan a los
sistemas expertos en aquellos dominios del conocimiento que difcilmente pueden ser
explicitados por el experto humano en forma de reglas. En dominios en los que no existe
experto pero s una base de datos, las aplicaciones de redes neuronales proporcionan mejores
resultados de clasificacin o prediccin que las tcnicas estadsticas tradicionales.
Los expertos contables no deben temer ser reemplazados por sistemas expertos, ya que a
E Para mayor detalle ver SANCHEZ TOMAS, Antonio.: Sistemas Experto. en Contabilidad. lv Encuentro de Profesores
Universitario, de Contabilidad. Santander 1990
INSTITUTO DE INGENIERIA DEL CONOCIMIENTO Rede, Neuronales. [CC. Uaiversid.d Autnoma de Madrid.
Madrid. 1991.
Tendencias de la Tecnologa de la Informacin 128
nuestro entender siempre van a ser necesarios para proporcionar el conocimiento necesario
para desarrollar los citados sistemas expertos y colaborar en la fase de implantacin y puesta
en marcha a la vez que validar y auditar los resultados de los Sistemas expertos. No
olvidemos, que los sistemas expertos como herramientas que son se limitan a ayudar y
proponer posibles soluciones, y el experto ser el encargado de coger la mejor alternativa
posible.
Nos parece interesante recoger una afirmacin del profesor Rivero8 que viene a confirmar
nuestra afirmacin anterior la contabilidad no es una profesin esttica y los expertos
contables deben ser capaces de adoptar nuevos mtodos y formas de pensar en respuesta a las
nuevas necesidades y exigencias.
RIVERO ROMERO, Jos.: Contabilidad Finaricier.. EditOTis Thvium. Madrid 1994.pg. 651
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CAPITULO II: SISTEMAS DE INFORMACION TRANSACCIONALES
1.- ORGANIZACION DEL REA ECONOMICO-FINANCIERA
1.1.- La Direccin Financiera en las organizaciones
La Direccin Administrativo-Financiera ha tenido una evolucin que es necesario conocer para
entender el papel que actualmente tiene. En los aos setenta, empez el auge de la Direccin
Administrativo-Financiera que generalmente reciba el nombre de Direccin Administrativa;
es en los ochenta cuando empieza a tener importancia en las empresas el tema financiero,
surgiendo la nueva denominacin de Direccin Econmico-Financiera; pasando en los noventa
a denominarse solamente Direccin Financiera, dando de esta forma ms nfasis a la parte
financiera, en contraposicin de la parte administrativa.
Una de las razones por la que los temas administrativos han dejado de tener importancia, ha
sido debido al apogeo de los sistemas de informacin, que cada da van cubriendo ms
Organizacin del rea econmico-financiera 137
funciones puramente administrativas, sin valor aadido, y liberando a las personas de dichas
tareas, a la vez que exige mayores conocimientos y mayor tiempo de anlisis.
A nuestro entender las razones que han hecho posible valorar la funcin de la Direccin
Econmico-Financiera han sido:
1.-. Los recursos financieros son bienes escasos y su coste tiene mucha importancia en
las organizaciones, ya que a veces es superior el coste de los recursos ajenos al
rendimiento productivo de las empresas.
2.- La ampliacin de los mercados y de los instrumentos asociados al rea financiera.
Cada da surgen nuevos productos y nuevas oportunidades que los profesionales deben
conocer y analizar para utilizar o no en sus organizaciones.
3.- La liberalizacin de los mercados, permite a las organizaciones poder acceder
directamente a dichos mercados de capitales, tanto nacionales como internacionales.
En las grandes organizaciones la Direccin Econmico-Financiera est integrada bsicamente
por el Departamento de Contabilidad, Departamento de Finanzas y el Departamentode Control
de Gestin. Grficamente los podemos representar:
Organizacin del rea econmico-financiera 138
UREccIN
ECOMiMCO.FINANCIERA
DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO OPTO. DE CONJBOL
DE CONTABIUBAD DERNA.EAS
DE(~SnN
Las funciones asociadas de cada uno de ellos se puede resumir:
1.- Departamento de Contabilidad: Es el responsable de la emisin de los estados
contables de la organizacin, tanto internos como externos: deber establecer los
procedimientos adecuados para que la captura de la informacin contable se produzca
en toda la organizacin.
2.- Depaflanrnto de Finanzas: Es el encargado de la gestin financien a cono y medio
plazo de las empresas, su trabajo se desarrolla en la planificacin, gestin y control de
los recursos financieros. La financiacin a largo plazo y capitales propios suele ser una
funcin muy ligada a la Gerencia o Alta Direccin, al ser una decisin estratgica.
Organizacin del rea econmico-financiera 139
3.- Departamento de Control de Gestin: Es el responsable de analizar la informacin
interna de las organizaciones, orientada al control de la situacin y los resultados de la
compaa, as como a verificar el cumplimiento de los requerimientos contables,
fiscales, legales, etc.
1.2.- Funciones asociadas al rea econmico-financiera
La Direccin Financiera abarca habitualmente las siguientes funciones:
1.- Planificacin financiera a medio y largo plazo
2.- Gestin de mercados financieros
3.- Elaboracin de los estados contables
4.- Gestin de las cuentas a cobrar
5.- Gestin de las cuentas a pagar
6.- Gestin de la tesorera
Grficamente, podemos representar las citadas funciones mediante el siguiente grfico:
Organizacin del rea econmico-financiera 140
Qsfl a estatal
Ana
p~w
A continuacin se describe brevemente cada una de las funciones mencionadas dentro de la
Direccin Econmico-Financiera de las empresas.
1.- Planificacin financiera a medio y largo plazo:
La funcin de planificacin financiera asume una funcin de estudio, relacionada con las
operaciones de inversin y con la gestin financiera a medio y largo plazo.
Las funciones ms importantes son:
1.1.- Preparar, anualmente, los presupuestos financieros a medio y largo plazo.
1.2. Estudiar diversos escenarios posibles para los presupuestos financieros.
-
Organizacin del rea econmico-financiera 141
1.3.- Revisar, si procede, los presupuestos elaborados.
1.4.- Analizar desde el punto de vista financiero los proyectos de inversin, calculando
su rentabilidad y su impacto en la estructura financiera de la compaa.
El trabajo del departamento de Planificacin Financiera est relacionado con todos los
departamentos de la empresa, ya que de ellos ha de recibir informacin necesaria para elaborar
los presupuestos. Los presupuestos son de suma importancia para toda la compaa, y en
particular para la Direccin Financiera puesto que la toma de decisiones afecta a la poltica
financiera a corto y a largo plazo. La Tesorera deber encargarse de elaborar el presupuesto
anual en base a las necesidades de los presupuestos y de acuerdo con la estrategia financiera
de la compaa.
2.- Gestin de mercados financieros:
Este departamento es necesario en las grandes empresas que acceden a los mercados de
capitales, tanto nacionales como extranjeros y que tengan operaciones con el exterior
(exportaciones, importaciones, financiacin en divisas,...).
Los inversores que actan en los mercados de capitales requieren informacin para asegurarse
de la solvencia de los ttulos, su liquidez y su rentabilidad. Es funcin de este departamento
el saber colocar los ttulos en los mercados de capitales, cuidando todos los detalles de diseo,
campaa publicitaria, folleto de lanzamiento, etc.
Organizacin del rea econmico-financiera 142
Por otra parte, las entidades reguladoras de los mercados requieren una gran cantidad de
informacin, que debe ser preparada y remitida regularmente, es por ello por lo que este
departamento debe encargarse que la informacin necesaria est en los pazos establecidos y
supervisar su elaboracin.
3.- Elaboracin de los estados contables:
Las organizaciones deben llevar un control de todas las operaciones que se generan y su
repercusin en la situacin patrimonial de la compaa, por ello es necesario que cada hecho
econmico que implique una variacin patrimonial quede reflejado en la Contabilidad de la
compaa en el momento de su devengo.
Es funcin del departamento de Contabilidad la elaboracin de los estados contables que la
compaa necesite para uso interno y externo. Los estados contables deben contener
informacin objetiva, fiable y til de la situacin de la empresa para ayudar a la direccin en
la toma de decisiones, dirigidas a mejorar la gestin.
Nos parece interesante recoger una afirmacin del profesor Rivero que viene a confirmar
nuestras afirmaciones anteriores: La Contabilidad es pues, un sistema que fucilita informacin
objetiva, neutra, para que en base a la misma se pueda decidir y actuar razonablemente.
1 RIVERO ROMERO, Jos. Contabilidad Financiera~ Editorial Trivium.Madrid 1994. pg. 20
Organizacin del rea econmico-financiera 143
4.- Gestin de las cuentas a cobrar
Las empresas deben compaginar una poltica comercial con el control del volumen de recursos
financieros de las cuentas a cobrar, as como el control de los morosos. En definitiva, se trata
de vender mejor, ya no es una labor nicamente comercial de vender ms, sino de convencer
al comercial que tiene que vender y cobrar las ventas.
El departamento de Cuentas a Cobrar est entre la Direccin Financiera, de la que depende,
y la Direccin de Ventas, a la que ayuda a controlar los riesgos asociados a las ventas. La
gestin de los crditos a los clientes debe centrarse en agilizar el cobro y reducir el riesgo de
los mismos.
En el ciclo de ventas estn involucrados varios departamentos, de la Direccin de Ventas se
reciben los albaranes o pedidos y es la Direccin Financiera la que suele emitir las t~cturas a
los clientes de acuerdo con las condiciones pactadas por la Direccin de Ventas y supervisadas
por la Direccin Financiera. El departamento de Cuentas a Cobrar es el encargado de efectuar
el cobro de dichas facturas, a la vez que informa a Tesorera del ingreso previsto de acuerdo
con el vencimiento estimado de los saldos pendientes de cobro y estimando los impagados. En
caso de impagado, el departamento de Cuentas a Cobrar necesita apoyo de la Direccin de
Ventas en las gestiones de cobro, especialmente con la intervencin del vendedor.
En cuanto a la polmica en la definicin de quin debe conceder el crdito a los clientes,
creemos que debe ser el departamento de Ventas quin conceda el crdito de acuerdo a la
Organizacin del rea econmico-financien 144
poltica acordada con la Direccin Financiera, a travs del departamento de Cuentas a Cobrar
que debe colaborar y facilitar la labor comercial al mximo, a la vez que controlar el riesgo
de las inversiones de las cuentas a cobrar de la compaa.
5.- Gestin de las cuentas a pagar:
El departamento de Cuentas a Pagar tiene relacin con prcticamente todos los departamentos
de la organizacin, si bien cabe mencionar a tres de ellos que estn relacionados directamente
con la gestin de las cuentas a pagar, pero que cada uno de ellos tiene objetivos distintos, a
saber:
1.- El departamento de Contabilidad, que contabiliza las facturas de proveedores y las
deudas en general, se preocupa por la conformidad y correcta imputacin contable.
2.- El departamento de Compras, que negocia precios y condiciones de pago con los
proveedores, pero que est centrado en factores distintos del pago, ya que lo que le
preocupa es el precio, la calidad y la fecha de entrega.
3.- El departamento de Tesorera, suele ser el encargado de elaborar las normas
generales de pago, pero no conoce qu se compra ni a quin, su funcin se centra en
conocer el vencimiento de los compromisos con terceros de la compaa y efectuar el
pago efectivo de los mismos.
Organizacin del rea econmico-financiera 145
Para coordinar las cuentas con terceros es necesario que las empresas tengan un departamento
de Cuentas a Pagar que permita garantizar la coordinacin de todos los departamentos de la
estructura organizativa en temas tan importantes como es el pago a terceros.
El departamento de Cuentas a Pagar debe funcionarbajo la tutela de la Direccin Financiera,
como un departamento especfico, que se encarga de llevar el control de la conformidad de las
fucturas a pagar, independientemente de los departamentos que realizan las compras y de los
que reciben las mercancas o servicios recibidos.
6.- Gestin de la tesorera:
El departamento de Tesorera gestiona la liquidez de la compaa. Su labor interna es la de
coordinar con Cuentas a Cobrar y Cuentas a Pagar los cobros y pagos de la compaa y poder
atender en pazo los compromisos con terceros asumidos por la organizacin.
Del estudio Delphi2 realizadorecientementeen Espaa, podemos extraer una de sus principales
conclusiones: La evolucin de la unidad de Tesorera hace que sta deba contribuir ala mayor
competitividad de la empresa, asumiendo los objetivos de reducir costes financieros y las
necesidades de capital y aumentando el rendimiento de los recursos econmicos, humanos y
materiales empleados.
2 ANDERSEN CONSULTING.: La Puncin de Tesorera en la Empresa. Madrid 1994. pg. 6
Organizacin del rea econmico-financiera 146
1.3.- Objetivos de la Direccin Financiera
El objetivo final de toda Direccin Financiera debe ser crear valor para la empresa, para lo
cual es necesario que el responsable sea un estratega que una a sus conocimientos un buen
historial profesional financiero.
Esta afirmacin nos lleva a plantear como objetivos principales de la Direccin Financien los
siguientes:
1.- Crear valor para la empresa:
Los responsables de la Direccin Financiera tienen que hacer lo mismo que los grandes
ejecutivos de las otras reas de la organizacin (Marketing, Produccin, etc.), es decir,
ser creativos y generar valor aadido en su actividad.
Esto significa reconsiderar la suposicin acerca de la propiedad y control, es decir,
conocer bien sus activos, marcas, propiedades, inversiones y tambin cmo optimizar
los costes de capital, al tiempo que se logran los objetivos estratgicos.
2.- Conocimientos profesionales:
Los conocimientos y experiencias profesionales son bsicos para el responsable de la
Organizacin del rea econmico-financiera 147
Direccin Financiera, no slo por lo que respecta a su formacin y al historial
financiero que posea, sino tambin a su decisin y empuje en la creacin de estructuras
financieras adecuadas a cada empresa, en funcin de su especialidad y tamao.
3.- Financiacin innovadora:
Las finanzas es un rea de la economa en continua evolucin y su responsable debe
conocer todos los nuevos productos financieros que existen en el mercado, desde los
ms clsicos a los ms modernos, desde los ms seguros a los ms especulativos, etc.
y utilizar cada uno de ellos segn la estrategia particular de la empresa.
4.- Planificacin estratgica:
La estrategia de todo Director de Finanzas es aumentar el cash-flow y los beneficios,
a fin de lograr un gran rendimiento al capital propio. Para ello, se necesita una gran
energa poniendo en prctica, como hemos dicho antes, estructuras financieras
adecuadas a cada empresa con arreglo a planes y objetivos estratgicos financieros, es
decir, intentando ver el futuro para enfrentarse a l de la mejor manera posible.
Un Director Financiero no puede abarcar todas las reas o competencias propias de su
responsabilidad y tiene que delegar funciones (no responsabilidades), en otros directivos o
colaboradores suyos. Estas funciones son las que deben ser realizadas con responsabilidad
Organizacin del rea econmico-financiera 148
delegada, descentralizando las decisiones, pero siempre bajo su responsabilidad directa.
Sin embargo, esta delegacin de funciones, nada fcil de llevar a la prctica es lo que se ha
dado en llamar el arte de delegar.
En las grandes compaas suele haber un gabinete o staff de estudios que apoya a la Direccin
Financiera en temas concretos y especialmente en los productos nuevos que surgen en el
mercado.
El papel del Director Financiero est cambiando y el departamento bajo su responsabilidad se
est viendo obligado a integrarse ms con el resto del negocio, al tenerque ir dejando atrs las
responsabilidades tradicionales, y asumir otras nuevas en numerosas reas diferentes. Hoy se
espera de los directores financieros que participen activamente en la definicin de los objetivos
y estrategias del negocio, as como en el reforzamiento de ventajas competitivas, como por
ejemplorediseando los procesos de negocio y asegurando un adecuado control de los mismos.
1.4.- Reducir el coste de dhigir
Si entendemos que la empresa es un conjunto de recursos debidamente combinados de manera
que producen ms valores que los que consumen, la accin de dirigir es la encargada de
organizar y coordinar eficazmente los citados recursos. La gestin de la direccin se juzga,
generalmente, por los resultados que genera la empresa.
Organizacin del rea econmico-financiera 149
Define la AECA3 la gestin como la aptitud para reunir, organizar y polarizar los resultados
con miras a una accin eficaz y creadora de riquezas.
Una forma de aadir valor a la gestin es reducir los costes en los que se incurren para la toma
de decisiones. Tambin a nivel de direccin, los modelos y sistemas de gestin empleados
tienen que contribuir a disminuir sus gastos y a aumentar la productividad mediante la
optimizacin de los flujos y procedimientos de gestin.
Dos son los elementos a tener en cuenta para conseguir la reduccin de los costes de dirigir:
1.- Simplificar la gestin:
Se trata de actuar en las estructuras organizativas y en los procedimientos de toma de
decisiones y de gestin, para reducir los costes de todo tipo (personal, equipos,
comunicaciones, etc.) necesarios para la elaboracin de la informacin requerida por
la direccin, as como el anlisis y el soporte de la toma de decisiones. En definitiva,
consiste en incorporar el concepto de calidad total a la funcin de dirigir.
2.- Aprovechar la Tecnologa de la InfornaciE
ASOCIACION ESPANOLA DE CONTABILIDAD Y ADMINISTRACION DE EMPRESAS. Principios de Organizacin
y Sistemas. La fimojn de control en las orgaoizaciones~. Documentos nm. 3. Madrid 1989, pg. 22
Organizacin del rea econmico-financiera 150
Es acertada la afirmacin de Alfons Comella4 Las tecnologas de la informacin no
pueden seguir considerndose como meros instrumentos de reduccin de costes. Al
contrario, las TI deben usarse para manejar mejor la informacin de la que dispone la
empresa, con el fin de conseguir ventajas competitivas y generar as nuevosbeneficios.
El objetivo es aprovechar las posibilidades de la Tecnologa de la Informacin, en
beneficio de una mayor flexibilidad, disponibilidad y facilidad de uso de la informacin,
para obtenerla con el formato y el contenido adecuado.
En este sentido, hay que destacar la importancia de las herramientas o Sistemas de
Informacin para Ejecutivos (Executive Information System -E.I.S.-), que permiten
obtener de los sistemas de control de gestin y de los sistemas bsicos de informacin
de la compaa, la informacin clave para dirigir. Es decir, se trata de poner la
tecnologa al servicio de la alta direccin.
Es objeto del presente estudio el destacar el papel actual y futuro de la Tecnologa de
la Informacin en la empresa, especialmente en el rea econmico-financiera, as como
analizar la evolucin y su tendencia, convencidos de que cada da tendr mayor
protagonismo. Lo que nos permite afirmar, que la Tecnologa de la Informacin es un
componente diferenciador en la competitividad del mundo empresarial.
~ CORNELIA, Alfona.: Los recurso de informacin. venuja conwetitiva de ka empresa.. Editorial McGraw-Hill. Madrid
1994, pg. 152
Organizacin del rea econmico-financiera 151
1. 3.- Sistemas de informacin asociados al atrea econmico-financiera
Si la empresa necesita disponer, como hemos mencionado en este estudio, de sistemas de
informacin para poder realizar sus funciones y cumplir sus objetivos, en el rea econmico-
financiera, actualmente, es prcticamente imposible poder realizar las funciones del rea, sm
contar con un sistema de informacin adecuado.
Lo recomendable es que las empresas dispongan de un sistema de informacin integrado para
todo el rea econmico-financiera, sin embargo este objetivo no es tan fcil y por eso es muy
frecuente encontrar en las empresas distintas aplicaciones informticas, poco integradas, con
problemas en las interfaces (intercambio de informacin), y lo que es peor, en distintos
entomos e incompatibles entre s.
Cada da, es ms frecuente encontrar en el mercado aplicaciones informticas que cubren ms
y mejor las funciones de gestin y control asociadas al rea econmico-financiera. No obstante,
conviene asegurarse que bajo la apariencia de un sistema integrado no se esconde un sistema
con la filosofa clsica, es decir, donde la informacin gira alrededor del Sistema Contable
informacin centrfuga5, dando lugar a una dependencia del resto de las reas que integran
la Direccin Econmico-Financiera en relacin al Sistema Contable, que no es recomendable.
Los sistemas de informacin ms importantes que estn asociados al Area Econmico-
Vet capitulo U Sistem.s de Informacin Coables, apart.do 1.3.- Evolucin hacia el nuevo modelo.
Organizacin del rea econmico-financiera 152
Financiera son:
1.- Sistema de Informacin para Ejecutivos (Executive Information Systems)
2.- Sistema de Control Presupuestario
3.- Sistema Contable:
3.1.- Contabilidad Financiera
3.2.- Contabilidad Analtica
3.3.- Contabilidad de Gestin
4.- Sistema de Compras
5.- Sistema de Almacenes
6.- Sistema de Cuenta a Pagar
7.- Sistema de Cuentas a Cobrar
8.- Sistema de Tesorera
9.- Sistema de Control de Inversiones
10.- Sistema de Activos Fijos
Grficamente se representan los citados sistemas en la siguiente pgina:
Organizacin del rea econmico-financiera 153
Contab.
de Actividades desarrolladas en Contabilidad Analtica, Anlisis de Costes y Control Presupuestario.
Gestin
A lo largo del presente captulo se van a desarrollar en detalle cada uno de los principales
sistemas de informacin transaccionales asociados al rea econmico-financiera.
Se entiende por sistema transaccional, aquel sistema de informacin que se encarga de recoger
las distintas operaciones que seproducen en toda la organizacin, tanto en su desarrollointerno
como en sus relaciones con terceros, es generador neto de informacin, originando una gran
cantidad de datos que son almacenados en la base de datos de la organizacin.
Organizacin del rea econmico-financiera 154
Para Francisco L. Lpez Martnez2 por sistemas transaccionales se entiende aquellos que
recogen las transacciones bsicas en el da a da, registrando las operaciones de la empresa y
apoyando el funcionamiento diario y rutinario de la empresa. No intervienen en los aspectos
tcticos ni en las polticas de gestin, pero la informacin por ellos recogida es una frente
esencial de las mismas. Por otra parte, los sistemas transaccionales son los que ejecutan y
concretan en resultados tangibles las polticas y estrategias de la empresa.
En definitiva, los sistemas transaccionales del rea econmico-financiera ms importantes, y
objeto de este captulo son:
1.- Sistema de Compras.
2.- Sistema de Almacenes
3.- Sistema de Cuentas a Pagar
4.- Sistema de Cuentas a Cobrar
5.- Sistema de Tesorera
6.- Sistema de Control de Inversiones
7.- Sistema de Activos Fijos
De cada uno de estos sistemas de informacin, se van ha desarrollar los temas ms relevantes,
comopor ejemplo: definicin, objetiw,s, funciones, caractersticas, flujos de actividad, relacin
con el resto de los sistemas de informacin, modelo de datos, flujo de informacin, etc.,
2 LOPEZ MARTINEZ. Francisco 1.: Direccin de Finanzas. Editorial Aranzadi. Madrid 1994. pg. B-9
Organizacin del rea econmico-financiera 155
Aunque se van a tratar cada uno de los sistemas de informacin por separado, no debemos
olvidar que deben ser una parte de un todo perfectamente integrado y donde las funciones de
cada uno de los sistemas estn perfectamente definidas y no se solapan entre s.
CAPITULO II: SISTEMAS DE INFORMACION TRANSACCIONALES
2.- SISTEMA DE COMPRAS
2.1.- Definicin y objetivos
Una definicin clsica de la funcin de compras es la facilitada por Michele Calimeri1 cuando
afirma que: es la operacin que se propone suministrar, en las mejores condiciones posibles,
alos distintos sectores de la misma, los materiales (materias primas y productos semi-acabados,
accesorios, bienes de consumo, mquinas, servicios, etc.) que son necesarios para alcanzar los
objetivos que la administracin de la empresa ha definido.
Quiz sea ms acertada la definicin que realiza Joseph R. Carter2 cuando afirmar que:
1 CALJMERJ, Michele.: Gli acguistit Traducido al espaol por la Editorial Hispano Europea Las compras como
programadas, organizarlas y controlarlas. Barcelona 1960. pg. 1
2 CARTER Joseph R. Purchasing. kwh, Professional Publishing, illinois 993. Traducid, al espaol con el ttulo
Mejoramiento del proceso de compras. Editorial Addison-Wesley lberoamericana.flhinois 1994. pg.3
Sistema de Compras 157
Compras se refiere a las actividades necesarias para obtenerlos recursos materiales y servicios
que requiere el sistema de produccin, sea cual fuere el lugar del mundo donde existan estos
recursos. En esta funcin se incluye la identificacin y seleccin de proveedores, el desarrollo
de proveedores, la negociacin de precios y contratos, el desarrollo de especificaciones de
calidad, el trabajo con el personal de ingeniera de procesos y desarrollo de productos, la
coordinacin de las compras en el momento apropiado, el mantenimiento de la base corporativa
de informacin de materiales y la realizacin de las funciones rutinarias de emitir pedidos,
llevar su seguimiento y pagar, y planear estratgicamente el uso de los recursos materiales.
En definitiva, el trmino compras se utiliza en el mundo empresarial para indicar el acto de
obtener materiales, suministros y servicios. Lo que implica bsicamente las siguientes tareas:
definir la necesidad, seleccionar el proveedor, acordar un precio, elaborar el contrato y
asegurar una entrega adecuada.
Si se toman al pie de la letra las tareas mencionadas en el prrafo anterior, la funcin de
compras quedara relegada a trabajos rutinarios, por ello, nos parece interesante mencionar
los siete apartados que para Joseph R. Carter3 debe tener la funcin de compras en las
organizaciones:
1.- Proveer un flujo ininterrumpido de materiales y servicios al sistema de produccin.
2.- Mantener la inversin en inventarios al mnimo posible.
Ibdem. pgs. 44
Sistema de Compras 158
3.- Maximizar la calidad.
4.- Encontrar y desarrollar frentes competitivas de suministro.
5.- Estandarizar los procesos del rea.
6.- Comprar materiales al menor coste de adquisicin.
7.- Fomentar las relaciones interfuncionales en la organizacin.
Concluye el citado autor diciendo que: Durante las dos ltimas dcadas, esta rea ha pasado,
de ser considerada poco ms que una funcin de oficina, a ser parte integral de la direccin.
Una de las conclusiones del estudio Delphi4, realizado por ms de 2.000 expertos del mundo
de la logstica, fue la siguiente: El aumento de la importancia de la calidad y del servicio
como criterios de seleccin de proveedores est contribuyendo a cambiar radicalmente los
departamentos de compras que dejarn de estar orientados fundamentalmente a la negociacin
basada en precios y a la gestin administrativa de pedidos y pagos a proveedores.
Estamos viviendo unos momentos en los que los departamentos de compras de las
organizaciones, especialmente en las grandes y medianas, la funcin de compras est teniendo
un cambio significativo al tomar un mayor protagonismo dentro de la propia organizacin y
fuera de la misma. Una de sus razones es el hecho de que la relacin con los proveedores est
evolucionando hacia la mejora continua, adems el concepto de calidad est tomando mayor
protagonismo.
ANDERSEN CONSULTINO y CENTRO ESPAOL DE LOGISTICA (CEL: Ls logstica en Espaa en la dcada de los
90. Madrid 1992. pg. 114
Sistema de Compras 159
Nos parece interesante recoger una afirmacin del informe Delphi5 que viene a confirmar
nuestras conclusiones anteriores, cuando dice: Los departamentos de compras elevarn su
nivel progresivamente hasta convertirse en reas dirigidas a negociar y controlar a largo plazo,
bajo criterios de calidad, servicio y coste, y a gestionar la mejora continua en la relacin con
los proveedores.
La implantacin de un sistema de informacin de Compras, no cambia las funciones bsicas
que deben ser realizadas, pero si cambia la eficiencia y la eficacia en la ejecucin de estas
funciones. Si bien, para que la implantacin y el uso de un sistema de informacin en el rea
de compras pueda producir de forma considerable beneficios a la organizacin, segn Margaret
A. Emmelhaint deben dar las siguientes condiciones:
1.- El sistema informtico debe reducir considerablemente el esfuerzo requerido del
personal administrativo. Este tipo de resultados, normalmente significa unadisminucin
de errores y del tiempo asociado al proceso administrativo de las compras.
2.- Informatizar la funcin de compras debe permitir acceder ms y mejor a la
informacin. Esta mejor informacin, a veces significa mejores resultados en la
negociacin de reducir el precio e incrementar la calidad.
S lbdem.pg. 114
EMMELHAINZ, Margaret A. Ph. D.-llniversity of Dayton (Ohio)-.: Computera inpurchasing incluido en fle pttrchasing
handbook de Harolde E. Fearon, Donald W. Dobler y Kenaeth II. LilenEditorial McGraw-Hill.New York 1993, pg. 106-108
Sistema de Compras 160
3.- Generalmente la productividad del personal se incrementa, ya que los compradores
deben utilizar menos tiempo en tareas administrativas y ms tiempo en temas espcificos
de un comprador. El uso de sistemas de informacin para realizar tareas estndar y
repetitivas deja tiempo libre a los compradores para realizar tareas con mayor valor
aadido, lo que implica mayor productividad.
4.- El uso de los sistemas de informacin se han implantado, en algunas empresas, para
mejorar las relaciones con los proveedores. La reduccin de errores en las rdenes, el
acceso ms rpido y ms informacin reciente, as como la disponibilidad del
comprador en utilizar ms tiempo en temas importantes con los suministradores hace
que se incrementen y mejoren las relaciones con los proveedores.
5.- El uso de sistemas de informacin, tambin ayuda al departamento de Compras a
integrar sus actividades con el resto de las reas de la empresa (produccin, ingeniera,
contabilidad, marketing, etc.).
Para Margaret A. Emnielhainz7 las compras constituyen una actividad altamente
especializada, que debe ser realizada de un modo racional, con objeto de comprar, para cada
tipo de material necesario: la calidad justa, la cantidad justa, el precio justo, en el momento
justo y la entrega al tiempo justo.
Ibdem, pg. 07
Sistema de Compras 161
El Sistema de Informacin de Compras o de Aprovisionamiento cada da tiene mayor
protagonismo en las organizaciones y debe cubrir la gestin de concurso y ofertas, la emisin
y tratamiento de las rdenes de compra, para poder gestionar las compras de la compaa con
las mejores condiciones dentro de las mayores garantas de calidad y servicio.
Los objetivos generales de la implantacin de un Sistema de Compras se pueden resumir en:
1.- Mejorar en trminos de costes y calidad de servicio la operativa de gestin de los
materiales/servicios.
2.- Racionalizar la operativa del departamento de Compras y su relacin con el resto
de la organizacin.
Los objetivos generales se pueden clasificar en estratgicos y operativos, los primeros hacen
referencia al coste/calidad y los segundos a los temas relacionados con la mejora del ciclo de
compras desde el punto de vista interno (procedimientos administrativos, relacin con otros
departamentos, reduccin de tareas administrativas,...) y externo (relacin con proveedores,
control de plazos, calidad, ..j.
Son objetivos estratgicos los siguientes:
1.- Mejora de la disponibilidad de los materiales/servicios (cantidad/plazo).
2.- Reducir el coste de aprovisionamiento (compras, transportes, almacenaje,
Sistema de Compras 162
financieros,...).
3.- Mejora de la informacin de gestin.
Los objetivos operativos ms significativos son:
1.- Ayuda en la planificacin de los materiales.
2.- Emisin automtica de las necesidades de reposicin.
3.- Facilitar la seleccin de los mejores proveedores (calidad, coste y plazo de entrega).
4.- Reduccin del plazo de aprovisionamiento (simplificacin, unificacin y agilizacin
de circuitos).
5.- Reduccin de los trabajos administrativos (peticin de compra, solicitud de ofertas,
elaboracin de pedidos, recepcin, inspeccin del material, ..j.
6.- Integracin con el resto de las aplicaciones informticas de la compaa.
Los objetivos del rea de compras deben ser coincidentes con los de la organizacin y el resto
de las funciones claves de la misma. Para Alvin J. Williams8 los objetivos de las compras
pueden resumirse en tomo a las siguientes siete caractersticas: buena calidad, correcta
cantidad, justo a tiempo, buen precio, buen origen, buen servicio y en el lugar correcto.
WILLIAMS, ALvIN J.: The purcbasing ifmnetion recogido en The purchasing handbook de Harold E. Fearon, Donaid
W. II. Killen.Editorial McGraw-Hill, New York 1993, pgs. 6-9
Dobler y K~nneh
Sistema de Compras 163
2.2.- flujo general de actividades
Las principales actividades relacionadas con el ciclo de gestin de un Sistema de Compras o
Aprovisionamiento son:
1.- Peticiones de compras
2.- Tratamiento de ofertas
3.- Gestin de pedidos
4.- Recepcin de los materiales/servicios
5.- Inspeccin de los materiales/servicios
Adicionalmente a las actividades mencionadas, existen dos actividades ms que son
imprescindibles, que han de realizarse en paralelo y que completan el ciclo:
6.- Gestin de artculos en los almacenes
7.- Planificacin de los reaprovisionamientos
A continuacin se presentan de manera grfica las principales caractersticas del ciclo logstico
de aprovisionamiento de las empresas:
Sistema de Compras 164
CICLO LOGSTICO DE APROVISIONAMIENTO
TRATAMIENTO OFERTAS
-t
PETICIN DE COMPRA
a-
IT
MERCANCIA
Si todas estas actividades del ciclo de aprovisionamiento se realizan mediante un sistema de
informacin, Margaret A. Emmelhainz9 afirma que las empresas pueden generar ahorros y
reduccin de costes debido a los siguientes t~ctores:
1.- Reduccin de esfuerzo en la emisin de la documentacin.
2.- Eliminacin de la duplicidad de entrada de datos.
3.- Incremento en la exactitud de los datos.
4.- Eliminacin de muchas tareas repetitivas del personal administrativo.
5.- Capacidad para analizar ms rpido y poder tomar mejores decisiones.
6.- Incremento de la productividad de los vendedores al usar mejor su tiempo.
Ibdem. pgs. 123-124
Sistema de Compras 1.65
7.- Reduccin del papel y de sus costes asociados (clasificacin, almacenaje,
distribucin, etc.).
8.- Reduccin de los costes de correo.
9.- Reduccin de los retrasos y de los inventarios.
2.3.- Principales funciones
Las principales funciones que debe tener un Sistema de Informacin de Compras de una
empresa de transformacin y en la que se almacenen las materias primas, componentes,
productos semi-elaborados y productos terminados son:
1.- Peticiones de compra:
El sistema de informacin debe recoger de forma sencilla cada una de las peticiones de
compra que se generen en la organizacin, ya sean desde el propio Departamento de
Compras como del resto de departamentos de la misma. El sistema antes de emitir la
orden de compra ha de realizar:
1.1.- Efectuar los controles asociados de la autorizacin del peticionario.
1.2. Validar la peticin con los sistemas de control de inversiones y/o
-
mantenimiento.
1.3.-- Consultar las existencias de materiales.
Sistema de Compras 166
1.4.- Consulta del estado de cada peticin.
2.- Tratamiento de ofertas:
Una vez que la peticin ha tenido los controles asociados y no hay existencias en los
almacenes, el sistema de informacin debe cursar la oferta y llevar su seguimiento y
control, mediante las siguientes funciones:
2.1.- Confeccin de la solicitud de oferta.
2.2.- Impresin automtica de las cartas a enviar a los proveedores.
2.3.- Recepcin de ofertas.
2.4.- Anlisis de ofertas.
2.5.- Seleccin de la mejor oferta.
2.6.- Consultas de solicitudes de oferta (por precio, articulo, proveedor,
oferta,...).
3.- Gestin de pedidos:
Una vez que se haya seleccionado la mejor oferta, el sistema debe realizar la peticin
del pedido y mantener la informacin necesaria para su gestin, las funciones son:
3.1. Elaboracin del pedido.
-
Sistema de Compras 167
3.2. Impresin automtica de las cartas de reclamacin.
-
3.3.- Consultas asociadas al pedido (por artculo, proveedor, plazo,...).
4.- Recepcin e inspeccin de materiales/servicios:
Cuando se recepcionen los materiales/servicios solicitados se deben realizar una serie
de controles previos y a continuacin con mayor nivel de detalle se efectuar la
inspeccin. Los controles de calidad cada da tienen mayor importancia en las
organizaciones empresariales. La funciones asociadas son:
4.1.- Recepcin del material.
4.2.- Control de la reccpcin (articulo, cantidad, lugar de entrega, fecha de
entrega,...).
4.3.- Devoluciones (de materiales que no corresponden o que estn en mal
estado).
4.4.- Control de calidades (del material recepcionado).
5.- Gestin de artkuos en almacn:
Una vez el artculo en el almacn el sistema de informacin ha de facilitar:
5. 1.- Consulta de artculos (descripcin, coste, ubicacin fsica, existencias
Sistema de Compras 168
disponibles, reservas, en trnsito, ...).
5.2.- Control de las existencias (entradas, salidas, ajustes,...).
5.3.- Traspaso de materiales entre los almacenes.
5.4. - Realizar reserva de materiales (en existencias o pendientes de
recepcionar).
6.- Planificacin de reaprovisionamiento:
Esta funcin es muy importante ya que debe permitir llevar la gestin de las compras
y existencias al menor coste evitando en lo posible las roturas de existencias, es
decir, cuando no se puede suministrar el material en el plazo requerido. El sistema de
informacin debe ayudar a los gestores del rea de compras a llevar una adecuada
gestin de reaprovisionamiento, mediante las funciones:
6. 1.- Evaluacin de las existencias.
6.2. - Reposicin de materiales (criterios de reposicin, mtodos de
reaprovisionamiento -punto de pedido, punto de pedido automtico, nivel
mximo/mnimo, etc.- y cantidad a pedir).
6.3. Generacin automtica de peticiones de compra.
-
6.4.- Gestin de los almacenes reguladores.
La preocupacin de los responsables del rea de logstica en relacin con los sistemas de
Sistema de Compras 169
informacin asociados al mismo, se ve reflejada en el estudio Delphi0 cuando afirma: Los
sistemas de planificacin y gestin de la cadena logstica (previsiones de venta, programacin
de la produccin y MRP1). en primer lugar, y los sistemas de gestin de pedidos y existencias,
en segundolugar, sern las reas en las que invertirn ms los fabricantes durante los prximos
aos.
En definitiva, la Tecnologa de la Informacin para la gestin del ciclo de logstica sern, segn
sus responsables, las reas de inversin prioritarias en los prximos aos.
2.4.- Relacin con otros sistemas
El Sistema de Compras tiene que estar perfectamente integrado con el resto de los sistemas de
informacin del rea econmico-financiera y especialmente con los sistemas o mdulos de
Almacenes y Cuentas a Pagar, al existir una frene relacin funcional entre el ciclo de
ompras, la funcin de almacn y la gestin de los pagos a terceros.
Las entradas, inputs del Sistema de Compras que tendrn que suministrarle el resto de los
sistemas se pueden resumir:
10 Ibdem. pg. 121
MRP <Material Requiremenla Planning) es un sistema de planificacin de las necesidades de materiales de acuerdo con el
plan dt produccin elaborado,
Sistema de Compras 170
1.- Almacn: Enviar informacin en detalle de las recepciones de materiales, as como
de las solicitudes de materiales que necesite aprovisionar. Tambin tendr que enviar
peridicamente informacin en detalle del nivel de las existencias de cada uno de los
productos almacenados.
2.- Cuentas a Pagar Enviar informacin relacionada con los compromisos de pago
con terceros por las compras realizadas (materiales, suministros y servicios), y validar
que lo que figura en la factura coincide con lo recepcionado por la compaa, todo ello
para poder conformar automticamente el compromiso de pago (factura, letra de
cambio, pagar, etc.).
En los sistemas de Compras ms modernos, stos realizan la conformacin de las
facturas y de los compromisos de pago de forma automtica, ya que las bases de datos
de los sistemas de informacin, contienen la informacin necesaria, como por ejemplo:
nmero de pedido, proveedor, fecha recepcin, detalle de los materiales recepcionados,
precios de los productos, condiciones de pago, forma de pago, etc. Esta funcin suele
ahorrar a las empresas gran cantidad de recursos humanos que antes se dedicaban
exclusivamente a conformar los pagos, as como una considerable reduccin de errores.
3.- Comunicacin electrnica de datos (Electronic Data Interchange -EDI2-): Cada da
12 Los sistemas EDI facilitan a partir del uso de una estnsctura comn de mensajes la comunicacin de informacin entre
sistemas informticos con independencia de la tecnologa asada por los emisores y receptores de los mensajes. Para ms informacin, vase
Captulo fi aptado 4.5.- Importancia de la transmisin electrnica de datos.
Sistema de Compras 171
es ms frecuente ver que las empresas estn intercambiando informacin a travs de la
comunicacin electrnica, eliminando el papel y reduciendo los pazos de envos de
documentacin. El intercambio electrnica de datos es muy til para las empresas, al
permitir intercambiar informacin entre ordenadores, tales como: rdenes de compra,
facturas, rdenes de transpone, rdenes de pago, etc. Estos sistemas agilizan los
distintos procesos, eliminan intermediarios (compaas de mensajera, correo, etc.) y
reducen distancias.
Las principales salidas output del Sistema de Compras con respecto al resto de los sistemas
de informacin del rea econmico-financiera de la compaa son:
1.- Almacn: Recibir las rdenes cursadas de compra, las condiciones de la recepcin
en los almacenes, los plazos de recepcin y los artculos pedidos (cdigo, valoracin,
etc..), as como las posibles modificaciones a rdenes cursadas.
2.- Contabilidad: Recibir informacin relacionada con las recepciones de materiales
en los almacenes con independencia de si se ha recibido o no la factura del
suministrador.
3.- Control Presupuestario: Recibir informacin sobre datos reales de la actividad del
departamento de compras, para compararlos con los datos presupuestados y analizar las
posibles desviaciones.
Sistema de Compras 172
4.- Sistema de Informacin para Ejecutivos (E. LS.): Informacin relevante de la
actividad del departamento de compras, para realizar los informes de gestin dirigidos
a la Direccin de la compaa.
El Sistema de Compras suele compartir varias bases de datos con otros sistemas de informacin
del rea, como por ejemplo:
- Base de datos de artculos y servicios, la compartir con el Sistema de Almacenes.
- Base de datos de los contratos realizados por la compaa, estar compartida con el
Sistema de Cuentas a Pagar.
- Base de datos de proveedores suministradores, tambin la compartir con el Sistema
de Cuentas a Pagar.
A continuacin se representan grficamente los tres sistemas y las bases de datos que
comparten:
Sistema de Compras 173
2.5.- Modelo de datos
El modelo de datos identifica los ncleos bsicos de los datos sobre los que se obtendr la
informacin de gestin, lo que permitir definir el soporte lgico que se traducir
informticamente en el diseo de la base de datos.
Un modelo de datos tiene una estructura que se compone de entidades y relaciones.
Entidad: algo real que es conceptualmente distinguible de otras y de la que nos
interesan algunas propiedades.
2.- Relacin: es una asociacin entre entidades, se suele identificar mediante un verbo
significativo. Existen tres clases de relaciones entre las entidades:
1.- Relacin 1 1.- Se representa grficamente mediante una resta L.....-.
(Ejemplo: cada recepcin de material tiene asociado un albarn).
2.- Relacin 1:N.- Se representa grafcamente mediante la fecha
(Ejemplo: cada orden de compra contiene uno o ms artculos).
3.-Relacin M: N.- Se representa grficamente mediante la fecha 44
(Ejemplo: cada artculo tiene asociadas una o varias cuentas contables,
Sistema de Compras 174
dependiendo de su fin o utilidad a que se destine -mantenimiento, construccin
nuevo equipo, etc.- y cada cuenta contabletiene asociado uno o ms artculos).
2.6.- Flujo de informacin
Mediante el siguiente grfico resumimos el flujo de informacin lgico de las principales
funciones de los Sistemas de Compras, as como las principales tareas asociadas acada una de
las funciones.
Sistema de Compras 175
GESTION DE
COMPRAS
PLANIFICACION DE
GESTION DE OFERTAS Y 1.- Control de
COMPRAS CONCURSOS solicitudes, rdenes de
comprs,
1.- Previsin 1.- seleccin de proveedores y envo de adjudicaciones,...
necesidades. condiciones. 2.- Establecimiento de
2.- Calendario de 2.- Recepcin de ofertas, comprobacin de polticas estratgicas.
compras - requisitos. 3.- Consultas e
3.- Anlisis y seleccin de ofertas. informes.
RECEPCION DE ADJUDICACION DE LA COMPRA
SOLICITUDES
Seleccin de proveedor.
2.- Negociacin de las condiciones de la
1.- Entrada de peticiones. compra.
2.- Tratamiento
solicitudes.
3.- Consulta de pedidos
abiertos y contratos
GENERACION ORDEN COMPRA
GENERACION DE Emisin orden de compra. CONTROL DE
CONTRATOS 2.- Envo al proveedor. CALIDAD
3.- Reconocimiento del compromiso y
1.- Elaboracin del registro contable.
Programa de control
contrato de calidad.
2.- Seguimiento del 2.- Requerimientos y
contrato. caractersticas de las
RECEPCION DE COMPRAS pruebas.
3.- Resultados.
Entrada de recepciones del almacn.
2.- Imputacin a cuentas contables.
SEGUIMIENTO DE LAS COMPRAS
1.- Seguimiento del cumplimiento de las
condiciones de compras.
L TRATAMIENTO
reclamacin
DE INCIDENCIAS
Elaboracin y envo de cartas de
2.- Anotacin de incidencias.
3.- Tratamiento devoluciones.
2.- Comunicacin con proveedores va EDI.
3.- Evaluacin proveedores.
Sistema de Compras 176
2.7.- Las compras en un entorno Just-in-Time
Hasta ahora todo lo que se ha dicho se refiere a la funcin de compras en un entorno normal,
si bien, las grandes empresas productoras de elementos de gran consumo tienden a un sistema
de fabricacin Just-in-Time y donde la funcin de compra se ve afectada de forma
considerable, que se analiza en este apanado.
En un entorno JIT la adquisicin de bienes se planifica de tal manera que su entrega precede
inmediatamente a su demanda o uso. Cualquier demora en el aprovisionamiento podra
ocasionar un paro tcnico en la cadena de produccin.
Para explicar las caractersticas ms importantes de las compras en un entorno JIT se pueden
usar las consideraciones de Carmona Moreno3 que afirma: Las organizaciones que adoptan
las compras Jfl experimentan un incremento sustancial en cl nmero de entregas, cadauna de
las cuales contiene menos unidades. Los costes y el tiempo asociados a la actividad de compra
han sido reducidos mediante:
- La disminucin del nmero de proveedores y, consecuentemente, de los recursos
utilizados para las negociaciones de compras.
2.- La estipulacin de precios y nivelesadecuados de calidad en acuerdos a largo plazo
CARMONA MORENO, salvador.: Cambio tecnolgico y Contabilidad de gestin. Instituto de Contabilidad y Auditora
de Cuentas. Madrid 1993. pg. 204 y ss.
Sistema de Compras 177
con los proveedores, eliminando de esta manera las negociaciones para cada compra.
En la compra de productos, algunas empresas que han adoptado el JIT utilizan un
programa de entrega avanzado (ADS) que define el horario de entregas diario (incluso
por hora) para un perodo concreto de tiempo (por ejemplo, un mes).
3.- El contar con personal de compras que establecen programas para informar a los
proveedores sobre los requerimientos de calidad y plazos de entrega. Estos
requerimientos pueden ser muy estrictos, estableciendo fuertes penalizaciones para
quienes los incumplan.
4.- El uso de contenedores que entren directamente en la planta. Las actividades
asociadas con el embalaje y el desembalaje son ejemplos tpicos de cmo se incurre en
costes que no aaden valor.
5.- La reduccin de los costes de los programas de inspeccin de ca]idad de las
entradas. Se pueden reducir, o incluso eliminar, el nmero de inspectores de calidad.
En resumen, la funcin de compras asume mayor protagonismo en entomos Just-in-Time y
requiere de sistemas de informacin adecuados para ofrecer un buen servicio al resto de los
departamentos de la empresa, unido a la mxima productividad en la gestin de las compras.
CAPITULO II: SISTEMAS DE IINFORMACION TRANSACCIONALES
3.- SISTEMA DE ALMACENES
3.1.- Definicin y objetivos
El profesor Suarez afirma que en la literatura econmica se denomina inventarios o stocks
a ese conjunto de mercancas o artculos acumulados en el almacn en espera de ser vendidos
o utilizados en el proceso productivo. Continua el citado autor diciendo: Los inventarios o
stocks se constituyen en la empresa con la finalidad de servir a los clientes, sin que stos sufran
demora, y tambin con el objeto de mantener la continuidad del proceso productivo, sin que
ste tenga que interrumpirse por falta de materias primas.
Pan el profesor Durn Herrera2 la empresa tiene que mantener inventarios de aquellos bienes
cuya carencia obligar a detener el proceso de produccin, y tambin aquellos productos que
1 SUAREZ SUAREz, Andrs 5.: Curso de Economa de la empresa. Ediciones Pirmide Madrid 1994. pg. 223
2 DURAN HERRERA, Juan 1.: Economa y Direccin Financiera de la Empresa. Ediciones Pirmide. Madrid 1992.
pg. 336
Sistema de Almacenes 179
aseguran una tasa adecuada de servicio al cliente.
El trmino logstica est asociado a la funciones de compras y gestin de almacenes. As el
profesor Baegil3 afirma que: El sistema logstico se ocupa de la gestin de todos los
materiales que intervienen en la transformacin, desde la entrada hasta la salida, es decir: los
aprovisionamientos, el flujo interno de los materiales en fabricacin y la distribucin final de
los mismos.
Siguiendo a Larraeta, Onieva y Lozano4 , el sistema logstico esta compuesto por las
siguientes funciones:
1.- La previsin de la demanda, tratando de conocer las ventas potenciales reales en
el horizonte prximo de la empresa.
2.- La gestin de inventarios, que estn presentes en todas las etapas intermedias de la
fbricacin: materias primas, productos en curso y productos terminados.
3.- La planificacin de la produccin, que supone la asignacin de las tasas de
produccin y los niveles de stocks deseables para satisfacer la demanda prevista con
criterios de economa de costes.
BAEGIL PALACIOS, Toms M.: El sistemajust-in-time y la flexibilidad de la produccin. Ediciones Pirnde. Madrid
1993, pg.178
LARRAETA 1.. ONIEVA L. y LOZANOS.: Sistemas modernos de gestin de materiales en produccin. Alta Direccin
nm. 147. Septiembre-octubre. Madrid 1989, pgs.15 y Ss.
Sistema de Almacenes 180
4.- La programacin de la produccin, para actuar de forma operativa sobre sta,
permitiendo adecuarse flexiblemente al cmulo de incidencias que se presenta de forma
cotidiana.
5.- El aprovisionamiento, que tiene como misin la colocacin y adquisicin de los
materiales externos que se emplean.
6.- La distribucin de los productos finales.t
El reciente estudio Delphi5 sobre la logstica en Espaa afirma: Tradicionalmente los
almacenes se conceban como lugares de reposo de las mercancas. En la actualidad est
adquiriendo importancia el concepto de centro de distribucin y consolidacin, donde se
realizan funciones complejas de manipulacin como la recepcin, consolidacin de flujos de
orgenes lejanos, preparacin de pedidos, etiquetado e incluso montaje y envasado,
expediciones hacia los puntos de venta del distribuidor o suministros just-in-time a las lneas
de produccin del fabricante.
Lo que nos lleva a poder afirmar, que se est produciendo una tendencia a la reduccin de las
existencias y del nmero de almacenes por empresa, junto con la creciente orientacin al
servicio del cliente, a la vez que los centros de gestin de los flujos de mercancas est
aumentando su importancia respecto al almacenaje tradicional.
ANDERSEN CONSULTINO y CENTRO ESPAOL DE LOGSTICA.: La logstica en Espaa en la dcada de los
90 Madrid 1992. pg. 103
Sistema de Almacenes 181
La gestin de los inventarios tiene como objetivo hacer mnima la funcin de costes ligada al
abastecimiento y almacenamiento, para lo que tendr que utilizar las tcnicas y medios de
gestin de los inventarios que sean viables econmicamente. En este sentido el profesor Durn
Herrera6 afirma que es conveniente utilizar las tcnicas de la gestin de inventarios cuando
sus costes sean inferiores a los rendimientos esperadost.
Para Sterling D. Staltord7 hoy en da en tas empresas la gestin de las existencias ha generado
posiblemente un incremento mayor que otras funciones de la empresa, y ello ha sido posible
gracias a los siguientes factores:
1 <t- A la existencia de la tecnologa, y
2o.~ A una competitividad global.
En este sentido, los sistemas de informacin asociados a la gestin de los inventarios es algo
necesario actualmente para las empresas en general, y a veces es prcticamente imposible
realizar la citada gestin sin una adecuada utilizacin de la Tecnologa de la Informacin.
El Sistema de Informacin de Almacenes realiza las funciones administrativas asociadas al
control de existencias en almacn (entradas, salidas, existencias, ubicacin,...) para la mejor
gestin de las mismas.
6 Ibdem. pg. 339
.7
STALFORD, Sterling 11: invenrory Management incluido en la obra me purchasing handbook de los autores Harold
E. Fearon, Donald W. Dobler y Ker,neth 14. Killen.Editorial McGraw-Hill, Inc., New York 993. pg.496
Sistema de Almacenes 182
El objetivo general de todo Sistema de Almacenes es racionalizar y agilizar la operativa de todo
el rea de almacenes. Como objetivos especficos podemos destacar la mecanizacin de la
administracin y operativa de dichos almacenes, la optimizacin del espacio disponible en los
almacenes a travs de una adecuada ubicacin de las existencias y un control adecuado de los
msmos.
Un almacn debe ser considerado como un centro de valor aadido en el que se agrupan y
desagrupan cargas y se regulan los flujos de materiales, en contraposicin con la concepcin
clsica que considera un almacn como un Centro de reposo y de espera de las mercancas.
Consecuentemente, la funcin del almacn est teniendo cada da mayor importancia, y por lo
tanto es necesario disponer de informacin de forma gil y rpida, que ayude a la gestin de
los almacenes, as como a la toma de decisiones.
Afirman los autores Donnelly, <3ibson e Ivancevicht que un sistema de control de inventarios
ha de combinar la tecnologa informtica y las tcnicas de control ms avanzadas, y ha de tener
cuatro caractersticas esenciales:
- Slido plan de materiales, que controle las cantidades demandadas, las fechas en que
se reciben los pedidos y las fechas en que se solicitan de nuevo en coordinacin con las
alteraciones en las especificaciones por cambios en la produccin. Este plan de
DONNELLY lames H., GIBSON Jantes L. e WANCEVICH John M.: Fundamentais ofMsnagement. Richard D. lrwin.
Homewood, illinois. Traducido con cl tiujlo Direccin y Administracin de Empresas. Editorial Addison-Wesley Iberoamericana.
Wilmingron, Delaware (U.S.A.) 1994. pg. 634
Sistema de Almacenes 183
materiales es la base de los otros tres elementos.
2.- Compromiso para llevar a cabo el plan, lo que requiere adhesin a fechas
especficas para los pedidos y a los tiempos de espera hasta la entrega.
3.- Evaluacin constante de las formas de reducir los niveles del inventario, lo que
lleva a los responsables a comprometerse en la revisin continua de los sistemas de
inventano.
4.- Insistencia en mantener registros exactos de los niveles de inventario.
El mtodo de produccin Just-in-time puede ser utilizado como solucin al problema
especfico del almacenamiento de existencias, ya que las entradas de materiales se realizanjusto
en el momento que son necesarias en el proceso productivo. Lo ms descatable del mtodo de
produccin JIT es el continuo esfuerzo de eliminar los despilfarros en el proceso productivo,
es decir, buscando la mejora continua de los procesos de negocio.
3.2.- Principales Funciones
A continuacin se detallan las principales funciones de un Sistema de Informacin de
Almacenes:
Sistema de Almacenes 184
1.- Variacin de existencias, esta funcin se encarga del control de las entradas y
salidas que se producen en el almacn, para ello el sistema debe realizar una serie de
validaciones y controles que verifiquen los datos introducidos. Esta funcin debe
permitir:
1.1.- Consulta de existencias (por artculo, rea-almacn, ...)
1.2. Entrada de los vales de material
-
1.3.- Borrado de los vales de material
1.4.- Actualizacin de los vales de material
1.5.- Reserva de material
.6.- Cierre vale de material
2.- Trasvases entre almacenes, el sistema debe permitirrealizar de forma gil y sencilla
los posibles trasvases entre los distintos almacenes con objeto de optimizar las
existencias de la compaa. Esta funcin debe permitir:
2.1. Realizar movimiento de material entre almacenes
-
2.2.- Controlar las mercancas en trnsito
2.3.- Actualizar el inventario
3.- Peticin a compras, el sistema debe facilitar las peticiones de reaprovisionamiento
segn la poltica definida por el departamento de Compras. Recordemos que los
Sistema de Almacenes 185
almacenes nicamente son los gestores de las existencias y su objetivo es el de poder
atender a sus usuarios, es decir al resto de la organizacin en cuanto a la entrega de los
materiales requeridos. Esta funcin abarca:
3.1.- Alta de peticin a compras
3.2.- Actualizacin peticin a compras (por peticin y artculo)
3.3.- Consulta reaprovisionamiento
4.- Recuentos/ajustes, se trata de realizar peridicamente los recuentos con objeto de
comprobar que los datos del sistema coincidan con los datos reales y poder llevar el
control de las diferencias. Generalmente el sistema facilitar la siguiente informacin:
4.1.- Lista de recuento
4.2.- Captura de la informacin resultante del recuento
4.3.- Cierre lista de recuento
4.4. Ajustes de inventario
-
4.5< Consultas ciclo de recuento
5.- Entradas por devolucin de terceros, recoge todas las entradas en los almacenes
como consecuencia de las devoluciones correspondientes a las ventas realizadas a
terceros.
Sistema de Almacenes 186
6.- Recepcin de material, esta funcin se encarga de llevar el control de las entradas
en almacn, segn los datos facilitados por el departamento de Compras. Esta funcin
estar integrada por:
6. 1.- Entrada datos recepcin (por lnea de pedido de compra y artculo).
6.2.- Tratamiento de excepciones
6.3. Tratamiento de las devoluciones
-
6.4. Actualizacin recepciones y devoluciones
-
6.5.- Consulta recepciones y devoluciones
7.- Inspeccin de material, permitir realizar un muestreo de las piezas a inspeccionar
y el seguimiento de los controles de calidad que la organizacin tenga definido para
cada tipo de material. Estar formada por:
7.1.- Seleccin lnea de pedido
7.2.- Datos de la inspeccin
7.3.- Disposicin material rechazado
7.4.- Consulta inspeccin
8.- Consultas e informes, el sistema debe permitir el poder realizar consultas en tiempo
real de cualquier dato introducido en el mismo, as como la emisin de los informes
necesarios por cada uno de los responsables de la estructura de la organizacin en temas
Sistema de Almacenes 187
relacionados con las existencias del almacn.
3.3.- Flujo general de actividades
Las actividades asociadas al rea de almacenes las podemos representar mediante el siguiente
grfico:
VALE8OE
SALJa&
Este flujo de informacin tiene asociadas las siguientes funciones que a continuacin pasamos
a describir:
1.- SaJidg de material:
Cualquier tipo de salida de material debe estar soportada por un vale que se introduce
al sistema de informacin previa consulta de las existencias disponibles. Como resultado
de esta consulta, el usuario puede:
Sistema de Almacenes 188
Obtener la cantidad total de material, disponible, reservado e inactivo en el
conjunto de los almacenes de la compaa y la posibilidad de descender a nivel
de cada uno de los almacenes.
2.- Poder realizar una peticin al departamento de Compras.
3.- Conocer los pedidos en curso correspondientes al artculo solicitado.
Una vez que el usuario conoce la disponibilidad del material y su localizacin, debe
proceder a introducir en el sistema la informacin correspondiente al vale, lo que
implica:
- Introduccin de la informacin bsica de la cabecera del vale (departamento
peticionario, persona que lo sahcita, persona que lo autoriza, orden de trabajo,
centro de imputacin, actividad, etc.)
2.- Introduccin de las lneas de detalle, en las cuales se especifica el articulo
requerido, la cantidad, la fecha de entrega, etc.
Cuando el vale haya sido dado de alta en el sistema de informacin y su composicin
(cabecera y lneas) se consideren correctas y completas, el usuario debe llevar a cabo
la reserva del material correspondiente.
Sistema de Almacenes 189
Dependiendo del nivel de existencias se pueden dar las siguientes circunstancias:
1.-No hay existencias: En este caso la compaa, tendr que realizar alguna de
las siguientes acciones:
1.1.- Solicitar una peticin a compras si es un almacn regulador o tiene
autorizacin para realizar peticiones.
1.2.- Realizar un trasvase de material entre almacenes.
1.3.- Dependiendo de las circunstancias del momento y si es un almacn
regulador o con autorizacin para realizar peticiones de compra, puede
llevar a cabo una combinacin de los dos puntos anteriores: peticin al
departamento de Compras y realizar un trasvase entre almacenes.
1.4. No realizar ningn tipo de accin debido a la existencia de un
-
pedido de compra cuya fecha de entrega es inmediata.
2.- Hay existencias, pero son insuficientes: En estos casos se realiza una
recogida parcial (despacho parcial) de material, y se podr optar por considerar
la misma como completa o no.
En el supuesto de que no considere la recogida parcial como completa,
Sistema de Almacenes 190
dependiendo de si el almacn es regulador o tiene autorizacin para realizar
peticiones de compra y la disponibilidad del material en el resto de almacenes
de la empresa, el usuario puede optar por las mismas posiblidades comentadas
en el prrafo anterior (cuando no hay existencias).
2.- Trasvase entre almacenes:
El usuario correspondiente debe consultar la disponibilidad del material requerido en
el resto de los almacenes de la organizacin. Dependiendo del resultado de la consulta
realizada, el usuario llevar a cabo la accin que estar comprendida entre las siguientes
posibilidades:
2.1.- Trasvase (hay existencias):
En este caso, el responsable del almacn expedidor realizar el trasvase de
material correspondiente al artculo solicitado; cuando se realiza este proceso
el material debe quedar en estado inactivo hasta que se produzca la recepcin
del mismo en el lugar de destino. El proceso de trasvase debe incrementar de
manera automtica el nivel de existencias en el almacn peticionario con la
indicacin de que est en trnsito, as como la salida del almacn origen del
trasvase.
Cuando se produzca la recepcin del material en el almacn peticionario, el
Sistema de Almacenes 191
usuario responsable del mismo debe activar la cantidad de material traspasada.
El sistema de informacin debe diferenciar claramente las existencias en estado
activo e inactivo ya que son conceptos distintos:
- Activo: El material pasa a formar parte de la cantidad de material
disponible existente en el almacn, es decir es utilizable para su uso
habitual.
2.- Inactivo: El material est comprendido dentro de las existencias del
almacn, pero no se puede disponer de l, debido a diversos motivos,
como por ejemplo, trasvase entre almacenes, roturas, obsolescencia,
reservas, inspecciones, etc.
2.2. Trasvase (no hay existencias):
-
En el supuesto de que no haya existencias en ninguno de los almacenes de la
compaa, y el almacn peticionario no es un almacn regulador ni tiene
capacidad para realizar una peticin de compra, en este caso, debe realizar los
siguientes pasos para llevar a cabo un trasvase de material:
1.- El almacn peticionado debe generar un vale de material contra el
almacn regulador correspondiente. El objetivo es dejar constancia en
Sistema de Almacenes 192
el sistema de las necesidades de material para que el almacn lleve a
cabo las gestiones de reaprovisionamiento oportunas.
2.- Cuando el almacn al que se le ha solicitado el material detecte el
vale generado por el almacn peticionario, debe realizar
automticamente la reserva del material requerido.
3.- El almacn expedidor, como consecuenciade la solicitud de material
que le ha hecho otro almacn de la compaa, debe realizar una peticin
al departamento de Compras.
4.- Cuando el material solicitado se recepcione, el almacn expedidor
llevar a cabo el trasvase del mismo con destino al almacn peticionario;
el material, al igual que en el caso en el que existen existencias, queda
en estado inactivo hasta que se reciba en el almacn peticionario.
5.- Una vez que el material llega al almacn peticionario, ste debe
modificar el estado del mismo a activo. De esta forma, la cantidad de
material existente en el almacn disponible se incrementa por un valor
igual a la cantidad trasvasada.
6.- Despus de que se haya recibido el material en el lugar
correspondiente, el almacn peticionario debe dar de baja del sistema el
Sistema de Almacenes 193
vale. La nica razn de haber elaborado el vale es que aparezca como
necesidades de material las peticiones realizadas por los almacenes.
3.- Peticin al departamento de Compras:
El sistema de informacin debe recoger los reaprovisionamientos necesanos en la
organizacin, con cierto nivel de detalle, con objeto de informar al responsable de la
gestin de las compras de dichos requerimientos.
Dependiendo de los avisos o mensajes que d el sistema de informacin, debe permitir
el poder consultar el estado del inventario yio realizar el anlisis de aprovisionamiento,
con objeto de no realizar un pedido de compra cuando exista una recepcin en el
almacn o bien est pendiente de recibirse una entrada de material previa a la fecha de
recepcin del pedido que fuera a originarse.
Una vez que se haya confirmado la falta de material en el almacn y la inexistencia de
una prxima recepcin, debe generarse una peticin al departamento responsable de
realizar las compras, por parte del almacn que requiera el material.
A continuacin, se ha de introducir en el sistema los datos asociados a la peticin de
la compra, indicando la informacin bsica relativa a las lneas de la peticin (artculos,
cantidades, fecha de requerimiento, etc.).
Sistema de Almacenes 194
4.- Recepcin de material:
El proceso de recepcin de material requiere la ejecucin de los siguientes pasos:
4.1.- Introducir los datos asociados a la recepcin como por ejemplo: nmero
de albarn, fecha de entrega, cdigo de transportista, etc.
4.2.- En el momento de introducir en el sistema de informacin los datos de la
recepcin del material, el sistema debe establecercontroles para comprobarque
se ajusta a lo especificado en el pedido (orden de compra) dentro de los
mrgenes permitidos. Normalmente, los controles hacen referencia a: cantidad
entregada, fecha de entrega, lugar de entrega, etc.
El responsable de Compras de la empresa tiene que definir en el Sistema de
Compras los mrgenes de error que considere admisibles, determinando el tipo
de mensaje que el sistema de informacin debe facilitar cuando la recepcin
incumpla los controles indicados. Por ejemplo: aviso~~ o excepcin. El
aviso puede ser ignorado por el usuario, mientras que la excepcin requiere
un cdigo de autorizacin para que el usuario pueda continuar con el proceso
de recepcin.
4.3.- Devolucin del material, en los casos en que se superen los mrgenes de
error admitidos, en estos casos el material ser objeto de devolucin. Las causas
Sistema de Almacenes 195
pueden ser por diferentes motivos, por ejempo: por incumplimiento de plazos,
diferencias en las cantidades, calidades no admisibles, etc.
5.- Inspeccin de material:
Se aplicar este proceso con carcter exclusivo a los materiales que as lo requieran,
indicado en la lnea de pedido o bien cuando se realiza la definicin del artculo. El
proceso de inspeccin consta de los siguientes pasos:
5. 1.- Seleccionar la recepcin correspondiente, cuyo material va a ser objeto de
inspeccin.
5.2.- Introducir en el sistema los datos de la inspeccin, distinguiendo: cantidad
de material inspeccionado, cantidad de material aceptado sin inspeccin y por
ltimo la cantidad de material rechazado.
3.4.- Relacin con otros sistemas
El Sistema de Almacenes como ya hemos visto, debe estar perfectamente integrado con el
Sistema de Compras, con el que intercambia y comparte gran cantidad de datos.
Los principales inputs de un Sistema de Almacenes son:
Sistema de Almacenes 196
- Compras: Enviar informacin de las rdenes de compra cursadas con objeto de
conocer con antelacin los materiales que se van a recepcionar y los pazos previstos.
Tambin informar de la actualizacin de los precios de cada uno de los artculos lo que
permitir conocer el precio de salida de los mismos, de acuerdo con el sistema de
valoracin establecido (precio medio ponderado, FIFO, LIFO, NIFO, etc.)
2.- Contabilidad: Informar de las cuentas contables asociadas a cada uno de los
productos dados de alta en la base de datos de artculos, y segn el uso de los mismos,
ya que un mismo artculo dependiendo de su finalidad tendrcuentas contables distintas.
Por ejemplo: un material cuyo objeto sea el mantenimiento o reparacin, tiene distinto
tratamiento contable que si se destina a la construccin de un elemento nuevo de
inmovilizado.
3.- Produccin: Los distintos departamentos de produccin informarn de la
planificacin de las necesidades de material y los plazos de entrega de los mismos.
Tambin de las necesidades de material a corto plazo, con independencia de si estaban
o no planificadas.
Las salidas de informacin, outputs del Sistema de Almacenes con el resto de los sistemas
de informacin del rea econmico-financien son:
Compras: Recibir informacin de las existencias en los almacenes, valoracin,
Sistema de Almacenes 197
recepciones de materiales, solicitud de materiales, inspecciones realizadas, valoracin
de las inspecciones, devoluciones de material y ajustes realizados en los almacenes.
2.- Contabilidad: Recibir informacin de la valoracin de las existencias, as como de
las entradas y salidas en los almacenes. En relacin con las salidas o consumos es
necesario indicar el centro de coste y actividad a los que se debe imputar
contablemente.
3.- Control Presupuestario: Recibir informacin del nivel de existencias del conjunto
de los almacenes de la compaa con objeto de poder compararlos con los datos
presupuestados y analizar las posibles diferencias.
4.- Sistema de Informacin para Ejecutivos (E. LS.): Recibir informacin relevante de
la actividad asociada a los almacenes, con objeto de poder realizar los informes de
gestin dirigidos a la Direccin.
3.5.- Modelo de datos
Al igual que se ha hecho para el Sistema de Compras, a continuacin representamos las
relaciones entre las entidades ms significativas de un Sistema de Almacenes, como por
ejemplo:
Sistema de Almacenes 198
Relacin 1 1 .- Cada entrada en almacn se refleja en un albarn.
2.- Relacin 1 N .- Cada almacn tiene asociados uno o varios artculos.
3.- Relacin M: N .- Inexistente.
3.6.- Flujo de informacin
Al igual que en el Sistema de Compras, representamos grficamente el flujo de informacin
lgico de las principales funciones de los Sistemas de Almacenes, as como las principales
Sistema de Almacenes 199
tareas asociadas a cada una de las funciones.
CaESTION DE ALMACEN
PLANIFICACION NECESIDADES
Control de niveles de stocks,
roturas,.. -
2.- Control dc requisiciones,
1.- Previsin de necesidades o corlo plazo.
peticiones. entrsdas, solidas,...
2.- Anlisis de conaumos.
3 - Alta/baja de artculos
3.- Polticas de aprovisionan~ iento.
almacenes, cuentas contables
u suar sos.
4.- Stock dc seguridad.
REQUISICIONES DE MATERIAL AL
A L M A C EN
RECEPCION DE PETIC ION DE
1.- Entrada de vales.
SOLICITUDES MATERIAL A COMPRAS
2.- M od ificaci n de peticiones.
3.- Reserva de materiales.
-. Gene racin auto m lica de
1.- Entrada de peticiones. peticiones a Compras.
2.- Tratamiento 2.- Entrada manual de
solicitud es.
peticin a Compras.
3.- Consulta de pedsdos 3- Modificacin datos
abiertos y contratos
peticin.
RECEPCION DE MATERIAL
-- Entrado de albaranes.
2.- Actualizacin del inventario.
3.- Tratamiento inspeccione, y
AJUSTES DE
devoluciones.
INVENTARIO
__________________________ 4.. A signacin de ubicaciones.
-- R eslizacin de
CO n te os.
2.- Introd uccin de
4,
ajustes.
3.- Anotacin contable,
SALIDA DE MATERIAL
-- imputacin contable (cuenta, centro y
1
CONSULTAS E INFORMES
actividad) de a salida.
1.- <7 onsulta en tiempo real de datos
residentes en el sistesa a.
2.- A etualizacin del mv entado.
2.- Emisin de los informes definidos.
3.- Posibilidad de parametrizar informes a
medida segn necesidades de los usasarsos.
Sistema de Almacenes 200
3.7.- Tendencias y prcticas actuales de la funcin de compras y almacenes ~
Empresas de gran volumen y complejidad como son las empresas suministradoras de gas, agua.
electricidad y telecomunicaciones, as como otros sectores industriales, se enfrentan al doble
reto de:
- Mantener de manera ptima el servicio proporcionado a sus clientes por las
instalaciones o equipos ya existentes.
2.- Acometer simultneamente ambiciosos planes de inversin para aumentar la calidad
y variedad de los servicios ofrecidos, mejorar la atencin a sus clientes, reducir los
costes operativos, etc.
Por ello, las empresas deben identificar como necesidad prioritaria la mejora de la gestin
logstica de su aprovisionamiento de recursos materiales.
Para obtener mejoras sustanciales en esta funcin de negocio, algunas empresas lderes (AT&T,
Motorola, Bristish Petroleo, France Telecom,...) han optado por realizar una completa
reingeniera, de sus procesos y operaciones.
Para la elaboracin de este apartado se consultaron loa pmyectos a nivel mundial ms importantes en los que intervino
Andersen Consulting durante los aos 1993 y 1994.
Sistema de Almacenes 201
En este sentido Sterling D. Stalford10 afirma que: La funcin de gestin de materiales ha
madurado, conjuntamente con el control de gestin en prcticamente todas las organizaciones,
grandes y pequeas, al aumentar el conocimiento de la gestin de compras y existencias,
adems tienen un mayor protagonismo dentro de la estrategia de los negocios. La direccin no
ha cambiado, lo que s ha cambiado es la disponibilidad de la informacin, que es la base de
la toma de decisiones. La validez de la informacin bsica es cuestin de disciplina y
entrenamiento, y su origen es mediante un sistema de informacin que captura y emite los
informes con una buena relacin coste-beneficio.
Las principales tendencias y prcticas actuales de los paises desarrollados, encaminadas a
obtener el xito en el rea de compras y almacenes son muchas y variadas, si bien en este
estudio queremos destacar:
- Integracin de os Sistemas de !nkrmacin:
La informacin debe capturarse y validarse all donde se genere, para evitar consumos
de tiempos y agilizar los procesos. Por otra parte, los sistemas deben compartir las
distintas bases de datos para mantener la unicidad de la informacin. Con todo ello, se
eliminan tareas que no aaden valor y la informacin facilitada por los sistemas de
informacin es ms fiable.
Ibdem. pg. 496
Sistema de Almacenes 202
Los beneficios asociados a esta prctica los podemos resumir en:
Reduccin del flujo de informacin y tareas administrativas asociadas.
2.- Mejora de la calidad de la comunicacin entre los distintos departamentos
que integran la organizaclon.
3.- Capacidad de realizar la reserva de materiales segn necesidades
planificadas.
4.- Reduccin del coste de aprovisionamiento y de los pazos de entrega.
2.- Automatizacin selectiva do la manipulacin de los materiales en almacn:
En una concepcin clsica un almacn se consideraba como un centro de reposo y de
espera de las mercancas, en contraposicin con la concepcin moderna que entiende
que es un centro de valor aadido en el que se agrupan y desagrupan cargas y se
regulan los flujos de materiales.
A partir de unas determinadas caracterstica (dimensin, tipo de artculos, ..) la
automatizacin incrementa el nivel de calidad de las operaciones que se realizan en el
Ver Andrs Suare?. Suare,.: Curso de Economa de la Empresa. Ediciones Pirmide. Madrid 1994, pg. 223 y ss.
Sistema de Almacenes 203
mismo, sin necesidad de aumentar los costes asociados.
La mejora en la gestin fisica del almacn mediante una automatizacin permite una
reduccin de costes, adems de una mejora en el nivel de servicio y la optimizacin del
espacio disponible en los almacenes de la empresa.
En resumen, los beneficios asociados a esta prctica son:
1.- Reduccin de costes de manipulacin y almacenaje.
2.- Optimizacin del espacio de los almacenes.
3.- Flexibilidad y productividad en las operaciones de manipulacin y
almacenaje.
4.- Capacidad de respuesta ante puntas de demanda.
3.- Sistemas avanzados de identificacin y reconocimiento de artculos:
Las continuas demandas del mercado para incrementar los controles y la informacin
disponible en las cadenas logsticas han permitido desarrollar tecnologas sofisticadas
para la identificacin automtica de artculos y expediciones (cdigos de barras,
scanner, micro-chip, tarjetas inteligentes, etc.). Estas tecnologas eliminan buena parte
de la documentacin necesaria, as como de los controles manuales, realizando la
verificacin y seguimiento en cada uno de los puntos de manipulacin de forma
automtica.
Sistema de Almacenes 204
La incorporacin de este tipo de tecnologas en las organizaciones, especialmente en
aquellos artculos de importancia significativa (coste elevado, volumen almacenado,
piezas numeradas, etc.) permite la identificacin automtica de las piezas, lo que facilita
el acceso a su historial, especialmente cuando es material reparado (motores,
componentes electrnicos, equipos de precisin, etc.). Otras ventajas de incorporar
estas tecnologas es el mayor control en la imputacin contable de los consumos de
materiales segn las rdenes de trabajo.
Los beneficios de esta prctica los podemos resumir en:
Mejor seguimiento y control de los materiales.
2.- Facilita la centralizacin de entradas/salidas de materiales en almacn.
3.- Facilita la imputacin contable de los consumos de materiales.
4.- Reduce considerablemente el nmero de papeles y tareas administrativas
asociadas.
4.- Sistema de intercambio electrnico de informacin
El continuo incremento en la competitividad exige una mayor agilidad en el intercambio
de informacin entre las empresas con las que se mantiene una relacin frecuente y
duradera.
Uno de los avances ms significativos de la Tecnologa de la Informacin ha sido el
Sistema de Almacenes 205
intercambio electrnico de informacin entre diferentes empresas. Esta tecnologa tiene
un elevado potencial de implantacin en el rea de la logstica, fundamentalmente en
la relacin cliente-proveedor.
Los beneficios ms significativos asociados a esta prctica son:
1.- Reduccin de los plazos de entrega.
2.- Eliminacin de papeles.
3.- Mejora de la comunicacin entre cliente-proveedor.
5.- Planificacin integrada de necesidades:
Si tenemos en cuenta todas las demandas de un artculo y su previsin de necesidades,
sc pueden adelantar las operaciones necesarias para disponer del material en la fecha,
cantidad y lugar requeridos, facilitando la gestin a los departamentos encargados de
las compras y del almacenaje.
La planificacin conjunta por parte de los departamentospeticionarios y el departamento
de Compras permitir una mejor identificacinde los requerimientos y particularidades
de las necesidades, facilitando la programacin de entrega, la definicin de polticas de
aprovisionamiento, as como el poder establecer los niveles de seguridad de cada
artculo.
Sistema de Almacenes 206
Se pueden resumir los beneficios de esta prctica en:
1 .- Reduccin de los niveles de stocks.
2.- Anticipacin de las necesidades de la empresa al proveedor.
3.- Evitar solapamientos en los canales de demanda, es decir, cuando varios
departamentos piden el mismo material para cubrir la misma necesidad,
creyendo que as les va a llegar antes.
4.- Disminucin de la obsolencia de los artculos almacenados.
6.- flexibilidad en la cadena logstica:
La disponibilidad de diversos canales alternativos y la configuracin dinmica de los
medios e instalaciones de distribucin permiten hacer llegar los materiales all donde
se necesiten, de forma gil, a la vez que sc optimizan la utilizacin de los elementos
que integran la cadena,
Alguna de las herramientas o tcnicas que permiten esta flexibilidad son las siguientes:
1.- Planificacin dinmica de rutas de transpone, a veces se utilizan sistemas
expertos que optimizan considerablemente el transporte.
2.- Gestin de las localizaciones de artculos en el almacn, optimizando el
espacio disponible.
Sistema de Almacenes 207
3.- Optimizacin de los movimientos entre almacenes y de los inventarios en
cada uno de ellos, en funcin de la planificacin de necesidades.
4.- Diseo pennanente de los catlogos de artculos que deben ser gestionados
por cada almacn y sus polticas de aprovisionamiento.
La complejidad e importancia del ciclo de aprovisionamiento para las grandes empresas
industriales y de servicios pblicos, hace necesario disponer de una cadena logstica
capaz de adaptarse a los cambios internos o externos, con objeto de mantener la calidad
del servicio sin mayores costes asociados.
Los beneficios de esta prctica se resumen en los siguientes:
- Mayor aprovechamiento de los almacenes y de los medios de transporte que
la empresa dispone.
2.- Reduccin de los niveles de stocks.
3.- Agilidad ante los cambios del entorno.
4.- Capacidad de adaptacin en las fluctuaciones de la demanda.
5.- Reduccin de los plazos de servicio.
7.- Involucracin de los proveedores en la cadena logfstica:
La tendencia generalizada seala el aumento de la importancia de la calidad y del
Sistema de Almacenes 208
servicio como criterios de seleccin de proveedores. Estos son cada vez ms socios
logsticos integrndose en la cadena logstica aprovechando las sinrgias que se
producen.
Esta involucracin se materializar en planteamientos ms constructivosy a largo plazo,
en sustitucin de las actividades defensivas, en tomo a intereses percibidos como
opuestos, en las relaciones entre clientes y proveedores.
Se pueden resumir los beneficios asociados a esta prctica:
1.- Mejora en las entregas segn programa de necesidades debidamente
planificadas.
2.- Mayor aprovechamiento de las sinergias en investigacin y desarrollo de
soluciones.
3.- fluidez en la negociacin dinmica de fechas de entrega y tamaos de lote.
4.- Mejora en la concertacin de la calidad de los artculos con los proveedores.
8. - Subeontratacin de funciones logsticas (~outsourcing9:
La especializacin es cada vez ms importante para alcanzar ventajas competitivas. La
subcontratacin de determinadas funciones logsticas permite a las organizacionescontar
con servicios sofisticados sin necesidad de utilizar recursos propios.
Sistema de Almacenes 209
Las principales causas que estn dando lugar al incremento de las contratacin a
terceros de este tipo de servicios, se debe al mayor valor aadido generado por la
subcontratacin, al incremento de la flexibilidad y a la obtencin de mejores resultados.
Los beneficios asociados a esta prctica se resumen:
1.- Reduccin de las inversiones en equipamiento logstico.
2.- Mayor aprovechamiento de las economas de escala.
3.- Mayor profesionalizacin de los servicios logsticos.
Las relaciones entre clientes y proveedores se acentuarn en el futuro en beneficio de ambas
partes, as se desprende del estudio Delphi2 que afirma que las tendencias son:
1.- Disminuir el ndnrro de proveedores de cada empresa, debido a la nueva
orientacin, a la mejora continua y a la apuesta por las relaciones a largo plazo.
2.- Se reforzar la funcin de homologacin y de concertacin de calidad con los
proveedores en detrimento de las funciones administrativas. Los programas de
proveedores sern el instrumento de mejora continua (calidad, proceso productivo y
servicio).
12 Ibdem. pg. 114
Sistema de Almacenes 210
3.- Se centralizar la funcin de homologacin y contratacin por la necesidad de
potenciar el nivel de los negociadores y de asegurar una relacin ptima entre calidad,
servicio y coste en todos los materiales de la empresa.
4.- Se descentralizar en muchos casos la gestin diaria de aprovisionamientos
favorecida por la tendencia a la reduccin de existencias y a la programacin de las
entregas en funcin de las necesidades reales de las plantas (en los fabricantes) o de los
puntos de venta (en los distribuidores).
CAPITULO II: SISTEMAS DE INFORMACION TRANSACCIONALES
4.- SISTEMA DE CUENTAS A PAGAR
4.1.- Definicin y objetivos
El Sistema de Cuentas a Pagar es el encargado de gestionar el exigible a corto, definido por
el profesor Gonzlez Pascual como la masa patrimonial integrada por todas aquellas deudas
contraidas por la empresa con vencimiento a corto plazo, es decir, inferior a 365 das. Las
partidas que aqu figuran pueden tener su origen en la actividad principal de la empresa, las
ms tpicas de las cuales las constituyen los proveedores y efectos comerciales a pagar, o
pueden tener otro origen diferente, como sera el caso de los acreedores, o deudas netamente
financieras como los prstamos solicitados a entidades financieras u otras, siempre y cuando
su vencimiento fuese a corto.
1 <JONZALEZ PASCUAL, Julin.: Anilisis de la empresa a travs de su infonuacin econmico-f,naneierC Edkiones
PirndeMadrid 1992. pg. 99
Sistema de Cuentas a Pagar 212
La Asociacin Espaola de Contabilidad y Administracin de Empresa2 incluye la siguiente
definicin: Bajo la denominacin de proveedores, acreedores y otras cuentas a pagar, se
recogen todas aquellas deudas u obligaciones de la empresa derivadas de la adquisicin o
suministro por terceros de bienes o servicios a la empresa, entendiendo la expresin -bienes
o servicios- en un sentido amplio, que engloba tanto las existencias y otros materiales
destinados al proceso productivo como otras prestaciones de servicios que contribuyen directa
o indirectamente al mismo...
El Sistema de Informacin de Cuentas a Pagar permite la gestin de los pagos a proveedores,
suministradores y contratistas por los contratos de bienes y servicios que la compaa se haya
comprometido, adems debe permitir la conformacin de facturas y ayudar al seguimiento y
control de los pagos a terceros.
Desde el punto de vista del cash managernent una correcta gestin de pagos no consiste en
alargar lo ms posible el momento del pago y pagar lo menos posible, puesto que sto sera
una degradacin de la relacin comercial.
Para Francisco J. Lpez3 una eficaz gestin de pagos consiste en conseguir los mximos
aplazamientos de pago posibles, negociados y en condiciones ventajosas, y hacer frente a los
mismos, a su vencimiento, previndolos para disponer de la liquidez precisa, y ejecutndolos
2 AECA. Documento mio,. 5 de la serie de Principios Contables denominado: Pmveedores, acreedores y otras cuentas a
pagar. Madrid 992, pg.21
LOPEZ MARrINEZ, Francisco 3.: Manual del casi, managenienC. Ediciones fleusto. Bilbao 1992. pg. 59
Sistema de Cuentas a Pagar 213
por el medio de pago ms conveniente para nosotros.
El objetivo de un Sistema de Cuentas a Pagar es el de llevar el control de los pagos que se
realizan a terceros; este control debe cubrir desde el momento que nace el compromiso (firma
del contrato, peticin al suministrador,...), facilitando el proceso de conformacin automtico
hasta y por ltimo, ordenar el pago.
Un Sistema de Informacin de Cuentas a Pagar debe gestionar la problemtica de los
proveedores, en su sentido ms amplio, tanto desde el punto de vista contable como financiero
y mantener un importante flujo de informacin con los Sistemas de Compras, Almacenes,
Tesorera, Contabilidad Financiera y Contabilidad Analtica.
4.2.- Caractersticas
Las principales caractersticas que debe tener un Sistema de Cuentas a Pagar sepueden resumir
en las siguientes:
1.- Disponer de la historia de las facturas, el sistema debe mantener la historia de cada
factura desde el momento en que se recibe hasta el pago definitivo, y permitir el
anlisis de los atrasos o anticipos en los pagos, as como lo plazos efectivos de
financiacin obtenidos de los proveedores. Es decir, toda la historia de los pagos debe
estar asignada a las facturas que los han generado. Para ello, es esencial que el sistema
Sistema de Cuentas a Pagar 214
capture las facturas de proveedores desde el momento mismo de su llegada a la
empresa, y que mantenga un registro de dichas facturas, controlando en cada momento
dnde se encuentran dentro del proceso de conformacin previo a la contabilizacin
definitiva.
2.- Actualizar las previsiones depago, en funcin de los vencimientos y fechas de pago
registrados, as como de los medios de pago establecidos y registrados (cheque, pagar,
transferencia, etc.).
3.- Multidivisa, el sistema debe mantener la informacin en la divisa que figure en la
factura, ya que de esta forma permite un control ms exhaustivo de los importes de los
compromisos con terceros, y realizar revaluaciones en funcin del tipo de cambio
vigente en cada momento.
4.- Facilitar a conciliacin, el sistema en tiempo real on-line; debe asignar cada
pago a las facturas que corresponda y permitir una doble visin de la cuenta de un
proveedor, es decir, partidas pendientes e historia de un proveedor, de tal forma que
cada cuenta est permanentemente conciliada.
5.- Historial de cada prrncedor, el sistema debe disponer de un fichero maestro (base
de datos) de proveedores con los principales datos de cada uno de ellos, para que en
todo momento nos pueda t~cilitar individualmente el impone de la deuda contraida y
Sistema de Cuentas a Pagar 215
pagos realizados, as como todo tipo de informacin complementaria que puede ser
necesaria para la compaa, como por ejemplo,la valoracin de cada proveedor en base
al grado de cumplimiento de los plazos y calidades, de tal forma que facilite
informacin a los responsables del rea y puedan decidir la continuidad o no con cada
uno de los proveedores.
6.- Comunicacin electrnica de datos (Electronic Data Interchange -Efl.-), el
sistema debe permitir el intercambio de informacin con los proveedores con
procedimientos electrnicos y evitar en la medida de los posible el uso del papel. Segn
el estudio Delphi4 realizado por Andersen Consulting5 se intentan aprovechar las
nuevas tecnologas de comunicaciones, de modo que la informacin pueda ser tratada
de la manera ms gil posible, con el objetivo de reducir tanto costes internos
(personal, tareas sin valor aadido) como externos (gastos y comisiones bancarias).
7.- Consultas y emisin de informes, el sistema debe permitir realizar todo tipo de
consultas en tiempo real, de la informacin existente en la base de datos, de forma gil
y rpida, para que los usuarios puedan realizar la funciones de gestin y control de las
obligaciones de la empresa con terceros.
El mtodo Delphi cortina la recopilacin annima e individual de las opiniones, el anlisis estadstico de stas y la revisin
interactiva de los resultados con un grapo de expertos y tcnicos
ANDERSEN CONSULTINO.: La Funcin de Tesorera en la Empresa. Madrid 1994. pg. 33
Sistema de Cuentas a Pagar 216
4.3.- Principales Funciones
Las principales funciones que un Sistema de Cuentas a Pagar debe cubrir son las siguientes:
Alta de facturas, el sistema deber registra la informacin asociada a la factura en
el momento en que se recepcione en la compaa; esta carga de datos puede ser manual
o automtica (mediante scanner), tambin se debe imputar al departamento o centro
responsable de su conformidad, para que una vez conformada la factura se pueda
asignar la correspondiente contrapartida de gasto. De esta forma, la compaa conoce
en cualquier momento las facturas que se han recibido, qu departamento o centro las
tiene en su poder, el estado en que se encuentra (pendiente de conformar, conformada,
pendiente de pago, pagada, ...), y facilita la elaboracin de las previsiones de pago de
la compaa.
2.- Conformacin automtica de pagos, esta funcin constituye el enlace entre las
recepciones fsicas en los almacenes de la compaa y la recepcin de la fuctura, con
su problemtica contable y financiera. Las recepciones del almacn valoradas, quedan
a la espera de la ctura del proveedor para su conciliacin y tratamiento de las posibles
desviaciones (precio, cantidad, tipo de cambio,...). De esta forma cuando llega la
factura a la compaa, el sistema de informacin de Cuentas a Pagar tiene constancia
de la recepcin de los materiales y del compromiso de pago, y puede conformara de
forma automtica.
Sistema de Cuentas a Pagar 217
El mismo tratamiento tendran los servicios prestados a la compaa por terceros, con
la diferencia de que la informacin del compromiso de pago no vendra del Sistema de
Almacenes, sino del Sistema de Compras.
3.- Gestin automJtica de pagos, permite realizar la seleccin de los compromisos de
pago (facturas, letras, pagars, etc.): normalmente el proceso lgico es el siguiente:
3.1.- Seleccin de los compromisos que se desean pagar, con los criterios
seleccionados por el usuario (proveedor, fecha de vencimiento, importes, etc.).
3.2.- Listado de compromisos seleccionados para el pago, con el fin de validar
la seleccin y proceder a su pago.
3.3.- Emisin automtica de pagos, de forma que permita imprimir los cheques
y transferencias de acuerdo con la informacin facilitada por el Sistema de
Tesorera. La gestin automtica de pagos debe permitirgenerar un ficheropara
enviar la informacin al banco en soporte magntico e incluso por va
electrnica (EDfl.
4.- Generar a informacin contable, el sistema debe generar la informacin contable,
en detalle o en resumen, segn el nivel definido para cada cuenta/centro/actividad, y
posteriormente enviarla al Sistema Contable.
Sistema de Cuentas a Pagar 218
5.- Consultas y emisin de informes, el sistema debe permitir realizar consultas de la
deuda contraida con el proveedor, desglosada en:
5. 1.- Partidas pendientes: facturas y cargos pendientes de asignar.
5.2.- Pagos a cuenta: entregas efectuadas a cuenta o pagos no asignados a
facturas.
5.3.- Seleccionado para el pago: facturas en proceso de pago.
5.4.- Facturas registradas: facturas pendientes de conformacin.
5.5. Recepciones pendientes: entradas en almacn valoradas y pendientes de
-
recibir la factura.
La combinacin de estos conceptos permite conocer la deuda neta total, contraida con
el proveedor seleccionado.
El sistema de informacin debe permitir que los informes puedan ser parametrizados
por el propio usuario segnsus necesidades y sin tenerconocimientos informticos, con
objeto de facilitar al mismo el acceso a la informacin que necesite en cada momento.
Sistema de Cuentas a Pagar 219
4.4.- Relacin con otros sistemas
El Sistema de Cuentas a Pagar tiene que estar perfectamente integrado con el Sistema de
Compras, ya que gran parte de los compromisos de pago con terceros sern por las compras
realizadas a los proveedores/suministradores de los materiales y servicios requeridos por la
empresa.
Las entradas, inputs del Sistema de Cuentas a Pagar son:
1.- Compras: Enviar informacin relacionada con las recepciones de materiales y
servicios con objeto de poder realizar la conformacin de las facturas que enven los
proveedores. En los Sistemas de Cuentas a Pagar ms modernos la conformacin de las
facturas es un proceso totalmente automatizado, ya que valida que lo que factura el
proveedor coincide con lo recepelonadoy al precio acordado; incluso el sistema verifica
silos plazos de pago coinciden con las condiciones pactadas con el proveedor. Toda
esta informacin est en las bases de datos que ambos sistemas de informacin
(Compras y Cuentas a Pagar) comparten.
2.- Contabilidad: Enviar los datos de las cuentas asociadas por tipo de transaccin del
rea de Cuentas a Pagar (compra a terceros, creacin de fianza, constitucin de un
aval, etc.).
Sistema de Cuentas a Pagar 220
3.- Nmina: La aplicacin o sistema de Nmina enviar la informacin de los devengos
de gastos de personal, deducciones y retenciones de impuestos; ya que forman parte de
los compromisos de la empresa frente a terceros (trabajadores, Hacienda Pblica,
Seguridad Social, Organizaciones Sindicales, etc.).
Las salidas, outputs del Sistema de Cuentas a Pagar con el resto de los sistemas de
informacin del rea econmico-financiera son:
1.- Compras: Recibir informacin de las facturas grabadas en el Sistema de Cuentas
a Pagar y que corresponden a adquisiciones de materiales y/o servicios.
2.- Contabilidad: Recibir la informacin de las obligaciones con terceros de forma
agregada para que figuren en el Balance Patrimonial de la compaa a travs de las
correspondientes cuentas contables. Tambin recibir informacin de las facturas
recibidas y pendientes de conformar, as< como del Impuesto sobre el Valor Aadido
soportado.
3.- Tesorera: El Sistema de Cuentas a Pagar enviar informacin al Sistema de
Tesorera de los compromisos con terceros para elaborar las previsiones de pago de la
empresa, y posteriormente la orden de pago. El pago lo realizar posteriormente el
departamento de Tesorera de acuerdo con los procedimientos que tenga la empresa y
el acuerdo con el proveedor.
Sistema de Cuentas a Pagar 221
4.- Control de inversiones: Este sistema recibir la informacin correspondiente a las
modificaciones de la valoracin inicial, cuando se acepten facturas de importe distinto
a la orden de compra.
5.- Activos Fijos: Al igual que en el caso anterior, si se aceptan facturas por importe
distinto a la orden de compra, el Sistema de Cuentas a Pagar debe informar de este
hecho al Sistema de Activos Fijos con objeto de que figure el precio real de adquisicin
del inmovilizado.
6.- Sistemas de Informacin para Ejecutivos (E.I.S. Informacin relevante de la
actividad del departamento de Cuentas a Pagar, para realizar los informes de gestin
necesarios para la Direccin.
La coordinacin entre los departamentos responsables de las Compras y el de Cuentas a Pagar
es muy importante, ya que deben mantener actualizada la informacin relacionada con los
compromisos adquiridos con terceros. Lo que implica, que cada departamento actualice en las
bases de datos o ficheros maestros, los datos que le hayan sido asignados, con independencia
del departamento que los vaya a utilizar.
Sistema de Cuentas a Pagar 222
4.5.- Importancia de la transmisin electrnica de datos
El intercambio electrnico de datos (EDo consiste en soluciones informticas que permiten que
la informacin que se intercambian las empresas no se base en papel o en mensajes orales, sino
en mensajes electrnicos a travs de la conexin telemtica (telefnica e informtica) de los
ordenadores de ambas empresas.
Segn el profesor Baegil6 el EDI podra ser definido como el intercambio de informacin
comercial estructurada en cualquier direccin entre un fabricante y un proveedor de una forma
organizada y normalizada, utilizando mtodos modernos de comunicacin.
Actualmente, existen varios comits internacionales que trabajan en la estandarizacin de
documentos de transmisin. En los Estados Unidos, el Instituto Nacional Americano de
Estndares, conocido con las siglas ANSI? ha desarrollado un estndar genrico para la
industria, el ANSI X12. Por su parte la asociacin nacional de administracin de compras
NAPM8 que es una importante organizacin comercial estadounidense, apoya los citados
estndares.
BAEGIL PALACIOS, Toms M.: El sistemajust-in-rime y 1. flexibilidad de la produccin, Ediciones Pirmide. Madrid
1993. pg. 62
AMERICAN NATIONAL STANDARDS INSTITUTE.
NATIONAL ASSOCIATION OF PURCHASINO MANAGEMENT.
Sistema de Cuentas a Pagar 223
Segn estudios realizados por Margaret A. Emmelhainz9 aproximadamente el 35% de las mil
primeras empresas de los EE.UU. (publicadas en la revista Fortuna), usan EDI al mismo nivel,
tanto para uso nacional como internacional. Los documentos ms comunes que se estn
transmitiendo va EDI incluyen: rdenes de compra, facturas y documentos de envio.
A pesar de su implantacin, hay un tema que no est del todo resuelto, y es la legalidad de
los compromisos entre las partes que intervienen en los procesos electrnicos. En este sentido
Margaret A. Emmelhainz0 afirma que El uso de datos de forma electrnica hace ms difcil
el reconocimiento entre compradores y vendedores de las obligaciones que asumen en los
distintos documentos electrnicos. Por ello, se aconseja crear una base de datos con toda esta
documentacin para poder utilizar en caso necesari. Sin embargo, esto no soluciona totalmente
el problema. Organismos como la Uniform Commercial Code de los EE.UU. establece que
para contratos superiores a 500$ es conveniente que exista algn documento firmado que
justifique que un contrato se ha firmado entre las partes.
As pues, a pesar de su implantacin existen lagunas legales que en algunos casos pueden
conducir a situaciones no deseadas entre compradores y vendedores que nicamente realizan
sus rdenes de compra a travs del intercambio electrnico de datos. Es pus aconsejable para
cierto tipo de operaciones, la confirmacin por escrito debidamente firmada.
EMMELHAINZ. Margaret A.. Ph. D.-University ofDayton (Ohio)-.: Computen inpurchasing incltidoen The purchasing
handbook Harold E. Fearon. Donald W. Doblar y Kenneth 14. Killen.Editorial McGraw-Hill la., New York 1993. pg. 123
10 Ib<dem. pg. 124
Sistema de Cuentas a Pagar 224
Existen vatios tipos de sistemas EDI, que es posible clasificar de acuerdo con los tipos y
papeles de los participantes. As el profesor Baegil1 los clasifica:
- Sistemas de -uno a muchos-: El foco es una sola compaa. Los dems participantes
son, por lo general, sus proveedores, distribuidores o clientes. Por ejemplo, una sola
empresa manufacturera que compra a numerosos proveedores y est conectada
directamente con ellos.
- Sistemas de red de ialor aadido: El centro est menos definidoy el sistema adquiere
ciertas caractersticas de almacn electrnico, con muchos compradores y vendedores
que interactan. Es un desarrollo lgico de los sistemas de -uno a muchos-. Por
ejemplo: un sistemas con tres fabricantes distintos, todos comprando a los mismos
proveedores a travs de una red de terceros.
- Sistemas de senda de papel creciente: Los documentos de las transacciones no se
crean en un nico punto, ni se envan en forma ms o menos directa de una compaa
a otra, sino que pasan a travs de una cadena de intermediarios, cada uno de los cuales
agrega algo a la informacin y a los documentos. Es un desarrollo lgico a partir de
los sistemas de valor agregado. Por ejemplo: un sistema de este segundo tipo, que
adems vincule instituciones financieras y expedidores de carga, que transfiera fondos
electrnicamente y agregue documentos para exportacin.
~ lbdent pg. 29-30
Sistema de Cuentas a Pagar 225
Su importancia actual se centra en las relaciones cliente-proveedor y empresa-banco, veamos
cada uno de ellos:
- Ciente-proveedor En este sentido los procesos ms afectados son:
1.1.- Informacin mutua de inventarios
1.2. Envio y recepcin de pedidos
-
1.3.- Informacin de expediciones en trnsito
1.4. Informacin de pedidos en proceso
-
.5. Envo y recepcin de facturas
-
1.6.- Envio y recepcin de devoluciones
1.7.- Aviso de pago
1.8.- Aviso de giro
2.- Empresa-Banco: Las empresas pueden establecer sistemas de intercambio de
informacin con sus bancos de tres tipos:
2.1. Recepcin electrnica del extracto de sus cuentas corrientes.
-
2.2. Recepcin de informacin especfica de operaciones iniciadas por sus
-
proveedores y clientes, a travs de los bancos (transferencias, devoluciones,
liquidacin de remesas, etc.)
Sistema de Cuentas a Pagar 226
2.3.- Envo de informacin a los bancos para su tramitacin (remesas de
efectos, rdenes de pago, etc.)
Actualmente, las principales entidades de crdito en Espaa disponen de un sistema de
intercambio de informacin electrnica, sin embargo, son muchas las empresas,
especialmente pequeas y medianas, que no lo suelen utilizar.
El formato estndar espaol para el envo del extracto bancario a las empresas est
establecido por el Consejo Superior Banc~o12, tiene el tratamiento de voluntario, sin
embargo prcticamente todos los bancos envan sus ficheros con el citado formato.
En relacin con el envo de informacin para el cobro o el pago a travs del Banco es
cada da ms usual, aunque todava la informacin remitida al Banco no se pueda
trasladar a un tercero de forma estandarizada, ya que el sistema EDI queda entre el
Banco y su cliente. Bsicamente las operaciones en las que se puede establecer el
intercambio electrnico de datos (de ordenador a ordenador) son:
1.- El envo de una remesa de efectos a cobrar, el formato de dicho fichero est
estandarizado y regulado por la Norma 32: Remesa de efectos en soporte
magntico de clientes a bancos del Consejo Superior Bancario.
12 Norma 43.:informacin normalizada de cuenla corriente. Madrid 1986. Bsicamente contiene el siguiente (onnato:Banco-
cuenta-Fecha inicial y final del extracto-Saldo inicial y final-Divisa de la cuenta-Operaciones registradas indicando It fecha operacin, valor
de la operacin, concepto, importe, nmero dc documento, referencia y datos complementarios.
Sistema de Cuentas a Pagar 227
2.- La ordenacin masiva de pagos por transferencia, cuyo formato tambin est
regulado por el Consejo Superior Bancario3.
4.6.- Modelo de datos
Al igual que se ha hecho para los sistemas descritos anteriormente, a continuacin
representamos las relaciones entre las entidades ms significativas de un Sistema de Cuentas
a Pagar, como por ejemplo:
- Relacin 1: 1 .- Normalmente cada aval tiene asociado un proveedor y viceversa.
2.- Relacin 1 N.- Cada proveedor puede emitir una o varias facturas.
3.- Relacin M: N.- Cada factura puede tener asociado uno o varios vencimientos y
en cada vencimiento puede haber una o varias facturas.
CONSEJO SUPERIOR BANCARIO.: Norma 47 lnstn,cciones dc tranferencias en soporte magntico. Madrid 1989.
Sistema de Cuentas a Pagar 228
4.7.- Flujo de informaci6n
Mediante el grfico de la pgina siguiente, se resume el flujo de informacin lgico de las
principales funciones de los Sistemas de Cuentas a Pagar, as como las principales tareas
asociadas a cada una de las funciones.
Sistema de Cuentas a Pagar 229
MANTENIMIENTO
DE DATOS
TRATAMIENTO DE FACTURAS
1.-Mantenimiento del maestro de
proveedores.
Introduccin de datos de facturas 2.- Mantenimiento de parmetros
recibidas en compafla. generales: cuentas contables,
2.- Validacin de datos. calendario de pago, usuarios,,..
3.- Seguimienio catado de las facturas.
L CONFORMACION IlE FACTURAS
Conformacin de las facturas por los
departamentos receptores del material o
servicio.
2.- Conformacin automtica.
3.- Informes de excepciones.
4.- Actualizacin datos estadsticos.
PROCESO DE PAGO
Control de los vencimientos de los
compromisos de pago.
2.- Seleccin de pagos segn distintos
criter,os.
3.- Gestin de anticipos.
4.- Gestin de fianzas y avales.
5.- Generacin de rdenes de pago.
INFORMACION CONTABLE
Generacin automtica de registros
contables.
2.- Imputacin de gastos por naturaleza,
centro y actividad.
SEGUIMIENTO Y CONTROL
3.- Conciliacin y control de saldos.
COMPROMISOS CON TERCERO
4.- Tratamiento del I.V.A.
1.- Control de saldos a pagar con terceros.
2.- Seguimiento de compromisos con
terceros.
3.- Consultas e informes segn necesidades
de los usuarios.
Sistema de Cuentas a Pagar 230
ANEXO 1
COMIPARACION DE LOS PRINCIPALES INSTRUMENTOS DE PAGO13
(desde el punto de vista del cliente/deudor)
CONCEPTO PAGARE CHEQUE EFECTO
INICIATIVA Chente o deudor Cliente o deudor Proveedor
FECHA DE Fecha de Fecha compensacin Fecha de
CARGO EN vencimiento bancaria vencimiento
VALOR
CONTROL Control de los Control de Control de
INTERNO preimpresos talonarios conformidad
COSTE No existe No existe No existe
BANCARIO PARA
EL CLIENTE
COSTh Comisiones y Comisin de fuera Comisiones y
BANCARIO PARA gastos de gestin de plaza negociable gastos de gestin
EL PROVEEDOR de cobro de cobro
TIMBRES CARGO S, con posible No SI, con posible
PROVEEDOR exencin exencin en los
recibos
13 Tomado del manual: Direccin de Finanzas de Francisco 1. Lpez Martnez. Editorial Araozadi.Madrid 1994. pg. 0-32
Sistema de Cuentas a Pagar 231
CONCEflO PAGARE CHEQUE EFECTO
COSTE EMISION Elevado Elevado Escaso
Y ENVIO
FINANCIACION S, con descuento No S, con descuento
PARA EL menor que efecto superior al pagar
PROVEEDOR
TRUNCAMIENTO Puede evitarse a Se trunca si cumple Puede evitarse a
peticin del emisor las condiciones peticin del emisor
BANDA No obligatoria Obligatoria No obligatoria
MAGNETICA
FLOAT14 No, salvo S No, salvo
negociacin negociacin
IRREVOCABLE S, una vez emitido S, una vez emitido S ,una vez
salvo recibo dentro de unos aceptado
negociable pazos
CARGO Automtico sin Automtico Normalmente se
BANCARIO EN aviso previo requiere preaviso
CUENTA
14 Float: Esel plazo ijue sepan dos fechas delper<od de maduragida de un tlu)o monetar,o~ uno terico y otro posterior real.
Definicin dada por Francisco J. Lpez Martnez en Sis obra Manual del casi, management Ediciones Deusto. Bilbao 992, pg- 20.
CAPITULO II: SISTEMAS DE INFORMACION TRANSACCIONALES
5.- SISTEMA DE CUENTAS A COBRAR
5.1.- Definicin y objetivos
La Asociacin de Contabilidad y Administracin de Empresas define el concepto deudores,
en su sentido ms genrico, de la siguiente forma: Son todos los derechos de cobro o crditos
de la empresa derivados de la venta de bienes o prestacin de servicios a otras personas fsicas
o jurdicas, y en general los originados por la operatoria propia de la actividad especfica
constitutiva del objeto de la empresa u otras actividades conectadas de algn modo con
aqulla.
Puesto que el concepto de deudores corresponde a una parte de los derechos corrientes de
cobro, a lo largo del presente estudio, vamos a denominar a todos ellos cuentas a cobrar,
1 AECA, Documento nmero 6 de la serie sobre Principios Contables, denominado Clientes, deudores y otras cuentas a
cobrar. Madrid 1992, pg. 21
Sistema de Cuentas a Cobrar 233
definindolas como los derechos de cobro o crditos de la empresa frente a otras personas
fsicas o jurdicas, que suponen el derecho a exigir una cierta cantidad de dinero en un
momento determinado, de acuerdo con las condiciones que se deriven de su soporte
documentario.
El Sistema de Informacin de Cuentas a Cobrar debe permitir la gestin de los clientes y
deudores de la compaa, poder llevar una gestin de los impagados, a la vez que facilite
conocer la situacin e importe de la deuda en cada una de las divisas.
Los principales objetivos de un Sistema de Cuentas a Cobrar son:
1.- Llevar el control de los cobros de la compaa,
2.- Controlar el riesgo de cada cliente,y
3.- Facilitar la gestin de la cartera de efectos.
Es importante que el Sistema de Cuentas a Cobrar centre su atencin en los aspectos
financieros asociados al rea, para ello es necesario que est pensado para un equipo de
profesionales especializado de gestores de cuentas de crditos (Credit Managers), cuyas
funciones sean aumentar las rotaciones de las cuenta a cobrar y no correr riesgos innecesarios
con los clientes a travs de:
1.- Fijar la poltica de riesgos.
2.- Fijar la poltica de medios de cobro.
Sistema de Cuentas a Cobrar 234
3.- Fijar polticas financieras con los clientes (descuentos por pronto pago).
4.- Liquidar los intereses de las cuentas de clientes.
5.- Cumplir un objetivo de pazo de cobro.
6.- Cumplir un objetivo de coste por operacin.
7.- Mantener un equilibrio entre el volumen de ventas y riesgo asociado.
8.- Calcular el coste de financiacin de cada cliente para incluirlo en su cuenta de
resultados.
Como resumen, podemos recordar la afirmacin de Francisco J. Lpez2 cuando refirindose
al Sistema de Cuentas a Cobrar dice: Su objetivo principal es mantener el saldo de cuentas
a cobrar perfectamente controlado y explicado. Un buen sistema de cuentas a cobrar debe
poder gestionar tambin las cuentas a cobrar en divisas, y no limitarse a tratar clientes, sino
que debe poder controlar cualquier otro concepto de activo realizable.
5.2.- Caractersticas
Las principales caractersticas que debe tener un Sistema de Cuentas a Cobrar se pueden
resumir en las siguientes:
1.- sin analftica e integrada de la deuda de un cliente, la informacin facilitada por
2
LOPEZ MARTINEZ. Francisco 1.: Direccin de Finanzas. Editorial Aranzadi. Madrid 1994. pg. B-1O
Sistema de Cuentas a Cobrar 235
el sistema debe permitir conocer la composicin y calidad de la deuda de un cliente
en cualquier momento, detallada con los siguientes apartados:
1. 1.- Partidas pendientes: deuda del cliente de la que an no se dispone de
documentos de cobro.
1.2.- Cobros a cuenta: entregas efectuadas a cuenta o cobros no asignados a
facturas.
1.3.-Efectos en cartera: documentos de cobro que cancelan partidas pendientes.
.4.- Efectos entrenados y no vencidos: efectos o documentos de cobro cedidos
(descontados o cobrados) y an no vencidos.
2.- Visin bidiniensional de a cuenta de un cliente, diferenciando la deuda pendiente
y la historia del cliente. El sistema debe permitir asignar y conciliar los cobros a las
facturascorrespondientes, toda factura pagada totalmente desaparece de deuda pendiente
y se debe llevar a un histrico de transacciones. Por lo tanto, la doble visin de la
deuda pendiente e historia, permite realizar la gestin de las cuentas a cobrar y
mantener a la vez la informacin sobre las incidencias en el cobro de cada una de las
facturas emitidas por la compaa.
3.- Importancia del aspecto financiero de las cuentas a cobrar, no basta con los
Sistema de Cuentas a Cobrar 236
aspectos contables de las cuentas a cobrar, ya que debe ser complementada con la
visin financiera de los apuntes contables. Lo que implica, una importancia especfica
al concepto fecha de vencimiento, que permita conocer la fecha prevista de
realizacin de la deuda, lo que facilitar las previsiones de tesorera.
4.- Multidivisa, la deuda de los clientes debe mantenerse en la divisa correspondiente,
para poder controlar la deuda real del cliente y facilitar la conciliacin.
Financieramente, se ha de llevar un control del riesgo de tipos de cambios.
5.- Consultas y emisin de informes, el sistema debe permitir realizar consultas en
tiempo real de toda la informacin existente en la base de datos, el usuario deber
poder seleccionar la informacin en base a parmetros (cliente, moneda, medio de
cobro, clase de cliente,...).
5.3.- Principales funciones
Las principales funciones de un Sistema de Cuentas a Cobrar se pueden resumir en las
siguientes:
- Alta de facturas 1 notas de abono, el sistema capturar de forma automtica la
informacin necesaria del Sistema de Facturacin lo que permitir llevar un control de
Sistema de Cuentas a Cobrar 237
la deuda de clientes, poder realizar previsiones de cobros y llevar un seguimiento de
los impagados
2.- Generacin de efectos, esta funcin lo que hace es actualizar los datos de un
derecho de cobro formalizado en factura, cuando se documenta en un efecto (pagar,
letra de cambio,...), en este caso el sistema debe llevar su seguimiento y control hasta
el cobro definitivo, generalmente a su vencimiento.
3.- Gestin de a cartera de efectos, facilitando la gestin de la cartera de efectos. La
cartera de efectos es un punto de contacto entre el departamento de Cuentas a Cobrar
y el de Tesorera, es decir, gestiona la cartera desde los aspectos, administrativo y
financiero. Las funciones asociadas son:
3.1. - Seleccin de la remesa, segn los criterios definidos (fechas de
vencimiento, tipo de documento, banco de domiciliacin, plaza, importe,
cliente,...).
3.2.- Reclamacin de efectos al banco
3.3- Descarga del riesgo de los efectos vencidos y cobrados
4.- Reclamacin de cobros e impagados, el Sistema de Cuentas a Cobrar debe facilitar
.
Sistema de Cuentas a Cobrar 238
el seguimiento de los cobros y de los impagados, emitiendo las sucesivas cartas en
fechas diferentes, tomando como referencia la fecha de vencimiento. El sistema
permitir conocer el grado de cumplimiento de pago de los clientes, el porcentaje de
impagados y la efectividad de las gestiones ante los morosos.
5.- Emisin de abonos, a partir de las notas de abono a los clientes el sistema debe
actualizar el saldo de cada uno de ellos, a la vez que genera la informacin contable
asociada.
6.- Consulta e emisin de informes, el sistema debe permitir conocer el saldo neto de
cada cliente combinando la siguiente informacin:
6.1.- Partidas pendientes: deuda viva de los clientes, as como el importe
nominal de la factura, el saldo pendiente, la fecha de vencimiento y la
referencia del apunte.
6.2. Cobros: cobros realizados, diferenciando aquellos que estn asignados a
-
facturas de los no asignados, la fecha del cobro y la referencia de los mismos.
Adems es necesario que el sistema mantenga la siguiente informacin:
1.- Histrico de partidas: incluye las facturas de un cliente que han sido
Sistema de Cuentas a Cobrar 239
totalmente pagadas con la secuencia de asignaciones para cada una de ellas.
2.- Histrico de cobros: recoge los cobros de un cliente que han sido asignados
a facturas.
5.4.- Relacin con otros sistemas
El sistema de Cuentas a Cobrar debe recibir directamente informacin procedente del sistema
de Gestin de Pedidos de Clientes y Facturacin de la empresa. Los datos de las facturas
generadas por el sistema de Facturacin deben ser enviados en forma de fichero al Sistema de
Cuentas a Cobrar para actualizar cada una de la cuentas de los clientes.
Las entradas, inputs del Sistema de Cuentas a Cobrar son:
1.- Pedidos y Facturaciff El Sistema de Cuentas a Cobrar comparte la base de datos
o maestro de clientes con los Sistemas de Pedidos y Facturacin para conocer la
disponibilidad de crdito de los clientes, antes de procesar un pedido, o para conocer
las condiciones de cobro antes de imprimir la factura para conocer datos como el
vencimiento, forma de pago, domicilio, persona de contacto,etc.
2.- Tesorera: El Sistema de Cuentas a Cobrar recibir del Sistema de Tesorera los
Sistema de Cuentas a Cobrar 240
cobros habidos con objeto de que lo cobrado sea asignado a las cuentas de los clientes
y/o deudores para realizar la cancelacin de las deuda cobrada.
Las salidas, outputs del Sistema de Cuentas a Cobrar son las siguientes:
- Contabilidad: El Sistema de Contabilidad recibir informacin de las ventas
(facturacin) pendientes de cobrar. Dicha informacin ha de ser transmitida en detalle
o agrupada, de forma que el Sistema Contable pueda actualizar las cuentas del Mayor
y las auxiliares, as como las cuentas de contrapartida que correspondan (Ventas de
mercaderas, Rappels sobre ventas, etc.).
Generalmente, el detalle de las cuentas de los clientes est residente en el Sistema de
Cuentas a Cobrar, y el Sistema Contable registra los movimientos globales (de todos
los clientes y deudores) mediante las cuenta de Mayor correspondiente (Clientes,
Deudores, etc.). De tal forma, que la cuenta auxiliar, es decir, el detalle de cada
cliente va incorporado al Sistema de Cuentas a Cobrar. De no ser as, el Sistema
Contable tendra que llevar una cuenta auxiliar por cada cliente/deudor, lo que
conllevara unos procesos de informacin largos y costosos, al tener que tratar grandes
cantidades de informacin.
2.- Tesorera: El Sistema de Cuentas a Cobrar debe enviar informacin al Sistema de
Tesorera sobre los derechos de cobro agrupados en fecha e importe, con objeto de
Sistema de Cuentas a Cobrar 241
poder realizar las previsiones de cobros, tarea muy importante para la gestin adecuada
de la tesorera de la empresa.
3.- Sistema de Informacin para la Direccin (E. LS.): Informacin relevante de la
actividad del departamento de Cuentas a Cobrar, con objeto de facilitar la informacin
de gestin dirigida a la Direccin.
Generalmente, los Sistema de informacin de Cuentas a Cobrar disponen de un mdulo de
Gestin de la Cartera que sirve de apoyo al Sistema de Cuentas a Cobrar y que debe estar
perfectamente integrado con el Sistema de Tesorera.
El Sistema de Cartera es una prolongacin del Sistema de Cuentas a Cobrar, compartiendo
algunos de sus ficheros maestros y datos comunes.
Las funciones especficas de un Sistema de Cartera segn Francisco J. Lpez3 las podemos
resumir en:
- Facilitar el conocimiento puntual y detallado de la situacin de los efectos generados
y no vencidos.
2.- Conocer la disponibilidad de los efectos de cara a su posible descuento.
Ibdem, pg B-14
Sistema de Cuentas a Cobrar 242
3.- Preparar las remesas de efectos segn los criterios fijados por la Direccin
(vencimiento, tipo de efecto, plaza, importe, etc.).
4.- Realizar una funcin de coordinacin de necesidades del Sistema de Tesorera
(descontar o presentar los efectos al cobro) y del Sistema de Cuentas a Cobrar, ya que
es necesano conocer en todo momento el riesgo de cada cliente.
Los sistemas de informacin de Cuentas a Cobrar aumentan considerablemente la productividad
del departamento de Cuentas a Cobrar, al permitir realizarde forma automtica algunas de las
funciones administrativas relacionadas con el citado departamento, como por ejemplo:
-. Archivar los efectos a cobrar sin necesidad de imprimirlos en papel, lo que implica
un ahorro de almacenamiento y manipulacin, as como en la seguridad y custodia de
los mismos.
2.- Imprimir en papel, en los casos que son requeridos como por ejemplo en el
momento de enviarlos al cobro o al descuento. Sin embargo, las empresas estn
utilizando con ms frecuencia la transmisin de dicha informacin a travs del
intercambio electrnico de datos (E.D.I.), o bien, el envo al banco de la remesa en
disco o cinta magntica. El Consejo Superior Bancario ha publicado normas4 con objeto
CONSEJO SUPERIOR BANCARIO.: Norma 32: Remesa de efectos en soporte magntico de clientes a bancos. Madrid
1978; Norma 42: Recibo normalizado para pago de letras. Madrid 1982: Norma 43: Informacin normalizada de cuenta corriente.
Madrid 1986.
Sistema de Cuentas a Cobrar 243
de estandarizar los formatos entre las entidades.
En todo Sistema de Cartera la disminucin de los riesgos: bancario y del cliente, deben ser
procesos cubiertos por el sistema de informacin, de forma que, transcurrido el plazo de
tiempo razonable desde el vencimiento del efecto, ste se ha de considerarcobrado, salvo que
se tenga constancia de su impagado, en cuyo caso el seguimiento y control del cobro debe estar
cubierto por el Sistema de Cuentas a Cobrar.
El Sistema de Cartera puede recibir del Sistema de Tesorera dos tipos de informacin:
- Condiciones de descuento y de gestin de cobro de cada uno de los bancos con los
que opere la compaa.
2.- Efectos impagadosque con anterioridad fueron procesados como remesas de efectos
enviadas a alguna entidad financieray que posteriormente fueron introducidos de nuevo
en Cartera para su cobro.
El fichero maestro ms importante del Sistema de Cartera es el de Bancos y debe contener
informacin sobre las condiciones de cobro o descuento que aplica cada banco, as como el
limite o riesgo concedido a la empresa, adems de llevar permanentemente actualizado el saldo
dispuesto y el disponible. El citado fichero maestro debe formar parte o estar perfectamente
comunicado con el maestro principal de Bancos al que accede frecuentemente el Sistema de
Tesorera.
Sistema de Cuentas a Cobrar 244
5.5.- Modelo de datos
Al igual que en los sistemas anteriores, representamos grficamente las entidades ms
importantes y las relaciones que existen entre ellas. Por ejemplo:
Relacin 1 1.- Normalmente cada aval tiene asociado un cliente y viceversa.
2.- Relacin 1 N.- Cada cliente tiene asociada una o varias cuentas contables.
3.- Relacin M: N. Cada agente de ventas tiene asociado uno o varios clientes y cada
-
cliente puede tener asignado uno o varios agentes de ventas.
Sistema de Cuentas a Cobrar 245
5.6.- Flujo de informacin
Mediante el siguiente grfico resumimos el flujo de informacin lgico de las principales
funciones y tareas asociadas de los Sistemas de Cuentas a Cobrar.
MANTENIMIENTO
DE DATOS
EMISION DE FACTURAS
1.- Mantenimiento del maestro de
cliente..
1.- Emisin de facturas y documentos
2.- Mantenimiento de parmetros
asociados de cobro.
generales: cuentas contables.
2.- Seguim ente y control de los cobros a
calendario de pago, usuarios. -
real izar.
3.- Tratamiento de incidencias y condicione,
especiales.
GESTION DE LOS DERECHOS DE
COBRO
-- Seguimiento y control de los cobros.
2.- Tratamiento de descuentos por pronto
pago.
3.- Actualizacin de la cuenta del clientes.
GESTION DE LOS IMPAGADOS
1.- Gestin de devoluciones bancarias
3.-
2.-
4.- Bajas
Gestin
e incobrable,.
de impagados,
cobros especialea - 1
INFORMACION CONTABLE
-- Generacin automtica de registros
contable..
2. lo, putacin de los ing reso~ por
nato raleza. centro y actividad.
SEGUIMIENTO Y CONTROL 3.- Conciliacin y control de saldo..
DERECHOS DE COBRO
4.- Tratamiento del I.V.A.
C ontrol de saldos a cobrar.
2.- Seguimiento de los cobros de la
compaa.
3.- Consultas e informes segn necesidades
de los ts.qU5riO.
Sistema de Cuentas a Cobrar 246
ANEXO 1
COMPARACION DE LOS PRINCIPALES INSTRUMENTOS DE COBRO5
(desde el punto de vista del proveedor/acreedor)
CONCEPTO PAGARE CHEQUE EFECTO
INICIATIVA Cliente o deudor Cliente o deudor Proveedor
FECHA DE Un da hbil del Dos das hbiles Un da hbil del
ABONO EN vencimiento (otro banco) vencimiento
VALOR Mismo da
(mismo banco)
POSIBILIDADES Escasas, suelen S S
DE emitirlos grandes
DEVOLUCION empresas
COMISIONES Escasas comisiones Comisin si es Escasas si est
BANCARIAS de gestin de cobro fuera de plaza domiciliado
TIMBRES Si, con posible No S, con posible
exencin si cedidos exencin si cedidos
al cobro al cobro
Tornado del manual: flirecci,, de Finanzas deFranoiscol. LpezMartnez. Editorial Aranzadi. Madrid 1994, pg. C-25.
Sistema de Cuentas a Cobrar 247
CONCEPTO PAGARE CHEQUE EFECTO
COSTE DE Ninguno, a cargo Ninguno, a cargo Papel o soporte
EMISION del cliente del cliente magntico
FINANCIACION S, coste menor que No Si, coste superior
el efecto al pagar
COSTE DE Manipulacin hasta Manipulacin hasta Fcilmente
GESTION envo al banco envo al banco mecanizable
CAPITULO II: SISTEMAS DE INEORMACION TRANSACCIONALES
6.- SISTEMA DE TESORERIA
6.1.- Definicin y objetivos
Dentro del rea econmico-financiera, la funcin de Tesorera ha sido la ltima en disponer
de sistemas de informacin para orientar su gestin. Sin embargo, el desarrollo de los sistemas
tecnolgicos de las entidades financieras y de los mercados est permitiendo el acceso rpido
y fiable a un volumen importante de informacin.
El Sistema de Tesorera es el encargado de dar soporte a la funcin de Tesorera de las
empresas y ayudar en las tcnicas del Cash Management. Para Francisco J. Lpez Martnez
el cash management es aquella parte de la ciencia de los negocios dedicada al aspecto
monetario de los mismos
1 LOPEZ MARTINEZ, Francisco J.: Manual del Cash Management. Ediciones Deusto. Bilbao 1992. pg. 13
Sistema de Tesorera 249
El Diccionario de Economa y Finanzas2 define al cash managemente como: Actividad
destinada a centralizar la posicin de activos y pasivos que una empresa tiene con los diversos
bancos, para as optimizar sus recursos financieros.
Nos parece acertada la definicin de Francisco J. Lpez Martnez3 sobre el cash managemenent
al decir que: es el conjunto de medidas estratgicas y organizativas que afectan a los flujos
monetanos y, en definitiva, a los resultados financieros de una empresa.
El objetivo de todo Sistema de Tesorera es el de facilitar y mejorar la gestin de la tesorera,
tanto en las funciones de cobros y pagos como en la obtencin de los recursos financieros.
Podemos destacar como objetivos especficos de un Sistema de Tesorera los siguientes:
1.- Planificar los pagos de la empresa.
2.- Optimizar los saldos de tesorera y conseguir mejores resultados.
3.- Disponer de informacin de los mercados financieros.
4.- Controlar los movimientos (cargos y abonos) de cada una de las cuentas que la
compaa mantenga con las entidades financieras (Cajas, Bancos, .
El Departamento de Tesorera es un claro ejemplo de la evolucin que ha tenido el rea
2 TAMAMES. Ramn y GALLEGO, Santiago.: Diccionario de Economa y Finanzas. Alianza EditorialMadrid 994,
pg 101
Ibdem, pg. 15
Sistema de Tesorera 250
econmico-financiero a lo largo de los ltimos aos, al tener mayor importancia dentro de las
empresas.
Segn el estudio realizado por Andersen Consulting4 mediante el mtodo Delphi5 con la
participacin de ms de 100 directores financieros y tesoreros de empresas lderes, la unidad
de Tesorera se orientar a la gestin de flujos monetarios y no exclusivamente al mero control
de los fondos disponibles. Actuar desde el origen de los movimientos de fondos, en las
polticas y elementos que impactan sobre la disponibilidad, coste o rentabilidad de los recursos:
plazos concedidos, medio de cobro a utilizar, divisa elegida, etc.
La funcin de tesorera ha pasado de ser un centro de coste, es decir, una unidad administrativa
que intervena en los flujos monetarios como consecuencia de las transacciones comerciales de
la empresa, y se ha convertido en un autntico centro de beneficio, lo que implica que es una
unidad de gestin que toma decisiones, asume riesgos y fija polticas.
Hay empresas que consideran la gestin de la tesorera como una unidad de negocio
perfectamente separada del resto, ya que en algunos casos puede generar resultados tan
importantes o ms que la propia actividad de la organizacin. En estos casos es imprescindible
que disponga de herramientas informticas que le permitan controlar sus operaciones como si
el propio departamento fuera un banco.
ANDERSEN CONSULTINO.: La Funcin de Tesorera en la Empresa.Madrid 994. pg. 6
El mtodo Delphi combna la recopilacin annima e individual de las opiniones. el anlisis estadstico de stas y la revisin
interactiva de los resultados con un grapo de expertos y tcnicos.
Sistema de Tesorera 251
El tesorero de una empresa para poder minimizar costes o maximizar ingresos financieros, es
necesario que contemple dos facetas:
1.- Esttica, que consiste en fijar su poltica de circulante, establecer sus medios de
cobros y pagos, as como su poltica bancaria, es decir su mapa-bancano.
2.- Dinmica, que consiste en planificar y gestionar su liquidez da a da.
Nos parece interesante recoger la afirmacindel estudio Delphi6 que viene a confirmar nuestras
afirmaciones anteriores: la necesidad de actuar sobre los costes financieros y de agilizar la
gestin de fondos har que se configure la empresa como un flujo monetario continuo con un
aumento de la influencia de la unidad de Tesorera en los departamentos generadores de cobros
y pagos.
6~2~ Caractersticas
Los Sistemas de Informacin de Tesorera deben cubrir una serie de caractersticas mnimas
que permitan a los gestores realizar sus funciones con la mxima agilidad y disponiendo de la
informacin necesaria para tomar decisiones. A continuacin, resumimos las principales
caractersticas que debe tenerel Sistema de Tesorera para poder cumplir los objetivos del rea
Ibdem. pg. 29
Sistema de Tesorera 252
de tesorena:
Disminuir los traspasos entre cuentas, evitar descubiertos y saldos ociosos a travs
del conocimiento y previsin de la posicin de la empresa en fecha valor.
2.- Controlar el cumplimiento de las condiciones de valor, comisiones, gastos o
cambios, pactados con las entidades de crdito.
3.- Comprobar las liquidaciones de crdito, de descuento y de cuentas corrientes que
realizan las entidades financieras a la empresa.
4.- Invertir mejor los excedentes de Tesorera, al conocer la posicin actual y prever
la evolucin de la misma.
5.- Conocer el coste efectivo de las lneas de crdito, para orientar mejor la poltica
financiera.
6.- Mejorar las relaciones bancarias al encarar la poltica bancaria y la negociacin de
condiciones, con un volumen de informacin muy superior al que se puede obtener
manualmente o de los sistemas contables tradicionales.
Podemos resumir las caractersticas de un sistema de Tesorera diciendo, que debe permitir
mejorar los resultados financieros de forma sustancial y fortalecer la posicin financien de la
Sistema de Tesorera 253
empresa.
El Sistema de Tesorera debe gestionar tanto cuentas comentes, como lneas de financiacin
y de descuento, y controlar toda operacin efectuada en estas lneas, anotando y calculando
gastos, comisiones, fecha valor, intereses, etc. As como, la gestin de los riesgos de tipo de
inters y de tipo de cambio, lo que exigir una mayor utilizacin de los sistemas de cobertura
de riesgo con el uso de derivados (FRAs, SWAPs, etc.).
En definitiva, los Sistemas de Tesorera estn enfocados a facilitar la gestin de la liquidez y
de las relaciones bancarias, y han de estar pensados para un equipo especializado
(Departamento o Unidad de Tesorera) cuya misin es optimizar los recursos lquidos de la
empresa, es decir, el stock de dinero, a la vez que minimizar el coste de las transacciones
bancarias y gestionar el riesgo de tipo de cambio (operaciones con el exterior) y tipo de inters.
Por ltimo, el Sistema de Tesorera debe permitir disponer, en cualquier momento, de datos
actualizados sobre la posicin en cuentasconcretas, volumen de crdito (dispuesto y disponible)
y garantizar el cumplimiento <le las condiciones pactadas con las entidades financieras (Bancos,
Cajas, Financieras, etc.).
Generalmente, los Sistemas de Tesorera tratan la informacin a cuatro niveles, que reflejan
los distintos estadios de certidumbre desde el punto de vista financiero:
1.- Cienos: Son movimientos que tienen soporte contable, son reales y ya se han
Sistema de Tesorera 254
producido.
2.- Provisorios: Son movimientos que deben suceder pero que no tienen soporte
(documento) contable. Este tipo de movimientos son los clsicos de tesorera como por
ejemplo el pago a proveedores, cobro a clientes, etc.
3.- Registrados: Son movimientos mezcla de los dos anteriores, ya que son apuntes
contabilizados en espera de documento bancario, como por ejemplo la emisin de un
cheque.
4.- Estimados: Este tipo de movimientos es parecido a los provisorios, aunque con un
nivel menor de certidumbre, por ejemplo el pago de la nmina del personal (suele ser
casi siempre igual).
Tambin es importante que el sistema de informacin de Tesorera contemplecomo entidades
independientes los siguientes tipos de fechas:
1.- Fecha registro: es la fecha en la que se introduce el movimiento en el sistema.
2.- Fecha contable: es la fecha de contabiizacin por parte de la empresa.
3.- Fecha operacin: corresponde a la fecha de la operacin bancaria.
Sistema de Tesorera 255
4.- Fecha valor: es la fecha en la cual se hace efectiva la operacin bancaria. Es la
fecha ms importante para la funcin de tesorera, ya que es el
da en que efectivamente se efecta la transaccin y se incorpora en el
saldo de la cuenta. Los intereses devengados por las cuentas bancarias
no se basan en el saldo contable de las mismas, ni siquiera en el saldo
contable registrada por el propio Banco, sino por el saldo en valor, por
ello, es imprescindible que el Sistema de Tesorera trate el saldo en
fecha valor.
El Sistema de Tesorera tiene como objetivo principal mantener el saldo de las cuentas
de la empresa perfectamente conocido y controlado, y a poder ser, anticipar su
evolucin para minimizar los costes financieros yio maxinzar los ingresos financieros.
6.3.- Principales funciones
Las principales funciones que un Sistema de Tesorera debe cubrir para poder cumplir los
objetivos asociados al mismo, son:
- Realizar presupuestos de tesorera, de tal forma que con la captura automtica de
otros sistemas (Cuentas a Cobrar, Cuentas a Pagar, Nmina, etc.), as como con la
grabacin manual de la informacin asociada a las previsiones de cobros y pagos, el
Sistema de Tesorera 256
sistema de informacin debe facilitar la realizacin de un presupuesto de tesorera que
va a permitir al Tesorero poder tomar decisiones y permitir optimizar los saldos de la
compaa.
2.- Registrar los movimientos de tesorera, el sistema de informacin capturar los
datos y realizar una serie de validaciones y controles que permitan agilizar la parte
administrativa del departamento con la menor intervencin de los recursos humanos.
3.- Conciliar los movimientos registrados por los bancos, es aconsejable que los datos
de los bancos se capturen automticamente a travs de la banca electrnica y los
compare con los movimientos residentes en el sistema (previsiones y datos reales) con
objeto de verificar si son correctos y en su defecto, emita informes de excepcin. La
conciliacin automtica de movimientos registrados porbancos esuna de las tareas que
generalmente consume mucho tiempo y sin embargo no tiene valor aadido para la
empresa, por consiguiente las empresas deben intentar conseguir un porcentaje alto de
conciliacin automtica (ms del 75% del total de apuntes).
4.- Emisin de los documentos de pago, el Sistema de Tesorera debe permitir emitir
el documento de pago que la empresa considere oportuno (cheque, pagar, rdenes de
transferenciabancaria, etc.) de forma automtica. Hay bancos que nicamente necesitan
el fichero, que se enva por va telefnica a travs del intercambio electrnico de datos
(E.D.I.) o bien, a travs de una cinta o soporte informtico, con lo que el departamento
Sistema de Tesorera 257
de Tesorera consigue unos ahorros considerables de tiempo, a la vez que se evitan
posibles errores de transcripcin. Las entidades financieras por este tipo de servicios
suelen cobrar unas comisiones o bien, utilizan la fecha valor (por diferencia entre la
fecha de valor del cargo y del abono) como forma de cobraras; en general es mayor
el beneficio que el coste que le puede ocasionar a la empresa. Este tipo de servicios se
suele negociar entre la empresa y las entidades financieras cuando se inician las
relaciones entre ambas.
5.- Gestionar el riesgo de tipo de inters y de cambio, cada da son ms frecuente las
fluctuaciones en los tipos de inters y en los tipos de cambios (operaciones en moneda
extranjera), en consecuencia el Sistema de Tesorera ha de ayudar en la gestin de los
mismos.
5.1. Riesgo de tipo de inters, es el impacto que puede tener la cuenta de
-
resultados de la empresa por la variacin de los tipos de inters de mercado, ya
sea por el margen financiero y/o por la valoracin de las inversiones. El
profesor Tamames7 lo define: Es el que se corre al hacerse una inversin
debido a que las alteraciones en los tipos de inters puedan afectar al valor de
los activos adquiridos.
5.2.- Riesgo de tipo de cambio, es el impacto que puede tener la cuenta de
Ibdem. pg. 464
Sistema de Tesorera 258
resultados de la empresa por la variacin de los tipos de cambio de las divisas
con las que opera la compaa, por la valoracin de los activos en moneda
extranjera propiedad de la empresa y por las diferencias en los flujos de caja
futuros. El profesor Tamames8 lo define: Se refiere a la posible generacin
de prdidas en el valor de los activos, pasivos, o compromisos, como resultado
de fluctuaciones en la cotizacin de las divisas en que se denominen.
6.- Consultas e informes, el sistema debe facilitar consultas en tiempo real de
movimientos bancarios que integran la base de datos por mltiples conceptos: banco,
lnea, tipo de operacin, impone, fecha, posicin en moneda extranjera, etc.. Quiz el
informe ms significativo, es el estado de Tesorera9 que constituye un elemento de
informacin muy importanteen el mbito de la planificacin y en la toma de decisiones.
El generador de informes y consultas, debe ser capaz de permitir que el usuario pueda
parametrizar el informe o consulta que necesite sin necesidad de tener conocimientos
informticos.
e Ibdem, pg. 463
Es el informe que compara los datos presupuestados y los derivados do la actividad real, para as poner de manifiesto las
variaciones que se hayan producido.
Sistema de Tesorera 259
6.4.- La Tesorera como centro de beneficios
Se ha producido un cambio de criterio de evolucin de la funcin de Tesorera, ha pasado de
ser un centro de coste, es dear, una mera unidad administrativa que interviene en los flujos
monetanos, entendindolos como consecuencia derivada de las transacciones comerciales, a ser
un Centro de beneficio, es decir, una unidad de gestin que tambin adopta polticas, ejecuta
decisiones y asume riesgos, a cambio del premio de la generacin de beneficios a veces
espectaculares.
Para Francisco J. Lpez Martnez0: Hacer del departamento de tesorena un centro de
beneficio es la culminacin de una ideaen la evolucin del cash management de las empresas.
El departamento de tesorera tiene as su propia cuenta de resultados y unos objetivos de
beneficio, tomando los fondos generados en la empresa y pagando un inters establecido, y
prestando los fondos a la empresa y cobrando un inters establecido por los mismos, a la vez
que invierte u obtiene, a su vez, esos fondos en el mercado financiero.
Los costes financieros de una empresa son susceptibles de un anlisis pormenorizado que
permita definir qu conceptos han originado el coste y cul ha sido el peso especfico de cada
componente.
En definitiva, se tiene que desglosar los costes financieros y los ingresos financieros, para
10 LOPEZ MARTINEZ, Francisco 3.: Direccin de Finanzas. Editorial Aranzadi. Madrid 1994. pg. A~23
Sistema de Tesorera 260
poder conocer:
- Necesidades derivadas de la estructura patrimonial.
2.- Necesidades del ciclo de circulante.
3.- Necesidades de la posicin de tesorena.
4.- Gastos asociados a la operativa.
5.- Ingresos derivados de las inversiones.
Con la informacin anteriormente citada, podemos realizar un anlisis pormenorizado de
volmenes y costes, as como conocer las desviaciones y sus causas (por ejemplo: mayor
volumen de necesidades de las previstas, por variacin de los precios de los recursos, por
variacin en los costes de los servicios, etc.).
El siguiente paso es el anlisis de las desviaciones, con objeto de que cada responsable explique
el por qu de las mimas y las medidas a adoptar. Tenemos que tener en cuenta que los
elementos a financiar son fijados por departamentos distintos del financiero, cuya misin es
encontrar el volumen exigido al menor precio posible y asegurar una adecuada estructura de
esos recursos ajenos.
Las variaciones en los recursos exigidos llevar normalmente a una variacin en el coste
financiero. Definir quin debe imputarse la responsabilidad de ese aumento, supone el que
todas las personas que integran la organizacin sean conscientes de que sus decisiones pueden
implicar un coste financiero. Estos temas se producen habitualmente en los departamentos
Sistema de Tesorera 261
responsables de la gestin comercial (mayor plazo a clientes, atrasos en la gestin comercial
de cobro, etc. ) y de compras (mayor importe de compra por los descuentos comerciales,
reducir los pazos de cobro por descuentos no rentables, etc.).
Segn el estudio Delphi 11 Laidea de la Tesorera como centro de beneficio, aunque conocida,
supone un cambio importante, cuandojunto con la capacidad de gestin de la posicin, engloba
la de decidir, asumir riesgos y de gestionarlos eficazmente.
Contina el citado estudio2 Se evolucionar de un concepto limitado de centro de beneficio,
basado en la imputacin de costes e ingresos, asociado a la administracin de operaciones y
a la toma de decisiones sobre posiciones de liquidez, a un concepto ms global. Este incluir
tambin los resultados asociados a la seleccin, entre las alternativas del mercado, de las ms
favorables para maximizar la rentabilidad de los fondos actuales y futuros, gestionando la
exposicin al riesgo que en divisas e intereses tenga la compaa. Es decir, un departamento
que administra y toma decisiones sobre las operaciones y posiciones de liquidez.
6.5.- Centralizacin de la funcin de Tesorera
La centralizacin de la tesorera es una medida de mejora del cash management que se
Ibdem. pg.O
12 Ibdem. pg. 16
Sistema de Tesorera 262
orienta a un incremento de la eficacia en el manejo de los flujos monetarios (ingresos y pagos)
y a un mayor control de la liquidez y las relaciones bancarias. El resultado final ha de ser
menores costes financieros y mayores beneficios.
La centralizacin es beneficiosa porque tiende a la reduccin de saldos ociosos y de los
recursos humanos necesarios para la tesorera.
La centralizacin de la tesorera es un proceso que ha evolucionado en paralelo a la
profesionalizacin de la funcin de Tesorera. La consideracin bsica que ha motivado dicho
proceso de centralizacin se debe a que la tesorera est mejor gestionada por pocas manos que
por muchas, ya que ello evita dispersin de saldos y condiciones, y reduce costes financieros
y costes administrativos, tanto en una sola empresa como en el seno de un grupo de empresas.
Las empresas han seguido un proceso de centralizacin que ha concentrado su tesorera en unas
cuentas centrales gestionadas por un departamento centralizado de tesorera, y que ha tendido
a eliminar cuentas en las unidades perifricas, as como responsabilidades de gestin de
tesorera en dichas unidades, reduciendo los saldos ociosos de las empresas, hasta mantener
saldo ocioso cero en las cuentas no centrales.
En este sentido, los sistemas informticos de gestin de la tesorera han permitido la
consolidacin de la centralizacin de la tesorera, ya que ha facilitado la toma de decisiones con
una visin clara, en tiempo real, en todo el panorama de tesorera (posicin en fecha valor,
financiacin e inversin, previsiones y condiciones bancarias).
Sistema de Tesorera 263
Centralizar la tesorera es un proceso complejo, que tiene muchos aspectos a coordinar y
disear adecuadamente, lo cual requiere el apoyo de especialistas. Adems, es una tarea que
debe hacerse con sumo cuidado ya que despierta recelos y no siempre est bien vista por los
distintos responsables afectados. Es imprescindible, el apoyo total y convencido de la alta
direccin, y procurar no errar en el planteamiento pues no siempre es posible rectificar.
En general, podemos resumir en tres etapas o pasos la centralizacin de la tesorera:
1.- Coordinacin central:
Es el primer paso en un proceso lgico de centralizacin de la tesorera. Supone la
designacin de un equipo central de profesionales que trata de dar coordinacin a las
actividades relacionadas con la tesorera de las empresas del grupo.
En cada empresa existe la funcin de gestin de tesorera y como responsable suele
existir el Director Financiero y/o Tesorero. Si bien, todos ellos estn dirigidos por el
Director Financiero de la empresa matriz o principal.
A travs de la coordinacin de las polticas bancaria y financiera, y del intercambio de
fondos, el grupo obtendr unos beneficios en relacin a la situacin de partida, a
cambio de mantener un pequeo staff de profesionales y conservando las funciones
de tesorera en cada empresa.
Sistema de Tesorera 264
La parte negativa del modelo es que, a pesar del avance en la coordinacin, sta es
difcil, al coexistir diversos equipos de tesorera a los que en principio no se les han
recortado sus funciones, y que desarrollan su propia gestin en el da a da. De hecho,
la posicin de tesorera de las empresas del grupo, aunque coordinada en el medio
plazo, sigue siendo lgicamente descoordinada, ya que pueden existir saldos ociosos en
unas empresas y descubiertos en otras. Por otra parte, la gestin y la estrategia bancaria
y financiera no estn plenamente dominadas por un nico equipo.
2.- Gestin CentraL
Normalmente es el siguiente paso despus de una coordinacin centralizada y cuyo
objetivo es que la gestin centralizada sea administrativamente posible.
La gestin centralizada consiste en que las unidades perifricas realicen y contabilicen
las operaciones, as como que mantengan el contacto imprescindible con sus clientes y
proveedores, en definitiva con sus necesidades de informacin econmica, y por otra
parte que el Departamento Central de Tesorera controle la posicin, las decisiones de
financiacin e inversin, as como todas las relaciones bancanas.
Ello es posible, gracias a un apoyo de los servicios bancarios, las telecomunicaciones
y los sistemas de informacin que hoy en da existen, y que hacen posible que la
posicin de cada una de las unidades perifricas pase a ser controlada en el da a da
por el Departamento Central de Tesorera, a travs de un Sistema de Concentracin
Sistema de Tesorera 265
Automtica de la Posicin, consistente en que los saldos en valor de las unidades
perifricas son siempre cero, y son traspasados automticamente (sin prdida de valor)
a las cuentas controladas por el Departamento Central de Tesorera. En el Anexo 1 se
resumen las modalidades de los sistemas de centralizacin, indicando las ventajas e
inconvenientes de cada una de las posibles alternativas.
Las citadas cuentas centrales pueden ser cuentas bancarias a nombre de la compaa
matriz o principal, o bien de una sociedad especfica de tesorera, e incluso pueden ser
cuentas a nombre de cada una de las sociedades.
Dichas cuentas centrales son las cuentas-vrtices del Sistema de Concentracin
Automtica de la Posicin que se utilizan con cada banco para cada sociedad.
En definitiva, con la gestin centralizada, las sociedades no desarrollan ningn tipo de
gestin bancaria ni financiera externa (frente a terceros), sino que la canalizan
internamente a travs del Departamento Central de Tesorera que es quien les remunera
sus excedentes y les financia sus necesidades a corto plazo.
3.- Banco del Grupo:
Este modelo plantea una tesorera centralizada en una empresa del grupo, normalmente
la compaa matriz o holding, de tal forma que en sus cuentas se mantienen las
necesidades o excedentes a corto plazo del grupo.
Sistema de Tesorera 266
La empresa principal juega un papel compensador de la tesorera de las diversas
empresas del grupo, cubriendo las necesidades de unas con la liquidez que le
proporcionan los excedentes de otras.
En este modelo, y para que se acerque lo ms posible a una gestin ptima de la
tesorera del grupo de empresas, hay que hacer una consolidacin diaria de saldos,
desde todas las cuentas de las unidades a las cuentas centrales de tesorera de la matriz.
Esta consolidacin diaria debe estar soportada inforinticamente para que el
Departamento Central de Tesorera pueda controlar centralizadamente la posicin
consolidada del grupo.
El siguiente paso en la centralizacin de la tesorera, lo han dado algunos grandes
grupos, creando una sociedad especfica para la gestin de la tesorera del grupo.
La citada sociedad puede tener un papel de concentracin de riesgos financieros al ser
el vehculo de endeudamiento financiero del grupo, o nicamente asume el papel de
intermediario profesional, es decir, gestor de la posicin, broker del endeudamiento
o de la inversin de excedentes; en algunos casospuede asumir ambos papeles en cuyo
caso es palpable la idea de un banco dentro del grupo.
El hecho de ser una sociedad separada hace a menudo ms fcil su gestin entre las
distintas sociedades que integran el grupo, y en general la consideracin al
Departamento Central de Tesorera como un centro de beneficio, con su propia cuenta
Sistema de Tesorera 267
de resultados.
Los tres modelos o etapas se puede resumir en el siguiente grfico:
EVOLUCIN DE LA TESORERa
COORDINACIN CENItAL GESTIN CENTRAL BANCO DEL GRUPO
- Priner pno de., peoras de el ilguies. paso.. ie catrailhacl. - Teaor.rla c.a~raIkad. delGrupo. so.e.apraa
ce,rralizsda: (mate, o holdhg).
renwadame.tt
pyoIaoa~n que asmomu Ocy,cq Dqo~ w,neanos deis, c~eruu - N ~a. imo, de cmttzaa4n det. tat aramol afs~
ce,trai,zadaonite si mro de conerosle. naoensle. y exm5aus de Gn~o
empr~as d Onq~o Dan,o,n de dnsa,sdn e nver~, U Firs~eadq direcosuenlr a os nupreeso dC ~
atcdoztt Rerde arriar olmo ildar delo d&sdn de cobro y
Cocchmuon deis pdl~ca Rdaod,i ove ntdsd fimrocs, de gwo. tgo~orade pago fraile a lacares <&dom~ o rnvoorg)
tnanaa. Y baoa,iad (3np0 deflagode rnbrg y ~pe de otade
Oroebornnlc Ie~o, morutarir. - De.es,tal.zadaniafle:
lfl~WUPO Rdaon con teeta y prove.dor
Enasn de ~t,n popode, -
Co,dro de nesgo. oan tate.
S~nsatoy ootd de cobro y p.c,..
A continuacin resumimos las caractersticas asociadas a los sistemas de informacin segn el
modelo o etapa de centralizacin:
Sistema de Tesorera 268
MODELO 1 ETAPA CARACTERISTICAS SISTEMAS INFORMATICOS
COORDINACION - Condiciones y cuentas - Es recomendable que los
CENTRAL negociadas a nivel central. sistemas de informacin sean
- Consolida la informacin del compatibles entre s, con
negocio bancario global, objeto de facilitar la
- Emite las normas y consolidacin de todas ellas.
procedimientos para todos.
GESTION - Condiciones y cuentas - Es recomendable que los
CENTRAL negociadas a nivel central. sistemas de informacin sean
- Consolida la informacin del compatibles entre s, incluso
negocio bancario global, que sea nico.
- Toma decisiones sobre la - Disponer de home-bank
posicin y financiacin del integrada con el Sistema de
grupo. Tesorera.
- Gestiona la posicin interna - Disponer de un Sistema de
entre las distintas empresas Concentracin Automtica de
del grupo. la Posicin.
BANCO DEL - Condiciones y cuentas - Es recomendable que los
GRUPO negociadas a nivel central. sistemas de informacin sean
- Consolida la informacin del compatibles.
negocio bancario global. - Disponer de home-bank
- Toma decisiones sobre la integrado con el Sistema de
posicin y financiacin del Tesorera.
grupo. - Disponer de un Sistema de
- Es un centro de beneficio concentracin Automtica de
con su Cuenta de la Posicin.
Resultados.
Sistema de Tesorera 269
Se puede apreciar, la importancia de los sistemas de informacin en las distintas etapas de la
centralizacin de la tesorera, tanto es as que hoy en da es posible la centralizacin gracias
al avance de la Tecnologa de la Informacin. Sin embargo, somos conscientes que los sistemas
de informacin asociados al rea de Tesorera tendrn que renovarse para soportar los futuros
requerimientos de esta unidad y actualizar su nivel tecnolgico.
En este sentido, el estudio Delphi3 afirma que Los futuros sistemas de gestin de Tesorera
debern estar integrados con el resto de sistemas de la compaa. Esta integracin es
considerada por las compaas como el punto ms significativo de evolucin tecnolgica en el
soporte a la unidad de Tesorera. Esto posibilitar la recepcin de informacin de otras reas
(clientes, proveedores, ventas, compras, personal,...) con lo que el mbito de gestin de los
fondos necesarios o excedentarios podr extenderse hasta la presupuestacin y previsin de las
operaciones.
6.6.- Relacin con otros sistemas
El Sistema de Tesorera debe estar comunicado con el resto de los sistemas que tengan
informacin sobre los cobros y pagos de la compaa, puesto que es el sistema que registra la
informacin asociada a los movimientos de tesorera.
Ibdem. pg- 59
Sistema de Tesorera 270
Los principales inputs de un Sistema de Tesorera se resumen en los siguientes:
- Control Presupuestario: Este sistema enviar al Sistema de Tesorera los ingresos,
gastos e inversiones previstos a corto plazo, generalmente un ao.
2.- Cuentas a Pagar: Enviar informacin de los compromisos con terceros con objeto
de realizar las previsiones correspondientes, as como de las rdenes de pago, ya que
el Sistema de Tesorera es el que tiene que realizar el pago, mediante la emisin del
cheque, ordenar la transferencia, etc.
3.- Minina: Enviar informacin asociada a los pagos de la nmina del personal, los
finiquitos realizados, as como los compromisos con terceros derivados de los gastos
de personal (Hacienda Pblica, Seguridad Social, Centrales Sindicales, etc.).
4.- Banca electrnica: Cada da es ms habitual el intercambio electrnico de datos, en
este caso, la informacin asociada a los movimientos de cada una de las cuentas que
mantiene la compaa le podrn venir va electrnica desde los centros de clculo de
las distintas entidades financieras. Tambin, podra intercambiar informacin con sus
proveedores y clientes con objeto de evitar costes y reducir los pazos relacionados con
los cobros y pagos, actualmente sto es poco frecuente en pequeas y medianas
empresas.
Sistema de Tesorera 271
Las salidas de informacin, outputs del Sistema de Tesorera hacia otros sistemas del rea
econmico-financiera son:
1.- Control Presupuestario: Recibir datos reales de los movimientos de tesorera con
objeto de poder realizar los anlisis correspondientes a las posibles desviaciones.
2.- Contabilidad Financiera y Analtica: Recibir informacin relativa a movimientos
de tesorera con objeto de aadir su contrapartida, ya que tanto los cobros como los
pagos llevan asociados una contrapartida que justifica el movimiento de tesorera
realizado.
3.- Sistema de Informacin para Ejecutivos (E.L 5.): Recibir informacin relevante de
la actividad de tesorera para que pueda realizar los informes de gestin y consultas que
van dirigidos a la direccin.
4.- Intercambio electrnico de datos (E.D.I.): El Sistema de Tesorera debe poder
comunicarse electrnicamente con otros sistemas y adems de recibir informacin
(movimientos cuentasbancarias) debera poder enviarla, como por ejemplo: ordenar al
banco los pagos a travs de la emisin de cheque, enviar las remesas de efectos (letras,
pagars, ...) al descuento o en gestin de cobro, etc.. En este sentido, todava quedan
muchas posibilidades que an no se han desarrollado, y en un futuro inmediato se
utilizarn ms y mejor.
Sistema de Tesorera 272
6.7.- Modelo de datos
Al igual que en los casos anteriores, se representa grficamente las principales entidades y las
relaciones entre ellas. Por ejemplo:
1.- Relacin 1: 1.- Cada lfnea financiera tiene un tjpo de inters.
2.- Relacin 1: N.- La empresa tiene en cada banco una o ms cuentas y cada cuenta
pertenece a un nico banco.
3.- Relacin M N.- Cada t~o de operacin se puede realizar a travs de uno o ms
bancos y cada banco puede realizar varios tpos de operaciones.
tiene
asociada
Sistema de Tesorera 273
6.8.- flujo de informacin
Mediante el siguiente grfico se resume el flujo de informacin lgico de las principales
funciones y tareas asociadas de los Sistemas de Tesorera.
MANTENIMIENTO
7
DE DATOS
1.- M anteniniento de tablas del sistema.
GESTION DE TESORERIA - Cuentas con entidad es de c red ito
- Tipos de operaciones.
- Divisas, etc.
Previsiones de cobros y pagos. 2.- Parmetros de conciliacin.
2.- Proyeccin de saldos de tesorerfa. 3.- Parmetros generales.
3.- 0 ptim iracin de saldos: simulaciones.
4.- Em isin de medioe de pago.
5.- Negociacin con bancos.
6.- Gestin de divisas.
ENTRADA DE DATOS DE
1 r
CONTROL DEMOVIMIENTOSDE
ENTIDADES FINANCIERAS TESORERA
Incorporacin automtica de 1.- Control de cuentas de tesorera.
movin, lentos (E.D .1.). 2.- Entrada de operaciones y movimientos.
2.- Introduccin de datos manualmente. 3.- Clculo de intereses. com isiones, fechas
3.- M odficacsones. valor, etc.
4.-Modificaciones.
5,-Generacin informacin contable -
CONCILIACION DE MOVIMIENTOS
TESORERIA-BANC OS
1 . - Seleccin de movimientos a conciliar.
2.- Conciliacin automtica de n, 0v im lentos.
3.- Conciliacin manual.
4.- 0 esconciliaciones.
5.- Tratamiento dc errores.
6.- Informes dc excepcin.
1
SEGUIMIENTO Y CONTROL
Y.- Consulta. en tiempo real.
2.- Generseln de informes.
3.- Informes de excepcin.
Sistema de Tesorera 274
ANEXO
MODALIDADES DE LOS SISTEMAS DE CENTRALLZACION
OPCION CARAClERISTICAS VENTAJAS INCONVENIENTES
Cuenta nica - No es cuenta centralizadora. - La empresa tiene una sola - No es posble direccionar
- Realiza directamente cargos y cuenta efectos, devoluciones o
abonos contra la cuenta nica documentacin a las oficinas
origen.
Apunte a apunte - Automtico y diario - Las cuentas perifricas no - Incrementa el nmero de
- Asienta en cada cuenta perifrica generan nmeros comerciales apuntes en la cuenta
tantos apuntes de signo contrario por lo que no se liquidan, centralizadora.
y con igual valoracin a los que - Son cuentas puentes para - Los intereses y gastos
han tenido estas cuentas, control. financieros se han de imputar
- La contrapartida es con igual - Permiten asignar a cada delegacin en funcin
valoracin en la cuenta disponibilidades a cada de sus disponibilidades.
centralizadora delegado.
- La Tesorera maneja una sola
cuenta.
Apuntes - Automtico y diario. - Mantiene las mismas que el - Al efectuar traspasos
agnipados por - Asienta en cada cuenta perifrica sistema, apunte a apunte. agrupados no permite el
fecha valor tantos apuntes como grupos de - Traspasa un volumen de control total de las cuentas
fecha valor, por el importe del apuntes considerablemente perifricas.
grupo, con tigno contrario y inferior.
mismo valor.
La contrapartida con igual
valoracin se har en la cuenta
centralizadora.
Sistema de Tesorera 275
MODALIDADES DE LOS SISTEMAS DE CENThALIZACION<cwat.)
OPCION CARACTERISTICAS VENTAJAS [INCONVENIENTES1
Saldo contable - Automtico y diario. - En un nico apunte por - La empresa no puede efectuar
- Asienta en cada cuenta perifrica perifrica se traspasa los una gestin de tesorera en
un apunto de signo contrano al fondos, fecha valor,
de su saldo contable al flnal del - Normalmente se generan
da y fecha valor del da, descubiertos por valoraciones
- La contrapartida con igual en las perifricas, lo que exige
valoracin se har en la cuenta una liquidacin conjunta.
centralizadora.
Saldo contable - Automtico y diario - En un nico apunte por
con valor - Asienta en cada cuenta perifrica perifrica se traspasa los
ponderado dos apuntes diarios: uno para fondos.
traspasar las valoraciones con - Elimina los inconvenientes de la
fecha valor da siguiente y el centralizacin por saldo
otro para dejar las cuentas a contable, analizado
cero con fecha valor mismo da. anteriormente.
- La contrapartida con igual
valoracin se har en cuenta
centralizadora.
Especficas - Se establecen procedimientos - Se adaptan a las necesidades - suelen tener un coste mayor,
para solventar necesidades muy especficas de las empresas. por lo que las hace poco
concretas, aconsejables.
Sistema de Tesorera 276
ANEXO II
ESTRATEGIA DE IMPLANTACION DE UN SISTEMA DE TESORERIA
La estrategia a definir para la implantacin de un Sistema de Gestin de Tesorera deber
asegurar que la transicin desde la situacin actual, generalmente sin sistema informtico, se
realiza de forma ordenada y sin generar tensiones excesivas en los usuarios.
El enfoque de implantacin para que se alcance el xito previsto exige la consideracin de los
siguientes principios bsicos:
- La implantacin del sistema de informacin no deber tener impacto negativo en la
operativa diaria de los departamentos afectados (cobros, pagos, relacin con bancos,
etc.).
2.- El proceso de implantacin no deber interrumpir ni afectar al normal
funcionamiento de otros sistemas del rea econmico-financiera.
3.- Es necesario realizar las acciones necesarias para evitar la duplicidad de actividades
en las reas afectadas (porejemplo: no duplicar la grabacin de datos en el Sistema de
Tesorera y en el Sistema de Contabilidad Financiera).
4.- La implantacin del Sistema de Tesorera suele tener asociado un importantecambio
Sistema de Tesorera 277
en el modo de realizar las funciones del rea (nuevas instituciones financieras, nuevos
criterios de actuacin, diferentes procedimientos, etc.), es preciso que este cambio sea
asimilado por los usuarios con tiempo suficiente antes de implantar el sistema.
En funcin de estos principios bsicos, la implantacin de Sistemas de Gestin de Tesorera
han de seguir las siguientes lineas maestras:
1.- Implantar, lo antes posible, la nueva estructura de cuentas bancarias necesarias para
la operativa bsica y el servicio de home-bank o banca electrnica.
2.- Verificar que, la operativa, pazos, condiciones y nivel de detalle de la informacin
suministrada por las entidades bancarias se adapta a lo acordado inicialmente. Es
necesario comprobar que los niveles de desglose, la codificacin de operaciones, etc.
de la informacin que suministran los bancos es correcta. Ya que es importante contar
con pazo suficiente para negociar con las entidades bancarias la correccin de errores
y para adaptar el Sistema a posibles peculiaridades.
3.- Realizar una importante labor de formacin a los usuarios, ms concretamente en
lo que se refiere a las funciones que tienen que realizar: porcada departamento, lneas
de operaciones bancarias, caractersticas de cada posible tipo de operacin, conceptos
y criterios de gestin, normas de actuacin, etc.
4.- Iniciar la formacin de usuarios y posterior prueba e implantacin del Sistema y
Sistema de Tesorera 278
procedimientos asociados en los mdulos bsicos (Gestin de Tesorera y Conciliacin
Bancaria).
Normalmente, los mdulos mencionados anteriormente representan el ncleo del
Sistema y alguna de sus funciones, como es la conciliacin automtica bancaria,
necesitan ms tiempo para su completa implantacin. Yaque es necesario realizar ajuste
de algunos parmetros de conciliacin, eliminacin de errores de transmisin, etc., para
alcanzar el xito de esta funcin (niveles de conciliacin del 80-90% de las
operaciones).
5.- Formar a un grupo de monitores en el uso e implantacin del Sistema. Esta
formacin se podra realizar sobre las pruebas del Sistema y con datos lo ms parecidos
posibles a los reales. Esta fase depende del nmero de usuarios de la futura aplicacin.
CAPITULO H: SISTEMAS DE INFORMACION TRANSACCIONALES
7.- SISTEMA DE CONTROL DE INVERSIONES
7.1.- Introduccin
Creemos necesario definir qu se entiende por inversin y para ello el profesor Durn Herrera
afirma que: En general, invertir consiste en adquirir ciertos bienes, sacrificar unos capitales
financieros con la esperanza, ms o menos lejana, de obtener unos ingresos, unas rentas.
Continua el citado autor: Representa la renuncia a una satisfaccin cierta e inmediata a cambio
de las creencias de obtener unos beneficios futuros y distribuidos en el tiempo. Ahora bien, esta
renuncia o sacrificio se justifica por la persecucin de unos fines concretos: el querer hacer
algo, el realizar una actividad productiva como soporte para la obtencin de unos beneficios.
Actividad que requiere una estructura fija, efectuar unas inversiones
En general los Sistemas de Control de Inversiones forman parte de un sistema de rango
DURAN HERRERA. Juan J.: Econon~a y Direccin Pinancie,m de la Enipresat Edic Pirmide Madnd 1992. pg. 414
Sistema de Control de Inversiones 280
superior que se puede desglosar en tres niveles:
- Planificacin de Inversiones:
La planificacin tcnica es la creacin y evaluacin de alternativas de desarrollo de los
proyectos, se suele hacer a travs de modelosde simulacin y herramientas sofisticadas
de anlisis de demanda, calidad de servicio, etc.. Esta funcin la suelen realizar los
departamentos centrales de ingeniera.
Este nivel es el encargado de llevar los procesos de planificacin tcnica y la definicin
de cada uno de los proyectos.
2.- Ingeniera:
Este subsistema incluir funciones para el diseo y valoracin de los proyectos, segn
la tipologa y la gestin requerida.
Para el desarrollo de las funciones de diseo se suelen utilizar sistemas sofisticados de
ayuda grfica que permiten realizar las distintas alternativas mediante SistemasGrficos
que a la vez facilitan la lista de materiales requeridos.
Sistema de Control de Inversiones 281
3.- Gestin de proyectos y control de inversiones:
Es en esta fase donde se recoge la informacin asociada a cada uno de los proyectos
de inversin con objeto de llevar su seguimiento y control desde el punto de vista
tcnico y econmico. Este es el sistema de informacin que est integrado dentro del
Area Econmico-Financiera y consecuentemente es objeto de nuestro estudio.
7.2.- Definicin y objetivos
El Sistema de Control de Inversiones esel encargado de recoger la informacin asociada a cada
uno de los proyectos de inversin de la empresa, con el objetivo de conocer la situacin de los
proyectos en su doble vertiente: econmica y tcnica, as como facilitar a la direccin del
proyecto la toma de decisiones.
Las empresas, en general, tienen que acometer un gran nmero de proyectos que consumen
grandes recursos econmicos y financieros, en concreto las empresas que prestan un servicio
pblico comopor ejemplo, suministradorasde energa elctrica, telecomunicaciones, agua, gas,
etc., necesitan realizar grandes inversiones (mantenimiento, investigacin, incremento de la
demanda, desarrollo nuevas tecnologas, etc.). Por ello, deben llevar un adecuado seguimiento
de las mismas, para evitar que las inversiones sean la causa de graves desequilibrios
econmicos y financieros de las citadas empresas.
Sistema de Control de Inversiones 282
Las inversiones que realizan las empresas tienen una relacin directa en la Cuenta de
Resultados de varios ejercicios, por ello es muy importante el disponer de un sistema que ayude
a un adecuado control y seguimiento de las distintas fases que tienen los proyectos (desde la
planificacin, hasta su puesta en marcha) para evitar posibles desequilibrios patrimoniales.
Ahora bien, los Sistemas de Control de Inversiones no se encargan de analizar la conveniencia
o no de la inversin, ni tampoco de la viabilidad econmica, sus objetivos son distintos, ya que
una vez que la Direccin de la compaa decide llevar a cabo el proyecto de inversin, es
cuando se introducen los datos en el Sistema de Control de Inversiones asociados al proyecto
y finaliza su cometido en el momento en que el proyecto se da por acabado. El sistema de
informacin de Activos Fijos o Inmovilizado es el encargado del seguimiento y control del
nuevo elemento de activo que surge cuando se d por finalizado el proyecto de inversin.
Los objetivos de los Sistemasde Control de Inversiones los podemos resumir en los siguientes:
Coordinar con los departamentos responsables del Control Presupuestario y
Planificacin Financiera las inversiones a realizar por la compaa.
2.- Facilitar la planificacin de las inversiones.
3.- Controlar el estado de las inversiones en curso.
Sistema de Control de Inversiones 283
4.- Realizar un seguimiento del grado de avance de los proyectos de inversin con
informacin sobre las posibles desviaciones (econmicas y tcnicas).
Los Sistemas de Control de Inversiones han de cubrir las dos facetas de todo proyecto de
inversin, la econmica y la tcnica. La combinacin de ambos flictores permitir conocer con
bastante exactitud la situacin real y las posibles desviaciones, as como sus causas, pudiendo
tomar decisiones que permitan corregir las desviaciones. Hay sistemas de informacin ms
complejos que permiten realizar simulaciones segn los distintos escenarios que se quieran
analizar, con el objetivo de tomar la mejor alternativa posible.
El Sistema de Control de las Inversiones debe ser una herramienta de gestin que debe f~cilitar:
- Control y seguimiento riguroso de las inversiones a partir de su planificacin.
2.- Renovar y homogeneizar los criterios, procedimientos y mtodos operativos en la
empresa relacionados con las inversiones.
3.- Mejora de la productividad y de la calidad de los distintos servicios asociados a los
nuevos proyectos de inversin.
Los siguientes aspectos son determinantes para asegurar los objetivos globales de gestin del
Sistema de Control de Inversiones:
Sistema de Control de Inversiones 284
Rentabilidad de las inversiones.
2.- Mejora del servicio a los clientes.
3.- Optimnizacin del dimensionamiento de las unidades operativas.
7.3.- Caractersticas
Las principales caractersticas que debe tener un Sistema de Control de Inversiones se pueden
resumir en las siguientes:
- Planificar las necesidades, una vez que el proyecto est aprobado es necesario
realizaruna planificacin de las necesidades asociadasal proyecto, especialmente en los
requerimientos de materiales, con objeto de que estn disponibles en el momento que
se necesiten. Ello exige, una adecuada planificacin de las compras que tendr que
realizarel departamento encargado de las mismas. Si el material tuviera que producirlo
la propia empresa, el responsable de produccin debera incluirlo en el maestro de
produccin de acuerdo con las necesidades determinadas: cantidad, calidad y plazo.
2.- Coordinar las distintas reas involucradas, en la realizacin de un proyecto suelen
estar involucrados vahos departamentos de la organizacin por ello es imprescindible
la coordinacin entre todos ellos y asegurar los pazos, costes y calidades inicialmente
previstos.
Sistema de Control de Inversiones 285
3.- Control presupuestario, es necesario que todo proyecto de inversin tenga un
presupuesto detallado de cantidades fsicas y econmicas que permita su seguimiento
y control en las distintas fases de ejecucin del mismo. Para ello es necesario crear el
dossier de obra conjunta2 que comprende el detalle de los subproyectos asociados a
cada proyecto de inversin y es til para llevar el control y seguimiento de los grandes
proyectos que realizan las empresas.
4.- Sistema corporativo y dnico, es muy importante que el Sistema de Control de
Inversiones sea nico, es decir, que toda la informacin asociada a cada uno de los
proyectos se introduzcan (automtica o manual) en un slo sistema de informacin, lo
que facilitar la coordinacin entre las distintas reas involucradas. Tambin permitir
un mejor control al responsable del proyecto y a los niveles superiores; de lo contrario,
se podra producir una proliferacin de aplicaciones y bases de datos que hara
prcticamente imposible el control de este tipo de actuaciones dando lugar a situaciones
no deseadas. Recordemos, que los proyectos son grandes consumidores de recursos
(materiales, humanos, financieros, etc.) y cuyo plazo de recuperacin va a ser
generalmente superior al ao.
5.- Facilitar informacin tcnica y econmica, es importante que el sistema de
informacin para el control de las inversiones facilite la informacin de cada uno de los
proyectos desde dos aspectos: econmicos y tcnicos.
2 Dossier de obra conjunta es el conjunto de tareas y sublareas de cada uno de los subproyectos que integran el proyecto de
inversiOn.
Sistema de Control de Inversiones 286
5.1.- Los datos econmicos comprenden los siguientes tipos de importes:
5. 1.1. Presupuesto inicial
-
5.1.2.- Devengado no contabilizado
5.1.3.- Devengado contabilizado
54.4.- Certificado
5.1.5.- Facturado
5.1.6.- Pagado
5.1.7.- Contabilizado
5.1.8.- Comprometido
5.1.9.- Previsin para fin de obra
La desviacin presupuestaria en trminos econmicos sera:
Dp Presup. inicial - Devengado hasta la fecha - Previsin fin obra
si sustituimos el Devengo hasta la fecha como suma de los importes devengados tanto
contabilizados como pendientes de contabilizar, quedara:
Dp = Presup. inicial (Devengado contab. + Deveng. no contab.) Previsin fin obra
- -
5.2.- Los datos tcnicos comprenden el grado de ejecucin de las distintas fases
Sistema de Control de Inversiones 287
y jalones3 previstos en la realizacin del proyecto, as como las unidades
fsicas (mano de obra, materiales, servicios, etc.) consumidas, diferenciando los
siguientes conceptos:
5.2.1.- Presupuesto inicial
5.2.2.- Obra realizada
5.2.3.- Previsin para fin de obra
La desviacin tcnica es la resultante del siguiente clculo:
Dt = Obra planificada Obra realizada Previsin fin obra
- -
En el siguiente grfico se pueden observar cada uno de lo conceptos anteriormente
mencionados necesarios para el control y seguimiento de los proyectos de inversin:
Jalones son las partes en que se divide un proyecto desde el punto de vista t&nico par. facilitar su seguimiento y control.
Sistema de Control de Inversiones 288
PAGADO
ALCANCE ECONOMICO
CONTABIUZADO
FACTURADO: PREVISION PARA FiN DE OBRA <DF>
CERTIFiCADO
-~ Dc 0NC Ii-
bEVENCADO
COMPROMETIDO / Y
PRESUPLi=STQ1~4ICIAL<P,>
/
nr.
/
ALCANCE TECyO
PREVISION PARA FIN DE OBRA <OF)
OBRA REALIZADA <0R>
OBRA PLANIFICADA (Op)
7.4.- Principales funciones
Las principales funciones que un Sistema de Control de Inversiones debe cubrir son las
siguientes:
Alta de proyectos:
Una vez que el proyecto sea aprobado por la Direccin, los datos asociados han de ser
introducidos en el sistema de informacin, con objeto de llevar a cabo su seguimiento
y control.
Sistema de Control de Inversiones 289
2.- Modificacin:
Esta funcin permite introducir todo tipo de modificaciones al proyecto inicial, una vez
que sea aprobada por la Direccin y siempre que el proyecto no haya finalizado. Esta
funcin debe controlar que toda modificacin tenga una autorizacin adecuada, como
por ejemplo: especificar el nmero de autorizacin y el nombre de la persona o
personas responsables de dicha autorizacin.
3.- .,4ctualizacirn
Toda modificacin a los datos iniciales requiere una adecuada actualizacin en el
calendario del proyecto en sus distintos elementos que lo integran (recursos necesarios,
calendario de ejecucin, calidad, costes asociados, etc.). Algunos debern ser
actualizados automticamente de acuerdo con la parametrizacin introducida en el
sistema, al relacionar los distintos elementos del proyecto. Sin embargo, si no es
posible de forma automtica, habra que introducir los datos de forma manual.
4.- Captura dc la informacin:
El sistema deber capturar automticamente la informacin asociada a cadaproyecto,
generalmente se obtiene del origen, es decir, a pie de obra y para ello, ser el
responsable del mismo el encargado de realizar esta tarea puntualmente. Tambin
Sistema de Control de Inversiones 290
habrn datos que se capturarn de forma automtica de otros sistemas de informacin
que contengan datos relevantes de los proyectos (ejemplo: el sistema de Almacenes
tendr que pasar informacin de las salidas de los materiales). Todo ello, permitir
tener actualizados los datos asociados a cada uno de los proyectos que estn vivos en
el sistema.
5.- Proyecciones o simulaciones:
El sistema de informacin debe permitir realizar proyecciones o simulaciones de las
distintas fases del proyecto, con el objetivo de facilitar al responsable del mismo la
visin del plan en el futuro, en base a la informacin debidamente parametrizada en el
sistema. A veces, lo que se utilizan son sistemas expertos que contienen una
considerable base de datos y se aproximan a predecir lo que ocurrira si alguna de las
variables tuviesealgn tipo de modificacin, en definitiva, consiste en analizar el grado
de sensibilidad del proyecto con respecto a las distintas partes que lo integran.
6.- Consultas y emisin de informes:
La compaa necesita disponer de informacin asociada a los proyectos de inversin
como herramienta de gestin, para ello es necesario que el sistema fucilite la
informacin con la suficiente agilidad y flexibilidad que demanden los usuarios del
sistema.
Sistema de Control de Inversiones 291
7.5.- Relacin con otros sistemas
El Sistema de Control de Inversiones debe estar perfectamente integrado con el Sistema de
Activos Fijos, ya que la mayora de los proyectos cuando finalicen, formarn parte del
inmovilizado de la empresa y en consecuencia son objeto de ste ltimo sistema de
informacin.
Los sistemas que envan informacin inputs del Sistema de Control de Inversiones son:
1.- Control Presupuestario: Los datos presupuestados de cada uno de los proyectos
aprobados es lo primero que se ha de introducir al Sistema de Control de Inversiones.
Estos datos van a ser la referencia en toda la vida del proyecto. Es necesario, que la
informacin de cada proyecto est siempre actualizada, es decir, hacen falta los datos
del presupuesto inicial y de las distintas modificaciones que se hayan realizado.
2.- Compras: Enviar los datos asociados a las compras imputables a cada uno de los
proyectos de invervin que estn en curso.
3.- Almacenes: Enviar los datos asociados a las salidas de los almacenes con destino
a los proyectos de inversin en curso.
4.- Nmina: Enviar los datos de los costes de personal asociados a cada uno de los
Sistema de Control de Inversiones 292
proyectos de inversin; es necesario que se impute tanto la mano de obra directa como
la mano de obra indirecta. Para ello, es necesario establecer los criterios de imputacin
previstos en el presupuesto y que el responsable del proyecto debe conocer y aplicar.
5.- Cuentas a Pagar: Enviar los datos correspondientes a las modificaciones de los
impones iniciales cuando se acepten compromisos de pago por impone distinto a la
orden de compra, como por ejemplo: gastos de transpone de una compra que no se
contemplaron inicialmente.
Los sistemas que reciben informacin outputs del Sistema de Control de Inversiones son los
siguientes:
1.- Almacenes: Por las necesidades de materiales almacenables en cada uno de los
proyectos, indicando el material concreto, la cantidad y el plazo en el que van a ser
requeridos.
2.- Compras:Por las necesidades de materiales no almacenables y de los servicios que
los proyectos van a requerir. Es importante hacer constar la fecha en que van a ser
requeridos, para poder incluirlos en una adecuada planificacin de compras.
3.- Control Presupuestario: Recibir los datos sobre el grado de ejecucin de los
proyectos y los consumos (mano de obra, materiales, servicios,...) incurridos hasta una
Sistema de Control de Inversiones 293
fecha concreta.
4.- Contabilidad: Recibir los datos sobre los consumos imputables a cada uno de los
proyectos en curso.
5.- Activos Fijos: Recibir los datos asociados al. elemento de inmovilizado una vez que
el proyecto de inversin haya finalizado y el elemento vaya a formar parte del activo
fijos de la empresa.
6.- Sistema de Informacin para Ejecutivos (E.L .94: Recibir los datos asociados a la
gestin de los proyectos de inversin que se considere relevante para la Direccin.
7.6.- Modelo de datos
Al igual que en los sistemas estudiados anteriormente, se representa grficamente las
principales entidades de un Sistema de Control de Inversiones, as como las relaciones
existentes entre ellas. Por ejemplo:
- Relacin 1: 1.- Cada proyecto tiene asociado un presupuesto.
2.- Relacin 1 N.- Un proyecto tiene asociado uno o ms contratos.
Sistema de Control de Inversiones 294
3.- Relacin M N. Un proyecto tiene asociado una o ms instalaciones, y una
-
instalacin puede tener asociado uno o ms proyectos.
7.7.- flujo de informacin
Mediante el siguiente grfico resumimos el flujo de informacin lgico de las principales
funciones de los Sistemasde Control de Inversiones, as como las principales tareas asociadas
a cada una de las funciones.
Sistema de Control de Inversiones 295
MANTENIMIENTO
DE DATOS
1
DEFINICION DE PROYECTOS
1.- Mantenimentodedatos
asociados a los proyectos.
1.- Emisin de proyectos a ejecutar. 2.- Mantenimiento de parmetros
2.- Definicin de recursos necesarios, gen erales: responsable,
presupuesto inicial,
3.- Calendario detallado del proyecto.
4.- Definicin de controles y responsable. modificaciones, etc -
GESTION DE PROYECTOS
1.- Gestin de contratos con terceros.
2.- Gestin de permisos y licencias.
3.- Control de consum os de nl aterialea y
se rv sc os.
4.- Control del personal propio.
CONTROL ECONOMICO
1.- Preparacin de certificados.
2.- A utorizacin de pagos,
3.- Anlisis de desviaciones sobre
p res u p u es lo
FINALIZACION DE OBRA
-- Verificacin de la entrega.
2.- A etualizacin del estado del proyecto.
3 .~ Inform acin a otras reas: Inmovilizado.
Contabilidad, Comercial, produccin, etc.
SEGUIMIENTO YCONTROL
Y RO Y E C 1 05
-- Actuslizacin y control de jalones.
2.- Control dcl grado de cum plim lento
tcnico y econmico.
3.- lnform es y consultas.
CAPITULO H: SISTEMAS DE INFORMACION TRANSACCIONALES
8.- SISTEMA DE ACTIVOS FIJOS
8.1.- Definicin y objetivos
El Sistema de Informacin de Activos Fijos o Inmovilizado debe mantener actualizado el
inventario de parte de los elementos que integran el inmovilizado de la compaa, as como el
control de las amortizaciones asociadas a cada elemento.
Para definirqu se entiende por inmovilizado recogemos la definicin del profesor Riverot son
elementos de larga duracin, es decir, exceden a la dimensin temporal de un ejercicio
econmico y por ello, estn sujetos a depreciacin. Si se consumiesen en un solo ao seran
tratados ntegramente como gastos del mismo; con la amortizacin slo se considera gasto una
parte del valor de los mismos, la que corresponda a la depreciacin estimada en el ejercicio
1 RIVERO ROMERO, Josst: Contabilidad Financien. Editorial Trivium. Madrid 1994. pg. 261
Sistema de Activos Fijos 297
El profesor Gonzlez Pascual2 afirma que el inmovilizado constituye la estructura de
inversiones fijas o estructura slida, segn la terminologa noneamaricana, denominada as
porque los elementos que la integran estn vinculados a la empresa de una forma permanente,
es decir, durante toda la vida til de los mismos, siendo todos ellos elementos de larga
duracin.
Nuestro vigente Plan General de Contabilidad3 considera que esta masa patrimonial:
comprende los elementos del patrimonio destinados a servir de forma duradera a la actividad
de la empresa. Esta masa patrimonial (Inmovilizado -Grupo 2-) tiene diferentes apartados, en
funcin de la naturaleza de los diferentes elementos que la constituyen. En este sentido el Plan
General Contable establece el siguiente desglose:
20. Gastos de establecimiento
21. Inmovilizaciones inmateriales.
22. Inmovilizaciones materiales.
23. Inmovilizaciones materiales en curso.
24. Inversiones financieras en empresas del grupo y asociadas.
25. Otras inversiones financieras permanentes.
26. Fianzas y depsitos constituidos a largo plazo.
27. Gastos a distribuir en varios ejercicios.
2 GONZLEZ PASCUAL, Julian.: Anlisis de la empresa a travs de su informacin econmico-financiera. Ediciones
Pirmide. Madrid 1992, pg.95
REAL DECRETO 1643/1990 de 20 de diciembre. B.O.E. de 27 de diciembre de 1990.
Sistema de Activos Fijos 298
El Sistema de Informacin de Activos Fijos o Inmovilizado, generalmente, se encarga de llevar
el control y seguimiento de algunos de los elementos que integran el inmovilizado de la
compaa, en concreto, de todos los que integran el inmovilizado material y de parte del
inmovilizado inmaterial, como por ejemplo: Propiedad industrial y Aplicaciones Informticas.
Los objetivos que se pretenden cubrir con la implantacin de un Sistema de Activos Fijos se
pueden resumir en:
- Facilitar y optimizar la gestin del inmovilizado de la compaa, ayudando en la
toma de decisiones a los responsables de los elementos de activos fijos.
2.- Recoger toda la informacin asociada a cada uno de los elementos que componen
el inmovilizado.
3.- Agilizar los procedimientos del rea y facilitar las tareas administrativas mediante
la mecanizacin de tareas repetitivas.
8.2.- Caractersticas
Las principales caractersticas que debe tener un Sistema de Informacin de Activos Fijos se
pueden resumir en las siguientes:
Sistema de Activos Fijos 299
- Almacenamiento de la historia de cada elemento: el sistema debe mantener los
importes de los siguientes conceptos:
1.1.- Coste histrico
1.2. Gastos financieros asociados (si procede)
-
1.3. Amortizacin anual y acumulada
-
1.4. Actualizaciones y revalorizaciones
-
1.5.- Centro o centros a los que est asociado
2.- Actualizacin de la informacin: de forma que los usuarios del sistema puedan
consultar cualquier dato relacionado con los elementos que integran el inmovilizado. En
muchas organizaciones, este captulo consume gran parte de los recursos financieros y
por lo tanto su seguimiento y control es clave para la buena marcha del negocio.
3.- Clculo del importe de las bajas: el sistema debe facilitar el impone de las bajas
parciales o totales del inmovilizado y determinar el resultado (beneficio o prdida)
asociado al retiro de cada elemento.
4.- Clculo de las amortizaciones: el sistema calcular de forma automtica la
amortizacin correspondiente a cada elementopatrimonial, segn los distintos mtodos
de amortizacin definidos por la empresa. Normalmente, se suelen utilizar varios
mtodos de amortizacin (tcnica, fiscal, contable,...).
Sistema de Activos Filos 300
5.- Clculo de revaluaciones/actualizaciones: es frecuente que los elementos que estn
varios aos en la empresa a lo largo de su vida til, tengan algn tipo de variacin en
cuanto a su valor histrico. Por ello es necesario que el sistema a la vez que mantiene
el importe original o histrico, calcule el nuevo valor en base a los parmetros
introducidos (generalmente coeficientes de actualizacin), tambin debe actualizar la
amortizacin acumulada. A veces, las actualizaciones se realizan segn criterios de la
propia compaa y no pueden aparecer en los datos contables dirigidos a terceros.
6.- Consultas y emisin de informes: el sistema debe permitir realizar todo tipo de
consultas de forma gil y rpida a los usuarios del sistema, as como la parametrizacin
de los informes que sean necesarios para la gestin y control de los elementos que
integran el inmovilizado de la compaa.
8.3.- Principales funciones:
Las principales funciones que un Sistema de Informacin de Activos Fijos debe cubrir son las
siguientes:
1.- Alta de activos fijos: los elementos que adquiera la compaa o que fabrique
internamente y que vayan a integrar su inmovilizado se introducirn en el sistema
informtico con objeto de poder llevar su seguimiento y control. Esta funcin est
Sistema de Activos Fijos 301
integrada por:
1. 1.- Generacin de movimientos
1.2.- Alta de nuevos activos
1.3.- Actualizacin de activos existentes
1.4.- Emisin de informes de altas
2.- Baja de activos fijos: el sistema debe facilitar toda clase de retiro que se produzca
en los elementos que integran el inmovilizado, generando de forma automtica la
informacin contable asociada. Las funciones asociadas a la baja de activos son:
2.1.- Valoracin de los retiros
2.2.- Generacin de movimientos de baja
2.3. Eliminacin de activos existentes
-
2.4. Generacin de la informacin contable
-
2.5.- Emisin de informes de bajas
3.- Actualizacin de activos fijos: el sistema debe actualizar en tiempo real los datos que
se introduzcan, para poder disponer de la informacin real del inmovilizado de la
compaa. Para ello, es necesario que contemple las siguientes funciones:
3.1. Modificacin de movimientos
-
Sistema de Activos Fijos 302
3.2.- Generacin de movimientos
3.3. Realizacin de traspasos (elemento a elemento y en bloque)
-
3.4.- Modificacin de atributos
3.5.- Actualizacin de los activos
3.6. Generacin de la informacin contable asociada
-
4.- Generar las amortizaciones: de forma automtica de acuerdo con los parmetros
introducidos al sistema, generalmente el clculo de las amortizaciones se realizarn
mensualmente y al cierre del ejercicio.
5.- Revaluacinlactualizacin: esta funcin debe permitir actualizar el valor histrico
del activo y de la amortizacin acumulada de acuerdo con los datos que se introduzcan
al sistema, generalmente mediante coeficientes en funcin del tipo de bien que
corresponda. Las funciones asociadas son:
5.1. Introduccin de coeficientes de actualizacin
-
5.2.- Clculo de la regularizacin
5.3.- Actualizacin de los activos
5.4.- Generacin de la informacin contable
5.5.- Emisin de informes de regularizacin
6.- Proyecciones de las amortizaciones: el sistema debe permitirrealizar proyecciones
Sistema de Activos Fijos 303
de las amortizaciones para facilitar a los responsables del rea la visin de la compaa
en un futuro prximo en temas relacionados con el inmovilizado. Es necesario
introducir al sistema los datos asociados a cada posible escenario objeto de simulacin
por parte de la empresa.
7.- Consultas y emisin de informes: la compaa necesita informacin asociada al
inmovilizado, la cual debe ser facilitada por el sistema de informacin con la suficiente
agilidad y flexibilidad segn demanden los usuarios del mismo.
Informticamente el sistema de Activos Fijos o Inmovilizado realiza unos procesos peridicos
para actualizar los datos de sus ficheros maestros. Los procesos mensuales suelen ser:
1.- Cierre mensual de movimientos
2.- Clculo de las amortizaciones
3.- Actualizacin del valor de los activos
4.- Generacin de la informacin contable
5.- Emisin de informes parametrizados
El proceso anual estar integrado por:
- Cierre anual de movimientos
2.- Introduccin de ajustes
3.- Actualizacin del valor de los activos
Sistema de Activos Fijos 304
4.- Clculo de amonizaciones
5.- Generacin de la informacin contable
6.- Emisin de informes parametrizados
8.4.- Relacin con otros sistemas
El Sistema de Activos Fijos debe estar perfectamente integrado con el Sistema de Control de
Eversiones, ya que la mayora de los proyectos de inversin cuando finalicen formarn parte
del inmovilizado de la empresa.
Los sistemas que envan informacin, es decir los inputs del Sistema de Activos Fijos son:
1.- Compras: Puesto que alguna de las compras son elementos amortizables que van a
permanecer en la empresa ms de un ejercicio contable y en definitiva son elementos
que han de estar en la base de datos del Sistema de Activos Fijos. Recordemos que el
Sistema de Compras contiene la informacin relacionada con todas las compras de la
compaa.
2.- Cuentas a Pagar Enviar informacin de las modificaciones efectuadas en las
valoraciones de los inventarios cuando se acepten compromisos de pago por importe
distinto a la orden de compra. Como por ejemplo: gastos de seguros no contemplados
Sistema de Activos Fijos 305
inicialmente en las compras de mercaderas y que s se consideran deben pagarse al
suministrador de las mismas.
3.- Control de Inversiones: Tendr que enviar informacin de la situacin de los
proyectos en curso, especialmente de aquellos que han finalizado y deben ser
incorporados al Sistema de Activos Fijos para su seguimiento y control.
Los sistemas que reciben informacin, es decir outputs del Sistema de Activos Fijos son los
siguientes:
Contabilidad: El Sistema de Activos Fijos enva la informacin asociada a los
elementos del inmovilizado de la compaa, agrupados por: cuenta, centro de coste y
actividad. Normalmente, el detalle de cada elemento que integra el inmovilizado de la
empresa reside en la base de datos del Sistema de Activos Fijos, ya que el Sistema
Contable necesita registrar las variaciones patrimoniales a nivel de empresa.
La informacin que van a recibir los Sistemas Contables del Sistema de Activos Fijos
la podemos resumir en:
- Dotacin de amortizacin del perodo considerado a nivel de cuenta
contable.
Sistema de Activos Fijos 306
2.- Amortizacin acumulada a nivel de cuenta de Mayor.
3.- Actualizaciones y regularizaciones de los importes histricos de los
elementos que integran el inmovilizado, as como de su amortizacin
acumulada.
2.- Sistema de Informacin de Ejecutivos (E. LS): Recibir informacin relevante de
la actividad relacionada con el inmovilizado de la empresa, con objeto de facilitar la
informacin de gestin necesaria para la Direccin.
8.5.- Modelo de datos
Al igual que en los casos anteriores, se representa grficamente las principales relaciones de
un Sistema de Activos Fijos y sus relaciones. Por ejemplo:
1.- Relacin 1: 1.- Cada Hp, de amortizacin origina un importe de amortizacin.
2.-Relacin 1:N.- La compaa tiene uno o ms elementos que integran su
inmovilizado.
3.- Relacin M:N.- Un elemento de activo fijo puede tener una o ms revaluaciones y
Sistema de Activos Fijos 307
cada una de ellas puede afectar a uno o ms elementos del inmovilizado.
COMPONENTES
8.6.- flujo de informacin
Mediante el siguiente grfico se resume el flujo de informacin lgico de las principales
funciones de los Sistemas de Activos Fijos, as como las principales tareas asociadas a cada una
de las funciones.
Sistema de Activos Fijos 308
MANTENIMIENTO
DE DATOS
CONTROL DEL INMOVILIZADO
Mantenimiento de tablas del sistema.
Plan de Cuentas.
Altas y bajas de activos fijos: Centros de costes.
naturaleza, valoracin, actividad, - Actividades.
dependencia, componentes,... Tipo de amortizaciones....
2.- Inventario fsico.
3.- Modificaciones.
pr
AMORTIZACIONES
ACTUALIZACIONES!
REVALUACIONES
Clculo amortizaciones.
2.- Actualizacin del valor de la Entrada de datos y parmetros.
amortizacin acumulada. 2.- Clculo del incremento de valor.
3.- Proyeccin de amortizaciones. 3.- Actualizacin del valor de los activos.
4.- Simulacin de amortizaciones.
5.- Cierre mensual y anual.
GENERACTON DE INFORMACION
CONTABLE
Informacin contable:
- Altas
- Rajas
- Modificaciones
- Amortizaciones
- Actualizaciones y
- Revaluaciones.
CONSULTAS E INFORMES
1.- Posiblidad de realizar a tiempo real
consultas relacionadas con la gestin de los
activos tqos.
2.- Emisin de informes.
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handbook de Harod E. Fearon, Donald W. Dobler y Kenneth H. Killen. Editorial McGraw-
Hill, Inc., New York 1993.
SUAREZ SUAREZ, Andrs 5.: Curso de Economa de la empresa. Ediciones Pirmide.
Madrid 1994.
Bibliografa Captulo II: Sistemas de informacin transaccionales 313
TAMAMES, Ramn y GALLEGO, Santiago.: Diccionario de Economa y Finanzas. Alianza
Editorial. Madrid 1994
WILLIAMS Alvin J.: [he purcbasing function incluido en [he purchasing handbook de
Harold E. Fearon, Donald W. Dobler y Kenneth H. Killen. Editorial McGraw-Hill, Inc., New
York 1993.
CAPITULO III: SISTEMAS DE INFORMACION CONTABLE
1.- IMPORTANCIA DE LOS SISTEMAS CONTABLES
1.1.- Introduccin
La rpida evolucin que actualmente estn teniendo las tecnologas de la informacin, que en
muchos casos es superior a la capacidad de reaccin y asimilacin de la mayora de las
empresas, hace que nos encontremos con que ha cambiado el orden y es la tecnologa quien
va por delante de las necesidades de las empresas, por lo que con frecuencia los planteamientos
de direccin y gestin, as como los procesos de tratamiento de la informacin no aprovechan
de forma adecuada las ventajas de las nuevas tecnologas.
Por lo tanto, se ha pasado curiosamente de una situacin en la que la tecnologa no era capaz
de cubrir las necesidades de las reas de gestin, a una situacin en la cual las herramientas
tecnolgicas estn infrautilizadas por parte de esas mismas reas de gestin.
Importancia de los Sistemas Contables 315
En los siguientes apartados vamos a analizar la evolucin de los sistemas de infonnacin
asociados al drea econmico-financiera, que han evolucionado de un modelo clsico o
concentrador de la informacin en el Sistema Contable, a un modelo en el que el Sistema
Contable es uno ms dentro de un conjunto de sistemas capaces de responder a las necesidades
de informacin de los distintos usuanos.
El profesor Rivero define un sistema contable de informacin como un marco integrado en
una firma que emplea recursos fsicos para transformar datos econmicos en informacin
financiera con el fin de gestionar las actividades de la firma e informar de sus logros a las
panes interesadas.
Para Page y Hoopet un sistema de informacin contable debe cilitar informacin financiera
sobre la empresa a los agentes externos de la empresa y a la direccin de la empresa. Los
citados autores continuan: la necesidad de disponer de sistemas mecanizados de informacin
contable AIS (Accounting Information System) conjuntamente con otros sistemas de
informacin dirigidos a la direccin que les facilite la toma de decisiones, como por ejemplo
un MIS (Management Informaticon System).
En definitiva, la informacin de un sistema contable es insuficiente para la direccin de la
misma y por ello se han tenido que desarrollar otros sistemasque complementan la informacin
1 RIVERO ROMERO, Jos.: Contabilidad Financiera. Editorial Trivium, Madrid 1994, pg. 657
2 PAGE, John y HOOPER. Paul.: t&ccounting artd hdormation Systems. Editorial Prentice-Hall mIera. Editions.Englewood
Cliffs, New Jersey 1992. pg. 29
Importancia de los Sistemas Contables 316
contable y faciliten la toma de decisiones a los responsables de las organizaciones.
1.2.- Modelo clsico
Al revisar el modelo clsico de los sistemas de informacin del rea econmico-financiera,
debemos tener en cuenta dos hechos fundamentales:
1.- Histricamente las aplicaciones contables fueron las primeras en ser desarrolladas
por las empresas (conjuntamentecon las aplicaciones de nminas). Surgieron como una
meramecanizacin de las tareas administrativas que se realizaban en los departamentos
correspondientes.
2.- El modelo de gestin ms extendido hasta el momento se ha basado en una
organizacin vertical del negocio, a travs de estructuras jerrquicas de organizacin,
donde las funciones se asimilan a departamentos concretos, con una atencin casi
exclusiva al control de los objetivos econmicos-financieros, y orientado al anlisis de
los resultados de cada una de las reas de responsabilidad. En definitiva, el control de
la compaa estaba basado en parmetros monetarios y en una serie de informes clave:
Balance, Cuentade Explotacin, Control presupuestario, Anlisis de desviaciones, etc.,
Por ello, durante mucho tiempo se ha identificado a la informacin financiera con el sistema
de contabilidad, considerndolo como el sistema clave del rea econmico-financien de la
Importancia de los Sistemas Contables 317
empresa. Grficamente, se puede representar:
CICLO
PRODUCTIVO
1
Informes
CICLO
COMERCIAL
1 ~tegicos
CICLO]
Informes 1
operativos
CICLO
GASTOS
La mayor parte de las empresas, dentro de la evolucin de sus sistemas de informacin,
implantaron sistemas satlites (Clientes, Proveedores, Inmovilizado, etc.), pero stos
guindose bajo el criterio de la Contabilidad resultaron ser meros auxiliares contables, con las
siguientes limitaciones:
- Predominio de la informacin econmico-financiera exclusivamente en valores
monetanos.
2.- Enfasis exclusivo en la exactitud, ms que en la utilidad de la informacin. Se
presentaban grandes volmenes de datos que, con frecuencia, enmascaraban la
Importancia de los Sistemas Contables 318
informacin til para el seguimiento de la organizacin.
3.- Enfocados para dar soporte a las funciones administrativas, en detrimento de las
funciones de gestin.
4.- Rigidez en los formatos de presentacin de la informacin, slo eran accesibles por
los conceptos contables y disponibles una vez realizados los perodos de cierre de la
contabilidad.
5.- Se empleaban para el anlisis de desviaciones, indicaban qu es lo que haba
sucedido, pero no tenan capacidad para analizar las causas y no podan realizar
predicciones o avances de cierre.
6.- No contemplaban el hecho de que los objetivos de informacin podan ser diferentes
entre las distintas reas que integran las organizaciones.
7.- No tenan en cuenta la existencia de necesidades de informacin distintas a las
contables.
8.- No cubran las necesidades de informacin de las compaas, ya que la Contabilidad
presentaba una visin esttica enfocada al cierre mensual, frente a la visin dinmica
que se precisa en otras reas, como por ejemplo Tesorera, Cuentas a cobrar, etc.
Importancia de los Sistemas Contables 319
Resulta evidente que el modelo clsico haba quedado obsoleto debiendo evolucionar hacia un
nuevo concepto de sistemas de informacin, para garantizar la fiabilidad, puntualidad y
adecuacin de la misma a las necesidades especficas de cada funcin del rea econmico-
financiera.
1.3.- Evolucin hacia el nuevo modelo3
El modelo clsico del sistema de informacin ha evolucionado de forma paulatina, hacia un
modelo integrado de gestin para el rea econmico-financiera.
- Etapa E El modelo clsico no tiene en cuenta la gestin financien y el sistema de
contabilidad es el nico sistema de informacin, por ello, se puede decir que estamos
ante un concepto centrfugo de la informacin, ya que su origen siempre es de la
Contabilidad.
iNi
~7
cm
A> <A
Para la elaboracin de este apartado se han analizado las aplicaciones informticas desarrolladas por los principales fabricantes
de software: IBM (lF5/FM5). Coniputer Associates (Masterpiece). Dun & Bradstreet Software (Millenium). Oracle (Oracle Financiala),
SAP (R/2 y R/3 systems> y Formula (FM).
Importancia de los Sistemas Contables 320
2.- Etapa II: La necesidad de informacin de gestin hace evolucionar a los Sistemas
de Contabilidad, al incorporar informacin adicional (vencimiento, medio de cobro,
medio de pago, etc...) para intentar cubrir las necesidades de informacin de las reas
de gestin. Pero este modelo no es suficiente, ya que no satisface las necesidades de
los responsables de las reas.
~-~-- Y
OO#OD
A
~
___ATr~
CUENTAS A
OOmAR CUENTAS A PMAR
A Y
y 4
Importancia de los Sistemas Contables 321
3.- Etapa ff~ El sistema de informacin continuaba dominado por la Contabilidad,
aunque exista el convencimiento de que las necesidades de gestin no estabancubiertas
y el nivel de informacin financiera era insuficiente. Como consecuencia de las
limitaciones del modelo, ciertas reas desarrollaron sus propios sistemas, enfocados a
una gestin ms agil y a cubrir las necesidades especficas de las distintas reas
(Cuentas a cobrar, Cuentas a pagar, Tesorera, etc.)..
A pesar de que las reas ms novedosas seguan sin estar cubiertas, como la gestin de
la tesorera, las nuevas soluciones tecnolgicas facilitaron la implantacin del ordenador
personal como herramienta de trabajo, por lo que se pudieron cubrir las necesidades
especficas de cada rea, pasando as a soluciones departamentales y no integradas con
el resto de sistemas, ya que exigan una doble grabacin o captura de los datos.
t 4<
Y Y
Y-
Y A
L_____
GUBITAS A ~AR CUBITAS A FASAR
A
Importancia de los Sistemas Contables 322
4.- Fase IV El modelo anterior no estaba integrado y evolucion hacia los nuevos
sistemas de gestin, que son un conjunto de sistemas autnomos que intercambian datos
e informacin, donde el Sistema de Contabilidad es un sistema ms y cada readispone
ya de su propio sistema, con lo que se asegura la adecuada cobertura de sus
necesidades.
En definitiva, estamos ante un nuevo modelo, donde el flujo de informacin es
centrpeto, es decir, sta ya no fluye bsicamente del centro -Sistema Contable- hacia
los sistemas secundarios y satlites, sino que ocurre justamente lo contrario, es decir,
fluye de los sistemas departamentales autnomos hacia el Sistema Contable, as como
los propios sistemas departamentales.
Y-
ACTIVOSFIJOS
_____ Y
x
A
j I~IL- -A--
>iAA-A~~~AA A
CUENTAS
A
1< Y>
y,
GUENTAS A TESORERIA Y
______________________________________________ j
Y-
Importancia de los Sistemas Contables 323
La tecnologa informtica que se ha ido imponiendo en los ltimos aos, apoya la evolucin
en los sistemas del Area Econmico-Financiera que aqu propugnamos. As, la filosofa
centrfuga era ms acorde a una informtica centralizada y basada en un ordenador central
mainframe que monopolizaba la capacidad de archivo y de proceso. Hoy en da, el avance
de la microinformtica est quitando protagonismo a los mainframe e imponiendo una
filosofa centrpeta de la informtica, una filosofa llamada cliente-servidor donde sta
constituye una red que cubre la organizacin, y en la que la capacidad de archivo y de proceso
est repartida por dicha red, siguiendo las necesidades especficas de la misma, combinando
las necesidades personales con las departamentales y corporativas.
La evolucin del mdelo clsico al modelo de gestin se puede representar con el siguiente
grfico:
EVOLUC,N OEL MOELO ttA*,co Al. M0OEtO OE CE.TIN
aMo ano ~
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Y 4 ~ PL(
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Y-
t~$~M~~ ~4NC ERA ~SI~OE4T CAnA Fuc~ liga SU ~P$O SSVfl. ~ ,as.uC1a4
Importancia de los Sistemas Contables 324
En definitiva, la evolucin del modelo clsico al modelo de gestin, ha dado como resultado
final un conjunto de sistemas, capaces de responder de manera eficaz y flexible a las diferentes
necesidades de informacin, que pueden ir desde las puramente contables a las ms avanzadas
del rea econmico-financiera (banca electrnica, comunicacin electrnica de datos con
clientes y proveedores -EDI-, etc.).
Los nuevos sistemas de gestin son capaces de tratar grandes volmenes de informacin, y
adems estn especializados en las funciones especificas de gestin necesarias en las distintas
reas de la empresa.
CAPITULO III: SISTEMAS DE R4FORMACION CONTABLE
2.- SISTEMA DE CONTABILIDAD FINANCIERA
2.1.- Introduccin
Las empresas piden hoy ms que nunca que los sistemas contables sean capaces de suministrar
informacin adecuada para abordar las distintas cuestiones que en las empresas se presentan
y que a veces son nuevas y difciles de conocer.
Como dicen los profesores Sez, Fernndez y Gutirrez hoy nadie tiene duda del importante
papelque juega la Contabilidad dentro del contexto informativo empresarial. Concebida como
un sistema de informacin para la gestin, la Contabilidad est llamada a ayudar a encontrar
la respuesta a un gran nmero de interrogantes que se le presentan al empresario en su tarea
cotidiana de tomar decisones.
1 SAEZ TORRECILLA A.. FERNANDEZ FERNANDEZ A. y GUTIERREZ DIAZ O.: Contabilidad de Costes y
Contabilidad de Gestidn.Editorial McGraw-Hill. Madrid 1994. pg. 2
Sistema de Contabilidad Financiera 326
La Contabilidad Financiera tiene por objeto el anlisis, medida y representacin de la realidad
econmica de la empresa de manera integral. Para la profesora Daz Pay2 la Contabilidad
Financiera elabora una informacin peridica sobre la situacin de la empresa en un momento
determinado y sobre el resultado de la gestin durante un ejercicio temporalmente definido.
La Contabilidad es la ciencia que se encarga de la valoracin del patrimonio inicial de una
empresa, del registro de las operaciones que afectan a dicho patrimonio y de la valoracin final
de ste con el fin de establecer el resultado econmico de un ejercicio.
Los profesoresSena, Giner y Vilai9 definen la Contabilidad como lacienciaeconniica, cuyo
objeto de estudio es la realidad econmico-social de los entes econmicos, configurando
sistemas de informacin que captan, elaboran y comunican informes tiles para los usuarios
internos y externos, con el fin de proporcionar un marco adecuado que permita la toma de
decisiones en las mejores condiciones.
El profesor Rivero4 dice que la Contabilidad tiene como objetivo conseguir la representacin
razonable del patrimonio, de la situacin financiera y de los resultados de la empresa, el
citado autor5 continua la Contabilidad registra las operaciones realizadaspor la empresa, rinde
2
DIAz PAYA. Consuelo. Introduccin a los conceptos de Contabilidad Superior Dirigido y coordinado por S.L. Snchez
Fdez de Valderrama. Editorial Ariel, Madrid 1990. pgSO
SERRA SALVADOR E.. GINER INCHAUSTI B. y lLAR SANCHIS E. Sistema de Informacin Contable. Editorial
Tiraat lo Blancli. vale,~cia 1994. pg. 36
RIVERO ROMERO. Jos.: Contabilidad Financiera. Editorial Trivium, Madrid 1994. pg. 20
Ibdem., pg. 22
Sistema de Contabilidad Financiera 327
cuenta a los propietarios de lo ocurrido en la administracin del patrimonio y facilita
informacin objetiva para la toma de decisiones. En este sentido el sistema de informacin de
Contabilidad Financiera debe ayudar a cumplir estos objetivos.
Actualmente, el disponer de un Sistema Informtico Contable es mucho ms que obtener unos
estados contables en fecha, ya que de su eficacia va a depender el xito de la gestin en las
empresas, especialmenteen aquellas que tengan como estrategia genrica el liderazgo en costes.
Por ello, es necesario comprobar si el sistema existente en la empresa da la respuesta
satisfactoria y resuelve las siguientes necesidades:
- Informacin elaborada conforme a los requisitos y criterios definidos en el nuevo
Plan General de Contabilidad y la normativa legislativa vigente en materia fiscal y
mercantil.
2.- Facilitar la captacin de datos, la documentacin soporte de los registros y el
proceso contable propiamente dicho con tcnicas que reduzcan el trabajo administrativo,
y establecer dispositivos de autocontrol y depuracin de errores con un alto grado de
fiabilidad y veracidad de la informacin contable dentro de las normas de auditora.
3.- Disponer de bases de datos estructuradas que permitan consultas on-line, es decir
en tiempo real, as como fcilitar las comunicaciones, la actualizacin y el control de
la informacin con soportes y dispositivos informticos con y desde distintos centros
Sistema de Contabilidad Financiera 328
de trabajo, tanto internos (departamentos de la empresa) como externos (proveedores,
clientes, entidades financieras, etc.,) restringiendo el acceso a la informacin
nicamente a las personas autorizadas y estableciendo sistemas de seguridad que
permitan la recuperacin de archivos y datos en respuesta a posibles incidentes.
4.- Facilitar la auditora de cuentas y la consolidacin de la informacin econmico-
financiera para grupos de empresas.
5.- Facilitar la elaboracin de informes estadsticos, grficos y estados contables de
forma gil y flexible, adaptndose a las necesidades de los distintos usuarios.
La evidencia ha demostrado que los desarrollos informticos efectuados por los departamentos
de procesos de datos de las propias empresas no dan solucin satisfactoria, por lo que se suelen
utilizar sistemas de informacin estndar que puedan seradaptadosa la empresay que cubran
el mayor nmero de necesidades de la misma, ya que es prcticamente imposible que exista
un paquete estndar de software que d solucin a todas las necesidades de todas las empresas.
Segn el profesor Rivero6 la Contabilidad financiera que sirve fundamentalmente para la
elaboracin de las cuentasanuales de utilidad para el colectivo de usuarios externos, es tambin
necesaria para la direccin de la empresa, pero insuficiente. (...) La direccin necesita adems
de la informacin que se desprende de la Contabilidad financiera, la que se obtiene de la
6 RIVERO ROMERO, Jos. Contabilidad Financiera.Editonul Triviuni, Madrid 1994. pg. 24 y 25
Sistema de Contabilidad Financiera 329
Contabilidad de gestin. (...> Esta Contabilidad de gestin en unin de la Contabilidad
financiera, son necesarias para que la direccin disponga de informacin oportuna y relevante
que le permita razonablemente decidir y actuar.
2.2.- Definicin y objetivos
El sistema de informacin de la Contabilidad Financiera registra la actividad econmica de la
compaa mediante los asientos contables, as como emitir los documentos e informes
necesanos para el seguimiento y control de la situacin patrimonial de la compaa.
Nos parece pues acertada la afirmacin del profesor Rivero7 cuando dice que la Contabilidad
es pues, un sistema que facilita informacin objetiva, neutra, para que en base a la misma se
pueda decidir y actuar razonablemente.
El objetivo general de la implantacin de un Sistema de Contabilidad Financiera es el de
recoger y proporcionar la informacin necesaria para el establecimiento de los estados
financieros y patrimoniales de la compaa.
Los objetivos especficos de este tipo de sistemas de informacin se pueden resumir en:
UVERO ROMERO, Jos. Contabilidad Financiera. Editorial Trivium 1994, pg.20
Sistema de Contabilidad Financiera 330
- Proporcionar con puntualidad y exactitud la informacin necesaria para establecer
los estados financieros y patrimoniales de la sociedad.
2.- Descentralizacin de la responsabilidad contable, ya que la captura de la
informacin ha de efectuarse all donde se origine, sin necesidad de centralizara en un
nico departamento.
3.- Homogeneidad de la informacin contable, ya que ser el departamento responsable
de la contabilidad quien tendr que dar las normas y procedimientos contables para toda
la compaa en relacin a los hechos econmicos que impliquen una variacin
patrimonial.
4.- Agilizacin del proceso contable, lo que permitir poder emitir los informes
necesarios para conocer en todo momento la situacin real de la compaa.
2.3.- Caractersticas
A. continuacin se comenta brevemente las principales caractersticas de los sistemascontables
para cubrir satisfactoriamente las necesidades de informacin:
1.- Captacin inica y descentralirada del hecho econmico, lo que significa que la
grabacin de la informacin ha de realizarse all donde se origine de acuerdo con las
Sistema de Contabilidad Financiera 331
normas establecidas para toda la organizacin. En algunos casos aunque la informacin
se graba en origen, sta no es aceptada definitivamente hasta que otro departamento,
generalmente el responsable de la contabilidad, realiza cienos controles y validaciones
de la informacin introducida en el sistema. En estos casos la informacin se incorpora
en la base de datos del sistema una vez que tiene el correspondiente visto bueno del
departamento responsable de emitir los estados contables.
2.- Disposicin automtica de la informacin introducida, una vez que se han efectuado
las correspondientes validaciones y controles, la informacin de la base de datos debe
ser de fcil acceso para todas las personas que tengan un perfil de usuario con la
suficiente autorizacin definida en el sistema,
3.- Agregacin de la informacin, en cuentas o subcuentas contables de acuerdo con el
plan contable definido por la empresa, si bien el detalle de dicha agregacin no se debe
perder y debe estar disponible, aunque no necesita residir en la base de datos del
sistema de contabilidad, ya que lo ms recomendado es que existan otros sistemas de
informacin que contengan un mayor nivel de detalle (ejemplo: Cuentas a Cobrar, todo
lo relacionado con cada uno de los clientes; Tesorera, el detalle de cada una de las
cuentas en cada uno de los bancos con los que opera la empresa; etc.,).
4.- Posibilidad de efectuar asientos en penWos anteriores o posteriores al mes de la
kcha, ya que los hechos econmicos han de efectuarse en fecha valor, es decir, en la
Sistema de Contabilidad Financiera 332
fecha que se han producido, independientemente de cuando se contabilizan. Esta
caracterstica requiere unos controles con objeto de garantizar que la contabilidad se
lleva adecuadamente.
5.- Validacin y correccin del hecho econmico capturado en or4en, ya hemos
mencionado que la captura de la informacin debe ser all donde se origine, y es
necesario establecer una serie de validaciones automticas a realizar por el sistema de
informacin, con objeto de evitar errores (ejemplos: validar que la cuenta existe y que
ese centro o departamento puede efectuar un cargo o abono, que la fecha es correcta,
que el usuario tiene suficiente nivel de autorizacin, etc.,). Por otra parte, cualquier
modificacin o correccin debe realizarse por el centro o departamento que la ocasion,
ya que de lo contrario hara falta un departamento especial dedicado a modificar los
errores introducidos por el resto de los departamentos de la organiz.acin.Grficamente
se puede representar:
Sistema de Contabilidad Financiera 333
6.- Realizacin de cierres mensuales y anuales, normalmente los responsables de la
contabilidad emitirn informes peridicos, por lo general mensuales, para informar a
la Direccin de la compaa del estado patrimonial de la misma, as como el informe
anual que adems es una obligacin externa. Las empresas pues elaborarn todo tipo
de informes que ayuden a conocer la situacin de la empresa; en muchas ocasiones,
stos sern presentados debidamente auditados por un auditor independiente a la
empresa.
2.4.- Principales funciones
Las principales funciones que un Sistema de Contabilidad Financiera debe cubrir son las
siguientes;
Introduccin interactiva y descentralizada de los asientos contables: Es decir que
una vez que cada centro o departamento introduce el hecho econmico, el sistema debe
generar automticamente el asiento contable, para lo cual el sistema deber solicitar
toda la informacin necesaria para generar el apunte contable.
2.- Actualizacin en tiempo real del saldo de las cuentas contables Una vez que el
asiento se considere validado por el sistema y por lo tanto incorporado a la base de
datos, los saldos de las cuentas contables afectadas deben estar actualizados, de forma
Sistema de Contabilidad Financiera 334
que si se realizase cualquier consulta o emisin de informe debera incorporar los
asientos introducidos, sin necesidad de ningun proceso adicional.
3.- Segregacin de asientos errneospara su correccin: Los asientos introducidos en
el sistema deben estar disponibles al nivel de detalle con el que fueron introducidos, con
objeto de poder realizar cualquier modificacin o correccin.
4.- Periodificacinde gastos e ingresos mensual con regularizacin anual: Esta funcin
es necesaria ya que los responsables de la contabilidad de la empresa deben de imputar
los gastos e ingresos al perodo en el que se devengan con independencia de cuando se
produzca el cobro o pago.
5.- Cierre automtico del perodo contable y apertura del siguiente Cada ejercicio
econmico requiere una serie de ajustes previos al cierre y que los sistemas de
informacin deben permitiry facilitar su realizacin, ya que una vez est realizado ste
es cuando se emitirn los informes definitivos y que deben ser fiel reflejo de la
situacin patrimonial de la empresa. Despus de cada cierre el sistema debe realizar
automticamente la apertura del siguiente sin necesidad de tenerque volver a introducir
la informacin del perodo cerrado.
6.- Control de os asientos realizados enpenodos cerrados Esta funcin requiere una
serie de controles y niveles de autorizacin, ya que consiste en realizar variaciones
Sistema de Contabilidad Financiera 335
sobre perodos cerrados y sobre los que se habrn emitido los informes
correspondientes, as pues, son necesarios controles que garanticen que las
modificaciones realizadas se han incorporado a los informes correspondientes a los
perodos cerrados.
7.- Control de partidas vivas: Esta funcin consiste en que el sistema nos facilite de
forma gil y rpida toda la informacin disponible sobre aquellas partidas que estn en
el sistema y especialmente aquellos asientos que estn incompletos o que falta alguna
informacin adicional.
8.- Informes: El sistema tiene que facilitar de forma automtica y gil los informes
necesarios para conocer los hechos ocurridos y la situacin patrimonial resultante, los
resultados generados y cmo se han obtenido.
Los principales informes que emite el sistema contable de acuerdocon el Plan Contable
en vigor son:
8.1.- Balance de situacin: Refleja la situacin financiero-patrimonial en un
momento dado.
8.2. Cuentade resultados: Resultado neto del ejercicio desglosando los ingresos
-
y gastos.
Sistema de Contabilidad Financiera 336
8.3.- Cuadro de financiacin: Presenta los cambios habidos en la situacin
financiera, mediante el desglose de los orgenes de fondos y sus distintas
aplicaciones durante un perodo considerado.
8.4. Libro Diario: Muestra en forma de asientos los movimientos realizados en
-
las distintas cuentas definidas en el plan contable de la empresa.
8.5.- Otros informes: Cualquier otro informe que se considere necesario o que
sea obligatorio (ejemplo: Libro Mayor, Balance de Comprobacin de Sumas y
Saldos...).
Siguiendo al profesor Rivero8 la informacin contenida en las cuentas anuales debe
ser:
- Comprensible: la informacin ha de ser, dentro de la complejidad del mundo
econmico, fcil de entender por los usuarios.
2.- Relevante: debe contener la informacin verdaderamente significativa para
los usuarios sin llegar al exceso de informacin que ira en contra de la
caracterstica anterior.
RIVERO ROMERO. load. Contabilidad Financien. Editorial Trivium, Madrid 1994. pg. 24
Sistema de Contabilidad Financien 337
3.- Fiable: ausencia de errores significativos en la informacin suministrada a
fin de cumplir el objetivo que se pretende.
4.- Comparable: la informacin debe ser consistente y uniforme en el tiempo
y entre las distintas empresas.
5.- Oportuna: la informacin debe producirse en el momento que sea til para
los usuarios y no con un desfase temporal significativo
2.5.- Bloque o cdigo contable
Los Sistemas de Informacin Contable suelen tener reservado un bloque o cdigo contable que
es variable en su longitud, segn el fabricante del software.
El bloque contable es un campo del sistema informtico que est subdividido en otros sub-
campos, nonnalmente de libre eleccin por parte de las empresas, ya que segn las necesidades
de informacin de la compaa se definir el bloque contable, de aqu su importancia.
Generalmente, el bloque contable de la Contabilidad Financien suele tener la siguiente
estructura:
Sistema de Contabilidad Financiera 338
AREA COMPANIA CUENTA P.G.C. SIJBCUENTA CTA. AUXILIAR
AREA: Es el cdigo que identifica cada uno de los sistemas que facilitan informacin al
sistema contable ( ejemplo: Cuenta a Cobrar, Tesorera, Inmovilizado, etc.)
COMPANIA: Cdigo identificativo de los distintos planes contables, suele utilizarse en
organizaciones que tienen unidades de negocio o bien, est dentro de un grupo financiero.
CUENTA P.G.C.: Recoge el cdigo de las cuentas contables definidas en el Plan General
Contable.
SIJBCUENTA: Cada uno de los cdigos en que se puede desglosar una cuenta de mayor.
CUENTA AUXILIAR: Cdigo que agrupa varias subcuentas para una cuenta dada de mayor
(ejemplo: Clientes, proveedores, bancos, empleados,...).
El nmero de dgitos de cada subeampo suele ser libre si bien suele haber un nmero mximo
en cuanto al bloque contable total.
En el diseo del bloque contable hay que tener en cuenta los siguientes principios:
1.- Princ4os de diseo generales: los bloques contables deben ser precisos,
Sistema de Contabilidad Financiera 339
expandibles, concisos y fciles de emplear y entender.
2. limitaciones tcnicas: en ocasiones pueden restringir el nmero o tamao de
campos que pueden ser incluidos, a veces estas limitaciones pueden surgir por las
propias aplicaciones informticas software o por el sistema gestor de base de datos
empleado.
3.- Garantizar las interfases con el resto de sistemas: los sistemas que alimentan al
sistema contable deben ser capaces de proporcionar el cdigo de informacin necesano,
es decir debe existir la compatibilizacin con respecto a la longitud y significado de
estos cdigos en todas la interfases.
Con el fin de alcanzar los requerimientos de informacin estratgica y de gestin definidos por
la empresa, es esencial que la definicin del bloque contable garantice la obtencin de la
informacin necesaria, ya que si no se define adecuadamente, puede que sea necesario ms
tarde rediseary reorganizar la base de datos, modificar los programas, etc., en definitivatener
que volver a empezar.
En definitiva, el bloque contable es el instrumento de capturar la informacin necesaria y
consecuentemente es el que alimenta a la base de datos del sistema contable. Generalmente,
existen tres tipos de ficheros en la base de datos:
Sistema de Contabilidad Financiera 340
1.- Contabilidad General: Este fichero contiene informacin del balance en cantidades
monetarias y estadsticas para cada cdigo vlido de informacin financiera. Por este
motivo este fichero se denomina tambin fichero de balance contable o fichero de
seguimiento del balance. La informacin puede ser:
1.1 Real: Contiene lo que ha ocurrido realmente en la compaa.
-
1.2. Presupuestado: Refleja las cantidades que desea la compaa que ocurran.
-
1.3.- Previsto: Recoge lo que se cree que va a ocurrir, es ms actualizado que
lo presupuestado, ya que las previsiones se realizan una vez
finalizados cada uno de los perodos contables, por lo general mensualmente.
2.- Histrico de niovimientos: Este fichero proporciona el detalle de la informacin
resumida contenida en el fichero de la contabilidad financien. Por el contenido, este
fichero se denomina tambin fichero de detalle de los movimientos.
El fichero histrico de movimiento es la base para muchos de los informes de soporte,
al proporcionar informacin de detalle, porcontra, proporcionan una cantidad limitada
de informacin para los informes de gestin y los estratgicos.
3.- Tablas de referencia: Este fichero contiene la informacin empleadaen dar soporte
Sistema de Contabilidad Financiera 341
y controlar el proceso de emisin de los informes financieros (ejemplo: lista de
departamentos o centros, calendario contable, plan de cuentas,...).
Grficamente la estructura de los ficheros de un sistema de Contabilidad Financiera es:
CONTABIUDAD * FICHERO CONTAaLE
FICHERO HISTORICO DE 4 LIBRO
TRAN&&cCCNES DIARIO
FICHERQITABLAS DE
REFERENCIA
Iv
<1
LISTA DE CUENTAS PERIODOS
USUARIOS CONTABLES cONTABLES
2.6.- Relacin con otros sistemas
El sistema de Contabilidad Financiera es eminentemente captador de datos del resto de los
sistemas de la compaa, ya que como hemos mencionado su objetivo es reflejar contablemente
todos los hechos econmicos que ocurran en la empresa y que impliquen una variacin
patrimonial. En definitiva, es el sistema Contable el encargado de recoger las variaciones que
Sistema de Contabilidad Financiera 342
se producen, generalmente de forma agregada, es decir que nicamente tiene la informacin
resumida de los hechos econmicos, ya que el detalle estar en la aplicacin o mdulo origen.
Por ejemplo, el sistema de Facturacin nicamente pasar al sistema de Contabilidad Financiera
el importe total de las facturas emitidas y rectificadas en el plazo considerado (da, semana,
quincena, mes,...) quedando el detalle en el sistema origen (Facturacin). Lo que le interesa
registrar al sistema Contable es el hecho econmico, en el ejemplo, el incremento de los
derechos de cobro (cargo en la cuenta de Clientes) y el ingreso de las ventas (abono en la
cuenta de Ventas). En el sistema de Facturacin estarel detalle del asiento contable realizado,
es decir, nombre de cada cliente, el nmero de cada factura, los importes correspondientes,
detalle de las mercancas/servicios, departamento que efectu la venta, etc...
La informacin que debe suministrar cada sistema de informacin de la compaa al sistema
de Contabilidad Financiera:
- Almacn: Entradas y salidas de los almacenes de la compaa, valor de las
existencias en la fechade cierre contable y por ltimo los ajustes que se efecten en los
almacenes.
2.- Compras: Ordenes de compra conformadas por materiales/servicios recibidos
pendientes de recibir factura.
3.- Control de Inversiones: Gastos y consumos de las inversiones en curso. Cuando
Sistema de Contabilidad Financiera 343
finalicen las citadas inversiones se tendrn que dar de alta en el inmovilizado de la
compaa por el impone total de la inversin.
4.- Cuentas a Pagar Obligaciones con terceros, compromisos de pago por materiales
y/o servicios recibidos y pendientes de conformar, as como el IVA soportado asociado
a los compromisos.
5.- Cuentas a Cobrar Derechos de cobro de la compaa frente a terceros, efectos
puestos en circulacin, IVA repercutido a los clientes deudores.
6.- Tesorera: Cobros y pagos realizados y las inversiones temporales realizadas o
canceladas.
7.- Activos Fijos: Modificaciones del inmovilizado (altas, bajas y modificaciones>,
dotacin a las amortizaciones, actualizacin y revalorizacin de los elementos de
inmovilizado.
8.- !k%minas: Devengos de los gastos del personal.
Las principales salidas, outputs del sistema de Contabilidad Financiera con el resto de los
sistemas de la compaa se pueden resumir en:
Sistema de Contabilidad Financiera 344
1.- Sistema de Informacin para Ejecutivos (E. LS.): Informacin relevante de las
principales masas patrimoniales de la compaa, as como de los gastos e ingresos
incurridos.
2.- Control Presupuestario: Ingresos y gastos incurridos por centro presupuestano.
2.7.- Modelo de datos
Al igual que en los casos anteriores, representamos grficamente las entidades y sus relaciones
de todo sistema de informacin de Contabilidad Financiera. Por ejemplo:
- Relacin 1: 1 .- Cada cuenta contable tiene asociado un saldo.
2.- Relacin 1 N.- El balance se refleja con varias cuentas contables.
3.- Relacin M N.- Cada compaa tiene varias cuentas contables y cada cuenta
contable puede estar en varias compaas.
Sistema de Contabilidad Financiera 345
2.8.- flujo de informacin
En la siguiente pgina se representa el flujo de informacin lgico de las principales funciones
de un Sistema de Contabilidad Financiera, as como las principales tareas asociadas a cada una
de las funciones identificadas..
Sistema de Contabilidad Financiera 346
MANTENIMIENTO
DE DATOS
Mantenimiento de tablas del sistema.
INTRO DUC C ION DE DAT OS Plan dc Cuentas,
Centros de costes
Actiiidades....
Introduccin manual.
2.- Generacin automtica de asientos.
3.- Modificaciones.
4.. Vatidnciones.
5.- Tratamiento de errores.
6.- Actualizacin de saldo,.
CONTABILIDAD ANALTICA
C aptura de dato, de Contabilidad
Financiera.
2.- Captura manual de datos.
PROC ESOS 3.- Criterios de imputacin contable.
4.. Actustizaci, de asidos.
Regularizacin.
2.- Cierre e ensual.
3.- Cierre anual.
4.- Simulaciones.
5.- Provisioties.
CENERACION DE INFORMACION
CONTABLE
1.- Libro Diario.
2.- Libro Mayor.
3.- Balance de Situacin.
4.- Cuenta de Prdidas y Ganancias.
5.- Estado de financiacin,...
SEGUIMIENTO Y CONTROL
Consultas en tiempo real.
2.- Generacin de informes.
3.- Informes de excepcin.
CAPITULO III: SISThMAS DE INIFORMACION CONTABLE
3.- SISTEMA DE CONTABIlIDAD ANALTICA
3.1.- Definicin y objetivos
Los objetivos de la Contabilidad Analtica han ido evolucionando con el tiempo, sin embargo
y de acuerdo con los profesores Sez, Fernndez y Gutirrez1 a travs de un proceso
acumulativo se ha llegado a un momento en que se pueden asignar a la Contabilidad Analtica
los siguientes objetivos:
1.- Planificacin y control
2.- Valoracin de los bienes y servicios.
Los citados autores a la hora de definir la Contabilidad Analtica consideran difcil una nica
SAEZ TORRECILLA A., FERNANDEZ FERNANDEZ A.. GUTIERREZ DIAZ O., ~Contabilidad
de Costesy Contabilidad
de GesridotEditorial McGraw-Hill, Madrid 1994. pg. 8
Sistema de Contabilidad Analtica 348
definicin y proponen dos2:
1.- La Contabilida Analtica, inscrita en la Contabilidad de Gestin, podra definirse
como un sistema de informacin acerca de la actividad productiva de una empresa, que
es relevante y oportuna para la planificacin y control exigidas por la gestin de la
empresa en sus distintos niveles.
2.- La Contabilidad Analtica, encuadrada en la Contabilidad Financiera, debera ser
definida, como sistema de informacin, que permite la valoracin de los bienes y
servicios derivados de la actividad productiva de la empresa, cumpliendo para ello los
principios contables generalmente admitidos.
En este sentido Kaplan3 puso de manifiesto que muchas empresas se encuentran con sistemas
de costes diseados principalmente para la valoracin de inventarios a efectos de la
Contabilidad Financiera y, sin embargo, no disponen de informacin relevante y oportuna para
la gestin.
El Sistema de Informacin de Contabilidad Analtica se encarga de descomponer y analizar los
resultados de la compaa, y permitir llevar un seguimiento del grado de utilizacin de los
recursos puestos a disposicin de los distintos responsables de la organizacin.
2 Ibdem. pg. lO
KAPLAN RS.: ~OneCosi System ja not ertough. Harvard Business Review. Januaty-Februaey 988.
Sistema de Contabilidad Analtica 349
La Contabilidad Analtica es la que capta los flujos o movimientos internos de riqueza, es
decir, aquellos que transforman los fuctores en productos. La profesora Daz Pay4 escribe que
el objetivo de la Contabilidad interna es conocer cmo han sido consumidos los distintos
factoresproductivos, evaluar los costes y beneficios de los distintos departamentos o productos
de la empresa. En definitiva, medir la eficacia de la actividad productiva, la relacin entre la
cantidad de factores empleados y los productos obtenidos.
Los profesores Anderson y Clancy5 definen a la Contabilidad Analtica como la rama de la
Contabilidad que facilita datos de uso interno, principalmente financieros y dirigidos a la
direccin de la compaa. La Contabilidad Analtica no slo facilita datos de los costes de los
productos y actividades, sino que incorpora datos sobre planficacin financien, control de las
operaciones e informacin sobre las inversiones.
Para que sea posible las definiciones anteriores, se ha de utilizar un modelo tridimensional, que
permita explicar todos los hechos econmicos de la empresa desde tres puntos de vista
diferentes y a la vez complementarios.
El citado modelo tridimensional se basa en centros de responsabilidad (unidades mnimas de
la compaa con capacidad para administrar los recursos asignados), naturalezas del coste
(tipificacin de los recursos empleados o de las remuneraciones recibidas), y actividades
DM2 PAVA. Consuelo. Introduccin a los conceptos de Contabilidad Superior. Dirigido y coordinado por S.L. Snchez
Fdez-Valderra,na, Editorial. Ariel, Madrid 1990. pg. 89
ANDERSON Une K. y CLANCY Donsd K.: Cost Accounting. Editorial lzwin. Hon,ewood. Illinoja 1991, pg.lOOl
Sistema de Contabilidad Analtica 350
(expresin de la finalidad a la que se aplican dichos recursos).
Un seguimiento adecuado de la utilizacin de los recursos asignados debe permitirdiferenciar
y mantener simultneamente dos visiones, en cuanto a quin adnnistra y a quin se
beneficia de los recursos utilizados. As quin administra los recursos realiza el seguimiento
de la calidad de su utilizacin a travs del presupuesto, dado que es responsable de su mximo
aprovechamiento dentro de los planes de actuacin establecidos por la direccin. Por el
contrario, el destinatariode estos recursos, quinse beneficia, realiza el seguimiento a travs
de los resultados analticos, en cuanto que es responsable del volumen de costes y de parte de
los productos generados para la compaa.
La Contabilidad Financiera va dirigida a elaborar los estados financieros para informar a la
direccin y a terceras personas. Sin embargo, el principal propsito de la Contabilidad
Analtica es el de servir de ayuda a la direccin en la toma de decisiones internas, mediante
la planificacin, el control de gestin y el seguimiento de las operaciones.
El objetivo general de la implantacin de un Sistema de Contabilidad Analtica es proporcionar
la informacin bsica sobre los gastos, ingresos y actividades de la sociedad, permitiendo su
anlisis a los diferentes niveles de responsabilidad, para facilitar la toma de decisiones.
Los objetivos especficos de un Sistema de Contabilidad Analtica se pueden resumir en:
1.- Facilitar informacin sobre los costes e ingresos de la compaa, con el detalle que
Sistema de Contabilidad Analtica 351
la organizacin considere oportuno.
2.- Permitir llevar un seguimiento por centro de coste/responsabilidad, con objeto de
poder medir la gestin realizada por cada uno de los responsables.
3.- Realizar comparaciones entre los costes reales, presupuestados y estndares, con
objeto de poder conocer las causas de las posibles desviaciones.
4.- Disponer de informacin suficiente que permita conocer las actividades que realiza
la compaa, el coste de cada una de ellas y el valor aadido que generan, de forma que
aquellas actividades que no produzcan valor aadido se vayan eliminando.
El flujo general de la captura y generacin de la informacin suele ser de la siguiente forma:
o~F~a~
~ODtMICA
Asflto enntaU.~
Entss de ContsUte
Fu, anc~<a - Marge.. de Bcpktaan
- Cuenta de uhtns
- stwnea de Gmtdn
Q~ClN ANAUlICA ~S4JLTAS
(Sin rdl~o rontabbe)
- Cuentas
- Saldes
- Fadurscn neema - ~, centro. ~taidad. natursle~.
- T,anst~o de c~n
- Be
Sistema de Contabilidad Analtica 352
3.2.- Caractersticas
Las caractersticas de los Sistemas de Contabilidad Analtica estn condicionadas al mtodo
elegido por la direccin para el control y seguimiento de los costes de la empresa.
Las principales caractersticas de los Sistemas de Contabilidad Analtica son:
- Estructura piramidal de los centros de responsabilidad: se ha de definir una
estructura de centros de acuerdo con el organigrama de la empresa, ya que ello
facilitar el control y seguimiento de cada uno de los centros definidos. Esta estructura
piramidal facilita, desde el punto de vista informtico el obtener la informacin
agregada de forma gil y sencilla de acuerdo con la estructura organizativa de la
compaa.
2.- Estructura de centros equivalente al modelo de Control Presupuestario: de tal forma
que facilite el seguimiento y control del presupuesto en relacin con los costes reales,
y poder llevar una evaluacin de cada uno de los responsables de los centros definidos
en la organizacin.
3.- Informacin tridimensional de los hechos econmicos, que pretende explicar todos
los hechos econmicos de la compaa desde tres puntos de vista diferentes. Los ejes
de este modelo tridimensional se concretan en la definicin de:
Sistema de Contabilidad Analtica 353
3.1.- Centros de responsabilidad, entendiendo por tales las unidades mnimas
de la compaa con capacidad para administrar los recursos asignados.
3.2.- Naturaleza de costes. es decir tipificacin de los recursos utilizados o de
las remuneraciones recibidas.
3.3. Actividades, expresin de la finalidad de los recursos utilizados en cada
-
nivel definido.
CENTRO (Qii y para qu,?)
t NATURALEZA (Qu?)
y
ACTMOAD (Para qu?)
3.3.- Principales funciones
Las principales funciones que un Sistema de Contabilidad Analtica debe cubrir son las
siguientes:
Sistema de Contabilidad Analtica 354
- Captacin de movimientos para cuentas analticas a partir de informacin
introducida al sistema, cuando se produzca el hecho econmico el sistema de
informacin debe requerir la informacin necesaria para registrar los datos necesarios
y obtener la informacin asociada a la Contabilidad Analtica, sin necesidad de una
segunda grabacin de datos.
2.- Actualizacin en tiempo real de los saldos de las cuentas analticas, una vez
introducida la informacin en el sistema y realizadas las distintas validaciones y
controles, la actualizacin de la base de datos debe ser on-line, es deciren tiempo real,
con objeto de poder conocer en todo momento la situacin de la empresa en base a la
informacin introducida.
3.- Captura de informacin analtica sin reflejo contable, la informacin bsica de la
contabilidad analtica tendr su origen en el sistema contable, si bien hay informacin
necesaria que no proviene de dicho sistema y tendr que capturarse de forma manual.
4.- Imputacin interna de costes/ingresos intercentros, consiste en realizar los distintos
repartos entre los distintos centros definidos en la organizacin. Todas las unidades
operativas definidas como centros de beneficio obtienen sus resultados operativos
especficos, comparando costes operativos de cada centro con ingresos asignables al
centro en concreto. Los costes operativos porcentro se determinarn en funcin de los
gastos directos realizados por cada centro, menos los gastos imputables a trabajos
Sistema de Contabilidad Analtica 355
realizados para otros centros, ms los gastos realizados por otros centros para este
centro en concreto.
5.- Informes, el sistema debe facilitar de forma automtica y gil los informes
necesarios para conocer la estructura de costes e ingresos, las actividades que se
realizan y conocer las desviaciones sobre el presupuesto.
La calidad en la informacin de gestin se obtiene si se cumplen los siguientes
apanados:
5.1. Relacionar la informacin con los objetivos de gestin, esdecir, transmitir
-
con claridad a cada uno de los departamentos y personas responsables los
objetivos de su gestin y sus grados de cumplimiento mediante indicadores de
gestin relevantes.
5.2. Estructurar la informacin por niveles de responsabilidad, lo que exige
-
que la informacin debe incluir factores controlables por la persona y con el
nivel de sntesis adecuado a su cargo. Todo ello, permitir delegar claramente
responsabilidades y motivar al personal para conseguir los objetivos
corporativos.
5.3.- Adecuar la informacin a la estrategia definida en la compaa, de tal
Sistema de Contabilidad Analtica 356
forma que las decisiones deben ser tomadas teniendo conocimiento de todos los
factores que afectan a la misma.
5.4.- Mejorar la presentacin de la informacin, especialmente para los niveles
altos de direccin, resaltando la informacin ms importante y homogeneizando
los formatos de presentacin, con objeto de t~cilitar su anlisis y la toma de
decisiones.
3.4.- Bloque o cdigo contable
En los Sistemas de Contabilidad Analtica, al igual que en los de Contabilidad Financien, la
forma ms frecuente de capturar la informacin es mediante bloque o cdigo contable, su
longitud vara segn el fabricante del software, pero cada vez ms, suele ser un campo que
puede subdividirse de acuerdo con las necesidades de cada empresa, lo que facilita la
adaptacin del software a los requerimientos particulares de la misma.
Generalmente, el bloque contable para el Sistema de Contabilidad Analtica suele tener la
siguiente estructura:
AREA COMPAMA CONCEPTO CENTRO RESPONSABILIDAD ACTIVIDAD
Sistema de Contabilidad Analtica 357
AREA: Cdigo que identifica cada uno de los sistemas que facilitan informacin al Sistema de
Contabilidad Analtica.
COMPANIA: Cdigo identificativo de los distintos planes contables para cada unidad de
negocio o bien porque forman un grupo financiero
CONCEPTO: El concepto o naturaleza contable del hecho producido.
CENTRO DE RESPONSABILIDAD: Cdigo de cada unidad organizativa donde se agrupan
los distintos gastos y/o ingresos de cara a un seguimiento de la gestin de la sociedad.
ACTIVIDAD: Recoge el cdigo de las distintas actividades de negocio en las que se puede
segregar la operativa de la sociedad.
3.5.- Relacin con otros sistemas
Al igual que el sistema de Contabilidad Financiera el sistema de Contabilidad Analtica es
eminentemente receptor de informacin de los distintos hechos econmicos que se producen
en la compaa.
El sistema de Contabilidad Analtica efecta la captura de la informacin especialmente del
sistema de Contabilidad Financiera y la completa con informacin obtenida de otros sistemas
Sistema de Contabilidad Analtica 358
y/o de informacin introducida manualmente, como por ejemplo la reclasificacin de
determinados gastos o ingresos entre los distintos centros y/o actividades.
Tambin el sistema de Contabilidad Analtica recibir inputs de los siguientes sistemas de
informacin:
1.- Almacn: Salidas de las mercancas de los almacenes indicando al centro y/o
actividad a la que se tiene que imputar el consumo.
Tambin recibir de este sistema la valoracin de las existencias, as como los ajustes
que se efecten en los almacenes, generalmente toda esta informacin la recibir del
sistema de Contabilidad Financiera.
2.- Compras: De este sistema recibir informacin para imputar a los centros de costes
y/o actividades, las compras que sean gastos y que no se almacenen, puesto que al ser
gastos del ejercido han de imputarse como coste al centro y/o actividad
correspondiente. De la misma forma, si el bien que se compra es amortizable debe
informar a qu centro y/o actividad se asigna, para que las amortizaciones se imputen
correctamente.
3.- Control de Inversiones: Enviar los gastos y consumos efectuados en cada uno de
los proyectos que estn en curso. Cuando finalice el proyecto el coste total del mismo
Sistema de Contabilidad Analtica 359
ha de pasarse contablemente a una cuenta de inmovilizado e imputarlo a algn centro
de coste y/o actividad para que las amortizaciones correspondientes de cada ejercicio
se consideren ms coste del citado centro y/o actividad.
4.- Tesorera: Informar sobre los gastos ingresos financieros que corresponden a
cada centro y/o actividad, tambin se calculan los costes de los recursos financieros
consumidos por los distintos centros, actividades, unidades de negocio, etc..
5.- Activos Fijos: Enviar infonnacin asociada de los elementos del inmovilizado,
especialmente por las dotaciones a las amortizaciones con especial inters en la
asignacin del centro y/o actividad a la que le corresponda el citado coste. Tambin
informar del resultado (beneficio o prdida) que se haya producido por la enajenacin
de los elementos de inmovilizado.
6.- Nminas: Pasar al sistema de Contabilidad Analtica el devengo de los gastos del
personal con indicacin del centro de coste y/o actividad a la que se ha de imputar el
citado gasto. Esta informacin generalmente la recibe el sistema de Contabilidad
Analtica directamente del sistema de Contabilidad Financiera, ya que se suele hacer
una nica interfase entre el Sistema de Informacin de Nminas y los sistemas
contables.
Las principales salidas, outputs del sistema de Contabilidad Analtica con el resto de los
Sistema de Contabilidad Analtica 360
sistemas del rea econmico-financiera son:
- Sistema de Informacin para Ejecutivos (E. LS): Recibe informacin relevante de
los ingresos y gastos del perodo considerado, a nivel de centros de costes, actividad,...
2.- Control Presupuestario: Recibe informacin de los ingresos y gastos incurridos en
cada uno de los centro o unidades presupuestarios de la compaa y/o actividades, con
objeto de que puedan llevar un seguimiento y control de los datos reales con relacin
a los presupuestados.
3.6.- Modelo de datos
Al igual que en los casos anteriores, se representa grficamente las principales entidades y sus
relaciones. Por ejemplo:
1.- Relacin 1 1.- Cada cuenta analtica tiene asociado un saldo.
2.- Relacin 1 N. Cada centro de coste puede tener asignadas varias cuentas
-
contables.
3.- Relacin M N. Cada compaa tiene varias cuentas analticas y cada cuenta
-
Sistema de Contabilidad Analtica 361
analtica puede estar en varias compaas.
3.7.- flujo de informacin
Mediante el siguiente grfico se resume el flujo de informacin lgico de las principales
funciones del Sistema de Contabilidad Analtica, as como las principales tareas asociadas a
cada una de las funciones identificadas.
Sistema de Contabilidad Analtica 362
MANTENIMIENTO
DE DATOS
INTRODUCCION DE DATOS 1.- Mantenimiento de tablas del sistema.
- Plan de Cuentas.
CONTABILIDAD FINANCIERA
- Centros de costes
- Actividades,...
L- Introduccin automtica de datos.
2.- Introduccin manual.
3.- Generacin automtica de asientos.
4.- validaciones.
5.- Modificaciones.
1.
INTRODUCCION DE DATOS
CONTABILIDAD ANALTICA
1.- Captura de datos de Contabilidad
Financiera.
2.- Captura de datos por interfaces de otros
sistemas.
3.- Introduccin manual de datos.
4.- Criterios de imputacion.
TRATAMIENTO DE LA
INFORMACION GENERACION DE INFORMES
CONTABLES
1.- Actualizacin de saldos. 1.- Emisin de informes parametrizados a
2.- Reclasificacin de costes. nivel de:
3.-Agregacin de datos por distintos criterios - Lineas de negocio.
(centros de costes, actividades...). - Centros de coste.
4.- Envo de dalos a responsables. - Actividades,...
SEGUIMIENTO Y CONTROL
- - Consultas en tiempo real
2.- Generacin de informes.
3.- Informes de excepcin.
CAPITULO III: SISTEMAS DE INFORMACION CONTABLE
4.- SISTEMA DE CONTABILIDAD DE GESTION
4.1.- Introduccin
Segn los Documentos emitidos por la Comisin de Principios de Contabilidad de Gestint,
se entiende por tal, al conjunto de las actividades desarrolladas en las reas de Contabilidad de
Costes, Anlisis de Costes y Control Presupuestario. Grficamente, se puede representar:
1 ASOCIACIN ESPAOLA DE CONTABILIDAD Y ADMINISTRACION DE EMPRESAS (AECA). Principios de
Contabilidad de (JestinEI mareo de la Contabilidad de Gestin. Madrid 1990, pgs 21-34
Sistema de Contabilidad de Gestin 364
Segn la Federacin Internacional de Contadores (IFACV la contabilidad de gestin puede
definirse como el proceso de identificacin, medida, acumulacin, anlisis, preparacin,
interpretacin y comunicacin de informacin (tanto financieracomo de explotacin) usada por
la direccin para planificar, evaluar y controlar dentro de la organizacin, as como para
asegurar el uso de tales recursos y la responsabilidad sobre ellos.
En la actualidad los principales elementos que componen un modelo de gestin de costes o
Sistema de Contabilidad de Gestin son:
- Presupuestos: El presupuesto ha de fijar el marco de actuacin de la compaa
para un futuro prximo. Este marco se configura a travs de la definicin de las
polticas generales, los niveles de responsabilidad y los objetivos a conseguir.
Los presupuestos son una herramienta de la Direccin. Su elaboracin puede ser,
adems de un proceso conflictivo en la mayora de las organizaciones, un camino
formal que utiliza la Direccin de la compaa para transmitir su visin al resto de la
organizacin.
2.- Sistemas de costes: El coste de los productos/servicios se calcula partiendo de los
datos tcnicos proporcionados porel departamento de ingeniera/produccin y los datos
econmicos obtenidos del presupuesto.
Esta interrelacin permite asegurar una coherencia entre los objetivos planteados en el
2 IFAC, Comit de Contabilidad Financiera y de Gestin (FMAC). i a Declaracin lnternacional sobt Contabilidadde Gestin,
New York 989, pg. 26
Sistema de Contabilidad de Gestin 365
presupuesto y la informacin que partiendo de los datos de costes y del departamento
de ingeniera/produccin utilizar la organizacin para medir su gestin.
3. Mdulos de Anlisis: Dentro del modelo de gestin de costes se denominan mdulos
de anlisis a aquellos sistemas de informacin cuyo objetivo es recoger informacin
detallada y ordenarla, as como resumira de forma que facilite su acceso a los distintos
niveles de responsabilidad. Dentro de esta categora se pueden incluir los sistemas de
control presupuestario y los sistemas de informacin de gestin para la Direccin
(Executive Information Systems).
En definitiva, el modelo de gestin de costes requiere una visin del conjunto de la compaa
para coordinar la gestin interna de las operaciones a travs de la integracin de la
informacin.
El profesor Broto3 manifiesta que laContabilidad de Gestin tiene como objetivo fundamental
- proporcionar informacin a la gerencia para fucilitar la toma de decisiones sobre bases de
racionalidad econmica.
Siguiendo al profesor Broto4 la Contabilidad de Gestin es la rama de la contabilidad que
fundamenta el proceso de identificacin, elaboracin y comunicacin de la informacin
requerida por la gerencia para que sta pueda tomar decisiones razonadas y emitir juicios
BROTO RUBIO, Joa Joaqun. Fundamentos de Contabilidad de Gesn Editonal Ocre Madrid 1993 pg. 10
b~ezn. pg. LS
Sistema de Contabilidad de Gestin 366
informados sobre la actividad econmica de la entidad que dirige y administra.
Como se desprende de la definicin anterior, la gerencia tiene un papel muy importante en el
diseo del subsistema contable que permita elaborar los informes de gestin. Por otra parte,
ha de existir una relacin fluida de los usuarios de los informes contables y aquellos que se
encargan de elaborarlos, en este sentido cada vez los sistemas de informacin mecanizados
permiten al usuario final parametrizarse sus propios informes con relativa facilidad.
A diferencia de la Contabilidad Financiera, que va dirigida a facilitar informacin a los
agentes externos a la empresa y cuyos derechos de informacin deben quedar garantizados por
Ley, en la Contabilidad de Gestin es el propio inters de la direccin de la empresa, la razn
que aconseja la implantacin y mejora continuada de la misma.
Los profesores Foster y Horngren5 afirman que los sistemas de contabilidad de costes o de
gestin tienen dos objetivos principales: el clculo del coste del producto y la planificacin
y el control. Entre las tcnicas de la contabilidad de costes para lograr estos objetivos se
incluyen:
- Tests de costes/beneficios para el diseo y el cambio de los sistemas de contabilidad
de gestin. Los sistemas complicados son caros y consumen demasiado tiempo, pero
-
los directivos autorizan su instalacin y adaptacin solamente si de ello se deriva una
mejora substantiva de conjunto en las actividades de la empresa.
FOSTER, Georgey HORNOREN, Charles T.: Cos Management and Cosi Accounting lmplicalions ofJust-in-Tme, Journal
of Cosi Management. Winter 98%, pg. 33
Sistema de Contabilidad de Gestin 367
2.- Los sistemas de clculo del coste del producto y los sistemas de control que son
hechos a medida para las operaciones subyacentes, no al contrario.
3.- Los mecanismos de control en todos los sistemas de clculo del coste del producto. -
Estos sistemas incluyen contabilidad por reas de responsabilidad, presupuestos y
anlisis de desviaciones.
4.- Diversas fuentes de informacin para la direccin, adems de los sistemas de
contabilidad de gestin.
4.2.- Caracterticas de la informacin
La primera cualidad que debe tener la informacin que suministre un Sistema de Contabilidad
de Gestin es que sea aceptada por la direccin de la empresa. En definitiva, la aceptabilidad
aumentar en la medida que facilite los datos necesarios en el momento oportuno y con el
formato adecuado.
En este sentido, el profesor Broto6 establece que el mayor o menor grado de aceptacin del
sistema de Contabilidad de Gestin por la gerencia estar condicionado por el grado de
cumplimiento de las siguientes cualidades:
Ibdem. pgs 5 - 14.
Sistema de Contabilidad de Gestin 368
1~- Comprensin de la realidad a travs de los informes que proporciona el sistema de
contabilidad de gestin, como medio idneo para mejorar el conocimiento de los
procesos que tienen lugar en la realidad, as como de las leyes que los rigen.
2.- Motivacin entendida dicha cualidad como el mecanismo que garantiza que el
conocimiento de los informes mueve a la accin de los destinatarios para alcanzar los
objetivos determinados o asumidos por la direccin para alcanzar los fines sociales.
3.- Economicidad del proceso de elaboracin y comunicacin de la informacin a los
usuarios, buscando la optimizacin de los recursos utilizados en la consecucin del
output informativo requerido.
En consecuencia, la informacin que facilite el Sistema de Contabilidad de Gestin a travs de
los informes asociados ha de cumplir las siguientes caractersticas:
1.- Comparabilidad, entendida como la capacidad de confrontacin de resultados
correspondientes a realidades diferentes de forma significativa, lo que se consigue
mediante la consistencia de la informacin.
2.- Fiabilidad, entendida como la confianza que tiene el usuario de los informes en su
idoneidad para conocer la realidad y por tanto para guiar su accin.
3.- Relevancia, entendida como la adecuacin del contenido informativo del documento
Sistema de Contabilidad de Gestin 369
contable para fundamentar la accin seleccionada. Es decir, la informacin suministrada
ha de ser necesaria para la seleccin de la alternativa ms eficiente y la consecucin de
los objetivos perseguidos por el usuario de la informacin.
4.3.- Modelos de gestin de costes
Existe un paralelismo entre la evolucin de los modelos de gestin y los modelos de gestin
de costes. El principal objetivo de la gestin de costes es proporcionar una herramienta que
mejore la gestin de los recursos y los oriente a la consecucin de la estrategia de la compaa.
MODELO DE GESTION GESTION DE LOS COSTES
- TRADICIONAL Contabilidad Analtica
2.- JUST IN TIME Control de Costes (J.I.T.)
3.- CALDAD TOTAL Control de Costes T.Q.M (Total Quality Management)
4.- ACTIVIDADES A.B.C. (Activity Based Costing) y
A.B.M (Activity Based Management)
5.- CLIENTE A.B.C.C. (Activity Based Customer Costs)
Sistema de Contabilidad de Gestin 370
Cada modelo de gestin de los costes se analiza a continuacin:
1.- Modelo tradicional
Generalmente centrado en la Contabilidad Analtica y orientado a
Realizar un control presupuestario por reas de responsabilidad.
2.- Mantener un inventario permanente que permita calcular los resultados del perodo
y evite grandes descuadres con los inventarios fsicos de cierre de ejercicio.
3.- Calcular costes de productos para tener una base que permita fijar los precios.
4.- Proporcionar indicadores de desviaciones econmicas para tomar acciones
correctivas cuando stas sean desfavorables.
5.- Asegurar cuadres entre los resultados de la Contabilidad General y la Contabilidad
Analtica en los cierres de perodos y ejercicios contables.
Este enfoque presenta una serie de limitaciones que dificultanel conocimiento de los problemas
y la toma de decisiones:
1.- La mayora de los costes indirectos y de estructura no tienen una base lgica de
:
Sistema de Contabilidad de Gestin 371
reparto entre los productos.
2.- La informacin de costes proporcionada no identifica las ineficiencias generadoras
de coste.
3.- La divisin estricta de responsabilidad, responde al organigrama de la compaa,
no potencia la implantacin de soluciones interdepartamentales.
Segn el profesor Lizcano7 las principales razones que han causado la prdida de relevancia
de los sistemas tradicionales de costes son las siguientes:
- Las seccionescontables que, inicalmente, se denominaron homogneas han perdido
esta condicin de homogeneidad.
2.- La modificacin en la concepcin y desarrollo de los procesos productivos han
provocado una variacin de las estructuras de costes de las empresas, incidiendo en la
composicin cuantitativa y cualitativa de dichos costes.
3.- El volumen de produccin ya no constituye la variable clave que determina la
incurrencia de costes, lo que invalida la clasificacin de los costes en fijos y variables,
atendiendo nicamente a dicho volumen.
LIZCANO ALvAREZ. 5.: Elementos de Contabilidad de Gestin. AECA - Ediciones Grficas Ortega. Madrid 1994, pgs.
360 -362.
Sistema de Contabilidad de Gestin 372
4.- La incorporacin de las nuevas tecnologas de fabricacin, tal como el Just-in-
Time, ha demostrado la ineficiencia de las tcnicas de control empleadas
tradicionalmente.
5.- El sistema de informacin emanado de la Contabilidad de Gestin convencional
presenta importantes limitaciones, dada su marcada orientacin financiera, lo que
dificulta su consideracin en los procesos de adopcin de las decisiones.
2.- Gestin de costes en entornos Just-in-time (JID
La definicin ms ampliamente aceptada del JI]? (Just-in-Time) seala que es la constante
y permanente bsqueda de la eliminacin de tareas sin valor aadido.
La filosofa de JI]? se hizo bajo la filosofa de la reduccin del tiempo de proceso, obtencin
de inventarios cero, flexible, sin defectos y sin interrupciones en el programa de produccin.
Para alcanzar los objetivos citados, Mc flhattan8 menciona los siguientes esfuerzos del JI]? que
se corresponden con las siguientes actividades y/o atributos:
- Reduccin de los ajustes en la maquinaria e introduccin de lotes cada vez ms
pequeos.
MC ILHA1TAN, Roben D.~ ManagementAceountingt sepreniber. Editorial NationslAssocistionofAccountans. New York
1987, pgs. 20-26
Sistema de Contabilidad de Gestin 373
2.- Bsqueda de la mejora en la calidad del producto. En definitiva, se trata de
implantar procesos de control estadstico en orden a hacerlo bien a la primera.
3.- La mejora continua en algn elemento especfico del proceso de produccin. Un
mximo a alcanzar, inherente al JI]?, es que cada persona debe intentar mejorar cada
da en algn aspecto del JIT.
4.- Las empresas JI]? adoptan tcnicas de produccin modulares. Con el fin de reducir
las distancias y los inventarios entre las mquinas, las empresas establecen unidades de
produccin que estn dedicadas a la fabricacin de un producto o de un componente
bsico, desde el principio hasta el final, sin que tenga ste que volver al almacn.
Segn los profesores Foster y Homgren9 los cuatro aspectos fundamentales del JI]?, son:
- Todas las actividades que no aaden valor a un producto o servicio son eliminadas.
2.- Hay un compromiso para alcanzar un alto nivel de calidad.- es esencial hacer las
cosas bien a la primera cuando no existe margen de tiempo para repetir la operacin.
3.- Se buscan mejoras continuas en la eficiencia de las actividades.
4.- Se da una gran importancia a la simplificacin y al incremento de las actividades
que aaden valor. Esto ayuda a la identificacin de las actividades que no aaden
-
valor.
Ibdem. pg. 4-14
Sistema de Contabilidad de Gestin 374
En el siguiente cuadro se presentan algunas medidas de rendimiento del mtodo tradicional
frente a JIT elaborado por Huge y Andersont0:
TRADICIONAL JUST-IN-TIME
Mano de obra directa Productividad total de la cuenta principal
- Eficiencia Rendimiento sobre los activos netos.
- Utilizacin Das de inventario.
Productividad. Coste del producto, especialmente relacionado con los
Utilizacin de mquina. costes de los componentes.
Rotacin del inventario. Incentivos de gnpo.
Variaciones de costes. Servicio a los clientes.
Incentivos individuales. Promocin basada en el conocimiento creciente y en la
Finalizacin del inventario. capacidad.
Promocin basada en a Ideas generadas.
antigtiedad Ideas implementadas.
Tiempo gua por producto/familia de productos.
Reduccin del tiempo de aprendizaje.
Nmero de quejas de clientes.
Tiempo de respuesta a la retro-alimentacin de los
clientes.
Disponibilidad de la mquina.
Coste de la calidad.
Como puede observarse en el cuadro destacan las nuevas medidas JI]? de rendimiento, frente
HUGE, Ernest C. y ANX3ER5ON AlsaD.: Et espritu de t. relevancia deiproceso deproduccida - EditoriatMcGcaw-Ritl.
New York 1986 pg. 112 y ss.
Sistema de Contabilidad de Gestin 375
a las tradicionales. Las medidas de rendimiento especficas dependen de las circunstancias del
sector y del proceso objeto de anlisis. En este sentido, Harley Davidson1 adopt los
siguientes diez indicadores para valorar su eficiencia en la produccin:
1. Cumplimiento de programas.
-
2.- Necesidades para el funcionamiento.
3.- Costes de conversin.
4.- Medidas de flexibilidad.
5.- Niveles de inventario.
6.- Variacin de los costes de materiales.
7.-. Desperdicios reprocesamiento.
8.- Tiempo del ciclo de produccin.
9.- Nivel de calidad.
10.- Mejoras en la productividad.
Es interesante destacar que no se utilizan los indicadores financieros tradicionales para medir
el rendimiento como parte del sistema de gestin de costes, sino que nuevos conceptos son los
verdaderos portadores de costes, as como la importancia de la calidad y el tiempo en
entomos JIT.
En este sentido Crosby2 confirmar la importancia de comprometer a la alta direccin en la
11 Hsrley Davidson, es el principal fabricante de motos en los Estados Unidos de Asnenca.
12 CRO5BY, Philip B. sotor de Qualty le fteC y QuaIity withour tears, ftmnd el Crosby Quality College en Winter Park,
Florida.
Sistema de Contabilidad de Gestin 376
mejora de la calidad, resalt las cinco caractersticas siguientes:
- La mejora de la calidad es un proceso continuado y sin fin.
2.- La educacin y la filosofa sobre calidad debe comenzar desde arriba en la
organizacin.
3.- Los departamentos de control de calidad creen en los cero defectos.
4.- Los materiales y la enseanza de los cursos sobre calidad deben ser excelentes.
5.- La direccin debe ser paciente y nunca disminuir su esfuerzo y entusiasmo en la
mejora de la calidad.
Con respecto al papel de los profesionales de la calidad en la organizacin, Crosby3
recomienda que la organizacin de la calidad exista en el nivel necesario para que asegure que
los estndares de aceptacin y comportamiento para los productos de la empresa se alcancen
y que los objetivos de coste de la calidad para cada una de las operaciones sean conseguidos.
Continua Crosby afirmando que los departamentos de calidad deben medir e informar sobre
la conformidad, demandar acciones correctoras, impulsar la prevencin de defectos, ensear
la mejora de la calidad, y actuar como la conciencia de la operacin.
A lo largo de la obra de Crosby se desprende que el comportamiento de los trabajadores es un
reflejo de las actitudes de la direccin, y que un programa de mejora de la calidad debe
orientarse primero hacia el directivo, sin olvidar que los trabajadores juegan un papel
importanteen la planificacin de los cero defectos, las acciones correctoras y el establecimiento
~ CRO5BY, Philip B.: Quality is free. Editorial Me Orn-Hill, New York 1989. pg. 233
Sistema de Contabilidad de Gestin 377
de objetivos.
Al incorporar las compaas procesos de fabricacin del tipo JI]?, surgen importantes cambios
al modelo de gestin de costes. Permitindonos afirmar que podemos decir que es un nuevo
modelo de gestin de costes adaptado a este entorno de fabricacin y al clculo de costes.
3.- Total Qualitv Managenrnt (7QM)
El TQM es un modelo de gestin que suele estar en organizaciones en las que la calidad total
se considera como el objetivo bsico sobre el que pivotan todos los recursos. Comprende una
serie de herramientas y mtodos que persiguen los siguientes objetivos:
Definir la calidad desde el criterio del cliente.
2.- Analizar los procesos/procedimientos de la organizacin para eliminar actividades
que no aadan valor al criterio de calidad y simplificar aquellas que silo hacen.
3.- Concebir los procesos de la organizacin con una visin horizontal enfocada a
generar la calidad que el cliente requiere.
4.- Promover la actitud de mejora continua en todas las actividades de la gestin.
Sistema de Contabilidad de Gestin 378
La aparicin del concepto de calidad y la necesidad de medir los costes asociados (costes de
calidad/no calidad) plantean un cambio de cierta importancia tanto en el proceso de costes
como en el de anlisis de la informacin.
El modelo de TQM plantea algunos cambios: simplificacin y necesidad de informacin
operacional.
4.- ha Gestin de Actividadt3 (ABC/AB/VV
Las primeras investigaciones del ABC (Activity Based Costing) datan de un lustro y su objetivo
fundamental era renovar las prcticas contables heredadas de Taylor y basadas en el mito de
las grandes series y los volmenes de produccin amplios, incorporando parte de la
complejidad de los procesos: a nivel de unidad de producto.
El mrito de haber difundido mundialmente los conceptos bsicos que subyacen en el sistema
ABC, y establecer las bases para facilitar su implantacin se debe a los acadmicos Cooper y
4 atribuye, a los acadmicos citados, el desarrollo de la
Kaplan. En este sentido, Morrow
metodologa que complet el marco conceptual del sistema ABC.
Una interpretacin para comprender el sistema ABC es la que realiza Hernando Moliner5 en
14 MORROW, M.: Activity-bases managementtEditorial Woodhead-Faulkner, New York 1992.
HERNANDO MOLINER, (lemnia.: EI sistema de costes basado en la actividad para la toma de decisiones - V Encuentro
de Profesores Universitasios de Contabilidad, Sevilla, Mayo 1993., pg. 5
Sistema de Contabilidad de Gestin 379
los siguientes trminos: el sistema de coste basado en la actividad es aquel sistema que a
travs de una contabilidad de la actividad, se capta, mide y analiza el consumo de recursos al
ejecutarse la actividad, determina el coste del producto, determinando el consumo que cada
producto base de las actividades y de los materiales.
La hiptesis en la que se sustenta el sistema de gestin de actividades, segn Cooper y Kaplant6
es que un producto o un servicio nace como consecuencia del acometimiento de un proceso,
es decir, una serie de actividades sucesivas, las cuales determinan el consumo de los factores
productivos durante este proceso. De esta forma, los costes de las actividades pasan a formar
parte del coste del producto.
El AB&M (Activity Budgeting & Management) es mucho ms joven que el ABC y adems
recoge el entorno y los aspectos clave, ms amplios y globales a nivel total del negocio (nuevos
productos, nuevos mercados, nueva competitividad), todo ello bajo un nuevo pensamiento y
ademspara lograr los objetivos y superar las limitaciones existentes (disponibilidadfinanciera,
mercados reducidos, cultura empresarial, etc.,). AB&M define los parmetros del negocio y
los indicadores operativos clave, as como establece las medidas de gestin y el cuadro de
mando de direccin de las operaciones.
Segn la profesora Castell7 el ABM se articula tanto en funcin del sistema ABC, como de
COOPER. R. y KAPLAN, RS.: Measure costa riglh: Mske te right decisiona. Harvard Busineas Review, septeniber-
october. Boston 1988, pgs. 96 - 03
CA5TELLO TALIANI, Emma.: La crisis de los sistemas tradicionales-De la vieja a la nueva Contabilidad de Gestin.
Partida Doble. Julio-Agosto. Madrid 1994. pg. It
Sistema de Contabilidad de Gestin 380
las decisiones tcnicas dirigidas a conseguir la calidad total y a rentabilizar el ciclo de vida de
los productos. Es por tanto por lo que el ABM se desarrolla y consigue sus objetivos a travs
de esos tres pilares, tendiendo a incrementar la competitividad de las empresas, y persiguiendo,
consecuentemente, el logro de tres objetivos claros:
1.- La reduccin de costes
2.- El incremento de la calidad
3.- La optimizacin de los tiempos en la empresa.
Los profesores Gonzlez-Ubeda y Navarro Castillo8 definen el sistema ABM como aquel
modelo que se centra en la gestin de las actividades y procesos de negocio como va para
mejorar el valor recibido por el cliente y el beneficio alcanzado a la hora de proporcionardicho
valor.
Las caractersticas y objetivos del sistema ABC segn los profesores Castell y Lizcano9 se
pueden resumir en:
1.- Gestionar las realizaciones, es decir, lo que se hace, ms que lo que se gasta, lo que
implica la necesidad de controlar las actividades ms que los recursos.
18 GONZALEZ-UBEDA, Javier y NAvARRO CASTILLO, Francisoco.: La gestin de empresas basada en las actividades
y ers los procesos de negocio y su implantacin en el control de gestin. AECA. Madrid 1994, pg.87
19 CASTELLO, E. y LIZCANO, J.: El sistema de gestin y de costes bando en las actividades. Un nuevo instnmento para
la competitividad empresarial. Instituto de Estudios Econmicos, Madrid. 1994 pg. 35 y sa.
Sistema de Contabilidad de Gestin 381
2.- Se debe intentar satisfacer al mximo las necesidades de los clientes, y son stos
quienes determinan qu actividades tenemos que realizar.
3.- Se deben analizar las actividades como partes integrantes de un proceso de negocio,
y no de forma aislada.
4.- Eliminar las actividades que no aaden valor a la organizacin, en lugar de mejorar
lo que es realmente suprimible.
5.- Las actividades deben enmarcarse en un plan de actuacin global.
6.- Respaldar, comprometer y buscar el consenso de aqullos directamente implicados
en la ejecucin de las actividades, ya que son ellos los que realmente encuentran
posibilidades de mejora y diferenciacin en las mismas que realizan habitualmente.
7.- Se debe mantener un objetivo de mejora permanente en el acometimiento de las
actividades, lo que equivale a efectuar la presuncin de que siempre existe una forma
de mejorar el desempeo de las mismas.
Durante muchos aos se ha seguido la estrategia de buscar economas de escala para optimizar
los costes, sin embargo hoy muchas empresas reconocen que la bsqueda de dichas economas
dificulta frecuentemente la competitividad.
Sistema de Contabilidad de Gestin 382
En la actualidad, la tendencia de reduccin de precios e incremento de la calidad ha motivado
que las empresas centren su atencin en otras partidas de costes: indirectos y de estructura. Se
hace necesario gestionar todos los aspectos que influyen en la vida del producto. La gestin de
costes en base a actividades nace como respuesta a esta nueva necesidad.
Las actividades son procesos o procedimientos, es decir agregacin de tareas, realizadas con
personas y/o mquinas, orientadas a la ejecucin de un determinado trabajo.
El axioma de AB&M es que son las actividades, las que consumen los recursos (mano de obra,
energa, estructura general, etc.,) y son los productos y servicios, los que consumen las
actividades. Esto significa con respecto a los sistemas tradicionales que la demanda de las
actividades indirectas de estructura de negocio y de servicio no las generan los centros directos
de produccin, sino los productos, su variedad y su combinacin (gandes y pequeas series),
su tecnologa y la complejidad de su mercado.
De esta forma, concebir la empresa como un conjunto de actividades que consumen los
productos permite:
- Conocer que actividades desarrolla la compaa y cuales aportan valor.
2.- Tener informacin sobre las actividades, no slo sobre los costes.
3.- Gestionar las actividades eliminando continuamente el trabajo superfluo.
4.- Centrar a los directivos en las actividades principales.
Sistema de Contabilidad de Gestin 383
La gestin en base a actividades exige un nuevo sistema de costes que permita:
- Identificar todas las actividades realizadas en la produccin del producto y que
contribuyen a su coste.
2- Distintas visiones del coste: funciones, procesos y productos.
3-Calcular el coste en base al consumo de las actividades realizadas usando
generadores de coste.
La gestin de costes en base a actividades (ABC) comprende todas las actividades: diseo,
fabricacin y distribucin, y define el coste del producto como la suma de todas ellas.
Los recursos de la compaa se imputan a los productos a travs de las actividades que los
consumen. Esta asignacin de actividades a productos se realiza utilizando generadores de
coste.
El clculo del coste del producto a travs de actividades permite obtener un coste ms exacto,
ya que elimina las distorsiones originadas por la utilizacin de criterios en base al volumen o
al valor aadido, muy habituales en los sistemas tradicionales.
El proceso de anlisis por actividades fuerza a los responsables de los departamentos a estudiar
los recursos realmente consumidos en la fabricacin de productos o prestacin de servicios
Sistema de Contabilidad de Gestin 384
(externos e internos).
Una consecuencia aadida es el hecho de que los datos obtenidos a travs del anlisis de
actividadesproporcionan una buena base para el desarrollode nuevos indicadores que permitan
gestionar mejor.
La gestin de costes en base a actividades se centra en el anlisis de las causas de los
problemas (los generadores de coste) y no en sus consecuencias.
El mtodo ABC se configura como un sistema de gestin a travs del cual se pretende alcanzar
un objetivo de mejora continua en las actuaciones de las empresas, para lo cual se establece
un sistema de informacin que asume un protagonismo importante y, a partir del cual, se
pueden establecer las ramificaciones que se consideren oportunas.
AB&M no slo pone a punto a las organizaciones para conseguir la rentabilidad neta mxima
a los recursos empleados, sino que en el mismo momento proporciona una nueva informacin
para los directivos, a los distintos niveles operativos bajo dos estructuras en el tiempo:
- A cofto plazo, y en el da a da, la gestin y el control operacional localizado sobre
los recursos directamente consumidos para optimizar, reducir y adaptar de forma
flexible a la demanda la estructura del negocio, as como conseguir el coste actual de
los productos y restablecer la disciplina del gasto, siendo selectivo en las actividades
con menor valor aadido.
Sistema de Contabilidad de Gestin 385
2.- A largo plazo, el control estratgico que proyecta todos los recursos requeridos para
realizar cada actividad, formular la estrategiacomercial y tecnolgica, as como disear
la poltica de inversiones unida al ciclo objetivo de los productos.
5.- La Lestin orientada al cliente
Cuando se est en un mercado tan competitivo como el actual, las diferencias en calidad y
precio son prcticamente imperceptibles. Entonces, el cliente busca otros elementos
diferenciadores para tomar sus decisiones de compra.
Aquellas compaas que estn orientadas al cliente, es decir, que le escuchan, conocen lo que
quiere y se organizan para cubrir e incluso exceder sus expectativas, dominarn el mercado.
Otras compaas descubren y adoptan una gestin orientada al cliente.
Este enfoque permite identificar las expectativas del cliente y reorientar los productos para
satisfacerlas. Para ello es necesano:
Relacionar las actividades con lo que el cliente quiere.
2.- Eliminar aquellas actividades que no proporcionan ningn valor.
La gestin de costes orientada al cliente (Activity Based Customer Cost) es una evolucin
natural del sistema ABC.
Sistema de Contabilidad de Gestin 386
Conocer el coste o la rentabilidad por el cliente se obtiene, bsicamente, relacionando los
productos con los clientes e identificando y asignando aquellas actividades propias de cada
cliente no relacionadas directamente con un producto o servicio concreto.
La meta de la gestin orientada al cliente es centrar todas las actividades en satisfacer las
necesidades del mismo para lograr el establecimiento de relaciones a largo pazo.
Podemos resumir este apanado diciendo que para ser competitivos en el mercado, las
compaas deben mejorar continuamente su forma de trabajar; el reflejo final de estas
actuaciones lo constituyen los costes empresariales. La mejora de las actividades y de los
procesos de negocio, con criterios avanzados de gestin, es fundamental para lograr la
supervivencia a largo plazo.
Los directores de la compaa necesitan informacin relevante y a tiempo para poder medir y
evaluar el rendimiento de sus actividades. Es necesario revisar los modelos y sistemas de
gestin de costes, integrando las tcnicas de gestin ms adecuadas para que las decisiones
respondan a los objetivos de competitividad y liderazgo empresarial.
4.4.- Tendencias de la Contabilidad de Gestin
La Contabilidad de Gestin se encuentra inmersa, desde hace ya varios aos, en un proceso
de renovacin e innovacin como consecuencia del nuevo orden econmico en el que operan
Sistema de Contabilidad de Gestin 387
la gran mayora de las empresas.
Las innovaciones tecnolgicas bajo la perspectiva de la gestin de las empresas, hace necesaria
una adecuacin de los sistemas internos de informacin, con objeto de garantizar la relevancia
y oportunidad de su contenido, y poder servir de apoyo en la toma de decisiones de la
direccin.
Siguiendo a la profesora Castell20 los ejes fundamentales que han servido de base a lo que
puede denominarse la nueva Contabilidad de Gestin son:
1.- Potenciacin de los sistemas de motivacin como instrumento de mejora de a
ejecucin. Ya no se duda del papel preponderante que en las empresas adquiere el
factor humano, no slo como factor ejecutor, sino como decisor, lo que ha suscitado
centros de atencin a distintos niveles, pero todos ellos con un punto de vista
convergente: una adecuada motivacin, a cualquier nivel de la organizacin, contribuye
a una mejora sensible en las distintas actuaciones.
2.- Integracin de los sistemas de informacin dentro de los procesos de innovacin
tecnolgica, que permita tener un sistema actual, preciso y enteramente vinculado con
los objetivos estratgicos. No se trata de generar gran cantidad de informes, sino que
stos tengan un contenido informativo de calidad y multipropsito.
20 CASTELLO TALIANI, Emma.: Nuevas tendencias en Contabilidad de Gestin. AECYA, Madrid 1993. pgs 10-11
Sistema de Contabilidad de Gestin 388
3- La toma en consideracin de las caractersticas exgenas y endgenas de las
empresas ha llevado a un proceso de cambio, pero que paralelamente ha requerido de
una modificacin de los sistemas de gestin con que tradicionalmente se operaba.
Nos parece interesante recoger la afirmacin de la profesora Castell2 cuando dice que la
informacin de gestin debe estar al servicio de los gestores, y basada en una orientacin
centrada ms en las causas que en las consecuencias; es decir, ya nada se asume como algo
dado, sino que es preciso adentrarse en el por qu, llevando esta perspectiva a un
cuestionamiento de todas las actuaciones realizadas. Concluye afirmando que laContabilidad
de Gestin ha pasado de ser un mero clculo de costes, a una verdadera gestin de dichos
costes.
Es acertada la expresin de Cristian Sala22 cuando dice que los sistemas de informacin de
gestin son una condicin necesaria, aunque no suficiente, para lograr una modificacin en el
comportamiento directivo. No son suficientes porque hace falta no slo tenerlos, sino utilizarlos
como instrumentos de medida y reconocimiento (incluyendo retribucin). Es decir, el directivo
tiene que saber que lo que dice el sistema de informacin, los datos que suministra van a ser
utilizados como vara de medir su actuacin.
21 Ibdem pg. II
22 SALA BOLADO. Csistisn. Los sistemas de informacin de gestin como inatnimento de modificacin del comportamiento
directivo: el caso de un Banco. Ponencia presentada en la II Jornadas de Contabilidad de Gesia, celebrada cal. Universidad de Alcal
de Henares. Recogida por Emma Casteld en el libm Nuevas tendencias en Contabilidad de Gestidn. AECA.Madrid 1993. pg. 31
Sistema de Contabilidad de Gestin 389
Para Cristian Sala23 los requisitos que debe cumplir tal sistema de informacin se pueden
resumir de la siguiente forma:
- Debe facilitar a cada gestor toda -y solamente- la informacin necesana para su
gestin y aquella que incida en los resultados de la misma.
2.- Debe imputar a los resultados de la gestin todas y solamente las variables de cuyo
manejo es responsable.
3.- Debe permitir comparar resultados de distintas reas y su evolucin en el tiempo,
de manera consistente y homognea. Hay que establecer criterios adecuados y
mantenerlos en el tiempo.
Finalmente, el impacto del cambio tecnolgico sobre los sistemas de contabilidad de gestin
segn Johnson y KapIan24 ha dado lugar a una lnea de investigacin nueva, que cuestiona la
relevancia y el funcionamiento de los modelos de contabilidad de gestin en su tarea de ser
instrumentos bsicos en las funciones de planificacin y control directivo.
Segn el profesor Carmona25 existen dos razones para contemplar la crisis de los sistemas de
23 Ibdem. pg. 34
24JOHN5ON,H.T. y KAPLAN, RS.: fle Risc and Fail ofManagesnent Accounting.Harvard Business Schoo Preas. Boston
1987.
25 CARMONA MORENO, Salvadoz.: Cambio tecnolgico y contabilidad de gesint Instituto de Contabilidad y Auditoria
de Ctienas.Madrid 1993. pg. 9
Sistema de Contabilidad de Gestin 390
contabilidad de gestin:
1.- Las nuevas tecnologas de la informacin dejan una gran capacidad ociosa a los
departamentos de finanzas. Consiguientemente, estos departamentos, que han
demostrado una sistemtica y profesionalidad en el tratamiento de la informacin
financiera, deberan aprovechar la posibilidad que tecnolgicamente se les brinda de
tener una participacin activa en la formulacin y aplicacin de la estrategia de
produccin de la empresa, como ya la tenan en lo referente a la estrategia financiera.
2.- Algunos de los indicadores, por ejemplo, el coste de la calidad como instrumento
de medida de la calidad, tienen una incuestionable fundamentacin financiera, que es
posible registrar y presentar mediante la metodologa de la partida doble.
4.5.- Contabilidad de Gestin venus Contabilidad financiera
Tanto la Contabilidad de Gestin como la Financiera elaboran informes que constituyen la
salida output de un sistema de informacin, y que permiten la comunicacin de la
informacin necesaria para los usuarios del mismo.
En este sentido, el profesor Broto26 define las siguientes diferencias entre la informacin de la
Contabilidad de Gestin frente a la Contabilidad Financiera:
26 Ibdem. pgs. 27-30
Sistema de Contabilidad de Gestin 391
1~- Cumplimiento de las obligaciones o requerimientos legales.
Dado que se trata de una informacin elaborada por la empresa para su uso interno,
desaparece la necesidad de que dicha informacin se ajuste a aquellas normas y
prcticas que garantizan la correcta comunicacin de la informacin a otros agentes
econmicos interesados en conocer la situacin econmica y financiera de la empresa
y cuyo derecho de informacin ha de ser protegido por la Ley.
2.- Exactitud en los clculos.
La gerencia necesita informacin con rapidez para tomar sus decisiones, sin que
siempre se pueda esperar a que transcurran los piazos necesarios para garantizar la
exactitud de los clculos -tal como sucede en la contabilidad financiera-, mediante el
uso de determinadastcnicas de verificacin diseadas por la gerencia para fundamentar
sus decisiones. Estos clculos aproximados no son susceptibles de uso para elaborar los
informes de la contabilidad financiera.
3.- Segmentacin.
Mientras los infonnes de la contabilidad financiera se refieren a la empresa como un
todo, la contabilidad de gestin elabora una informacin ms analftica. En
consecuencia, habr de ser una informacin referida a cada segmento de la organizacin
empresarial: lneas de produccin, actividades individualizadas, zonas geogrficas,
departamentos, etc.
4.- Principios de contabilidad generalmente aceptados.
Sistema de Contabilidad de Gestin 392
En la contabilidad de gestin tienen ms importancia, para garantizar la comunicacin
de los informes, los controles internamente establecidos y la coordinacin de los
diferentes niveles de decisin con el departamento encargado de administrar el sistema
contable, que el cumplimiento de los principios de contabilidad generalmente aceptados.
5.- Dimensin temporal.
La contabilidad financiera informa sobre los acontecimientos que han ocurrido en el
pasado. Si la contabilidad de gestin ha de servir para fundamentar la toma de
decisiones, debe resaltarse la capacidad de prediccin de los datos que procese el
modelo contable. En consecuencia, la oportunidad de la informacin y la proyeccin
de dicha informacin hacia el futuro constituyen dos caractersticas muy importantes
que han de reunir los informes que proporcione la contabilidad de gestin.
6.- Periodicidad.
La contabilidad financiera, de acuerdo con la vigente regulacin legal, elabora con
carcter general sus informes anualmente, aunque pueda presentarse con otra
periodicidad para fines especficos. La periodicidad de los informes que elabora la
contabilidad de gestin est condicionada por las necesidades del proceso de toma de
decisiones en planificacin, ejecucin y control. Los informes se elaboran, segn el
tipo, con distintas frecuencias: diaria, semanal, decenal, quincenal, mensual, etc.
aunque generalmente contemplar perodos contables ms conos que la contabilidad
financiera.
Sistema de Contabilidad de Gestin 393
Es interesentela afirmacin del profesor Amat Salas27 cuando dice: es necesano promover una
concepcin de la Contabilidad de Gestin sensiblemente diferente de la que ha predominado
hasta fechas recientes destacando, en primer lugar, que la Contabilidad de Gestin debe
incorporar indicadores no financieros para controlar los aspectos cualitativos de la gestin
empresarial (la calidad, la flexibilidad, la productividad, el pazo de entrega, la penetracin en
el mercado, etc.); y, en segundo lugar, que en el proceso de direccin y de control tienen un
peso muy importante los aspectos motivacionales y culturales que complementan a la
Contabilidad de Gestin.
Aceptando lo expuesto en este captulo, se puede concluir afirmando que la Contabilidad de
Gestin est sometiendo a los sistemas internos de informacin y control de las empresas a una
profunda renovacin para satisfacer las necesidades de la direccin acorde con las
caractersticas del entorno empresarial.
27 AMAT SALAS, Joan M.: Nuevas tendencias esi Contabilidad de Gestin. AECA. Madrid 1994, pg. 125
BIIBLIOGRAFIA CITADA EN EL CAPITULO 1111
AMAT SALAS, Joan M.: Nuevas tendencias en Contabilidad de Gestin. AECA. Madrid
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CAPITULO IV: SISTEMAS DE INFORMACION PARA LA DIRECCION
1.- SISTEMA DE INFORMACION PARA EJECUTIVOS
1.1.- Introduccin
Dentro de las organizaciones adquieren especial importancia los instrumentos basados en la
informacin y orientados a la alta direccin, responsable final del anlisis de la situacin y
valoracin de la evolucin del negocio.
Los Sistemas de Informacin para Ejecutivos o Direccin, se suelen conocer con las siglas
E. I.S. (Executive Information System). Son sistemas que proporcionan la informacin de
gestin necesaria para facilitas el seguimiento de los objetivos de negocio de la compaa. Por
ello, suelen estar dirigido a un nmero reducido de usuarios de alto nivel y la informacin que
presentan es elaborada a partir de la informacin de detalle que manejan los sistemas
transaccionales.
Sistema de Informacin para Ejecutivos 400
En la revista European Management Journal1 se encuentra la siguiente definicin: los E.I.S.
son modelos corporativos que fusionan todos los flujos e informacin sobre la base de un banco
de datos, que tienen acceso a toda la informacin de la empresa y deben ser capaces de
procesar toda la informacin almacenada centralmente y poder presentarla por medio de
peticiones definidas.
Para el profesor De Pablo2 este tipo de sistemas constituyen la columna vertebral de los flujos
de informacin, decisin y control de cualquier organizacin, debido a la necesidad que los
integrantes de esa organizacin tienen de interactuar entre s para desempear sus cometidos
y responsabilidades en el contexto de la organizacin.
En definitiva un E.I.S. es un modelo para calcular indicadores que ayudan a la direccin de
las empresas a establecer rpidamente la situacin del negocio, en base a informacin
actualizada y son capaces de realizar simulaciones en distintos escenarios, todo ello, con el
objeto de hacer una organizacin ms eficaz.
Define Bill Reddin3 la eficacia gerencial como el grado en que el gerente alcanza los
resultados correspondientes a su cargo. Desde esta perspectiva, la eficacia pasa a ser un factor
central en la gestin gerencial. Es tarea de todo gerente hacer que la organizacin sea ms
BUROPEAN MANAOEMEN1 OURNAL. Jonio. Oxford 1990. pg. 157
2 DE PABLO L.OPEZ, Isidro.: EL reto informtico. La gestin de la informacin en la empresa. Ediciones Pirmide. Madrid
989, pg. 33
REDDIN, BsII La organizacin orientada al resultado. Ediciones PaidsBarcelona 1994. pg. 56
Sistema de Informacin para Ejecutivos 401
eficaz. De hecho, sa es su nica tarea.
Para Donnelly, Gibson e Ivancevich4 la calidad de la toma de decisiones de la gerencia
depende principalmente de la calidad de la informacin disponible. La comunicacin es el
proceso de lograr un entendimiento comn y, para los propsitos de la gerencia, se lleva a cabo
para lograr un efecto.
Si representsemos en una pirmide los sistemas de informacin que pueden darse en las
empresas, el E.I.S. estara en el vrtice de la misma, ya que nos presentara la informacin
resumida y que se considera relevante del resto de los sistemas de informacin.
INFORMACIN ESTRATGICA
E.I.S.
SISTEMAS DE INFORMACIN
AYUDA A LA TOMA DE TCTICA
DECISIONES
SISTEMAS OPERATIVOS INFORMACIN OPERATIVA
DONNELLY James 14.. GIBSON James L. e IvANCEvICH John M.: Fundamentais of Managernent. Richard O. li*in.
Homewood, illinois. traducido al espaol bajo el ttulo Direccin y Administracin de Empresas. Editorial Addison-Wesley
lberoamericans.Wilmingion. Delaware (U.S.A.) 1994. pg. 446
Sistema de Informacin para Ejecutivos 402
En sentido amplio, los E. I.S. procesan y comunican informacin relevante y oportuna para
orientar a la direccin en la toma de decisiones internas de la empresa.
Esta informacin se concreta fundamentalmente en ratios o valores absolutos que miden el
estado de las variables fundamentales asociadas al continuo proceso de decisin que supone la
gestin de los recursos. A dichos ratios o valores absolutos se les denomina indicadores.
1.2.- Objetivos
Un sistema de informacin dirigido a la alta direccin de las empresas debe adaptarse en todo
momento a las necesidades prioritarias del negocio, para lo cual es necesario identificar la
informacin relevante del negocio y asegurar la coherencia de dicha informacin con la
estrategia definida para la organizacin. En este sentido, Alazard y Separi5 dicen que todo
sistema de informacin para el control de gestin debe adaptarse a la evolucin de las
necesidades de las empresas y debe tratar la informacin ms relevante.
Tenemos que recordar la conclusin de la encuenta realizada en Inglaterra6 a ms de un millar
de compaas, en la que se puso de manifiesto que los directivos de las empresas son los peores
usuarios de los sistemas basados en tecnologas de la informacin de sus propios negocios.
ALAZARD. Claude y SEPARI. Sabine.: Con~te de gestion. Editorial Dunod. Paris, 1994. pg. 8
WEST LONDON TRAININO ENTERPRICE.London 1993
Sistema de Informacin para Ejecutivos 403
En este sentido, los objetivos de todo Sistema de Informacin para la alta Direccin se pueden
resumir en los siguientes:
1.- Facilitar a los directivos una gestin ms gil mediante indicadores ciave adecuados
a la organizacin y a los objetivos definidos en la compaa.
2.- Potenciar el acceso on-line, es decir, en tiempo real, a la informacin de gestin
actual e histrica.
3.- Facilitar la comprensin de la informacin mediante un formato y contenido que la
haga significativa en s misma.
4.- Asegurar una nica frente de la informacin de gestin integrada y uniforme para
todas las reas de la empresa.
- Hay que tener en cuenta que para que se opere correctamente con un sistema E.I.S., es
necesario que se den las siguientes circunstancias:
1.- La existencia de unos sistemas eficaces de informacin operacional.
2.- La modelizacin del negocio en una serie de variables y sus relaciones entre ellas.
3.- La tecnologa especfica que facilite la informacin mediante grficos, simulacin,
posibilidad de comparar varios entornos o escenarios, etc.
Sistema de Informacin para Ejecutivos 404
Los sistemas E.I.S. complementan la informacin financiera con informacin operacional,
poniendo nfasis en los generadores del coste o ingreso, actuando sobre ellos mediante
planes de accin medibles, que tengan como consecuencia una incidencia positiva sobre el
coste o ingreso.
Para Bil Reddin7 si en una supuesta rea u objetivo de eficacia no puede medirse, es mejor
que la descartemos, pues de todos modos nadie la tendra en cuenta. La prueba ms rigurosa,
pero necesaria, para las reas y objetivos de eficiencia es la posibilidad de medicin. Entonces,
la regla es: si no lo puede medir, ignrelo.
1.3.- Caractersticas
Un Sistema de Informacin para la Alta Direccin tiene que reunir una serie de caractersticas
que permitan garantizar los objetivos asociados a este tipo de sistemas, como por ejemplo:
1. Contener los indicadores cia ve que miden el cumplimiento de los objetivos.
2. Estructurar la informacin de acuerdo a la organizacin de la compaa y sus niveles
de responsabilidad.
lb~dem. pg. 67
Sistema de Informacin para Ejecutivos 405
3. Conservar la informacin histrica que permite conocer la evolucin en el tiempo
de los indicadores clave.
4. Disponer de una interfase de usuario muy amigable (fcil de manejar, mens con
iconos, cdigos semafricos, interfaz grfica, ...).
5. Permitir la navegacin, es decir, facilitar la consulta de la informacin en tres
direcciones:
5. 1.- De mayor a menor nivel de detalle o viceversa, de los distintos niveles de
responsabilidad dentro de la organizacin.
5.2. A travs de los distintos indicadores clave manejados porcada nivel de la
-
organizacin.
5.3.- A lo largo del tiempo.
Para Hogue y Greco8 un sistema de apoyo a las decisiones deber cumplir:
1.- Apoyar, pero no reemplazar, a la toma de decisiones de la gerencia.
HOGUE, iaclc T. y GRECO, Alan>.: Developing Marketing Decision Support Systems for Service Companies Editorial
Me Graw-Hill. New York 1990. pgs 21-30
Sistema de Informacin para Ejecutivos 406
2.- Ayudar a la toma de decisiones de la gerencia a travs de la organizacin, pero
principalmente en los niveles altos y medios de la gerencia.
3.- Permitir a la persona que toma las decisiones interactuar con el computador para
examinar los efectos de las decisiones alternativas.
4.- Reunir, almacenar y tener disponibles los datos y los modelos para la toma de
decisiones importantes para determinar los tipos de decisiones.
5.- Invitar a los gerentes para que lo utilicen, por ejemplo, ser fcil de usar.
Los productos E.I.S. existentes en el mercado estn desarrollados en lenguaje de alta
generacin optimizado que soportan:
Funciones estadsticas, financieras, matemticas, etc.
2.- Facilidad de extraccin de datos.
3.- Capacidad de consolidacin de datos.
4.- Facilidades para generar y modificar los mens, informes, grficos, etc.
Todo sistema E.I.S. que pretenda cubrir las necesidades de la Alta Direccin debe cumplir los
siguientes requisitos, ya que de lo contrario su implantacin y uso lo hara poco recomendable:
Sistema de Informacin para Ejecutivos 407
1.- Acortamiento de la curva de aprendizaje para desarrollo y mantenimiento.
2.- Acortamiento del ciclo de desarrollo e implantacin.
3.- Simplificacin del mantenimiento.
4.- Acortamiento del tiempo de respuesta para modificaciones.
5.- Reduccin del coste econmico del sistema.
Existen en el mercado, cada da ms, modelos estndar de soluciones informticas dirigidas a
suministrar informacin a la alta direccin y que resultan ms econmicas que si se desarrollan
a medida por la empresa; el proveedor garantiza su actualizacin mediante nuevas versiones.
El mantenimiento suele ser ms t~cil y econmico ya que el suministrador del software da un
soporte que garantiza el buen funcionamiento de la aplicacin informtica.
1.4.- Tipos de indicadores
Las variables fundamentales objeto de seguimiento deben ser las adecuadas desde el punto de
vista de la decisin a la que dan soporte. En este sentido, los Sistemas de Informacin para la
Alta Direccin (Executive Inforination System) se clasifican de la siguiente forma:
- Informacin de gestin operativa (indicadores operativos)
Es la informacin que da soporte a la toma de decisiones operativas y tcticas, propias
de la actividad diaria de cada unidad, la cual debe contemplarse dentro del propio
Sistema de Informacin para Ejecutivos 408
sistema de informacin.
Esta informacin, expresada mediante indicadores denominados operativos, es
habitualmente amplia y especializada, dado su carcter de apoyo al seguimiento
pormenorizado del negocio a los distintos niveles.
2.- Informacin de gestin de objetivos (indicadores de gestin)
Esta informacin como complemento da soporte a la toma de decisiones tcticas y
estratgicas, que influirn en el posicionamiento de la empresa a corto y medio pazo.
Por tanto, los indicadores que suministran deben permitir el anlisis tanto coyuntural
como estructural del negocio.
Cada responsable de las distintas unidades operativas en que se organiza la empresa,
tiene asignados una serie de recursos (tcnicos, humanos y de capital) que son el
patrimonio que tienen que gestionar. La gestin del mismo est enfocada a la
consecucin de una serie de objetivos de negocio, fijados de una forma tcita o formal,
y que obedecen a la estrategia corporativa.
Esta informacin debe conjugar datos procedentes de los distintos sistemas de
informacin de la empresa (comercial, personal, etc.), con el objetivo de facilitar al
responsable la informacin necesaria para obtenerla visin global de su rea de gestin.
Sistema de Informacin para Ejecutivos 409
Por otra parte, y dado que la informacin de gestin por objetivos da soporte a las
decisiones que afectan al posicionamiento de la empresa, la referencia con valores del
resto del sector permite situar estas decisiones en el entorno estratgico adecuado.
Esta informacin, expresada mediante indicadores denominados de gestin, permite
el seguimiento de los objetivos particulares para cada uno de los niveles de
responsabilidad, de acuerdo con los objetivos de la compaa.
Determinados indicadores operativos y/o de gestin se pueden emplear para la valoracin del
desempeo en las funciones asignadas a los responsables de cada unidad, calificndose entonces
como indicadores de rendimiento. En este sentido, para poder conceptuar un indicador como
vlido para la evaluacin o seguimiento del nivel de desempeo, es necesario establecer una
relacin entre dicho indicador y la responsabilidad asociada al puesto correspondiente.
Por otra parte, si bien los indicadores deben dar soporte a las decisiones internas de la
empresa, pueden adems servir como base para difundir los logros de la gestin hacia el
exterior de la misma. En este sentido, aportan datos relevantes de carcter global para ilustrar
la informacin de las cuentas anuales, y dar imagen al exterior (accionistas, Administracin,
mercados financieros, proveedores, etc.,). Estos son los denominados indicadores externos.
Sistema de Informacin para Ejecutivos 410
1.5.- Enfoque de implantacin
Para conseguir que el sistema E. I.S. adquiera toda su potencialidad, resulta crtico identificar
las funciones esenciales que desempea cada centro de responsabilidad.
Desde este punto de vista, un sistema de informacin contemplar el seguimiento de aquellas
funciones que sean relevantes, entendiendo por tales las que verdaderamente preocupan al
responsable y a la compaa en su conjunto, es decir, aquellas que estn dando respuesta
significativa a la estrategia corporativa a corto y medio pazo.
Para cada objetivo existen una serie de factores clave que, si se comportan de forma
satisfactoria, aseguran razonablementeque el centro de responsabilidad responde a la estrategia
corporativa a corto y medio plazo. Dentro de estos factores clave podemos distinguir entre
factores internos (que son aquellos sobre los que se puede actuar) y factores externos (sobre
los cuales la actuacin est limitada).
Un sistema E.I.S. deberdar prioridad a medir estos factores clave internos de la gestin, que
se caracterizan por los siguientes atributos:
1.- Combinan la operativa propia de la actividad, la singularidad del centro y variables
econmico-financieras.
2.- Se relacionan directamente con estrategias, objetivos, acciones y tareas del centro.
Sistema de Informacin para Ejecutivos 411
3.- Son factores permanentes (estructurales), aunque por causas externas o internas
puedan surgir factores clave coyunturales, que exijan un seguimiento transitorio
especial.
Las ventajas asociadas a la identificacin de los factores clave de gestin son:
1.-Obligan a relacionar estrategias con factoresconcretos, pasando de una formulacin
general de principios a un compromiso cuantificable.
2.- Ayudan a orientar el trabajo, dado que su consecucin absorber una dedicacin
preferente.
3.- Facilitan el proceso de supervisin y control al centrar la atencin sobre los aspectos
verdaderamente importantes.
4.- Difunden la importancia de la gestin sobre la organizacin.
Ante desviaciones relevantes en un factor clave de gestin, es preciso una accin prioritaria
para que no se deteriore la situacin de la unidad operativa.
Sistema de Informacin para Ejecutivos 412
1.6.- Arquitecturas posibles9
Los sistemas E.I.S. en funcin de su arquitectura tcnica, pueden ser clasificados de la
siguiente forma:
1.- Arquitectura ordenador central/PC
En este caso, la informacin base reside en el ordenador central, tambin llamado
host, y se transmiten al PC de forma que para el usuario es ms fcil el manejo y la
presentacin de la informacin, al permitir realizar grficos, dibujos, simulaciones, etc.;
en definitiva resulta ms amigable para el usuario.
Tiene como ventajas que el acceso a la informacin se realiza de forma rpida y que
las bases de datos estn integradas. Sin embargo, una desventaja es que el sistema de
informacin E.I. 5. comparte el ordenador central con otras tareas y existe el riesgo de
dar baja prioridad de respuesta al usuario, cuando hay mucha carga de tareas, as como
que el desarrollo informtico y su explotacin diaria resulta cara en comparacin con
utilizar nicamente el PC.
Para el desarrollo de este apartado se han analizado Los productos RIS. ms importantes existentes en el mercado
(Conimander, Pilot, Holos y RASEL).
Sistema de Informacin para Ejecutivos 413
2.- Bases de datos
La informacin residir en las bases de datos que pueden ser externos o internos al
Sistema de Informacin para Ejecutivos.
2.1.-Externos: Cuando las bases de datos estn en el ordenador central pero el
usuario puede descargar en el ordenador personal parte de los datos que va a
necesitar. El citado ordenador personal suele tener el software para poder
trabajar con los datos descargados. De esta forma, el acceso a los datos se hace
con la potencia del host y con la amigabilidad del ordenador personal, ya que
presenta los datos de forma ms fcil de entender mediante grficos, iconos,
etc.,
2.2.- Internos: En este caso las bases de datos y el software residen en el mismo
sistema. Si es en el ordenador central, el proceso es ms rpido, pero menos
amigable para el usuario en cuanto a su presentacin, y adems el coste suele
ser elevado.
Recientemente, con la implantacin del proceso cooperativo, que consiste en una serie
de ordenadores trabajando juntos en una red usando la tcnica cliente-servidor, los
ordenadores personales clientes de los ejecutivos preguntan al servidor la informacin
que necesitan y ste le devuelve la informacin apropiada, que puede residir en
cualquiera de los ordenadores personales de la red o fuera de ella, en un sistema
Sistema de Informacin para Ejecutivos 414
mediano (mini) o bien en un ordenador grande ( host). En definitiva, los datos que
el usuario puede ver es una combinacin de datos entre el ordenador personal y el
servidor.
En la arquitectura cliente-servidor se produce un reducido volumen de trfico de
datos en la red, nicamente la necesaria para descargardesde el servidor al cliente, que
permite rpidas respuestas a los usuarios. Por otra parte, los datos son procesados ms
rpidamente en el ordenador personal.
3.- Entorno
Actualmente existen en el mercado sistemas E. I.S. estndares en casi todos los entornos
(IBM, Digital, Bul,...). Sin embargo, hay una tendencia por parte de los usuarios hacia
los sistemas abiertos, es decir, cada ordenador puede comunicarse, cambiar
informacin y software libremente con otros sistemas de distintos fabricantes.
Esta tendencia ha hecho que el concepto de integracin tenga cada vez ms
significado y que todas las compaas lo asimilen como propio. Muchos proveedores
de hardware se estn moviendo hacia los sistemas abiertos y en nuestra opinin,
todava queda mucho camino por recorrer, puesto que existen problemasde integracin
de sistemas fabricados por distintas compaas.
Parece que la solucin ms asequible de implementar, hoy en da, es la de redes locales
Sistema de Informacin para Ejecutivos 415
y ordenadores personales, ya que en casi todas las empresas existen los ordenadores
personales y ello supone no tener que gastar en hardware, adems el personal tcnico
de informtica est familiarizado con este tipo de equipos y no supone ningn riesgo
el utilizarlos.
1.7.- Relacin con otros sistemas
El Sistema de Informacin para Ejecutivos o Alta Direccin debe recibir informacin del resto
de los sistemas de la compaa. La informacin que recibe es muy selectiva, ya que ha de
contener datos relevantes para la gestin y la toma de decisiones, que es lo que necesita la
direccin para tener un conocimiento conciso y claro de la compaa.
Como dicen Rincn y Olleta0 ... los sistemas de informacin para la Direccin relacionan y
coordinan todas las actividades de la empresa, utilizando un fichero central integrado, o base
de datos, y una sistemtica coherente presidira el tratamiento de los datos procedentes de las
distintas actividades de la empresa. Estos datos se elaboraran y presentaran perfectamente a
los distintos mandos, que dispondran as de toda la informacin necesaria en el momento
preciso, y presentada de la forma adecuada. El mando solamente tendra que ejercitar su
facultad de decisin, con todos los elementos ante l.
Generalmente, este tipo de sistemas no estn integrados en las aplicaciones del reaeconmico-
RINCON. Emilio y OLLETA, Eduardo.: Manual de Informtica de Gestin. Ediciones Deusto, Bilbao 1992. pg. 281
Sistema de Informacin para Ejecutivos 416
financiera, suele ser un mdulo independiente el que recibe informacin de todas las reas
(fabricacin, comercial, financiera,...) y por ello la flexibilidad y convertibilidad con el resto
de los sistemas son cualidades de este tipo de sistemas.
Los inputs del sistema E. 1.S. son los indicadores clave que la Alta Direccin ha definido
como necesarios para conocer en todo momento la situacin real, las desviaciones con las
previsiones, la situacin de acuerdo con los distintos escenarios, etc., en definitiva, tienen que
ser herramientas que faciliten la informacin precisa para que la direccin de la empresa tome
decisiones con mayor grado de conocimiento de las distintas variables que integran el escenario
presente y futuro.
Los outputs del sistema son los distintos informes dirigidos a los diferentes niveles
establecidos en la jerarqua de la organizacin. La informacin debe estructurarse segn los
citados niveles, ya que las necesidades de informacin de cada nivel son diferentes. As el
presidente de una compaa no necesita conocer los datos con el mismo nivel de detalle que
los responsables de rea. De igual forma, el responsable de una zona geogrfica nicamente
le interesa conocer la situacin de la compaa que haga referencia a su rea geogrfica, ya que
sobre el resto no puede tomar ninguna decisin y en definitiva ser responsabilidad de su
superior el coordinar a las distintas zonas o reas geogrficas (nacionales o internacionales).
Sistema de Informacin para Ejecutivos 417
1.8.- Modelo de datos
Al igual que en los casos anteriores, se representa grficamente las entidades ms importantes
de un Sistema de Informacin para Ejecutivos, as como las relaciones entre las mismas. Por
ejemplo: relacin 1: 1 (cada indicador clave tiene un responsable), relacin 1 N (cada
objetivo clave de gestin se refleja con varios indicadores clave y cada indicador clave tiene
un objetivo ca ve de gestin) y relacin M: N (cadaplan estrat6~co contiene varios objetivos
de negocio y cada objetivo de negocio puede estar en en varios planes estrattcos).
1.9.- flujo de informacin
Mediante el siguiente grfico resumimos el flujo de informacin lgico de las principales
Sistema de Informacin para Ejecutivos 418
funciones del Sistema de Informacin para Ejecutivos, as como las principales tareas asociadas
a cada una de las funciones identificadas.
DEFINICION DEL MODELO DE
GE ST ION
Identificacin de objetivos del negocio.
CAPTURA DE DATOS 2.- Identificacin de los indicadores clave de
gestin.
3.- Definir formatos de presentacin de la
1.- Incorporacin automtica de los datos de informacin.
gestin de las distintas reas de la
organzacton.
2.- Introduccin manual de datos.
3.- validacin y deteccin de errores.
4.- Incorporacin de modificaciones.
TRATAMIENTO DE LA
INFORMACION
Preparacin de los datos capturados.
2 - Procesar los datos (clculo de ratios,
sumarzacin. consolidacin,...
ANALISIS DE LA INFORMACION
GENERACION DE INFORMES
Analizar la informacin asociada a los
Emisin de los informes preestablecidos indicadores clave de gestin.
segn niveles de responsabilidad. 2.- Anlisis del grado de cumplimiento de
2.- Posibilidad de definir nuevos informes a objetivos.
peticin. 3.- Seguimiento de los indicadores,
3.- Generacin de grficos. evolucin y tendencia.
4.- Anlisis de la rentabilidad de la empresa.
AYUDA A LA TOMA DE DECISIONES
1.- Simulacin de las posibles alternativas.
CONTROL DE LA GESTION 2.- Anlisis de los resultados de las distintas
alternativas.
seguimiento y control de Los indicadores
clave.
2.- Anlisis causa-efecto.
3.- Planificacin de acciones a tomar para la
mejora de la gestin.
4.- Estudio del impacto de las acciones
tomadas sobre los indicadores de gestin.
Sistema de Informacin para Ejecutivos 419
1.10.- Conclusiones
La filosofa que soporta un sistema E.I.S. se resume en que no es posible conducir nicamente
mirando por el retrovisor, tal como proponen los sistemas tradicionales de cuadro de mando
y se debe completar esta informacin con acciones pensadas para que suceda lo que estaba
previsto. Un sistema E.I.S. se ocupa de gestionar de forma coordinada dichas acciones y de
evaluaras.
La evolucin de la tecnologa de la informacin ha colocado a la misma a disposicin de las
empresas a un nivel que era casi inimaginable hace unos aos. Las nuevas herramientas
permiten modelizaciones, simulaciones, optimizaciones, anlisis en profundidad, etc.,
incorporando un alto valor aadido a la informacin que manejan las empresas. Por este
motivo, los sistemas de informacin han pasado, de ser un simple instrumento de apoyo, a
actuar como generadores de ventajas competitivas. Sin embargo, no puede olvidarse que los
sistemas de informacin son herramientas y que por s mismos no convierten a una
organizacin en ms eficaz, ni ms proactiva, ni definen qu informacin es la relevante.
Los Sistema de Informacin para la Alta Direccin, complementan el tradicional cuadro de
mando, incorporando los planes de accin en vigor sobre las reas clave del negocio en un
proceso de mejora continua, y ha sido posible gracias a la evolucin de la tecnologa que ha
facilitado su implantacin y desarrollo.
Antes de emprender una seleccin o desarrollo del software, la empresa ha de ser consciente
Sistema de Informacin para Ejecutivos 420
de qu modelo organizativo desea implantar, y a partir de ah, debe buscar o desarrollar el
software que mejor se adece a ese modelo organizativo y plantear la gestin del cambio.
Los E.I.S. permiten conocer a travs de la informacin, la situacin interna de las
organizaciones e incluso son capaces de sugerir la necesidad de implantar nuevas estrategias.
Bajo este punto de vista, los LIS. pueden acabar con la creencia de que invertir en
informtica es invertir en infraestructura, cuando en realidad son inversiones para lograr
ventajas diferenciales impulsoras del negocio.
CAPITULO IV: SISTEMAS DE INFORMACION PARA LA DIRECCION
2.- SISTEMA DE CONTROL PRESUPUESTARIO
2.1.- Introduccin
Es oportuno matizar dos trminos, presupuestacin y planificacin que si bien estn
relacionados, son bien distintos. En este sentido, nos parece interesante recoger la aportacin
del Documento nmero 4 de AECA1 en la planificacin se deben ir definiendo paulatinamente
los objetivos y los planes de la empresa a largo plazo, mientras que la presupuestacin se
refiere a la valoracin econmica del plan operativo para un determinado perodo a corto
plazo. Contina el citado Documento2 con la presupuestacin se persigue coordinar, evaluar
y controlar el conjunto de planes de accin que se tienen que realizar a corto pazo, para
alcanzar los objetivos definidos en la planificacin estratgica.
1 ASOCLACION ESPANOLA DE CONTABILIDAD Y ADMINISTRACION DE EMPRESAS. Documento nmero 4.
Principios de Contabilidad de Gestin. El proceso presupuestario en la empres.. Madrid 1992. pg. 13
2 Ibdem. pg. 15
Sistema de Control Presupuestario 422
Segn el documento anteriormente citado de AECA3, un presupuesto es un pan integrado y
coordinado que se expresa en trminos financieros, respecto de las operaciones y recursos que
forman parte de una empresa, para un perodo determinado, con el fin de lograr los objetivos
fijados por la alta gerencia.
Para el profesor Durn4 funcin de control se basa en la comparacin sistemtica entre
previsiones y realizaciones, ofreciendo determinados criterios de observacin y medida, segn
la definicin de las correspondientes variables-norma, las cuales servirn para el clculo de
desviaciones sobre las previsiones contenidas en planes y presupuestos, siendo la explicacin
y explotacin de aqullas el objetivo de la funcin reguladora con que culmina todo control
econmico.
Se puede resumir diciendo que, un plan presupuestario representa un medio y no un fin en s
mismo, ya que el fin es la consecucin de unos objetivos especificos fijados por la alta
direccin. Es por ello, por lo que se ha de evitar que los presupuestos prevalezcan sobre los
objetivos empresariales.
En este sentido el profesor DUrn5 afirma que los presupuestos han de ser flexibles y realistas.
Flexibles en el sentido de que no son un fin en s mismos, sino un medio, debiendo ser
Ibdem. pg. 30
DURAN HERRERA, JuanJos.: Economa y Direccin Financiera de la enipresatEditorial PirmideMadrid 1992-pg. 394
Ibdem, pg. 405
Sistema de Control Presupuestario 423
revisados -y corregidos, si procede- peridicamente. Realistas en cuanto a que sea posible el
alcance de sus cifras, debiendo en su proceso de formacin intervenir personal a diferentes
niveles. Asimismo, ha de procurarse eleminar la dependencia excesiva de las metas marcadas
por los presupuestos, si es que se desea eliminar las posibles frustaciones del personal y
posibles perjuicios que de todo se derivan para la economa de la empresa
2.2.- Definicin y objetivos
El control presupuestario en el sector privado es definido por los profesores Tamames y
Gallego6 como el conjunto de medidas de verificacin consistentes, en parte, en la
comparacin de los resultados efectivos de una empresa con los presupuestados, a fin de
comprobar si los objetivos prefijados estn siendo cumplidos, o si, por el contrario, hay
desviaciones y averiguar por qu.
Para AECA7 el control presupuestario es un proceso que permite evaluar la actuacin y el
rendimiento o resultado obtenido en cada centro; para ello se establecen las comparaciones
entre las realizaciones, a las que suele denominarse variaciones o desviaciones.
El Sistema de Informacin de Control Presupuestario es el encargado de recoger y distribuir
6 TAMAMES. Ramn y GALLEGO, Santiago.: Diccionario de Economa y Finanzas. Editorial Alianza Editorial. Madrid
1994. pg. 150
Ibdem. pg. 99
Sistema de Control Presupuestario 424
los objetivos de gestin interna de la compaa facilitando el seguimiento de su consecucin y
ayudando a la toma de decisiones, a los distintos niveles de responsabilidad, considerando el
presupuesto como la cuantificacin econmica de los objetivos corporativos. En este sentido,
los profesores Anderson y Clancy8 afirman que El presupuesto ayuda a la coordinacin e
implantacin de las acciones de los distintos responsables de las organizaciones.
Para Reddin9 los presupuestos pueden orientarse hacia los ingresos o hacia los resultados. Los
que se orientan hacia los ingresos se basan en la idea de que lo ms importante es el
mantenimiento de la marcha de la organizacin. Los que se orientan a los resultados, en
cambio, toman en cuenta todo aquello que es necesario para alcanzar los objetivos fijados en
trminos de resultados.
Los objetivos especficos de un Sistema de Control Presupuestario pueden resumirse en:
- Elaborar el presupuesto segn los distintos centros de responsabilidad definidos en
la empresa, de tal forma que se facilite el seguimiento y control del presupuesto de
acuerdo con la estructura organizativa de la compaa.
2.- Coordinar el presupuesto con el plan financiero de la sociedad, para evitar
descoordinacin con la planificacin financiera de la compaa, en definitiva que el
ANDERSON Lane K. y CLANCY Donaid K.: Cosr Accounting. Editorial lrwin. Homewood, flhinois 1991. pg. 999
REDOIN, Bu.: fle output-onenled organization. Gower Publishing Co. 1.4. traducido al espaol como La organizacin
orieniada al resultado. Ediciones Paids.Barcelona 1994. pg. 45
Sistema de Control Presupuestario 425
presupuesto sea coherente con la estrategia general elaborada por la Alta Direccin.
3.- Coordinar el presupuesto general con los objetivos particulares de cada
departamento que forman la organizacin, para facilitar el cumplimiento de los
presupuestos tanto a nivel general como particulares de cada uno de los responsables
de acuerdo a la estructura de centros de responsabilidad presupuestaria.
4.- Facilitar a la Direccin la informacin suficiente para poder elaborar las posibles
revisiones de los presupuestos.
El objetivo fundamental del Sistema de Control Presupuestario se centra en la informacin
necesaria sobre el nivel deseado de rendimiento, el nivel real y la posible desviacin. Tambin
es necesaria la accin para llevar a cabo los objetivos corporativos.
2.3.- Caracteristicas
Las principales caractersticas que los Sistemas de Control Presupuestario deben cubrir para
dar un grado de cobertura satisfactorio a las necesidades de informacin, pueden ser resumidas
en:
- Elaboracin delpresupuesto en base cero o en funcin de datos de referencia de
Sistema de Control Presupuestario 426
ejercicios anteriores, lo ms frecuente es que el sistema facilite la elaboracin del
presupuesto en base a datos de ejercicios anteriores convenientemente revisados y
adaptados a los objetivos del perodo al que corresponden.
2.- Coordinacin de los presupuestos de gestin con los de tesorera y financiacin,
tiene que haber una relacin interactiva entre ambos, ya que de lo contrario se puede
ocasionar un caos en la organizacin.
3.- Presupuestacin al mnimo nivel de detalle del hecho econmico, tanto en unidades
monetarias como fsicas y como resultado de una agregacin desde los niveles ms
bajos de la organizacin hasta los niveles ms altos, es decir, de abajo a arriba
(bottom-up), as como una revisin desde los niveles ms altos hasta los ms bajos
( top-down).
4.- Obtencin depresupuestos revisados o proyectados, de tal forma que se ajusten ms
a los resultados finales, permitiendo incorporar informacin real y contrastara con la
presupuestada as como la prevista. Esta ltima suele estar ms cerca de los hechos
reales ya que est, elaborada en base a informacin ms prxima y en consecuencia
parte de la incertidumbre ya no existe. En definitiva las proyecciones del presupuesto
deben permitir una estimacin ms ajustada del cierre.
5.- Informacin en base de datos interconectada con el resto de sistemas, es decir que
Sistema de Control Presupuestario 427
el Sistema de Control Presupuestario debe englobar los presupuestos generados en los
restantes sistemasde informacin de la sociedad. Es importante resaltar la interrelacin
con el Sistema de Contabilidad, ya que va a ser de este sistema de donde se va a
extraer la informacin de los datos reales. En este sentido AECA0 afirma La
informacin contable es el input informativo fundamental para la implantacin de un
proceso de control presupuestario.
2.4.- Ciclo presupuestario
El ciclo presupuestario abarca, desde los primeros pasos en la elaboracin de las directrices
corporativas que prepara la direccin, hasta los presupuestos que propondrn cada uno de los
responsables de cada centro, de tal forma que la confeccin sea un consenso entre todas las
partes que intervienen en su preparacin, elaboracin y aprobacin.
El profesor Rivero afirma una norma, por ejemplo, son los presupuestos. En ellos se
establecen los objetivos y subobjetivos de la firma para un perodo de tiempo, as como las
normas (precios, rendimientos, productividad, etc.), que han de cumplirse para alcanzar los
objetivos preestablecidos. Continua el profesor Rivero afirmando que la gestin de la
direccin consistir en actuar de acuerdo con dichas normas.
10 Ibdem, pg. 101
11 RIVERO ROMERO, Jos.: Contabilidad Financiera. Editorial TriviuneMadrid 1994. pg.103
Sistema de Control Presupuestario 428
En general todo ciclo de elaboracin de presupuestos tiene dos fases fundamentales:
- Fase 1: Establecimiento y distribucin de las directrices del presupuesto anual
En esta fase la Gerencia eniitar las directrices corporativas del presupuesto anual de
acuerdo con la estrategia de la compaa. A continuacin los Directores Generales
elaborarn las directrices especficas para su direccin y de acuerdo naturalmente con
las directricescorporativas. El siguiente paso suele realizarlo el departamento encargado
del control presupuestario emitiendo las normas presupuestarias del perodo
considerado, generalmente un ao. Esta norma se distribuye entre las distintas unidades
presupuestarias y son la base o marco para confeccionar individualmente su borrador
de presupuesto.
- Fase II: Elaboracin y consolidacin del presupuesto
En esta fase ha de producirse un proceso interativo entre los distintos niveles de la
estructura organizativa de la compaa de forma que garanticela coherenciay viabilidad
de los presupuestos, y se pueda afirmar que son los presupuestos de la compaa y no
de un departamento, rea o negocio dentro de la empresa. Es necesario que los distintos
responsables del presupuesto intervengan en su elaboracin, que se sientan partcipes
de los mismos y que estn convencidos que son alcanzables.
Sistema de Control Presupuestario 429
Grficamente se puede resumir las dos fases comentadas anteriormente en la elaboracin de los
presupuestos, de una empresa del sector privado:
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- mee. ~PARTASW
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COS4SGJD& LS OA1~ ~
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49W_El El
EDil
Es interesante recoger la afirmacin realizada por el profesor Amat2 que viene a confirmar
nuestras afirmaciones anteriores: el sistema de control presupuestariotendr ms posibilidades
de xito si existe descentralizacin de las decisiones, si hay participacin de los diferentes
responsables en el proceso de elaboracin de la planificacin, si hay vinculacin del
presupuesto con el plan a largo plazo, si se utiliza un sistema de contabilidad analtica con
presupuestos flexibles y silos criterios de evaluacin son flexibles.
AMAT 1 SALAS, Joan M.: Control Presupuestario. Editorial Gestin 2000. Barcelona 1992. pg. 25
Sistema de Control Presupuestario 430
Es parecida la postura de AECA53 cuando escribe que: Los presupuestos son la expresin, en
trminos cuantitativos y monetarios, del conjunto de los diferentes planes de actuacin de una
empresa y de cadauno de sus centros de responsabilidad que se han fijado para un determinado
perodo. Para su elaboracin es necesaria la estimacin de la evolucin de diferentes variables
que no son monetarias (horas disponibles de produccin, unidades a vender, consumo unitario
de materias primas, etc.).
2.5.- Principales funciones
Las principales funciones que un Sistema de Control Presupuestario debe cubrir entre otras
las siguientes:
1.- Facilitar el establecimiento y distribucin de las directrices para elaborar el
presupuesto anual, de forma que toda la organizacin tenga constancia de la norma
interna de presupuestar que facilite su elaboracin.
2.- Apertura y cierre de cada perodo presupuestado, el sistema de informacin debe
identificar perfectamente el inicio y final de cada perodo de presupuestacin, al igual
que el sistema contable identifica cada perodo mediante el asiento de apertura y el de
cierre, de forma automtica y sencilla.
t3 ASOCIACION ESPAOL4 DE CONTABILIDAD Y ADMINISTRACION DE EMPRESAS. Documento nilmero 2.
Principios d. Contabilidad de Gestin. La Contabilidad de Gestin como instmn,ento de control,Madrid 1990.pg. 15
Sistema de Control Presupuestario 431
3.- Capturar la informacin desde las unidades con responsebiidadpresupuestaria, es
decir la informacin ha de capturarse en su origen, en los distintos centros con
responsabilidadpresupuestaria, son ellos los que deben proponer su presupuesto en base
a las directrices y normas que se les ha facilitado. El sistema de informacin debe
facilitar su agregacin y descomposicin en los distintos niveles que la Direccin
considere oportunos.
4.- Introduccin delpresupuesto aprobado, una vez que el presupuesto se apruebe, el
sistema que contiene la informacin no debe requerir ningn esfuerzo adicional, sino
que debe ser un proceso automtico de elaboracin del presupuesto agregado y
desagregado segn la estructura definida.
5.- Revisin delpresupuesto, el sistema debe permitir revisar el presupuesto inicial y
consecuentemente mantener varias versiones del presupuesto, de acuerdo con las
distintas previsiones o proyecciones que los responsables de cada centro estimen
oportunas.
6.- Facilitar la obtencin de a informacin presupuestaria, cada responsable de una
unidad presupuestaria podr realizar cualquier consulta en relacin con el presupuesto
que se le ha asignado y la composicin del mismo. Cada nivel, dentro de la estructura
organizativa definida, podr consultarlas partidas que componen el presupuesto al nivel
al que es responsable, garantizando la seguridad y confidencialidad de la informacin
Sistema de Control Presupuestario 432
existente en el sistema.
7.- Permitir llevar el seguimiento del grado de cumplimiento del presupuesto, el sistema
debe comparar de forma automtica la informacin real con la presupuestada en los
distintos niveles definidos, con objeto de que cada responsable pueda conocer el grado
de cumplimiento y pueda informar de las posibles desviaciones con respecto a lo
presupuestado.
8.- Emisin de inlbrmes, el sistema debe proporcionar una serie de informes de acuerdo
con las necesidades de los usuarios, as como permitirrealizar consultas en tiempo real
on-line, a cada uno de los responsables de las unidades presupuestarias y a los
responsables del presupuesto de toda la organizacin.
2.6.- Relacin con otros sistemas
El sistema de Control Presupuestario es el encargado de comparar los datos presupuestados
(monetarios y fsicos) con los datos reales que recibe de los distintos sistemas de informacin,
de tal forma que los informes que generavan dirigidos a los distintos niveles de responsabilidad
del presupuesto, con objeto de disponer de la informacin suficiente que les permita conocer
el grado de cumplimiento de los presupuestos.
Sistema de Control Presupuestario 433
El Documento nmero 4 de AECA4 afirma que la informacin contable es, pues, el input
informativo fundamental para la implantacin de un proceso de control presupuestano por
diversas razones:
1.- Mediante la misma se comunican los planes, normas, niveles de rendimientos, etc.,
de forma cuantitativa.
2.- Puede motivar a los miembros de la empresa especificando lo que debe lograrse y
midiendo su xito.
3.- Se elabora, e informa de los resultados para medir el rendimiento individual.
Las principales entradas ( input) del Sistema de Control Presupuestario son:
- Contabilidad: Informacin real de los gastos e ingresos incurridos.
2.- Control de inversiones: Datos reales y grado de avance de cada inversin.
3.- Compras: Importes de las compras realizadas o comprometidas por la compaa.
4.- Produccin: Datos sobre el grado de actividad de cada centro, en unidades fsicas
Ibdem. pg. 101
Sistema de Control Presupuestario 434
y monetarias.
5.- Comercial: Informacin relevante de las ventas realizadas o comprometidas por la
compaa, a nivel de departamento, lnea de producto, producto, responsable
comercial,...
Las salidas (output) ms importantes de los Sistemas de Control Presupuestario deben ser los
distintos informes que el sistema suministra a cada uno de los responsables del presupuesto,
informndoles de:
Presupuesto inicial
2.- Ajustes (ampliaciones o disminuciones) al presupuesto inicial
3.- Datos reales
4.- Desviaciones en valores absolutos y relativos en cuanto a unidades fsicas y
monetanas
5.- Grado de cumplimiento del presupuesto
6.- Previsiones de cierre, segn distintos escenarios
El Sistema de Control Presupuestario debe pasar informacin relevante en relacin con los
presupuestos y las posibles desviaciones a los sistemas de informacin dirigidos a la alta
direccin, como por ejemplo el E.I.S., Sistema de Control de Gestin, etc..Ya que para la
direccin es muy importante conocer en todo momento el grado de cumplimiento de los
presupuestos, y lo que quizs es ms importante, poder tomar decisiones a tiempo, en base al
Sistema de Control Presupuestario 435
conocimiento del cumplimiento de los objetivos presupuestarios y de empresa.
2.7.- Modelo de datos
Al igual que en los sistemas anteriormente analizamos, se representa grficamente las entidades
de un Sistema de Control Presupuestario, as como sus relaciones. Por ejemplo:
1.- Relacin 1:1.- A cada cuenta contable se le imputa el importe reaL
2.- Relacin 1 N.- El presupuesto se elabora con una o varias unidades
presupuestarias.
tiene
Sistema de Control Presupuestario 436
2. 8.- Flujo de informacin
Se representa grficamente el flujo de informacin lgico de las principales funciones del
Sistema de Control Presupuestario.
MANTENIMIENTO
DE DATOS
n
1 .- Partidas p resupu estarias.
2.- Informes por nivel dc responsabilidad,
ENTRADA DE PRESUPUESTOS 3.- Niveles de agregacin de la informacin.
4.- Aprobacin.
1 . - O irectric es del presupuesto anual.
2.- Entrada de presupuestos.
3.- Y sudaciones.
4.- lA odificaciones de presupuestos.
1
TRATAMIENTO DE PRESUPUESTOS
1.- Gonsolidacin a diferentes niveles de
agrupacin.
4.
2.- Aprobacin de presupuestos.
Y- Modificaciones.
4.- Elaboracin de presupuestos definitivos.
COMPARACION PRESUPUESTOS
1.- Com paracin de presupuestos con datos
reales.
2.- Deteccin y anlisis de desviaciones.
CAPTURA DE DATOS REALES 3.- Informes de excepcin.
Entrada de la informacin con datos
reales.
2.- Tratam iento de datos:
- Agregacin.
Desagregacin.
SEGUIMIENTO Y CONTROL
PRESUPUESTARIO
1.- (s rado de cunplim iento de loa
presupuestos -
2.- A ctu alizacin de presupuestos.
3.-Consultase informes.
CAPITULO IV: SISTEMAS DE INFORMACION PARA LA DIRECCION
3.- SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
3.1.- Definicin y objetivos
Un Sistema Integrado de Gestin (S.I.G.) es el instrumento para alcanzar la implantacin de
la cultura de gestin y responsabilidad en todas las reas de la empresa, especialmente en el
rea econmico-financiera. Por consiguiente:
1.- Un SIG es la herramienta que permite la implantacin real de la descentralizacin,
responsabilizacin y coordinacin de las distintas funciones de la empresa.
2.- En un SIG se han de seguir los principios definidos en el Modelo de Gestin para
garantizar la capacidad del sistema para aislar y explicar, de forma comprensible y til,
los resultados imputables a la gestin de cada rea y a los distintos niveles de
responsabilidad.
Sistema Integrado de Gestin 438
Todo Sistema Integrado de Gestin tiene como objetivo facilitar la informacin a los gestores
para que stos puedan tomar decisiones. En este sentido la profesora Castell1 afirma que la
informacin de gestin debe estar al servicio de los gestores, y basada en una orientacin
centrada ms en las causas que en las consecuencias; es decir, ya nada se asume como algo
dado, sino que es preciso adentrarse en el por qu, llevando esta perspectiva a un
cuestionamiento de todas las actuaciones realizadas.
Los Sistemas Integrados de Gestin son herramientas a disposicin de los responsables de las
organizaciones que en parte facilitan su labor al suministrarles una informacin relevante de
la compaa. Es interesante la afirmacin del profesor Sala Bolado2 que confirma las
afirmacionesanteriores: Los sistemas de informacin de gestin son una condicin necesaria,
aunque no suficiente, para lograr una modificacin en el comportamiento directivo. No son
suficientes porque hace falta no slo tenerlos, sino utilizarlos como instrumentos de medida y
reconocimiento (incluyendo retribucin). Es decir, el directivo tiene que saber que lo que dice
el sistema de informacin, los datos que suniinistra van a ser utilizados como vara de medir
su actuacin.
Por otra parte, un SIG implica la renovacin del sistema de informacin asociado al rea
econmico-financiera de la empresa, as como de sus procedimientosadministrativos asociados.
CASTELLO TALlAN!. Emma.: Nuevas tendencias en Contabilidad de Gestint AECAMadrid 1993. pg II
2 SALA BOLADO, Cristian.: Los sistemas de informacin de gestin como instrumento de modificacin del comportamiento
directivo: el caso de un Banco recogido ces el libro Nuevas Tendencias en Contabilidad de Gestin coordinado por Emma CastelldTaliani.
AECAMadrid 1993. pg 31
Sistema Integrado de Gestin 439
Para garantizar el xito en la implantacin de un SIG es necesario definir la filosofa del
Modelo de Gestin, es decir, la concepcin bsica de lo que se pretende implantar.
3.2.- ni<>~<>r. del Modelo de Gestin
Un Sistema Integradode Gestin sirve como herramienta para cubrir las siguientes necesidades
bsicas de las empresas:
It Satisfacer, los requisitos formales de informacin de tipo oficial y legal, as como
-
permitir el seguimiento y control de todas las relaciones financieras y patrimoniales con
terceros de la empresa.
2~. Hacer posible la segregacin en unidades de negocio definidas por la Direccin.
-
30 Facilitar el seguimiento del grado cAe eficiencia econmica en la utilizacin de los
recursos que la compaa pone a disposicin de los administradores de los centros de
responsabilidad existentes.
4O~ Permitir el seguimiento de la eficacia tcnico-econmica de las distintas unidades
productivas de la compaa, ofreciendo mediante indicadores de gestin una visin
integral del estado del negocio.
Sistema Integrado de Gestin 440
En este sentido, un SIG cubre las necesidades del rea econmico-financiera mediante la
integracin de los distintos sistemas de informacin asociados al citado rea, y que ya han sido
objeto de anlisis en el presente estudio.
Adems un SIG ha de integrarse con el resto de los sistemas de informacin corporativos de
la compaa, incorporando de stos, de forma automtica los datos relevantes para la gestin
econmica-financiera. De esta forma, un SIG aprovecha el esfuerzo de captura de informacin,
realizado en otros sistemas transaccionales de la compaa, asegurando as la unicidad y la
consistencia de la informacin manejada en las distintas reas y niveles de la empresa.
3.3.- Premisas del Modelo de Informacin
La compaa que quiere instalar un SIG ha de definir en primer lugar una serie de premisas
necesarias para la cobertura de sus necesidades de informacin. A modo de ejemplo las
premisas pueden resumirse en los siguientes puntos:
- Premisas generales:
1. 1.- La estructura de informacin que se defina debe ajustarse fielmente a la de la
organizacin.
Sistema Integrado de Gestin 441
1.2.- Ha de ser flexible para poder adaptarse a los posibles cambios necesarios en el
futuro.
1.3. No debe hipotecar el desarrollo del resto de los sistemas de informacin.
-
2.- Premisas patrimoniales:
2. 1.- Satisfacer las necesidades legales de facilitar informacin financiera.
2.2. Analizar la posible separacin de las contabilidades por cada unidad de negocio
-
(produccin, comercializacin, distribucin,...).
2.3. Facilitar la informacin sobre el patrimonio que estn gestionando directamente
-
las unidades operativas.
3.- Premisas del modelo analtico:
3. 1.- Las unidades operativas o centros de responsabilidad, en el desarrollo de su
actividad econmica, deben tomar como referencia su presupuesto de gestin.
3.2.- Los gastos se deben introducir en el Sistema Contable al mismo nivel que fueron
presupuestados, con ello se garantiza que cada centro de gestin sea capaz de analizar
Sistema Integrado de Gestin 442
sus operaciones con las presupuestadas.
3.3.- El rbol jerrquico de centros que defina la empresa deber estar segregado al
primer nivel por unidades de negocio, para mantener la coherencia inmediata entre la
Contabilidad Financiera, Analtica y de Gestin.
3.4.- En las unidades operativas o centros de responsabilidad, el desglose ha de ser de
acuerdo a las necesidades de informacin propias de cada unidad, teniendo en cuenta
la capacidad de la organizacin para mantener ese nivel de detalle.
3.5.- Los centros de responsabilidad dispondrn de la informacin de costes que sea
relevante para su gestin. El carcter de dicha informacin est en funcin de su nivel
de responsabilidad dentro de la jerarqua. Esta informacin se compondr de:
3.5.1. Relacin de todos los elementos princ4i,ales del patrimonio, que son
-
propios a la gestin del centro y de los que deben hacerse responsables.
3.5.2. Informacin para el control y seguimiento del presupuesto, donde se
-
analizan las desviaciones de todos los gastos/ingresos de cada centro.
3.5.3. Seguimiento de costes ~operativos especficos de cada centro, ajustando
-
internamente los costes por trabajos realizados entre centros. De esta
Sistema Integrado de Gestin 443
forma se facilitar el anlisis de costes por centro, ya que se determina
el total de costes reales incurridos en cada uno de ellos.
3.5.4. Control analtico de los costes unitarios por centro, para determinar los
-
costes de cada proceso de la compaa.
3.5.5. Control y seguimiento de las inversiones realizadas por cada centro y el
-
seguimiento de los objetivos.
3.4.- Informacin que debe facilitar
La informacin que debe suministrar un Sistema Integrado de Gestin deber estar ajustada al
nivel y necesidad de la misma que corresponda a la responsabilidad del centro.
En este sentido los centros de ltimo nivel son, habitualmente, un desglose adicional de centros
superiores, que permiten recoger los costes de otros centros de forma ms detallada.
Para el profesor Sala Bolado3 los requisitos que deben cumplir los Sistema de Informacin de
Gestin se pueden resumir de la siguiente forma:
Ibdem, pg. 34
Sistema Integrado de Gestin 444
1.- Deben facilitar a cada gestor toda -y solamente- la informacin necesaria para su
gestin y aquella que incida en los resultados de la misma.
2.- Deben imputar a los resultados de la gestin todas y solamente las variables de
- -
cuyo manejo es responsable.
3.- Deben permitir comparar resultados de distintas reas y su evolucin en el tiempo,
de manera consistente y homognea. Hay que establecer criterios adecuados y
mantenerlos en el tiempo.
En el anlisis de costes se debe obtener de forma simultnea tanto la visin en origen como en
destino, es decir, quin administra y quin utiliza los recursos. Por ello, los costes se
analizarn, finalmente, despus de realizar todos los ajustes por los trabajos realizados para
otros centros, para lo que es necesario disponer del detalle suficiente de la informacin que
debe facilitar un Sistema Integrado de Gestin, a saber:
1.- Informacin para el seguimiento de los gastos especficos en origen y directamente
asociados al centro correspondiente.
2.- Informacin de los gastos en destino para el seguimiento de costes totales incurridos
en la compaa por su cuenta, por ejemplo: el centro de mantenimiento es un centro
origen ya que presta un servicio al resto de la organizacin.
Sistema Integrado de Gestin 445
Los centros de gestin, como centros superiores que tienen responsabilidad presupuestaria,
recibirn adems de la informacin anterior, la siguiente:
1.- Informacin para el seguimiento de todos los costes operativos y especficos de cada
centro de gestin o de centros inferiores.
2.- Informacin para el control y seguimiento presupuestario, de forma que puedan
analizar las desviaciones de todos los gastos incurridos por cada centro o centros
inferiores.
Los centros de beneficio, tienen una responsabilidad en los resultados finales de la compaa
de manera que recibirn adems de la informacin mencionada la siguiente:
- Control analtico de los costes unitarios por centro de beneficio, por el que se
puedan determinar los costes de cada proceso productivo de la compaa, facilitando
as el clculo del margen obtenido en cada paso.
2.- Informacin para el control y seguimiento de los resultados operativos del centro,
de forma que se puedan comparar los costes operativos de cada centro de beneficio con
los costes estndar de cada uno de ellos.
3.- Pseudobalances, que presenten una relacin de todos aquellos elementos relevantes
Sistema Integrado de Gestin 446
del patrimonio, que son propios a la gestin del centro y de los que deben hacerse
responsables.
4.- Indicadores de gestin que faciliten la evaluacin de los resultados de gestin del
centro, dado que stos agregan la informacin tcnica, econmica y financiera relevante
para el mismo.
Las unidades de negocio, deben ser autosuficientes en la gestin de las unidades operativas
asignadas a cada una de ellas, por lo que recibirn adems de la informacin anterior la
siguiente:
1.- Balance en formato oficial, que permita el seguimiento y control de todas las
relaciones financieras y patrimoniales con terceros de cada una de las unidades de
negocio definidas.
2.- Cuentas de resultados contables de gastos e ingresos, comparadas con el
presupuesto, de forma que se facilite la medicin del grado de eficiencia econmica en
la utilizacin de los recursos puestos a disposicin de los administradores.
3.- Cuentas de resultados analticos de costes y productos. de forma que se pueda
medir el resultado de la gestin de cada unidad de negocio.
Sistema Integrado de Gestin 447
La compaa en su totalidad podr obtener, adems de toda la informacin anteriormente citada
de forma agregada, aquella que cubra los requisitos formales de informacin de tipo oficial y
legal.
3.5.- Visin tridimensional
Como se dijo en el captulo III apanado 3.2 Caractersticas de un Sistema de Contabilidad
Analtica, todos los hechos econmicos de la compaa deben representarse en un modelo
tridimensional que d contestacin a las tres cuestiones bsicas que explican dichos hechos.
Estas preguntas eran:
- Quin es el responsable de la utilizacin de los recursos y para quin?
2.- Qu tipo de recursos utiliza?
3.- Para qu finalidad se utilizan dichos recursos?
Para contestar a las preguntas anteriormente citadas, se presenta a continuacin de forma
esquemtica el modelo tridimensional, y dando en este momento una breve definicin por cada
eje representado:
Sistema Integrado de Gestin 448
CENTRO (Quin y paja quin?)
NATURALEZA (Qu?)
ACTMDAD (Para qu?)
1.- Centros (Quin y para quin?)
Se entiende por centro las unidades mnimas que componen la organizacin de la compaa,
cuya responsabilidad se determina segn el nivel que ocupen dentro de la jerarqua.
La responsabilidad en la utilizacin de los recursos se entiende bsicamente desde dos puntos
de vista:
1.- Desde el punto de vista de quin administra los recursos (ORIGEN):
1.1.- Centros de gestin: Se trata de centros elementales con responsabilidad
Sistema Integrado de Gestin 449
presupuestana.
1.2.- Centros de imputacin: Se utilizan para capturar los costes especficos que
un centro de gestin incurre por cuenta de otros centros, con el fin de
liquidarlos peridicamente. Son centros sin ninguna responsabilidad
presupuestana.
2.- Desde el punto de vista del causante final de la utilizacin de recursos (DESTINO):
2.1.- Centros de beneficio: Son unidades finales de la cascada de coste, con
responsabilidad presupuestaria y para los que es posible asignar ingresos, y por
lo tanto, para los que se puede obtener un resultado operativo.
2.2.- Centros de coste: San centros sin responsabilidad en los resultados de la
compaa, pero que explican parte de los resultados obtenidos porel centro de
beneficio del que depende.
Pueden existir otro tipos de centros especiales, como por ejemplo:
2.3. Centro ficticio: Se utiliza para capturar centralizadamente todos aquellos
-
gastos que porsu naturaleza o por la dificultad de imputarlos directamente sobre
los centros finales hay que llevar separadamente.
Sistema Integrado de Gestin 450
2.4. - Centros de agrupacin: Se trata de agrupaciones elevadas en la
organizacin que agregan simplemente centros inferiores.
Grficamente, se puede representar la estructura de centros de la siguiente forma:
ESTRUCTURA DE CENTROS
COMPAA
jJ
- _ti
Cst.aAigrs. CP4T~ DE
Insmso.IDa.to. pese
Ojr,. da R..jtM.
y- -y-
~STFS
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El Modelo Analtico de un Sistema Integrado de Gestin debe permitiridentificar cmo se han
administrado los recursos de la compaa, adems de conocer los costes derivados de la
utilizacin de las instalaciones, independientemente de quin se ocupe de negociarlos o
suministrarnos.
Sistema Integrado de Gestin 451
Cuando el administrador de los recursos es a la vez beneficiario de su utilizacin, la respuesta
a las preguntas quin? y para quin? coincide, por lo que al registrar el gasto estamos
tambin registrando el coste.
2.- Naturaleza de Costes (Qu?)
El eje de costes define el tipo de recurso utilizado o el tipo de remuneracin recibida mediante
las cuentas contables de gastos e ingresos. Se distinguen dos tipos: primarias y secundarias.
2. 1.- Naturalezas primarias: Son aquellas naturalezas de ingresos y gastos que se
utilizan en la Contabilidad Financiera (compra de materiales, costes de personal,
ingresos de ventas, etc.).
2.2. Naturalezas secundarias: Son las naturalezas que sirven de enlace entre la unidad
-
que administra los gastos o ingresos y la causante final de los costes o productos que
los motivan (servicio de informtica, servicios para un centro de la misma unidad,
servicios para un centro de otra unidad, etc.). Estas a su vez en:
2.2. l. Naturaleza internegocios: son aquellas que sirven para reasignaringresos
-
y gastos entre las distintas unidades de negocio, con objeto de determinar
los resultados reales de cada una de ellas, as como sus costes y
Sistema Integrado de Gestin 452
productos.
2.2.2. - Naturaleza intranegocios: son las naturalezas que se utilizan para
reasignar costes y productos dentro de cada unidad de negocio con el fin
de aislar la responsabilidad de cada centro de beneficio.
3.- Actividades (Para qu?)
La definicin de las actividades debe establecerse a nivel corporativo para conocer en cualquier
instante el coste por accin desarrollada en los distintos niveles dentro de la organizacin. Se
pueden definir dos tipos de actividades:
3.1. Actividades funcionales: son aquellas actividades reales que responden a una
-
funcin especfica realizada por el centro.
3.2. Actividades instrumentales: se trata de actividades ficticias que requieren un
-
tratamiento especfico de gastos y/o ingresos antes de asignarlos a un centro en
cuestin.
Sistema Integrado de Gestin 453
3.6.- Centro de gestin venus Centro de beneficio
Un seguimiento adecuado de la utilizacin de los recursos asignados a cada centro, debe
permitir diferenciar y mantener simultneamente dos visiones: quin administra y quin se
beneficia. As, quin administra los recursos, realiza el seguimiento de la calidad de su
utilizacin a travs del Presupuesto de Gestin, dado que es responsable de su mximo
aprovechamiento dentro de los planes de actuacin establecidos por la Direccin. Por el
contrario, el destinatario de estos recursos, esdecir quin se beneficia, realiza el seguimiento
a travs de los Resultados Analticos, en cuanto que es responsable del volumen de costes y
de parte de los productos generados para la compaa.
La unidad de anlisis del Control Presupuestario es el Centro de gestin, que se define como
la unidad mnima dentro de la organizacin que tiene delegada la responsabilidad del uso
eficiente de los recursos asignados por parte de la compaa y cuya misin es la de gestionar
stos de acuerdo a las normas y objetivos establecidos a nivel corporativo. Esta responsabilidad
se ha de establecer de forma jerrquica de acuerdo al organigrama de la misma.
La unidad de anlisis de Contabilidad Analtica es el Centro de beneficio, que se define como
la unidad protagonista de los hechos econmicos: por una parte genera los ingresos y por otra,
incurre en los costes necesarios para obtener los ingresos.
Un Sistema Integrado de Gestin debe mantener ambas visiones simultneamente, permitiendo
Sistema Integrado de Gestin 454
pasar de una a otra en cualquier instante. En este sentido, el Sistema Integrado de Gestin
permite conocer cmo se han administrado los recursos y los costes derivados de la mayor o
menor utilizacin de dichos recursos, independientemente de quin se ocupe de administrarlos.
As pues, un S.I.G. debe tener una estructura integrada e incorporar automticamente los datos
relevantes del resto de los sistemas de informacin. Esta doble funcionalidad se consigue
aprovechando al mximo el esfuerzo de captura de la informacin bsica, introducida en los
sistemas transaccionales (Compras, Almacenes, Contabilidad,...), con lo que se asegura adems
la unicidad y consistencia de la informacin manejada dentro de la compaa.
La captura de informacin econmico-financiera necesaria para la gestin debe realizarse
siempre de forma simultnea a travs del Sistema de Contabilidad Financiera. Adems, el
Sistema de Contabilidad Analtica debe alimentarse del Sistema de Contabilidad Financiera,
mediante la incorporacin de datos complementarios en el momento de la captura de la
informacin asociada a los ingresos y gastos.
El Sistema de Informacin de Contabilidad Analtica debe disponer de una serie de funciones
o herramientas que permita que los gastos administrados por un centro sean imputados como
costes de la unidad que los ha causado.
Si existiera separacin de unidades de negocio, el mbito para la aplicacin de las tcnicas de
trasladosde gastos quedara reducido a la reubicacin de las imputaciones dentro de una misma
Sistema Integrado de Gestin 455
unidad de negocio. Ello significa, que en un pnmer paso la contabilidad internegocios asla los
resultados para cada unidad de negocio de forma individual, y en un segundo paso la
Contabilidad Analtica obtiene los resultados operativos de cada centro de beneficio mediante
las correspondientes reubicaciones de costes:
1.- Reparto de naturaleza: Permite trasladar las imputaciones de un centro a otro
manteniendo la naturaleza primaria y se utiliza habitualmente cuando una operacin no
se conoce con el detalle suficiente y no se puede determinar el centro ltimo de
imputacin, aunque si se conoce el centro de responsabilidad superior. En estos casos,
se imputa sobre el centro superior, dejando para un momento posterior el traslado al
centro o centros de imputacin definitivos.
2.- Subrepartos de costar Permite trasladar los costes mediante una naturaleza
secundaria y se utiliza siempre que un centro administra un gasto del cual no es
destinatario ltimo.
Todos estos traslados deben realizarse siempre manteniendo la actividad originaria para
garantizar la coherencia del modelo, pues de otra forma se perdera informacin de los costes
recibidos o transferidos en cuanto a la finalidad de los recursos empleados por la compaa en
su totalidad.
CAPITULO IV: SISTEMAS DE INIFORMACION PARA LA DIIIECCION
4.- IMPORTANCIA DE LOS SISTEMAS DE CONTROL DE GESTION
4.1.- Introduccin
Segn AECA el control en una organizacin es la funcin que asegura el dominio, gobierno
o regulacin de la misma, de forma que se alcancen los resultados-objetivos predeterminados,
cumpliendo los programas establecidos. Este control se ejerce a partir del conocimiento por los
responsables de la situacin real de la organizacin o de alguna parcela de la misma que,
comparada con el resultado predefinido, pone en evidencia la existencia o no de desviaciones,
haciendo que el responsable de la organizacin haya de tomar, en su caso, las oportunas
acciones correctoras que decida y aplique
Para Alazard y Sepan2 la direccin o la gestin de la empresa consiste en recoger las
1- ASOCIACION ESPAOLA DE CONTABILIDAD YADMINI5TRACION DESMPRESAS. Documento nm. 3- Principios
de Organizacin y Sistemas. La Puncin de Control en las Organizaciones. Enero 1989. pg. 15
2 ALAZARD. Claude y 5EPARj, Sabine.: Contrle de gestion. Editorial Dunod. Paris 1994. pg. 3
Importancia de los Sistemas de Control de Gestin 457
informaciones para controlar los actos y decider las modificaciones a introducir. Continuan
los citados autores diciendo que todo control va dirigido a medir los resultados de una accin
y a comparar estos resultados con los objetivos establecidos a priori para ver si hay
convergencia o divergencia.
Los autores Bescos, Dobler, Mendoza y Naulleau3 definen el control de gestin como un
proceso por el cual los dirigentes de la empresa se aseguran que los medios son utilizados de
manera eficaz y eficiente para conseguir los objetivos definidos. Afirman4 que un sistema de
control de gestin se basa en tres parmetros: objetivos, medios y resultados; y los representan
en un tringulo de la siguiente forma:
FINES OBJETIVOS CULTURA
Y
ESTRATEGIAS MEDIDA DE LOS
Y
PROCESOS
CONTROL
N
DE GESTION
Y>
MEDIOS MEDIDA DE - RESULTADOS
RESULTADOS
Y
Y
Y
Y,
ESTRUCTURA
BESCOS PL., DOBLER 1., MENDOzA-MARTINEZ C. y NAULLEAU O.: CentrIs de gesdon et znanagement.
Editorial Montchrestien. Paris 1991. pg. 20
Ibdem. pgs. 35-68
Importancia de los Sistemas de Control de Gestin 458
Desde una perspectiva amplia y dinmica el profesor Amat5 considera que el controlde gestin
es el conjunto de procedimientos que guan no slo el control del resultado, sino tambin la
eleccin del comportamiento de los que deben tomar decisiones para que acten lo ms
eficientemente posible a fin de alcanzar los objetivos de la organizacin a partir de los recursos
disponibles.
La actividad econmica ha evolucionado considerablemente en los ltimos aos, entre otras
razones por la competitividad que afecta de forma creciente a la supervivencia de muchas
empresas, en especial a las compaas industriales.
Los aspectos bsicos de esta evolucin hacia un entorno distinto y ms competitivo han sido,
en nuestra opinin los siguientes:
- Aumento creciente de la competencia internacional: las economas son cada da ms
abiertas y los precios ms agresivos, Lo que exige a las empresas estar en una
permanente mejora de sus procesos productivos, comerciales, etc.
2.- Evolucin de la tecnologa: con la automatizacin y aplicaciones de tcnicas nuevas,
las estructuras de costes cambian, puesto que se simplifican los procesos y los
procedimientosasociados a un ciclo de negocio, eliminando las tareas sin valor aadido.
AMAr 1 SALAS, Joan M.: 0Co-strol Presupueslario. Ediciones Gestin 2000Barcelona 1992. pg. 13
Importancia de los Sistemas de Control de Gestin 459
3.- Evolucin de los mercados: la diversificacin de productos, la disminucin de
ciclos de vida del producto, la mejora de la calidad, etc. han hecho que las empresas
no puedan analizar el mercado como algo estable y duradero, sino todo lo contrario,
al exigirse nuevos servicios y productos que hasta entonces no se demandaban. En
definitiva, sta es otra variable a considerar con la que las empresas tienen que contar
y analizar para evitar quedarse fuera del mercado.
Todo lo anteriormente citado ha supuesto una modificacin importante en la visin de los
negocios, en la que destaca cada vez ms la relevancia hacia la consecucin de la calidad total,
entendida como combinacin de dos tipos de factores:
1.- Uno externo, es decir la satisfaccin del cliente.
2.- Otro de tipo interno (dentro de la organizacin) hacer las cosas bien y a la primera,
en definitiva, mayor productividad.
Para afrontar las compaas este reto, estn efectuando ambiciosos procesos de cambio
caracterizados por los siguientes aspectos:
- Mejora de la eficacia y eficiencia de la estructura
2.- Racionalizacin y modernizacin de los procesos productivos y de distribucin
3.- Orientacin creciente a la colaboracin y asociacin entre los distintos agentes que
intervienen en el ciclo productivo: fabricantes, distribuidores, clientes, etc.
Importancia de los Sistemas de Control de Gestin 460
Dichos procesos suponen una reorientacin hacia el cliente basada en la asociacin de
actividades a los requerimientos de ste, simplificando el flujo de operaciones y orientando el
trabajo a aquellas que generan valor aadido.
Los modernos entornos de organizacin industrial, como porejemplo el Just-in-time plantean
como objetivos bsicos elementos inimaginables hace tan slo unos aos, ya que se centran en
los siguientes aspectos:
1.- Mejora de la calidad, del servicio y del coste del producto, a travs de una gestin
enfocada a la mejora continua del proceso productivo.
2.- Reduccin del proceso productivo a travs de su simplificacin.
3.- Eliminacin de actividades que no aportan valor al producto o servicio.
4.- Simplificacin de la informacin, con objeto de controlar aquello que es relevante
para la organizacin y evitar el exceso de informacin. Una adecuada informacin
constituye un elemento diferenciador, una autntica ventaja competitiva sobre el resto
de competidores.
Con este nuevo escenano, es necesario que los procesos de direccin se orienten
paulatinamente hacia modelos de gestin mucho ms dinmicos y flexibles en los que como
Importancia de los Sistemas de Control de Gestin 461
premisa bsica es fundamental la mejora constante de los mecanismos de informacin que
ayuden a la toma de decisiones.
En este sentido Muoz Machado6 afirma que el control de gestin supone establecer un
sistema fluido, flexible y veraz de comunicaciones, posible, probablemente, slo cuando su
filosofa de funcionamiento de la empresa se basa en la colaboracin y en la armona.
Concluye el citado autor el artculo diciendo que el Control de Gestin ha de considerarse
como un proceso dinmico, que atane tanto a los directivos como al resto del personal de la
empresa y cuya misin principal es adaptar a las circunstancias el Plan o Norma de la empresa
y vigilar su cumplimiento.
Segn el Documento nmero 3 de la AECA7 el proceso del ejercicio del control se puede
resumir en el siguiente cuadro:
MUNOZ MACHADO, Andrs.: Control de <3estiny Contabilidad. Partida Doble nm. 51. Diciembre. Madrid I994.pg.
LS y
Ibdem, pg. 18
Importancia de los Sistemas de Control de Gestin 462
FASES DEL CONTROL FORMA DE EJERCICIO COMPONENTES DEL
DEL CONTROL CONTROL
Preparacin - Fijacin de objetivos o - Directriz, norma u
elementos de referencia, objetivo.
- Puesta a punto de medios
y mtodos de medida.
Ejecucin - Ejecucin. - Observacin.
- Comparacin.
Medida - Medida de la ejecucin, - Observacin.
con relacin a los - Comparacin.
objetivos y programas.
Accin - Acciones correctoras. - Accin.
En el citado Documento continua diciendo: El ejercicio efectivo del control implica acciones
correctoras, en su caso. La accin ser tomada en el mbito de responsabilidad
correspondiente; los objetivos y desviaciones deben quedar definidos dentro del mismo cuadro
de responsabilidad. Concluye afirmando El punto esencial del control est en la decisin
sobre la accin oportuna. La persona clave en un dispositivo de control es el responsable de
las acciones correctoras. Debe tener a su disposicin, por una parte, objetivos y normas; por
otra, el sistema de medida y cl conocimiento de las desviaciones, de forma que se puedan
juzgar las consecuencias de las decisiones que se toman.
Importancia de los Sistemas de Control de Gestin 463
4.2.- Modelo tradicional de gestin
Las caractersticas ms relevantes del modelo tradicional de gestin siguiendo a Donnelly,
Gibson e Ivancevich8, comparadas con un planteamiento como el descrito hasta ahora, hace
necesario cuestionarse la idoneidad tanto de los sistemas de informacin como de los propios
mtodos de gestin tradicionales.
Un anlisis de dichos modelos de gestin nos lleva a identificar sus carencias o limitaciones que
podramos agrupar en tres grandes apartados:
1.- Contenido:
El planteamiento general del mtodo de gestin tradicional, bsicamente analiza la
informacin mediante la combinacin de tres variables o factores:
1.1. Naturaleza del gasto ingreso
-
1.2.- Concepto analtico
1.3.- Centro de responsabilidad
Este esquema est basado fundamentalmente en modelos econmicos-financieros en los
cuales la informacin y las herramientas manejadas eran bsicamente contables. Sin
DONNELLY, James H., GIBSON, lamesL. e lvancevich John M.: Fundanientala ofManagenicar. Eigh Edition. Edto,~1
Richard D. lrwin, Inc. Homewood. illinois 1994, pp.330 y st.
Importancia de los Sistemas de Control de Gestin 464
embargo, esta informacin puede resultar insuficiente para impulsar adecuadamente la
organizacin hacia el cumplimiento de sus estrategias competitivas actuales que
requieren el control de aspectos tales como la mejora continua, la calidad, optimizacin
de procesos, etc.
2.- Formato de presentacin:
La caracterstica generalizada de los sistemas tradicionales es la de presentar formatos
compactos, poco atractivos para el usuario final y de difcil anlisis de la informacin
y conclusin por parte de los directivos. Ello es debido, bsicamente, a las siguientes
razones:
2.1.- Gran volumen de datos y conceptos incluidos en los informes de direccin.
2.2.- Presentacin generalizada en formato numrico sin considerar ms
ampliamente la posibilidad de otros medios, como por ejemplo grficos,
comentarios explicativos, resmenes, etc.
2.3.- Dificultad en la navegacin dentro de un mismo informe (manejo de
cifras, comparaciones, porcentajes, etc.), toque dificulta una profundizacin en
el anlisis de la informacin.
Importancia de los Sistemas de Control de Gestin 465
2.4.- Poca diferenciacin de los factores que son crticos de aquellos que an
teniendo importancia, su peso especfico, es menor en relacin a los objetivos
de negocio previstos.
3.- Forma de elaboracin:
Los sistemas tradicionales de reporting continan utilizando procedimientos tambin
tradicionales, con los siguientes inconvenientes:
3. 1.- Estn orientados ms al tratamiento masivo de datos que a la presentacin
gil de informacin elaborada.
3.2.- Se basan en sistemas complejos y rgidos con un tiempo limitado de
reaccin frente a cambios en estrategias y objetivos de las compaas.
3.3.- Exige la incorporacin de datos y la elaboracin manual de los mismos.
3.4. Requieren un esfuerzo adicional para la integracin de varias fuentes de
-
informacin, a fin de procesar informacin dispersa y evitar los riesgos de
inconsistencia.
El enfoque tradicional presenta limitaciones para ayudar a la toma de decisiones, debidas a las
Importancia de los Sistemas de Control de Gestin 466
caractersticas bsicas de su concepcin. Por el contrario, otros aspectos de mejora potencial
pueden citarse los siguientes:
1.- fnkrmacin a nivel transaccional:
Si bien el modelo tradicional en muchas ocasiones es enormemente vlido para
satisfacer las necesidades de carcter tctico y operacional, es ms difcil en base al
mismo, poder realizar un seguimiento de los objetivos planteados en el plan estratgico,
sea ste formal o informal, de la compaa.
2.- Predominio de la informacin econmica:
Por causas histricas en las que la contabilidad era el sistema de informacin ms
importante, a veces el nico, la mayor parte de los datos que maneja la Direccin
provienen bsicamente de este sistema de informacin, lo que implica que:
2.1.- Desfase en el tiempo para disponer de la informacin de gestin debido
al perodo de cierre de la contabilidad, al que hay que sumar en muchas
ocasiones unos das adicionales para la preparacin de la informacin a la
Direccin en un formato ms amigable.
2.2.- La Contabilidad de costes presenta una visin de carcter esttico frente
Importancia de los Sistemas de Control de Gestin 467
a la realidad dinmica de la actividad empresarial, no teniendo en cuenta
conceptos de coste como los financieros o los costes derivados de la no calidad.
3.- EnI*sis en el anlisis del pasado:
En general, existe una mayor preocupacin en examinar, explicar y justificar el pasado
que en el planteamiento de planes de accin futuros que permitan realmente modificar
la marcha de la sociedad.
En este enfoque de gestin, resulta habitual la utilizacin del anlisis de desviaciones
contables como herramientas de gestin y control. La distancia en el tiempo entre los
cierres naturales y la disponibilidad de la informacin suele adems perjudicar la
utilidad de este tipo de informacin al tratar de extraer conclusiones para cambiar el
futuro.
4.- Dificultad para descender en el detalle:
La informacin est estructurada de forma que existe un importante desfase entre la
informacin incluida en el cuadro de mando y aquella generada por los sistemas
operativos de base, generalmente poco elaborada y a mximo nivel de detalle. No suele
incluir anlisis por excepcin, visualizacin por distintos conceptos, es decir,
navegacin por la base de datos, lo que condiciona su completo aprovechamiento.
Importancia de los Sistemas de Control de Gestin 468
5.- Ofrece una visin imitada de la realidad:
Los sistemas de gestin tradicionales muestran los efectos globales de la misma, de
forma que lo que se est realmente siguiendo en ellos son desviaciones que representan
un conjunto de alarmas. Aparecen as los resultados, pero no las causas que los
provocaron, por lo que a partir de esta informacin no se analiza ni se efecta
seguimiento alguno sobre los autnticos generadores de coste o ingreso.
Estos sistemas de gestin no responden por tanto a un enfoque de proceso dinmico de
mejora continua, sino a modelos estticos orientados ms al cumplimiento de un
presupuesto que a la consecucin de los verdaderos objetivos de negocio.
6.- Escaso anlisis de la situacin competitiva:
La necesidad de informacin del entorno en un marco cada vez ms competitivo y en
una situacin de globalizacin de mercados, representa un reto difcil para los sistemas
de gestin tradicionales, ya que en stos apenas se establece comparacin con la
competencia ni se utilizan datos externos a la propia compaa. Esto debe ser mejorado,
aunque bien es cieno que en nuestro pas la informacin externa es muy difcil de
obtener, especialmente en algunos sectores industriales.
Importancia de los Sistemas de Control de Gestin 469
7.- Palta de cobertura de todas las reas de la compaa:
Les sistemas de gestin tradicionales dejan tpicamente reas sin cubrir o parcialmente
cubiertas, como por ejemplo calidad, investigacin y desarrollo, etc. Ello es fcilmente
comprensible si se considera la naturaleza de los sistemas soporte que generan la mayor
parte de la informacin utilizada por los actuales Cuadros de Mando: Contabilidad,
Cuentas a Cobrar, Compras, Facturacin, etc.
8.- Dificultadpara establecer un seguimiento metodolgico de las acciones acordadas:
El planteamiento de planes de accin y el seguimiento peridico de su grado de
cumplimiento son difciles de seguir de forma sistemtica a travs de la informacin
actual de direccin; con ello, la actualizacin o la formulacin de nuevos planes en
funcin del comportamiento real es difcil de reflejar. As, las conclusiones de las
reuniones de los directivos pueden quedar relegadas a simples enumeraciones de tareas,
e incluso a meras declaraciones de intenciones, en el caso de que falte un adecuado
segunnento.
9.- Divisin estricta de responsabilidades:
En muchas organizaciones ya se ha abandonado el modelo de gestin vertical por
direcciones, sin que la informacin de gestin se haya alterado para reflejar el nuevo
Importancia de los Sistemas de Control de Gestin 470
entorno.
Ello supone que la informacin suministrada sigue teniendo una visin vertical (no
integrada del negocio), en la que cada uno de los niveles de la organizacin persigue
objetivos de su rea de responsabilidad, lo cual implica una prdida de eficiencia y
eficacia a nivel global.
De esta manera, el actual Cuadro de Mando enmascara duplicaciones, solapes y
diluciones de responsabilidades y funciones, al no responder a un enfoque
multifuncional y de flujo horizontal de las operaciones.
10.- Mayor coste administrativo:
Generalmente implica un coste administrativo importante la elaboracin y seguimiento
de la gestin de la compaa. Conviene realizar un anlisis del coste beneficio para
mejorar el modelo tradicional.
4.3.- Nuevo enfoque del Modelo de Gestin
Los procesos de direccin se orientan cada vez ms hacia modelos de gestin ms flexibles y
dinmicos en los que se considera como aspecto clave la mejora de los mecanismos de
Importancia de los Sistemas de Control de Gestin 471
informacin y toma de decisiones. Por ello, el modelo de gestin debe ofrecer al directivo una
visin global y completa del negocio con informacin relevante, consistente y acorde con los
objetivos estratgicos definidos.
La puesta en marcha de un nuevo modelo o sistema de gestin no se limita nicamente a la
produccin de unos nuevos informes, ni siquiera a la reformulacin, sino que representa, en
primer lugar, un cambio de mentalidad a todos los niveles de la organizacin y constituye una
nueva filosofa de gestin. Por ello, el papel de la Direccin en la implantacin de un nuevo
esquema es fundamental.
El objetivo final de todo este proceso debe ser la vinculacin de la operativa diaria a la
estrategia de la compaa y las fases a realizar se pueden resumir en:
- Formulacin y comunicacin de los objetivos estratgicosy tcticos a los diferentes
niveles de la organizacin, con la intencin de conseguir la plena solidaridad y evitar
de esta manera, los costes derivados de la dispersin, e incluso, contradiccin entre
objetivos y actuaciones, as como los eventuales conflictos entre reas con intereses
contrapuestos.
2.- Seleccionar la informacin suministrada a la Direccin, con objeto de recoger slo
los aspectos necesarios para comprender cul es la posicin real de la empresa y, por
tanto, poder establecersus oportunidadesque configurarn su planteamiento estratgico.
Importancia de los Sistemas de Control de Gestin 472
3.- Elegir las herramientas de informacin como soporte de la nueva metodologa para
asegurar el xito. Se trata de esta manera, de que los sistemas de gestin aprovechen
adecuadamente las ventajas inherentes a las nuevas tecnologas de tratamiento de la
informacin, las cuales permiten disear y construir sistemas capaces de dar cobertura
a planteamientos conceptuales novedosos, ofreciendo al directivo opciones y ayudas a
la gestin que resultaban inimaginables hace tan slo unos aos.
El enfoque propuesto se fundamenta en un Modelo de Gestin para la mejora continua que
se configura como complemento de los sistemas convencionales.
Los principios bsicos que lo inspiran pueden establecerse, bsicamente en:
1.- Mejorar de forma continua las distintas reas de la empresa.
2.- Gestionar las causas en lugar de los efectos.
3.- Impulsar la accin y la toma de decisiones.
4.- Establecer objetivos comunes a toda la compaa.
5.- Reforzar la solidaridad y la coherencia de la gestin en pocos factores claves.
6.- Utilizar un lenguaje comn.
7.- Simplificar la informacin.
8.- Concentrarse en lo importante.
9.- Aumentar el valor aadido del soporte a la gestin.
10.- Aprovechar la aportacin de las tecnologas de informacin.
Importancia de los Sistemas de Control de Gestin 473
En definitiva, el modelo propuesto se plantea como un proceso iterativo de la gestin,
desarrollada en las siguientes fases:
Definicin de las lneas de mejora.
2.- Bsqueda de mejoras.
3.- Establecimiento de planes de accin.
4.- Medida del resultado.
Grficamente, se puede representar:
DEFINICION DE LAS
LINEAS DE MEJORA
<y
PAPEL DE LA
MEDIDA DEL DIRECCIN BUSQUEDA DE
RESULTADO MEJORAS
PLANES DE ACCIN
Importancia de los Sistemas de Control de Gestin 474
- Definicin de las lneas de nz~jora:
La Direccin de la compaa ha de definir los objetivos de la compaa visin de negocio,
a la vez que delimitar el entorno estratgico en que se desenvolver la gestin.
Esta definicin previa debe ser la referencia para toda la organizacin. De tal forma, que
facilite la convergencia de todas las acciones hacia los objetivos perseguidos, evitndose las
ineficiencias derivadas de la persecucin y control de aspectos no prioritarios y posibilitando
la anticipacin de futuros cambios mediante decisiones de carcter proactivo.
La consecucin de los planes de negocio, el estilo de direccin o la situacin del entorno han
de ser los aspectos bsicos a decidir por la Direccin como base del modelo de gestin.
2.- Bsqueda de oportunidades de mejora:
El anlisis de los generadores de actividad facilita la redefinicin de los procesos (productivo,
comercial, administrativo, etc.) con el objeto de eliminar toda tarea o actividad que no aada
valor al resultado de la funcin de su conjunto.
En esta fase del modelo la participacin de la Direccin resulta fundamental, pudindose
centrar su papel entre otros, en los aspectos siguientes:
Importancia de los Sistemas de Control de Gestin 475
1 . - Forzar la identificacin de causas
2.- Suscitar sugerencias de mejora de las diferentes reas y niveles de la organizacin
3.- Reconocer los posibles xitos cosechados
La actitud que debe guiar su actuacin es la de escuchar y favorecer los equipos
multifuncionales a travs de herramientas y tcnicas del tipo de crculos de calidad, mtodos
de participacin, etc.
3.- Establecimiento de planes de accin:
El modelo propuesto a diferencia de los mtodos de gestin tradicionales, incorpora una
sistematizacin en cuanto a su formalizacin y seguimiento.
Les objetivos estratgicos son alcanzados en base a planes especficos y con resultados
cuantificables: un plan de accin es, en definitiva, una lista de acciones concretas, dirigidas a
conseguir objetivos cuantificados en parmetros financieros o indicadores fsicos y con
asignacin de responsables para su consecucin.
De esta forma, un objetivo se acomete mediante planes de accin o mediante objetivos ms
detallados, conseguidos a su vez mediante acciones.
La formalizacin de los planes de accin debe efectuarse de forma que contemple, bsicamente,
Importancia de los Sistemas de Control de Gestin 476
los elementos siguientes:
1.- Objetivo perseguido
2.- Responsable o responsables
3.- Descripcin de las acciones y tareas concretas
4.- Beneficios esperados y obtenidos
5.- Indicadores para la evaluacin de los resultados
6.- Recursos a utilizar
En este contexto, el papel del equipo directivo resulta especialmente crtico en cuanto
constituye el elemento dinamizador del mismo. Para ello, debe fomentar actitudes tendentes a
concretar la propia dinmica de mejora, asignar responsabilidades, crear y mantener el espritu
de equipo y el clima adecuado, asignar medios para la puesta en marcha y mantener la
actividad en los diferentes proyectos.
4.- Medida del resultado:
En estrecha relacin con la definicin de los planes de accin, se sita la medicin del
resultado, tanto en base real como en base a previsiones. En definitiva, puede concluirse que
un control efectivo de la gestin debe concentrarse en los generadores de coste ingreso. Ya
que stos deben ser presupuestados y medidos mediante indicadores fsicos. El objetivo, por
tanto, del modelo consistir en dotar a cada rea de decisin de la informacin adecuada que
Importancia de los Sistemas de Control de Gestin 477
ayude a presupuestar, medir y evaluar la evolucin de los mencionados generadores.
Es acertada la expresin de Reddin9 cuando dice: Si una supuesta rea u objetivo de eficacia
no puede medirse, es mejor que la descartemos, pues de todos modos nadie la tendra en
cuenta. La prueba ms rigurosa, pero necesaria, para las reas y objetivos de eficiencia es la
posibilidad de medicin.
4.4.- Implantacin de un nuevo sistema de gestin
La implantacin de un Sistema de Control de Gestin en las organizaciones es un proceso
delicado que no siempre finalizacon los objetivos deseados, porello es necesano tener presente
una serie de consideraciones que permitan que con el nuevo sistema se cumplan los objetivos
previstos.
El primer paso para conseguir una implantacin sin traumas en las organizaciones se basa en
la creacin de un equipo multidisciplinar y coordinado, al que se le asignan unos objetivos y
fechas concretas para la realizacin de las distintas tareas. La utilizacin de una metodologa
de trabajo en grandes equipos de trabajo se hace imprescindible para garantizar el xito del
proyecto.
REUDIN. Bu.: me cuspus-oriented organizasion Gower Publishing Co. Ltd. traducido con el ttulo La organizacin
orientada al resultado. Editorial Pauds. Madrid 1994. pg. 61
Importancia de los Sistemas de Control de Gestin 478
A modo de resumen podemos representar las actividades involucradas en todo proceso de
implantacin de un Sistema de Control de Gestin mediante el presente grfico:
ORGANIZATIVAS~~ TECOLOGICAS
Funciones y tareas Desarrollo sistemas a medida
Objetivos de gestin Parametrizacin sist. estndar
Flujos administrativos - Integracin sistemas de
Flujos de informacin informacin involucrados
Instalacin del hardware y
Manuales de procedimientos -
DIRECCION DEL PROYECTO
__________________
comunicaciones
Fqacin de objetivos
Estimacin de recursos
Asignacin de tareas
- Compromisos de fechas
- Anlisis de riesgos asociados
- Planes de contingencias
FORMACION - Medicin grado de avance GESTION DEL CAMBIO
En el uso de los sistemas -Asimilacin de la tecnologa
En los nuevos procedimientos Formacin para formadores
En los conceptos de gestin - Comunicacin efectiva
- Participacin de los usuarios
involucrados
Eliminar resistencia
Modificar actitudes de rechazo
4.5.- Conclusin
Como complemento a los modelos de gestin tradicionales surgen nuevas alternativas que
relacionan ms el proceso de direccin con las estrategias y los objetivos de la compaa. En
dichos modelos, adems de incorporar nuevas filosofas y mtodos de gestin, supone un
nuevo tratamiento de la informacin suministrada a la Direccin, de manera que sta recoja
las aspectos relevantes y necesarios para conocer la posicin real de la empresa y, por tanto,
sus amenazas y oportunidades.
Importancia de los Sistemas de Control de Gestin 479
Bsicamente, constituyen modelos de cmo debe gestionarse la empresa siendo sus principios
bsicos la orientacin a la mejora continua y el aumento del valor aadido del soporte de
gestin.
La puesta en marcha del nuevo modelo de gestin transciende a la mera implantacin de
tcnicas de mejora de productividad, e incluso a la instalacin de sistemas de informacin,
enmarcndose en un proceso ms amplio que lleva consigo la transformacin de los
comportamientos de la organizacin en su conjunto y la consiguiente gestin del cambio.
Debido al cambio en el entorno de la empresa, la tecnologa, los gustos de los clientes, el
acontecer macroeconmico, el propio personal, etc,. la tarea predominante de la direccin
de las organizaciones es la gestin del cambio. En definitiva, la direccin tiene que asumir
que el plan que se elabore no es permanente, y que es una gua de accin, una solucin que
han de mejorarse continuamente y donde la funcin de control consiste en detectar
desviaciones respecto del plan, analizar sus causas y optar por decidir soluciones.
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EL CASO: CAMBIO ORGANIZATIVO Y DE GESTION REALIZADO EN EL AREA
ECONOMICO-FINANCIIERA DE UNA EMPRESA DE TRANSPORTE URBANO DE
VIAJEROS.
1.- Introduccin
Se presenta finalmente el caso prctico, se trata de un caso real, llevado a cabo en una
empresa cuya actividad es el transporte urbano de viajeros. La empresa consciente de la
urgencia de tener que dar un mejor servicio a los usuarios, vislumbr con la suficiente
antelacin la necesidad de adaptar su rea econmico-financiera para poder cumplir con los
requerimientos que los usuarios del servicio le demandaban. Se omite su nombre o razn social
y desde este momento se denomina Autobuses, SA.
La preparacin, estudio, presentacin e implantacin definitiva del proyecto requiri ms de
dos aos de dedicacin de un equipo de trabajo mixto integrado por personal de Autobuses,
SA y la empresa consultora.
El caso: Cambio organizativo y de gestin realizado en el rea econmico-financiera
de una empresa de transporte urbano de viajeros 485
La empresa Autobuses SA consider oportuno elaborar, con la ayuda de una empresa de
consultora, un Plan Director de Sistemas de Informacin, cuyo principal objetivo era la
modernizacin de los procedimientos y mtodos de trabajo existentes, as como la identificacin
de los sistemas de informacin necesarios. Todo ello, con el objetivo de mejorar la
organizacin y la gestin mediante una adecuada informacin que facilitase la accin de
decidir.
El informe final del Plan Director de Sistemas de Informacin elaborado por la empresa
consultora, puso de manifiesto las deficiencias en los ciclos de negocio de la empresa
Autobuses SA, destacando la necesidad de un cambio sustancial de los procedimientos y
mtodos de trabajo, as como de los flujos de informacin asociados.
A lo largo de muchos aos algunos de los procedimientos que se utilizaban no haban sido
modificados, y con el incremento del nmero de operaciones era necesario incorporar ms
trabajadores, sin embargo, no por ello se consegua una mayor calidad de la informacin.
El presente estudio se va a centrar no slo en el anlisis del cambio organizativo y de gestin
llevado a cabo en el rea econmico-financiera, sino tambin de sus implicaciones con el
sistema de gestin de talleres y depsito, dada la importancia que tienen en una empresa de
transpones.
As pues, a lo largo del presente apartado se analizar en profundidad todo aquello que sea
El caso: Cambio organizativo y de gestin realizado en el rea econmico-financiera
de una empresa de transpone urbano de viajeros 486
relevante y tenga relacin con lo que es objeto del presente estudio, es decir, la importancia
de la informacin en el rea econmico-financiera y el protagonismo del sistema contable.
2.- Alcance
El estudio que se realiz en la empresa Autobuses SA abarc:
- Conocer la situacin en la que se encontraba la misma.
2.- Identificar los puntos dbiles.
3.- Definir la mejor solucin posible y su implantacin.
4.- Realizar el seguimiento y control de la nueva situacin hasta que sta frese
perfectamente asumida por toda la organizacin.
El proyecto llevado a cabo pretenda poner en marcha una solucin que de acuerdo con las
tcnicas de direccin de empresa implantadas porgrandes multinacionales o segn los manuales
de management aconsejasen realizar. Fue deseo de la Direccin, en todo momento, que el
consultor elaborase la mejor solucin con el consenso y la participacin activa de las personas
que integraban la organizacin.
El alcance del proyecto de la empresa Autobuses SA en el rea econmico-financiera
comprenda la revisin y mejora de las reas:
El caso: Cambio organizativo y de gestin realizado en el rea econmico-financiera
de una empresa de transporte urbano de viajeros 487
1.- Compras,
2.- Almacenes,
3.- Contabilidad Financiera,
4.- Contabilidad Analtica,
5.- Control presupuestario,
6.- Cuentas a Cobrar,
7.- Cuentas a Pagar
8.- Tesorera y
9.- Activos Fijos.
Se elabor un Cuadro de Mando que pretenda suplir en parte la ausencia de un sistema de
informacin para ejecutivos (E.I.S.), ya que la direccin no consider oportuna su instalacin.
La Direccin de la empresa era consciente de la importancia, que tena la informacin asociada
al rea econmico-financiera que aumentaba da a da, y consider imprescindible revisar y
redisear los flujos de informacin, segn las necesidades presentes y futuras de la empresa,
con el objetivo de conseguir una mayor calidad en el servicio de transporte de viajeros al
menor coste posible.
El caso: Cambio organizativo y de gestin realizado en el rea econmico-financiera
de una empresa de transporte urbano de viajeros 488
3.- Diagnstico de la situacin inicial
Durante los primeros meses del desarrollo del proyecto se revisaron todos los procedimientos,
mtodos de trabajo, ciclos de negocioy por supuesto los sistemas de informacin mecanizados
implantados en la empresa Autobuses, SA. La primen impresin frea misma que se haba
detectado durante la fase de desarrollo del Plan Director de Sistemas de Informacin, es
decir, una urgente actualizacin y mejora de los flujos de informacin asociados al rea
econmico-financiera.
La empresa consultora elabor un documento de conclusiones: Diagnstico de la situacin
actual, que present al Comit de Direccin para su debate y acciones a tomar, que se
resumen a continuacin:
- Tareas repetitas con poco ~aloraadido:
Se detectaron tareas que se realizaban en varios departamentos o reas de la empresa,
y en la mayora de los casos con poco o ningn valor aadido. Sirva de ejemplo: el
control de las facturasque se reciban en la compaa y que se registraban manualmente
en los libros correspondientes de cada uno de los departamentos que intervenan en la
manipulacin de las facturas hasta su pago.
1 p~ Cornitd de Direccin estaba integrado por el Director General, el Subdirector General y los Directores responsables de
cada una de las reas de la compaa (Talleres, Compras. Finanzas, Proceso de Datos, etc.).
El caso: Cambio organizativo y de gestin realizado en el rea econmico-financiera
de una empresa de transpone urbano de viajeros 489
El siguiente cuadro resumen de los registros manuales en fichas o libros que se
realizaban en los distintos departamentos para el control de los documentos o funciones
que se indica, es por s solo suficientemente elocuente.
SECRETARIA INTERVENCION CAJA CONTABILIDAD
GENERAL
FACTURA x x x
A. CLIENTES
FACTURA DE x x x
PROVEEDORES
COBROS x x x
PAGOS x x x
MOVIMIENTO x x x x
TARJETAS
(BONO-BUS)
Como puede observarse la tncin de registro era repetitivo y sin valor aadido,
consumiendo recursos y alargando los ciclos de negocio de forma innecesaria Lo que
permiti al consultor recordar a la empresa Autobueses SA la siguiente frase: No
El caso: Cambio organizativo y de gestin realizado en el rea econmico-financiera
de una empresa de transporte urbano de viajeros 490
hay nada ms ineficiente que hacer eficientemente lo que no debera ser hecho.
2.- Excesivo tratamiento manual:
Haba excesivos procesos que requeran un tratamiento manual, encareciendo los
procesos y disminuyendo la fiabilidad de los mismos. Se daba la circunstancia, que
algunos de los datos de los listados de ordenador se volvan a grabar en otro sistema
de informacin mecanizado, con los consiguientes errores y alargando los procesos de
tratamiento de la informacin. Por ejemplo: Los asientos reflejos de la Contabilidad
Analtica exigan una grabacin manual a partir de la informacin que facilitaba el
sistema de Contabilidad Financiera, ya que ambos sistemas no estaban integrados.
3.- Confeccin manual de Ja informacin emitida por el Centro de Proceso de Datos:
Se detect que haba usuarios que elaboraban manualmente la informacin que
peridicamente les remita el C.P.D., las razones que dieron para justificar este hecho
fueron varias, por ejemplo: aunque se mecanizaban tareas, el personal segua haciendo
el trabajo igual que antes de la mecanizacin, debido al retraso en recibir la
informacin del C.P.D.,o por la falta de credibilidad de la informacin de los sistemas
automatizados.
4.- MtJltipIes ~entes de informacin y archivo:
El caso: Cambio organizativo y de gestin realizado en el rea econmico-financiera
de una empresa de transpone urbano de viajeros 491
Como consecuencia de los puntos anteriores, exista una gran cantidad de frentes de
informacin que no siempre coincidan, lo que exiga dedicar tiempo en intentar que
la informacin de las distintas fuentes coincidiese, lo cual no siempre era posible, ya
que incluso a veces los criterios eran distintos. Todo ello, unido a un esfrerzo
importante de archivo (clasificacin, bsqueda, espacio fsico, ...) haca recomendable
incorporar nuevos hbitos de trabajo.
5.- Oran dependencia del Centro de Procesos de Datos:
Exista un considerable nmero de procesos informticos que no eran automticos y
requeran la intervencin puntual del personal responsable de la informtica, as como
que cualquier tipo de modificacin en los informes existentes, exiga la programacin
correspondiente del personal del C.P.D. en realizarlo.
En definitiva, los usuarios tenan una frene dependencia del C.P.D., situacin nada
recomendable: cada responsable de la organizacin necesita disponer de la informacin
lo antes posible y sin necesidad de tener que pedirla a un tercero. Los sistemas de
informacin avanzados permiten a los usuarios realizar consultas en tiempo real (on-
line) de la informacin necesaria para tomar las decisiones.
Quiz podemos resumir estos cinco apartados diciendo que exista una excesiva burocracia
en todo el rea econmico-financiera y era imprescindible cambiar los hbitos y herramientas
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de una empresa de transporte urbano de viajeros 492
de trabajo para mejorar la calidad de la informacin.
4.- Solucin propuesta
Despus de varias reuniones de la empresa consultora con el Comit de Direccin, se acord
elaborar la estrategia que permitiese garantizar el xito del proyecto. Para lo cual, se tuvieron
que coordinare integrar los siguientes factores claves: recursos humanos, procesos de negocio
y los sistemas de informacion.
El personal de la empresa Autobuses, SA era consciente de la necesidad del cambio y sin
embargo haba, sin razones justificadas, un cierto rechazo al mismo, quiz por el hecho de
que los procesos se realizaban desde hacia varios aos y exista un cierto miedo a cualquier
modificacin.
La edad media del personal que trabajaba en el rea era alta, exceptuando la minora de
recientes incorporaciones, lo que dificultaba ms el cambio organizativo y de gestin a
emprender. Sin embargo, los responsables eran conscientes de que sin la participacin de la
mayora del personal, no sera posible llevar a cabo el proyecto.
As pues, se identificaron los problemas existentes de la empresa Autobuses, SA a travs
del informe: Diagnstico de la situacin actual y se analizaron los riesgos potenciales que
en el proceso de cambio se podran presentar. En algn caso, estos riesgos dejaron de ser
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de una empresa de transporte urbano de viajeros 493
potenciales y desde el primer momento estuvieron presentes, como por ejemplo: la actitud de
parte del personal del C.P.D. que fre incapaz de asimilar las nuevas Tecnologas de la
Informacin y manifestaron desde el inicio su rechazo ms profrndo.
Los puntos ms importantes de la solucin propuesta se resumen en:
- Redefinir los procesos de negocio:
El redisear todos los procesos de negociocon sus flujos de informacin asociados fre
el primer paso que se pens sera conveniente realizar. Los nuevos procesos de
negocio estaran soportados por sistemas de informacin que como herramientas de
trabajo ayudaran a realizar las distintas tareas y suministraran la informacin
necesaria.
2.- Formar a las personas en el nuevo entorno:
Sin la participacin del personal no era posible un cambio tan radical como el que se
propuso, por ello una de las primeras tareas que se realiz fre la formacin del
personal en las nuevas tcnicas de organizacin y gestin, asistidas por sistemas de
informacin avanzados. El personal, en general, asumi de buen grado el compaginar
su trabajo y las sesiones de formacin, lo que les exigi un mayor esfuerzo.
El caso: Cambio organizativo y de gestin realizado en el rea econmico-financien
de una empresa de transporte urbano de viajeros 494
3.- Instalar sistemas de informacin avanzados:
En todo momento se pens en la necesidad de implantar sistemas de informacin
avanzados que facilitasen el cumplimiento del objetivo de racionalizar las funciones
asociadas al rea econmico-financiera.
Por ello, se consider oportuno adquirir los derechos de uso de una aplicacin
informtica software, desarrollada en los Estados Unidos de Norteamrica, que
abarat considerablemente el coste del proyecto, en relacin a su posible desarrollo
a medida, a la vez que redujo considerablemente el tiempo necesario de ejecucin e
implantacin.
4.- Gestin del cambio:
Fue necesario establecer un seguimiento y control de todo el proceso de cambio que
pusiese de manifiesto el grado de avance y los riesgos potenciales para actuar antes
de que fuese tarde, pudiendo ocasionar retrasos en el desarrollo de las tareas
planificadas.
Para ello, se realizaron reuniones peridicas, semanalmente con cada uno de los
responsables de las reas y el jefe de equipo de la empresa consultora encargado de
El caso: Cambio organizativo y de gestin realizado en el rea econmico-financiera
de una empresa de transporte urbano de viajeros 495
coordinar el proceso de cambio, y mensualmente con el Comit de Direccin para
informar del grado de avance del proyecto, en la que se tomaban las decisiones ms
crticas necesarias para el adecuado avance del mismo.
Los cambios organizativos y de gestin ms importantes realizados en cada una de las reas,
fueron:
1.- INTERVENCION
El primer paso que se realiz fue eliminar la burocracia de la Intervencin Delegada
del Ayuntamiento, ya que sta se centraba en la ejecucin de tareas administrativas
en detrimento de las tareas especficas de intervencin.
En el departamento de la Intervencin Delegada del Ayuntamiento en la empresa
Autobuses, SA se definieron los nuevos procesos y se suprimieron entre otras las
siguientes tareas:
- Registro en libros y fichas de los cobros y pagos.
- Asignacin de los presupuestos a las distintas cuentas contables.
- Registro del presupuesto incurrido.
- Registro de concursos.
- Distribucin en la empresa de las facturas a conformar.
El caso: Cambio organizativo y de gestin realizado en el rea econmico-financiera
de una empresa de transporte urbano de viajeros 496
- Expedir la orden de cobro pago.
- Generacin manual de informes de los cobros y pagos.
- Revisin de los apuntes en las cuentas bancarias.
- Comprobar el parte de Tesorera.
- Cuadre del Libro de Tesorera entre los departamentos de Intervencin y
Tesorera.
- Registro conformidad de facturas.
- Mantenimiento de Libros Auxiliares (Clientes, Proveedores, Caja,...).
- Cierre mensual de fichas de proveedores.
- Seguimiento de consumos (material de oficina, combustible, neumticos, etc.)
- Admisin de fianzas con terceros.
- Archivo de documentacin generada al efecto.
Se consider oportuna que todas las tareas anteriormente citadas no las realizase la
Intervencin puesto que eran redundantes en la empresa, y los nuevos sistemas de
informacin automatizados los realizaran sin necesidad de que el Departamento de
Intervencin introdujese los datos necesanos.
Por ello, la intervencin se centr en la supervisin del adecuado tratamiento, segn
normas vigentes, de los distintos hechos que se producan en la empresa Autobuses,
SA y dej de realizar tareas admimstrativas sin valor aadido. En definitiva, lo que
se consigui fue sustituir el tiempo que dedicaban para tareas administrativas en tareas
El caso: Cambio organizativo y de gestin realizado en el rea econmico-financiera
de una empresa de transporte urbano de viajeros 497
propias de una intervencin.
2.- CONTABILIDAD
La aplicacin informtica que tena la empresa Autobuses, SA haba sido instalada
haca ms de doce aos, durante este tiempo se haban incorporado gran cantidad de
modificaciones. Se presentaban graves problemas a la hora de intentar conocer qu
modificaciones se haban realizado; slo el analista-programador que las haba
efectuado las conoca con exactitud.Todo ello, encareca el mantenimiento de la
aplicacin y dificultaba las posibles modificaciones o mejoras necesanas.
Otra caracterstica del antiguo Sistema de Informacin Contable era la falta de
integracin con el resto de las aplicaciones del rea econmico-financiera de la
empresa Autobuses, SA. El nuevo sistema de informacin propuesto estaba
perfectamente integrado con los sistemas de informacin de la compaa, de tal forma
que el intercambio de datos e informacin se realizaba peridicamente y de forma
electrnica.
Se defini el bloque contable que integraba la Contabilidad Financiera y la
Contabilidad Analtica, para facilitar la imputacin contable de los distintos hechos
econmicos en la Contabilidad Financiera y facilitar la elaboracin de la Contabilidad
Analtica.
El caso: Cambio organizativo y de gestin realizado en el rea econmico-financiera
de una empresa de transporte urbano de viajeros 498
LA] 6 8~91O 11 12)3 14~15 1617$ 19~
______ ~1~
asta &tfla av. rt~en and~ ncbatdaidiu
La empresa Autobuses, SA antes del nuevo modelo de gestin, obtena el balance
mensual, una vez transcurridos de 20 a 30 das despus de finalizar el mes natural y
los datos de la Contabilidad Analtica necesitaban procesos que alargaban los informes
otros 20 o 30 das ms. El resultado era que la Direccin conoca los datos de los
costes con un desfase de dos meses, lo que haca muy difcil poder modificar cualquier
desviacin sobre lo planificado.
En cambio con el nuevo mtodo de trabajo y mejora de los flujos de informacin los
informes asociados a la Contabilidad Financiera y Analtica estaban disponibles al
quinto o sexto da hbiles despus de haber finalizado el mes natural. Se hubiera
~ido haber mejorado ms, sin embargo, en aquel momento existan ciertos procesos
manuales que no se optimizaron, por ser objeto de otro proyecto que iba a acometerse
en un futuro prximo. De cualquier forma la mejora de la informacin flie
El caso: Cambio organizativo y de gestin realizado en el rea econmico-financiera
de una empresa de transporte urbano de viajeros 499
considerable, tanto en calidad como en plazo.
En el siguiente cuadro sc exponen las caractersticas ms relevantes en el rea de
Contabilidad referentes a la situacin inicial y a la que se propuso:
SITUACION INICIAL SITUACION PROPUESTA
- Ausencia de norma escrita en la que - Definicin de las funciones asociadas a cada
figurasen las funciones asociadas a cada puesto puesto de trabajo.
de trabajo.
Dificultad de acceder a la informacin del . Facilidad de consultar on-line la base de datos
sistema informtico. del sistema.
- Complejidad en programar los informes - Generador de infonnes de fcil
necesarios por los usuanos. aprendizaje por parte de los usuarios no
informticos.
- Procesos largos y complejos previos a la - Procesos codos y sencillos para la
obtencin de la informacin. obtencin de la informacin.
(Procesos batch) (Procesos on-line)
- Gran carga de trabajo manual por falta de - Sistemas de informacin perfectamente
integracin de los sistema de integrados.
informacin.
- Fuerte dependencia del C.P.D. para - Mayor autonoma respecto al C.P.D. para
obtener inforniacion. obtener la informacin necesaria.
El caso: Cambio organizativo y de gestin realizado en el rea econmico-financiera
de una empresa de transporte urbano de viajeros 500
3.- CONTROL PRESUPUESTARIO
En la empresa Autobuses, SA el control presupuestario se realizaba a travs de las
cuentas de gastos e ingresos definidas en la Contabilidad Analtica, es decir, cada
cuenta contable de gastos e ingresos tena asociado un importe presupuestado. La
Contabilidad Analtica contena el dato presupuestado y lo comparaba con el dato real
que obtena de la Contabilidad Financiera para calcular la posible desviacin.
Se definieron los informes y consultas que cada responsable con asignacin
presupuestaria debera tener para el seguimiento y control de los presupuestos,
especialmente en el Cuadro de Mando se elaboraron gran parte de los citados informes
cuyo objetivo permiti un mejor conocimiento y control de los mismos.
4.- COMPRAS
Dada la importancia de la funcin de compras en la empresa Autobuses, SA, fue
en el rea de Compras donde se propuso un cambio radical, que se resume en los
siguientes apanados:
4.1.- Generacin de solicitudes: Se automatiz y unific el proceso de peticin
de material por los diferentes departamentos de la empresa. Se establecieron
dos tipos de solicitudes: automticas (generadas por la aplicacin informtica
El caso: Cambio organizativo y de gestin realizado en el rea econmico-financiera
de una empresa de transpone urbano de viajeros 501
de Almacenes) y manuales (generadas por cada departamento utilizando la
pantalla correspondiente de la aplicacin informtica de Compras).
4.2.- Revisin de solicitudes: Se estableci la revisin individualizada de las
solicitudes (automticas y manuales) por cada comprador, que se especializaron
en tipos de compras. El especialista de compras tena que comprobar la
necesidad del material y evaluar al proveedor, que en su caso fuese propuesto.
4.3.- Peticin de ofertas: Se definieron los pliegos de los concursos para que
el sistema de informacin frese capaz de generar automticamente la peticin
de oferta en funcin de los estndares introducidos en el mismo. El sistema de
informacin, ayudaba a la seleccin de las ofertas recibidas al proponer la
adjudicacin en base a los datos de las mismas y al historial de cada
proveedor. La comisin de compras asignaba la adjudicacin del concurso en
base a toda esta informacin.
4.4. Generacin de rdenes de compra: Se establecieron bsicamente cuatro
-
tipos de rdenes de compra:
4.4.1.- Estndar: Para artculos o servicios en los que el precio y
cantidad eran conocidos, y fecha de entrega, nica. Por ejemplo: la
adquisicin de una mesa de oficina.
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de una empresa de transporte urbano de viajeros 502
4.4.2.- Compra planificada: Se conocan los artculos o servicios, el
precio unitario y la cantidad, as como el deseo de recibir las entregas
parciales de material en distintas fechas planificadas. Por ejemplo: la
adquisicin de vehculos nuevos.
4.4.3.- Orden de compra abierta: Corresponde a compras en las que no
se especifica la cantidad. Es el caso de los concursos pblicos en los
que la cantidad asignada era estimada. Por ejemplo: la adquisicin de
neumticos nuevos.
4.4.4.- Orden de compra de contrato: Las rdenes en las que no se
especificaba nada (artculo, precio, cantidad y fecha). Se hacia un
acuerdo marco por ambas partes, comprometindose a mantener una
relacin de cliente-proveedor. Por ejemplo: para la adquisicin puntual
de material fungible de oficina se tenan acuerdos con varios
proveedores que satisfacan las necesidades antes de 24 horas.
4.5.- Inspecciones: Se definieron los controles de calidad de los materiales que
se recepcionasen, por dos razones principales, la primen para poder valorar
el material y la segunda para evaluar al proveedor. Esta ltima funcin era
clave, ya que en el historial de cada proveedor figuraran todos los datos de
cada uno de ellos, especialmente las incidencias. Se pretenda conseguir un
El caso: Cambio organizativo y de gestin realizado en el rea econmico-financiera
de una empresa de transporte urbano de viajeros 503
nivel aceptable de calidad de los proveedores que hasta ese momento era
imposible conocer.
La involucracin de los proveedores en el proceso de negocio de la empresa
Autobuses, SA se consider objetivo clave, y estaba formado por tres
indicadores: precios, calidad de los materiales/servicios y grado de
cumplimiento de los plazo de entrega.
4.6.- Seguimiento de las compras: El flujo de informacin definido permita
conocer en todo momento la situacin de cada una de las peticiones de
materiales, concursos, peticin de ofertas, rdenes de compras, recepciones,
inspecciones y evaluacin de resultados con cada proveedor.
4.7.- Conformacin automtica de facturas: El sistema de informacin
conformaba de forma automtica las fficturas de los proveedores con la
recepcin de materiales efectuada en los almacenes de la compaa. Ello era
posible, gracias a la integracin de los sistema de informacin intervinientes:
Cuentas a Pagar (registraba la factura del proveedor), Compras (registraba la
compra) y Almacenes (datos de la recepcin>.
Todo ello, permiti disponer de un rea de compras con personal perfectamente
especializado, con la informacin necesaria para poder realizar sus funciones, en
El caso: Cambio organizativo y de gestin realizado en el rea econmico-financiera
de una empresa de transporte urbano de viajeros 504
definitiva, se optimiz una de las reas ms relevantes de la citada empresa.
5.- ALMACENES
Se implant un procedimiento de registro y control de las existencias de los
almacenes, as como de las salidas o consumos a travs de su correspondiente
imputacin contable (cuenta, subcuenta, actividad y Centro de coste), hasta entonces
menospreciada por parte del personal de almacenes.
A travs del sistema de informacin asociado que agilizaba la captura de los datos y
de su tratamiento, se facilitaba la informacin necesaria sin apenas esfuerzo de los
operarios, que antes dedicaban la mayora de su tiempo a la grabacin y comprobacin
de los movimientos del almacn, en peijuicio de la gestin.
Lo ms significativo en el rea de almacenes despus de redisear los flujos de
informacin se resume en el siguiente cuadro comparativo de la situacin inicial y la
propuesta:
El caso: Cambio organizativo y de gestin realizado en el rea econmico-financiera
de una empresa de transpone urbano de viajeros 505
SITUACION INICIAL SITUACION PROPUESTA
Grabacin y comprobacin 60% 10%
de movimientos
Gestin del espacio fsico 25 % 5%
Gestin material reparado 10% (1)
Anlisis y gestin 5% 85 %
(1> La gestin del material reparado estaba incluido en el tratamiento general de materiales, lo inico que se hizo fue codificar de forma
especial a los citados materiales pata poder llevar su seguimiento y controL
6.- CUENTAS A PAGAR
En el aspecto organizativo, al rea de Cuentas a Pagar se le asign personal
especializado, evitando la situacin anterior en la que no existan personas encargadas
exclusivamente del seguimiento y control de los obligaciones contradas con terceros.
Se defini el nuevo procedimiento del ciclo de pagos, que se acort sustancialmente,
a] eliminar la prctica de registros mltiples en fichas o libros en cada uno de los
El caso: Cambio organizativo y de gestin realizado en el rea econmico-financiera
de una empresa de transpone urbano de viajeros 506
departamentos que intervenan.
El proceso establecido tena como primer paso la introduccin de los datos de la
factura que se reciba en la empresa, de tal forma que desde ese momento estara
disponible para toda la organizacin y lo nico que haba que modificar era el estado
de dicha factura (ejemplo: pendiente de confirmar, ordenado el pago. pagada, etc.).
La conformacin automtica de facturas fue uno de los procesos que ms acortaron
el ciclo de pago, a la vez que redujeron sustancialmente los errores, lo que permiti
mejorar la imagen que tenan los proveedores de la empresa Autobuses, SA.
Todo ello, ayud al responsable del rea de Cuentas a Pagar a poder llevar un
adecuado seguimiento y control de los compromisos de la citada empresa con terceros,
a la vez que la base de datos del sistema le facilitaba poder conocer los datos
histricos asociados a cada uno de los proveedores/suministradores que hasta ese
momento era difcil y adems limitada al ao en curso.
La mayor integracin de los departamentos de Compras, Almacenes y Cuentas a Pagar
simplific sustancialmente el ciclo de pagos de la compaa y sobre todo, permiti a
la direccin disponer de ms y mejor informacin que hasta ese momento no haba
sido posible.
El caso: Cambio organizativo y de gestin realizado en el rea econmico-financien
de una empresa de transporte urbano de viajeros 507
7.- CUENTAS A COBRAR
El departamento de Cuentasa Cobrar en una empresa de transporte urbano de viajeros
tiene la peculiaridad, con respecto a las empresas en general, que no tiene que
facturar, excepto porpublicidad, cnones, venta publicaciones, etc., ya que la mayora
de los ingresos se realiza en los propios autobuses y cada da ms por la venta de
tarjetas con varios viajes (Bono-bus, bono-tet, etc.). Otro componente de los ingresos
se efectuaba del Ayuntamiento del municipio: que se realizaba por transferencia
bancaria y por tanto no exiga un proceso administrativo especial.
Sin embargo, en el rediseo del ciclo de cobros, ste se acort de forma sustancial al
reducir considerablemente las tareas administrativas, como por ejemplo la eliminacin
de los distintos registros manuales en fichas y libros que realizaban varios
departamentos en relacin con los derechos de cobro.
8.- TESORERIA
Este rea se vio afectada de forma importante al modificarse los ciclos de cobros y
pagos de la organizacin. El departamento de Tesorera concentr ms su actividad
en efectuar el pago de las rdenes que reciba del departamento de Cuentas a Pagar;
tambin tena que notificar los ingresos que se producan en las cuentas abiertas con
las distintas entidades de crditos. Por ltimo, tena que conciliar los apuntes que el
El caso: Cambio organizativo y de gestin realizado en el rea econmico-financiera
de una empresa de transporte urbano de viajeros 508
Banco comunicaba con los que la empresa Autobuses, SA tena en los estados de
Tesorera.
No se consider oportuno instalar un sistema de informacin mecanizado en el rea
de Tesorera, puesto que el trabajo necesario para el seguimiento y control de los
cobros, pagos y relacin con entidades financieras no ocasionaban gran cantidad de
trabajo. Otro factor que justifica lo anterior, es que la empresa Autobuses. SA se
financiaba bsicamente a travs del Ayuntamiento.
En el rediseo de los ciclos de cobros y pagos se involucr ms a la funcin de
Tesorera, respecto a la que tena hasta ese momento, asumiendo el papel de control
de los movimientos de fondos monetarios.
Se eliminaron pagos de pequea cuanta que se hacan en las diversas Cajas existentes
en los distintos departamentos de la organizacin.
9.- ACTIVOS FIJOS
En una empresa de transporte la importancia de las inversiones en inmovilizado
es importante y especialmente en el captulo de vehculos, por lo que se
estableci el objetivo de mecanizar y agilizar la operativa diaria, mediante la captura
de los datos e informacin en los distintos departamentos responsables de su gestin.
El caso: Cambio organizativo y de gestin realizado en el rea econmico-financiera
de una empresa de transporte urbano de viajeros 509
Antes de incorporar los elementos de inmovilizado al nuevo sistema se tuvo que
realizar una depuracin, ya que al no existir una norma escrita sobre el tratamiento
del inmovilizado, existan gran cantidad de elementos (entorno a 72.000) de pequeo
valor (inferior a 5.000 Ptas) que estaban dados de alta.
Se incluye como Anexo III las normas que se elaboraron para el tratamiento de los
elementos de inmovilizado evitando en lo posible la inclusin de gastos como partidas
de inmovilizado, as como definir claramente lo que corresponda a mantenimiento,
ampliacin y mejora.
El nuevo flujo de informacin asign cada elemento de inmovilizado a un centro de
coste de tal forma que se facilit considerablemente la imputacin contable de los
gastos de amortizacin, posibles ampliaciones, mejoras, etc.
Se incluy dentro de este apartado una aplicacin informtica que en base a distintos
parmetros (valor de adquisicin, vida til, valor residual, valor de reposicin, etc.)
que el usuario deba introducir; el propio sistema realizaba una estimacin de las
necesidades de inversin en elementos de inmovilizado en los prximos aos.
El resultado que se consigui fue mejorar considerablemente la gestin con un mayor
control de los elementos de inmovilizado de la empresa Autobuses, SA.
El caso: Cambio organizativo y de gestin realizado en el rea econmico-financiera
de una empresa de transporte urbano de viajeros 510
10.- SISTEMA DE INFORMACION PARA LA DIRECCION
Por ltimo, se elabor un Cuadro de Mando que resuma la informacin relevante que
la direccin de la compaa necesita disponer con cierta periodicidad y con el formato
adecuado. Por ello, fue necesario realizar varias reuniones de trabajo y concretar la
informacin que cada uno de los responsables de la organizacin manifest que
necesitaba.
El objetivo fue establecer unos indicadores clave de gestin que ayudasen a los
distintos responsables a conocer rpidamente la situacin de su rea, en base a
indicadores actualizados y capaces de hacer una organizacin ms eficaz.
La direccin era consciente que la calidad de la toma de decisiones dependa
principalmente de la calidad de la informacin disponible en cada momento.
Como Anexo 1 se indican los factores clave de gestin ms importantes de la
Direccin Econmico-Financiera. En el Anexo II se incluye el Resumen Informacin
de Gestin, para la Direccin General, integrado por el resumen de a actividad y
la informacin econmico-financiera.
Una vez finalizado el proyecto de cambio organizativo y de gestin del rea econmico-
financiera se realiz un estudio que analizase la nueva estructura de la carga de trabajo del
El caso: Cambio organizativo y de gestin realizado en el rea econmico-financiera
de una empresa de transporte urbano de viajeros 511
personal asignado al citado rea, a modo de resumen se presentan los resultados del citado
estudio en el siguiente cuadro:
TAREA SITUACION INICIAL SITUACION PROPUESTA
Administrativas 50% 15%
Elaboracin infonnes 20% 5%
Entrada y verificacin de datos 13% 7%
Conciliacin cobros/pagos 5% 2%
Relacin con terceros 2% 5%
Anlisis de infonnes 2% 20%
Coordinacin con Intervencin 1% 5%
Trabajos varios >7% 7%
100% 66%
Como puede apreciarse, en la solucin propuesta se da mayor importancia al anlisis de la
informacin, en contraposicin a la situacin inicial en la que predominaban los trabajos
administrativos y de verificacin de datos introducidos. Adems de la mejora anteriormente
citada, se consigui un ahorro en la carga de trabajo del 34%.
El caso: Cambio organizativo y de gestin realizado en el rea econmico-financiera
de una empresa de transporte urbano de viajeros 512
5.- Beneficios obtenidos
Se estableci un objetivo principal en el rediseflo de los procesos de negocio: Eliminar las
tareas y actividades que no produjesen un valor aadido a la organizacin, lo que facilit
considerablemente la obtencin de los beneficios que a continuacin resumimos:
1.- Mayor especiairacidn del trabajo:
Mediante la definicin de las distintas funciones asociadas al rea econmico-
financiera, se defini la nueva estructura organizativa, se establecieron los nuevos
procedimientos administrativos de forma sencilla y clan, y se mejor la calidad en
las relaciones tanto internas como externas. Con la adecuada formacin y
especializacin de los recursos humanos optimizando considerablemente la calidad del
trabajo.
2.- Reducir los pams de los ciclos de negocio:
Se intent mecanizar al mximo las tareas repetitivas, adecundolos a la nueva
estructura organizativa: eliminando tareas redundantes, reorganizando funciones,
creando nuevas reas especializadas e incorporando funciones con valor aadido. La
reduccin de los plazos en los ciclos de negocio era fundamental para poder obtener
la informacin necesaria para la toma de decisiones que cada responsable tena que
El caso: Cambio organizativo y de gestin realizado en el rea econmico-financiera
de una empresa de transporte urbano de viajeros 513
realizar.
3.- Fiabilidad de los datos:
La fuente de informacin era nica y los criterios homogneos, logrando que los
usuarios tuviesen credibilidad en la misma. Las distintas aplicaciones informticas
estaban integradas e intercambiaban automticamente datos e informacin,
garantizando la consistencia de los mismos.
4.- ja gestin y el anlisis sustituyeron a la operativa:
Se consigui una coordinacin mayor en el rea econmico-financiera, lo que permiti
tener ms tiempo para la gestin y el anlisis. Tom mayor protagonismo la accin
de decidir, en contraposicin con la captura de los datos necesarios. Los usuarios
disponan de herranentas de gestin que les facilitaban la informacin en tiempo real,
con el formato adecuado.
5.- Optimizacin de los ciclos de cobros y pagos:
Se logr que a travs de los sistemas de informacin correspondientes (Cuentas a
Cobrar y Cuentas a Pagar) todos los cobros y pagos se realizasen de forma gil y
segura. Se centralizaron las bases de datos de los proveedores y clientes, permitiendo
El caso: Cambio organizativo y de gestin realizado en el rea econmico-financiera
de una empresa de transporte urbano de viajeros 514
conocer mejor con quin mantena relacin la compaa y qu tipo de relacin. Al
concentrar los das de pago a terceros en dos das al mes, se facilit la elaboracin
de las previsiones de tesorera a corto plazo.
6.- Se mejor Ja funcin de intervencin:
Se pudo mejorar la funcin de la Intervencin Delegada asignada por el
Ayuntamiento, al eliminar tareas (registro manual de facturas, archivo de
documentacin, manipulacin de papeles, etc.) y concentrar su esfuerzo en la
aprobacin, autorizacin e inspeccin de los cobros y pagos de la empresa
Autobuses, SA.
7.- Ahorros estimados:
Se realiz un estudio de los abonos asociados al proyecto y los resultados estimados
fueron:
- Reduccin de costes de mano de obra 40 - 50%
- Reduccin de documentos (formularios, impresos, ...) 30 40%
-
- Reduccin de plazos en ciclos de negocio 10 - 20%
- Reduccin en nmero de transacciones 40-60%
- Reduccin de espacio fsico de oficinas 30-40%
El caso: Cambio organizativo y de gestin realizado en el rea econmico-financiera
de una empresa de transporte urbano de viajeros 515
Con los beneficios citados anteriormente, la viabilidad econmica del proyecto result
ser un xito, al tener una relacin coste/beneficio favorable. Hay que resaltar el gran
esfuerzo econmica que tuvo que realizar el Ayuntamiento y la Comunidad Autnoma
correspondiente, para poder hacer frente a la financiacin del citado proyecto, en
momentos en los que exista un fuerte dficit presupuestario en ambas entidades, y sin
embargo fueron conscientes de la necesidad del cambio organizativo y de gestin en
el rea econmico-financien. Con el objtivo de poder disponer de la informacin que
permitida a los responsables de la empresa Autobuses SA mejorar su gestin,
mediante la mejora de los mecanismos de informacin y toma de decisiones.
El nuevo modelo de gestin tena como principio bsico la orientacin a la mejora
continua y al aumento del valor aadido de la informacin necesaria para los
responsables de decidir.
El caso: Cambio organizativo y de gestin realizado en el rea econmico-financiera
de una empresa de transporte urbano de viajeros 516
ANEXO 1
CUADRO DE M4NDO
DEL
REA ECONOMIICO-FINANCIERA
Mediante el Cuadro de Mando se sintetiza la informacin relevante y oportuna para ayudar
a la toma de decisiones internas de la empresa. Esta informacin se concreta
fundamentalmente en ratios o valores absolutos que miden el estado de las principales
variables asociadas, en nuestro caso, al rea econmico-financiera. A dichos ratios o valores
absolutos se les denomina indicadores.
Se entiende por informacin relevante aquella que verdaderamente preocupa al responsable
y a la empresa en su conjunto, es decir, la que da respuesta significativa a la estrategia
corporativa a corto y medio plazo.
En general, las empresas establecen una estrategia que se descompone en objetivos, y para
cada objetivo existen una serie de factores clave de gestin que, si se comportan
satisfactoriamente, aseguran razonablemente que el centro de responsabilidad responde a la
estrategia corporativa a corto y medio plazo. Dentro de estos factores clave podemos
distinguir entre factores internos (que son aquellos sobre los que se puede actuar) y factores
externos (sobre los cuales la actuacin est limitada).
El caso: Cambio organizativo y de gestin realizado en el rea econmico-financiera
de una empresa de transporte urbano de viajeros 517
El Cuadro de Mando deber dar prioridad a los factores clave internos de la gestin, que se
caracterizan por los siguientes atributos:
1.- Combinan la operativa propia de la actividad, la singularidad del centro y las
variables econmico-financieras.
2.- Se relacionan directamente con estrategias, objetivos, acciones y tareas delcentro.
3.- Son factores permanentes (estructurales), aunque por causas externas o internas
puedan surgir factores clave coyunturales, que exijan un seguimiento transitorio
especial.
Las ventajas asociadas a la identificacin de los factores clave de gestin son:
1.- Obliga arelacionar estrategias con factores concretos, pasando de una formulacin
general de principios a un compromiso cuantificable.
2.- Ayuda a orientar el trabajo, dado que su consecucin absorber una dedicacin
preferente.
3.- Facilita el proceso de supervisin y control al centrar la atencin sobre los
aspectos verdaderamente importantes.
El caso: Cambio organizativo y de gestin realizado en el rea econmico-financiera
de una empresa de transporte urbano de viajeros 518
4.- Difunde la importancia de la gestin sobre la organizacin.
Ante desviaciones relevantes de un factor clave de gestin, es preciso una accin prioritaria
para que no se deteriore la situacin de la unidad operativa.
A continuacin resumimos los factores clave de gestin e indicadores propuestos para la
Direccin Econmico-Financiera de la empresa Autobuses SA:
FACTORES INDICADOR EXPRESION DEL INDICADOR
CLAVE PROPUESTO
- Estructura de 1.1.- Apalancaimento 1.1. - Deuda Total/(Capital propio + deuda total)
financiacin 1.2.- Estabilidad 1.2.- Inmovilizado / (Exigible a l.p. + Recursos propios)
1.3.- Coste del pasivo 1.3.- (Intereses + gastos) 1 Importe pasivo
2.- Financiacin 2.1.- Variacin deuda 2.1.- Deuda viva
externa 2.2.- ~ de deuda s/ 2.2.- Recursos ajenos 1 Recursos financieros totales
recursos totales.
2.3.- Coste medio 2.3.- (Intereses + gastos) 1 Importe deuda
deuda.
3.- Situacin del 3.1.- Acidez 3.1.- (Disponible+Realizable)IEngble a corto
circulante 3.2.- Liquidez 3.2.- Activo circulante 1 Pasivo circulante
3.3.- Saldo medio de 3.3.- Saldo medio en el perodo.
Tesorera
El caso: Cambio organizativo y de gestin realizado en el rea econmico-financiera
de una empresa de transporte urbano de viajeros 519
4.- Generacin de 4.1.- Cash flow 4.1.- Beneficios despus Impuestos + Amortizaciones
fondos financiero neto
5.- Resultado 5.1.- Resultado 5.1.- (Ingresos financieros - Gastos financieros)!
financiero financiero sobre Beneficio antes de resultado financiero e impuestos
beneficio bruto
5.2.- Cobertura de 5.2.- (Cash flow operativo + Gastos financieros)
intereses Gastos financieros.
6.- Inversiones 6.1.- Grado de 6.1.- Inversin efectuada en el perodo.
realizacin de la
rnversin.
6.2.- Previsin a corto 6.2.- Inversin prevista sigifiente perodo.
7.- Costes 7.1.- Coste Km 7.1.- Coste directos explotacin! Numero de Km
operativos recorridos recorridos en el perodo.
7.2.- Coste relativo 7.2.- Coste personal 1 N6mero personas
por persona
8.-Gestindel 8.1.- Saldomediode 8.1.- Saldomediodelmes
circulante Tesorera
8.2.- Disposicin de 8.2.- Dispuesto en lineas de crdito 1 Disponible
las lfiieas de
crdito
8.3. - Rentabilidad 8.3.- Ingresos financieros 1 Inversin financiera
inversiones
financ.temporales
El caso: Cambio organizativo y de gestin realizado en el rea econmico-financiera
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9.- Relacin con 9.1.- Saldo medio por 9.1.- Saldo medio Nmero de cuentas
Bancos cuenta bancaria
10.- Gestin de 10.1.- Coste de 10.1.- Coste de descubiertos (se incluye todos los gastos.
Tesosrerla descubiertos
10.2.- Plazo medio 10.2.- Das de pago a proveedores
pago a proveed.
10.3.- Plazo medio 10.3.- Das de cobro a clientes
cobro a clientes
10.4.- Importe medio 10.4.- Importe de movimientos sin conciliar! saldo
de movimientos medio
sin conciliar
11.- Gestin del 11.1.- Estabilidad 11.1.- Inmovilizado 1 (Exigible a l.p. + Recur. propios)
inmovilizado 11.2.- Variacin del 11.2.- Valor neto del inmovilizado
inmovilizado
11.3. - Beneficio por 11.3.- Resultado extraordinario por venta inmovilizado
venta inmovil.
12.- Dmensiona- 12.1.- Horas extras 12.1.- Ntnero de horas extraordinarias
miento 12.2.- Indice de 12.2.- % horas perdidas por ausencia! Horas tericas
absentismo ordinarias de presencia.
laboral
12.3.- Grado de 12.3.- % plantilla real 1 objetivo
cumplimiento
objetivo
El caso: Cambio organizativo y de gestin realizado en el rea econmico-financiera
de una empresa de transporte urbano de viajeros 521
ANEXO II
RESUMEN INFORM4ClON DE GESlYON
Infomr b,dta&nq Qaw tfr Ge~Ii4n
AMBI7O: Direccin General
PERIODO:xxxx FECHA DEEMISION.- n/xx/xx
1.- Rasunrn fr aclivkbt
INDICADOR UNIDAD VALOR VALOR DES VL4C VALOR DESVIAC.
PERIODO PREVISTO (re.l-prev.) AO ANT (reat-ao uit)
Viajeros nmero
Recorrido Km.
Consumo litros
medio! 100Km
Averas nmero
servicios
Accidentes nmero
trfico
Frecuencia acc/Km
accidentes
=
El caso: Cambio organizativo y de gestin realizado en el rea econmico-financiera
de una empresa de transporte urbano de viajeros 522
RESUMEN INFORM4 ClON DE GESIYON
lnfonw gb lngEcacbw Clan fr Gestln
AMBIlO: Direccin General
PERJODO:xxxr FECHADEEMISIONS n/xxtrr
2.- Infonmmerin etrondnjco-flnanckm:
.=.= V D V D
INDICADOR UNIDAD VALOR VALOR DESVIAC VALOR DESVIAC
PERIODO PREVISTO (resI-prev.) ANO ANT (real-ao ant)
Ingresos: Ptas
- Rec. disuasoria
- Veau boaoa
- Consorcio
Saldo medio Ptas
bancos
Cobros penodo Ptas
Saldo cuentas a Ptas
cobrar
Pagos perodo Pus
Saldo cuentas a Pus
pagar
El caso: Cambio organizativo y de gestin realizado en el rea econmico-financiera
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Variacin Ptas
inmovilizado
- Nuevas adq.
-Bajas
Inversiones en Pus
curso
Total deuda Ptas
Apalancamiento %
Coste deuda
Coste personal Pus
- Devengados
- Pagos
- Fnqwtos
Horas extras Nmero
Indice
absentismo
Cash-flow Ptas
Resultado Ptas
perodo
El caso: Cambio organizativo y de gestin realizado en el rea econmico-financiera
de una empresa de transpone urbano de viajeros 524
ANEXO III
NORMAS INTERWAS SOBRE LOS ACTIVOS FUOS
1.- QUE SE ENTIENDE POR ACTIVOS FIJOS?
Se entiende por Activos Fijos todos aquellos bienes tangibles e intangibles de naturaleza
relativamente permanente, que se poseen normalmente para su uso en la produccin de
mercancas o prestacin de servicios.
En el curso regular de las operaciones de una empresa, estos activos no se mantienen para
su venta y tienen una vida til relativamente larga (superior al ejercicio econmico) en
comparacin con los activos corrientes.
2.- QUE COMPRENDEN?
Dentro del grupo de Activos Fijos se incluye generalmente lo siguiente:
- Propiedades que ordinariamente no estn sujetas a depreciacin o agotamiento
(tales como terrenos utilizados con fines industriales o comerciales).
El caso: Cambio organizativo y de gestin realizado en el rea econmico-financiera
de una empresa de transporte urbano de viajeros 525
2.- Bienes sujetos a depreciacin (edificios, maquinaria, automviles, camiones,
mobiliario, equipo de oficina, herramientas, troqueles, moldes y otros activos de
naturaleza similar).
3.- Las mejoras realizadas en propiedades arrendadas generalmente se incluyen dentro
del Activo Fijo, a pesar de que tcnicamente no son propiedad del arrendatario.
3.-QUE SE ENTIENDE POR COSTE DE ADQUISICION?
En principio, los Activos Fijos debern presentarse en el Balance de Situacin valorados
conforme a su coste dc adquisicin.
Segn la forma en que se efecte la adquisicin, los conceptos e importes que se considerarn
como coste de adquisicin pueden vanar:
3.l. - Activos fijos adquiridos mediante compra:
3. 1.1.- El coste de estos activos incluye, adems del valor de ctura, partidas
tales como: transporte, derechos de importacin, costes de instalacin...
3.1.2.- Los descuentos comerciales aplicados en fctura deben considerarse
El caso: Cambio organizativo y de gestin realizado en el rea econmico-financiera
de una empresa de transporte urbano de viajeros 526
como menor valor del activo.
3.1.3.- Los descuentos obtenidos por pronto pago deben incluirse
originalmente en el momento de realizar la adquisicin en el valor del activo
y, en el momento en que se devengan deben abonarse a una cuenta de ingresos
financieros.
3.1.4.- Los gastos financieros producidos en relacin con una adquisicin no
constituyen parte del coste del Activo Fijo, excepto por la parte que se
devengue hasta su puesta en funcionamiento. Esto es especialmente importante
en Activos Fijos con un largo perodo de construccin.
3.2.- Activos Fijos construidos por Ja propia empresa:
3.2.1.- Las cantidades que constituyen el valor de estos activos deben incluir:
3.2.1. 1.- El coste de las unidades adquiridas mediante compra a
terceros (en la forma en que se indic anteriormente);
3.2.1.2.- El coste de los materiales utilizados segn el coste de
adquisicin que figuraban en las existencias de la empresa.
El caso: Cambio organizativo y de gestin realizado en el rea econmico-financiera
de una empresa de transporte urbano de viajeros 527
3.2.1.3.- Los costesque fueran aplicables, correspondientes al personal
propio y ajeno que hubiera intervenido en la construccin, y por el
tiempo dedicado a ello. Las cargas sociales correspondientes a la mano
de obra propia se consideran mayor coste.
3.3. Activos Fijos adquiridos a cambio:
-
En este grupo se incluyen los activos adquiridos a cambio de pagars, hipotecas,
acciones de capital u otra forma que no constituya desembolso en efectivo.
Estos activos deben ser registrados por una cantidad equivalente a su valor venal.
Este valor razonable puede ser el valor del activo adquirido o el de lo entregado a
cambio, el que sea ms evidente.
3.4. Activos Fijos adquiridos en Jotes:
Para la determinacin de su coste existen dos alternativas posibles:
3.4.1.- Detallar cada uno de los elementos del lote y su precio unitario en el
momento de determinar y evaluar el precio de compra del lote.
3.4.2.- Determinar el valor de tasacin del lote tasando cada uno de los
El caso: Cambio organizativo y de gestin realizado en el rea econmico-financiera
de una empresa de transporte urbano de viajeros 528
elementos que lo integran; posteriormente se calcula para cada elemento el
porcentaje en que participa en el valor de tasacin, y se aplica al precio de
compra del lote.
4.- GASTOS CAPITALIZABLES DE MANTENIMIENTO Y POR REPARACIONES.
Para que las cuentas de Activo Fijo reflejen debidamente la inversin bruta de los bienes que
continan en servicio, es necesario efectuar una clara distincin entre aquellos gastos que
incrementan el valor del activo (gastos capitalizables) y los gastos de mantenimiento y
conservacin (gastos corrientes del ejercicio).
4.1.- Gastos capitalizables:
En general, los gastos capitalizables representan desembolsos incurridos en adiciones,
mejoras o sustituciones de activo:
4.1.1. Una adicin puede definirse como la adquisicin de una unidad nueva
-
o la ampliacin de un activo ya existente.
El desembolso por una adicin que consiste en una unidad completamente
nueva es un desembolso capitalizable y el coste de la adicin se carga a una
cuenta contable de Activo.
El caso: Cambio organizativo y de gestin realizado en el rea econmico-financiera
de una empresa de transporte urbano de viajeros 529
4.1.2< Una mejora representa una alteracin o cambio estructural en una
unidad, cuyo resultado es el aumento de productividad, eficiencia o mayor
duracin o vida til.
La diferencia esencial entre una adicin y una mejora es que la adicin implica
un aumento de cantidad, en tanto que la mejora aumenta slo la calidad. El
nuevo elemento es mejor que el antiguo cuando ste fue adquirido (por
ejemplo, existe una mejora cuando un techo de madera es sustituido por uno
de losas, o cuando el alumbrado de bajo voltaje es sustituido por uno de alto
voltaje).
4.1.3.- Una sustitucin comprende el reemplazo de una partida antigua, que
se retira del servicio.
En la sustitucin, a diferencia de la mejora, el nuevo bien, por lo general, no
es mejor que el antiguo cuando ste fue adquirido.
Los reembolsos originados en las sustituciones pueden ser de tres clases:
4.1.3.1.- Reemplazos de unidades completas: se retiran de las cuentas
de activo los importes relacionados con el elemento sustituido y se
incrementan por el coste de adquisicin del nuevo elemento.
El caso: Cambio organizativo y de gestin realizado en el rea econmico-financiera
de una empresa de transporte urbano de viajeros 530
4.1.3.2.- Reemplazos de partes. pueden considerarse como
reparaciones ordinarias (ver apanado 4.3. GASTOS DE
REPARACION).
4.1.3.3. Reemplazos generales de partes que constituyen reparaciones
-
extraordinarias (ver apartado 4.3. GASTOS DE REPARACION).
4.1.4.- Los desembolsos motivados por grandes alteraciones de edificios y
equipos son generalmente difciles de clasificar. En esos casos, la distribucin
de los costes entre los que son capitalizables y los que son cargables a
mantenimiento se basa frecuentemente, o por lo menos en parte, en las
estimaciones de arquitectos o ingenieros.
Como ilustracin de los diferentes tipos de gastos capitalizables descritos pueden analizarse
los siguientes ejemplos:
1. Adicin: Construccin de un nuevo almacn contiguo a una fbrica o nave
industrial.
2. Mejora: Instalacin de un sistema de aire acondicionado en un lugar donde
no exista dicho sistema.
El caso: Cambio organizativo y de gestin realizado en el rea econmico-financiera
de una empresa de transporte urbano de viajeros 531
3. Sustitucini Instalacin de una nueva caldera para reemplazar una antigua
caldera desgastada.
4. Alteracin: Traslado de las oficinas de la fbrica desde el centro de un piso
hacia los costados, aumentando el espacio.
4.2.- Gastos de mantenimiento:
En general, el mantenimiento comprende:
4.2.1.- Gastos peridicos necesarios para conservar los activos en buenas
condiciones de operacin (limpieza, pintura, ajustes, servicios tcnicos, ...).
4.2.2.- El coste de renovacin de partes menores que una unidad necesite (por
ejemplo: engranajes, alumbrado de instalaciones elctricas,...).
4.3.- Gastos de reparacin:
Las reparaciones implican la reposicin de la cantidad de funcionamiento de un bien,
y pueden suponer el reemplazo de partes del mismo.
A veces, se hace una distincin terica entre reparaciones y mantenimiento. El
El caso: Cambio organizativo y de gestin realizado en el rea econmico-financiera
de una empresa de transporte urbano de viajeros 532
mantenimiento tiene por objeto conservar el activo en buenas condiciones y las
reparaciones se hacen con el fin de volverlo a poner en buenas condiciones. Por tanto,
el mantenimiento es preventivo mientras que las reparaciones son curativas.
Pueden distinguirse dos tipos de reparaciones:
4.3.1.- Reparaciones ordinarias: Son aquellas en las que generalmente
intervienen importes relativamente reducidos. Su contabilizacin podr
realizarse de las siguientes formas:
4.3.1.1.-Al hacerse los desembolsos, stos pueden cargarse a gastos.
4.3.1.2.- Puede usarse un procedimiento a base de crear una reserva
o provisin para reparaciones.
Los costes de reparacin varan de un ao a otro, aumentando
normalmente con la vida del activo, e incluso varan de mes a mes (a
causa de que el trabajo de reparacin puede ser ejecutado durante los
perodos de menor produccin), por ello, puede ser conveniente,
regularizar los gastos a travs de la vida del activo, o durante un
ejercicio, mediante la creacin de una cuenta de reserva. El cargo
pendco en gastos y el abono en la cuenta de reserva deben
El caso: Cambio organizativo y de gestin realizado en el rea econmico-financiera
de una empresa de transporte urbano de viajeros 533
determinarse estimando el total de dichos desembolsos por reparacin,
que habrn de hacerse durante la vida del activo, y distribuirlos
proporcionalmente a lo largo de la vida til del elemento de activo.
4.3.2.- Reparaciones extraordinarias: Son aquellas que suponen
desembolsos de importancia para la compaa. El mtodo tericamente
ideal para registrar este tipo de reparaciones es eliminar de la cuenta
de activo el coste de las partes reemplazadas, deduciendo de la cuenta
de amortizacin acumulada las amortizaciones correspondientes al
activo reemplazado y cargar a la cuenta de activo el coste de las
nuevas partidas.
Esto puede realizarse siempre que los registros auxiliares aporten la
informacin necesaria con respecto al coste de las partes individuales y a la
depreciacin acumulada sobre las mismas.
En aquellos casos en que no se disponga de la mformacn necesaria, y de
acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados, se puede
minorar los fondos de depreciacin acumulada por el importe de los gastos
extraordinarios de reparacin, fundndose en la teora de que las reparaciones
extraordinarias prolongan la vida del activo por ms tiempo que el perodo
originalmente estimado.
El caso: Cambio organizativo y de gestin realizado en el rea econmico-financiera
de una empresa de transporte urbano de viajeros 534
5.- PROBLEMATICA DEL TRATAMIENTO DE LAS HERRAMIENTAS
Por lo general stas son partidas de coste poco importante unitariamente, pero a
veces, en el conjunto de una empresa pueden ser significativas.
Los mtodos de contabilizacin ms comunes son:
- Capitalizar las adiciones y sustituciones a la vez que se amortizan en un
perodo relativamente corto, como por ejemplo dos aos.
2.- Capitalizar las adiciones y sustituciones, y efectuar ajustes peridicos en
los libros de acuerdo con los inventarios fsicos.
3.- Cargar los desembolsos realizados a cuentas de gasto en el momento de
comprarse.
6.- PROBLEMATICA DEL TRATAMIENTO DE LAS PIEZAS DE RECAMBIO
Piezas de recambio son aquellas que se mantienen para ser destinadas a sustituir, en caso
necesario, a otra igual de una mquina, aparato o instrumento.
Los criterios de contabilizacin de las piezas de recambio dependen de varios fctores, tales
El caso: Cambio organizativo y de gestin realizado en el rea econmico-financiera
de una empresa de transporte urbano de viajeros 535
como la importancia de su valor, la cantidad inmovilizada, la rapidez de su rotacin, los
programas de aprovisionamiento, la utilizacin de los diferentes elementos del activo
inmovilizado material, etc.
A modo de resumen, se puede establecer la siguiente clasificacin y tratamiento contable para
las piezas de recambio:
Piezas de bajo coste unitario y bajo valor total: normalmente, estas piezas se
cargan a gastos en el momento de su adquisicin (ejemplos: fusibles, lmparas,
manguitos,...>.
2.- Piezas de bajo coste unitario y elevado valor total: si el valor global de las piezas
de recambio es significativo con respecto al activo total de la compaa, se
contabilizarn como existencias de materiales para consumo y reposicin (ejemplos:
tomillos, tuercas, ...).
3.- Piezas de elevado coste unitario y de uso muy recurrente: se trata de elementos
que sern utilizados en breve tiempo, pero que al final del ejercicio no lo han sido
todava y tienen un valor global significativo. En este caso, deben reconocerse como
activos, registrndose como existencias de materiales para consumo y reposicin
(ejemplos: neumticos, amortiguadores, motores de arranque,...).
El caso: Cambio organizativo y de gestin realizado en el rea econmico-financiera
de una empresa de transporte urbano de viajeros 536
4.- Piezas de recambio de elevado coste econmico y de uso no recurrente: se trata
de piezas que generalmente no se usan durante aos e incluso, en ocasiones, nunca
se utilizarn, pero que se considera necesario mantener para asegurar la continuidad
del funcionamiento de la instalacin o equipo. Estos materiales deben clasificarse
dentro del inmovilizado y amortizarse a lo largo de la vida del bien para el que estn
destinados, o a lo largo de su propia vida til, basada en el tiempo estimado de
utilizacin, caso de que sta fuese menor que aquella (ejemplo: motores nuevos).
CONCLUSIONES
En los momentos actuales se vive en un mundo de cambios continuos y frecuentes, y la
actividad empresarial no es una excepcin a este proceso, sino ms bien al contrario; las
empresas se ven obligadas a modificar permanentemente, no slo los procesos y productos
objeto de su actividad, sino tambin y como consecuencia las funciones asociadas al rea
econmica-financiera.
El rea econmico-financiera ha pasado pues, en los ltimos aos, de ser considerada un centro
puramente administrativo cuyo nico objetivo era conocer la situacin patrimonial y en la que
no exista la funcin financiera, a una situacin en la que la gestin financiera (gestin del
riesgo de cambio, gestin del riesgo del tipo de inters, gestin de deudores y riesgos, gestin
de la tesorera, gestin de los acreedores y pagos, gestin del inmovilizado, etc...,) asume un
papel preponderante.
La citada evolucin obedece a la complejidad del entorno y por lo tanto, a una mayor necesidad
Conclusiones 538
degestin de determinadas funciones, lo que en definitiva se traduce en una mayor necesidad
de informacin.
La informacin en las organizaciones debe ser compartida y el objetivo principal es el de
conseguir, que cada miembro de la misma disponga de la necesaria para el desarrollo de sus
funciones.
Todo lo anteriormente citado, nos permite afirmar que la informacin debe considerarse coan
uno de los vrincales recursos de Ja empresa. y pl ijual que os recursos tradicionales (la
tierra, el trabajo. el cavital. la energa- las versonas. etc.) necesita de un adecuado
tratamiento y consideracin en el seno de la misma
Hoy en da las empresas que quieran triuntbr tienen un gran desafio: lograr una adecuada
armona y coordinacin entre:
l<t- Las estrategias que define la alta direccin,
2o.~ Las personas que integran las organizaciones,
30 Los procesos de negocio y
40 Las tecnologas que deben utilizar.
A lo largo del presente estudio se han analizado cada uno de ellos, si bien, en este apanado
de conclusiones es preciso resumir:
.
Conclusiones 539
- Las estrategias deben estar claramente definidas y basadas en objetivos especficos
orientados al mercado, que la empresa y los que en ella participan deben comprender
y asimilar como propias en todos y cada uno de sus niveles.
2o.~ Las personas o recursos humanos de las organizaciones deben ser optimizadas y
conseguir que renan:
a) Mejor conocimiento, al estar formadas y preparadas adecuadamente, teniendo
acceso a la informacin que necesiten.
b) Mayor eficacia, ya que se les facilita las herramientas y las tecnologas
necesarias para realizar sus funciones.
c) Mayor particacin, al asumir mayor compromiso y estar motivadas.
Si los recursos humanos de las organizaciones tienen mayor calidad de informacin,
ms conocimiento y estn mejor capacitadas para hacer ms cosas, sepuede afirmar que
integran una fuerza de trabajo productiva y competitiva.
30 Las organizaciones deben intentar reducirel tiempo de ejecucin de los procesos
de negocio. Dicha reduccin es la fuerza impulsora subyacente en las implantaciones
de los nuevos sistemas de informacin.
Conclusiones 540
La reduccin del tiempo en los procesos de negocio es una necesidad constante del
entorno empresarial y es aqu donde los sistemasde informacin automatizados pueden
y deben contribuir a cubrir esta necesidad, para garantizar la competitividad y
supervivencia de las empresas.
40.. La Tecnologa de la Informacin permite a las organizaciones controlar ms y
mejor los flujos de informacin, cada vez ms complejos, dando lugar a profundos
cambios en el planteamiento de las organizaciones.
El uso de la informtica y las comunicaciones en las empresas ha hecho que la
Tecnologa de la Informacin haya cambiado algunos conceptos y planteamientos
generalmente aceptados en las empresas, como por ejemplo:
- Permitir mecanizar procesos repetitivos con poco valor aadido.
- Hacer posible la transmisin de datos e informacin por va electrnica.
- Poder compartir varios usuarios la misma informacin.
- Disponer de la informacin necesaria para la toma de decisiones.
- Poder realizar previsiones, simulaciones, optimizacines, etc.
Por todo ello, se puede afirmar: las orearnzaciones que tentan unos sistemas de informacin
automatizados tecnolgicamente a vanados, con unos recursos humanos motivados y
ltimo. con unos vrocesos de negocio adecuados. se beneficiarn de la mejora en a calidad
de la informacin, base del conocimiento y de a toan de decisioneb
.
Conclusiones 541
La teora general de Sistemas de Informacin y el desarrollo de la Informtica han hecho
posible un gran avance en el estudio y conocimiento de la realidad empresarial. La aplicacin
del concepto sistema al mbito de la empresa, y su desglose en sub-sistemas permite, analizar
cada actividadfuncional y operativa, facilitar informacin agregada del conjunto de la empresa
y ayudar a dirigir.
La empresa como sistema de informacin se puede subdividir en tantos sistemas como
mbitos funcionales de explotacin realice (produccin, econmico-financiera, distribucin,
etc.,). La base de la informacin corresponde a los sistemas transaccionales bsicos de la
empresa, que son los generadores netos de informacin, al registrar los datos y la informacin
asociados a las operaciones que se producen en toda la organizacin, tanto en su desarrollo
interno como en sus relaciones con terceros, que son almacenados en la base de datos de la
organizacin.
La informacin correspondiente al rea econmico-financiera de la empresa, consecuencia del
flujo de su actividad operativa (comercial, produccin, financiera, etc.,) es soportada por
sistemas transaccionales, que se encargan de facilitar la informacin especfica y detallada de
su rea, a la vez que suministran de forma automtica la informacin contable necesaria para
la generacin de los asientos correspondientes de cada uno de los hechos econmicos.
El Sistema Contable ha evolucionado considerablemente: inicialmente era el nico sistema de
informacin del rea econmico-financiera (concepto centrfugo de la informacin), hoy en
Conclusiones 542
da est integrado con el resto de sistemas autnomos que intercambian datos e informacin.
Cada rea (Compras, Almacenes, Cuentas a Pagar, Cuenta a Cobrar, Tesorera, ...) dispone
de su propio sistema, con lo que se asegura la adecuada cobertura de las necesidades
especficas de cada una de ellas.
La Contabilidad debe ser concebida como un sistema de informacin para a gestin, puesto
que est llamada a ayudar a encontrar la respuesta a un gran nmero de interrogantes que se
le presentan al empresario en su tarea cotidiana de tomar decisiones.
Es porello, por lo que surgi el nuevo modelo (concepto centrpeto de la informacin) donde
la informacin parte de los sistemas departamentales autnomos hacia el Sistema Contable, de
manera que ste ltimo recibe nicamente la informacin relevante y resumida.
Los sistemas de contabilidad clsicos se ocupaban casi exclusivamente de registrar
contablemente los hechos econmicos que se producan en las organizaciones, as como de
preparar los estados econmicos y financieros. Sin embargo, actualmente se exige al Sistema
Contable y al responsable de a Contabilidad algo ms: elaborar una informacin de an
y a vuda en a planificacin, organizacin y control de a empresa
Hoy en da, el disponer de un Sistema de Informacin Contable es mucho ms que obtener
unos estados en fecha, ya que de su eficacia va a depender el xito de la gestin en las
empresas, especialmente en aquellas que tengan como estrategia genrica el liderazgo en costes.
.
Conclusiones 543
La Contabilidad Financiera que sirve fundamentalmente para la elaboracin de las cuentas
anuales de utilidad para el colectivo de usuarios externos, es tambin necesaria para la
direccin de la empresa, pero insuficiente. La direccin necesita adems de la citada
informacin, la que se obtiene de la Contabilidad de Gestin. Con la informacin facilitada por
ambas contabilidades la direccin dispone de informacin oportuna y relevante que le permite
razonablemente decidir y actuar.
Los informes que proporcionela Contabilidad de Gestin han de contener una informacin que
rena dos caractersticas muy importantes, el primer lugar que sea oportuna, y en segundo
lugar, que est proyectada hacia el futuro.
La Contabilidad de Gestin debe incorporar indicadores no financieros para controlar los
aspectos cualitativos de la gestin empresarial (la calidad, la flexibilidad, el plazo de entrega,
la cuota de mercado, etc.> que en el proceso de direccin y control tienen un peso especfico
importante, as como los aspectos culturales y de motivacin que complementan la misma.
Aceptando lo expuesto anteriormente, se puede concluir afirmando que la Contabilidad de
Gestin est sometiendo a los sistemas internos de informacin y control de las empresas a uga
nrofunda renovacin wra satislcer as necesidades de a direccin acorde con las
caractersticas del entorno enmnresarial
.
Conclusiones 544
Los Sistemas de Informacin para la Direccin (Executive hiformation Systems> son sistemas
que proporcionan la informacin de gestin necesaria a los responsables, para facilitar el
seguimiento de los objetivos de negocio de la compaa. Por ello, suelen estar dirigidos a un
nmero reducido de usuarios de alto nivel, y la informacin que presentan, es elaborada a
partir de la informacin de detalle que manejan los sistemas transaccionales.
Los Sistemas de Informacin para la Direccin complementan la informacin financiera con
informacin operacional, poniendo nfasis en los generadores del coste o ingreso, actuando
sobre ellos mediante planes de accin mc4ibles, que tengan como consecuencia una
incidencia positiva sobre el coste o ingreso.
La evolucin de la Tecnologa de la Informacin ha desarrollado nuevas herramientas que
permiten realizar simulaciones, optimizaciones, anlisis en profundidad, etc., incorporando un
alto valor aadido a la informacin que manejan las empresas. Por este motivo, los sistemas
de informacin han pasado, de ser un simple instrumento de apoyo, a actuar comogeneradores
de ventajas competitivas.
Los Sistemas de Informacin para la Direccin permiten conocer a travs de la informacin,
la situacin interna de las organizaciones e incluso son capaces de sugerir la necesidad de
implantar nuevas estrategias. Por ello, han sido capaces de acabarcon la creencia, que invertir
en informica es invertir en infraestructura, cuando en realidad son inversiones mm lograr
ventajas diferenciales impulsoras del negocio
.
Conclusiones 545
La nueva visin de los negocios, destaca cada da ms la relevancia hacia la consecucin de
la calidad total, es decir, la satisfaccin del cliente con mayor productividad (hacer las cosas
bien y a la primera). En este escenario empresarial, es necesario que los procesosde direccin
se orienten paulatinamente hacia modelos de gestin en los que como premisa bsica es
fundamental la mejora constante de los nrcanisnras de informacin que ayuden a decidiry a
aumentar el valor aadido de la gestin.
Para adaptarse a las condiciones en las que se mueven las empresas en la actualidad, es
fundamental promover una cultura adaptada al cambio y a la mejora continua, dirigida
hacia la consecucin de la calidad total, y donde los sistemas de informacin son
herramientas imprescindibles para la consecucin de los objetivos de la organizacin.
La Direccin de la empresa tiene que asumir que el plan que se elabore no es permanente y
que es una gua de accin, una solucin que ha de mejorarse continuamente y donde la funcin
de control consiste en detectar desviaciones respecto del plan, analizar sus causas y optar por
decidir soluciones.
La empresa debe elegir adecuadamente las herramientas de informacin como soporte de la
nueva metodologa para asegurar el xito. Los sistemas de gestin deben aprovechar
adecuadamente las ventajas inherentes a las nuevas tecnologas de tratamiento de la
informacin, las cuajes permiten disear y construir sistemas capaces de dar cobertura a
planteamientos conceptuales novedosos, ofreciendo al directivo opciones y ayudas a la gestin,
Conclusiones 546
que hasta ahora eran inimaginables.
Por todo lo expuesto anteriormente, se puede concluir afirmando que, os nuevos Drocesos de
direccin se orientan cada vez ms hacia modelos de testin ms flexibles y dinmicos en los
que se considera como asvecto ca ve la mejora de los mecanismos de informacin y la toma
de decisiones
Por ltimo, se puede afirmar sin temor a equivocarse que las empresas que acrediten la
fiabilidad de a informacin econmico-financiera que elaboran mediante adecuados sistemu~
de informacin. se encontrarn en una situacin de ventaja con resnecto a sus competidores
Mediante el desarrollo del caso prctico, se ha pretendido poner de manifiesto, a travs de un
hecho real, todas las conclusiones aqu expuestas, as como el mtodo de instrumentar los flujos
de informacin asociados al rea econmico-financiera de la empresa, resaltando el mayor
protagonismo que el Sistema Contable est adquiriendo en a gestin de las organizaciones.
.
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